A importação automática de NFS-e das prefeituras é, sem dúvida, um dos recursos mais poderosos do OneFlow.
Esse processo funciona como um serviço que acompanha de forma contínua todas as notas fiscais emitidas ou recebidas pelas empresas diretamente nos portais das prefeituras e realiza a escrituração de forma automática dentro do sistema, sem a necessidade de intervenção manual.
Porém nem tudo são flores e sabemos que os ambientes das prefeituras são instáveis e com muitas imprevisibilidades que atrapalham o fluxo contínuo das importações.
Pensando nisso, desenvolvemos mecanismos que permitem acompanhar o status de importação de todas as prefeituras habilitadas para a empresa.
Veja abaixo como habilitar e controlar a importação automática das prefeituras.
Habilitando uma ou mais prefeituras
Primeiro vamos ver como habilitar a importação de uma ou mais prefeituras dentro do OneFlow para a mesma empresa.
No canto superior direto, acesse a opção "Configuração"
Na tela de "Configuração da Empresa" acesse a opção: Importações Automáticas
Em seguida de um duplo clique dentro da opção: Importação automática de NFS-e nas prefeituras
Agora basta você clicar em "Incluir" e começar a cadastrar todas as prefeituras que deseja monitorar dentro dessa empresa.
Ao selecionar alguma prefeitura e informe os dados de login e senha para o sistema poder acessar ela.
Vale destacar que cada prefeitura possui um ambiente próprio, com exigências específicas de acesso. Por isso, os campos como Login, Senha, Inscrição Municipal e CNPJ podem variar de acordo com a prefeitura selecionada.
E pronto! ao cadastrar todas as prefeituras no qual a empresa tem acesso, elas irão aparecer na tela de Prefeituras Monitoradas.
Gerenciamento do serviço de importação de NFS-e automática
Após cadastrar todas as prefeituras e retornar para a aba de Etapas, você irá reparar que na coluna 1. Importação e Emissão será demonstrado todas as prefeituras cadastras para essa empresa.
Por aqui você poderá acompanhar o processo de importação de forma individual de cada uma delas.
São dois pontos principais que devem ser cuidados:
Status do serviço de importação: Dentro do card de cada prefeitura, será indicado se o serviço de importação está ativo ou pausado.
Visual do Card: Caso for identificado que houve alguma situação que pode ter impactado na importação das notas fiscais, ou o serviço ter sido pausado por algum motivo o card ficará vermelho indicando que foi gerado uma auditoria de ERRO ou ALERTA para essa prefeitura.
Vale destacar que o serviço de importação é independente por Prefeitura habilitada, usando o exemplo acima, é possível perceber que: A prefeitura de Guaíba (RS) está com o serviço de importação ativo, mas houve alguma situação no processo de importação que gerou um Erro ou Alerta, enquanto a prefeitura de Cascavel (PR) segue a importação sem nenhuma auditoria ou pendência.
Conferindo erros e alertas gerado pelo serviço de importação
Para conferir a auditoria gerada para uma determinada prefeitura, basta você dar um duplo clique no CARD que estiver vermelho.
No nosso exemplo vamos usar a prefeitura de Guaíba (RS).
Ao dar um duplo clique no CARD vermelho, você será direcionado para a tela de monitoramento daquela prefeitura, e na aba "ERROS e ALERTAS" você poderá analisar a auditoria que foi gerada para essa prefeitura.
Nesse exemplo, é possível ver que foi gerado uma auditoria de ALERTA.
As auditorias de ALERTAS são situações que possivelmente impactam no processo de escrituração ou do serviço de importação mas que não impedem do serviço de continuar a fazer o monitoramento. Em outras palavras são "avisos" que são importantes do usuário tomar ciência.
Para resolver as auditorias de Alertas, basta clicar na opção "Clique aqui" no rodapé para marcar a auditoria como lida.
Já as auditorias de ERRO, são situações que exigem alguma ação de correção ou alguma indisponibilidade da prefeitura que impedem o serviço de importação ser executado corretamente, nesse caso precisa ser verificado a mensagem gerada dentro da auditoria, e se necessário efetuar a correção sugerida para reativar o serviço.
As auditorias de erro mais comuns são: Erro de login ou senha, ambiente da prefeitura indisponível (fora do ar), mudanças repentinas no layout ou ambiente de importação.
Caso o serviço tenha sido pausado por algum motivo que exija a correção de dados, como, por exemplo, erro de login e senha, basta clicar no ícone de ativação na barra de ferramentas após a correção para reativá-lo.
Conferindo última importação das NFS-e e reprocessando o serviço de importação.
O serviço de importação automática da NFS-e possuí um robusto controle de gerenciamento dos acessos a cada prefeitura para garantir que todas as notas fiscais sejam importadas.
Ele é executado de forma automática algumas vezes durante o dia e você pode conferir a data e hora da último acesso realizado.
Para isso basta você acessar o Monitoramento da Prefeitura que deseja (mesmo caminho da configuração para habilitar citado logo acima) e no rodapé haverá os dados da última acesso realizado.
Caso você se depare com alguma particularidade ou situação no qual não possa aguardar o próximo acesso programado para essa prefeitura, você pode estar usando a rotina de "Reprocessar" na barra lateral do Monitoramento da Prefeitura.
Ao clicar nessa opção, o sistema irá executar o serviço de importação e irá se atualizar com as últimas NFS-e constantes na prefeitura.