Sobre

O ValidaPDF foi criado com o objetivo de validar documentos, garantindo o envio dos arquivos corretos para seus clientes! E, claro, a criação de automações para tornar o dia a dia dos usuários mais dinâmico.

Critérios e regras para utilização

O arquivo PDF precisa ser convertido em TEXTO e para isso é muito importante que:

O arquivo precisa ter a extensão .pdf
E não pode estar criptografado.

PDF não editável ou PDF imagem

Alguns sistemas e sites emitem arquivos "imagem" em formato PDF, uma forma de identificar é tentando copiar e colar o texto do arquivo num bloquinho de notas, e se você não conseguir, é uma imagem.

A partir de 16/01/2025 esse tipo de arquivo, PDF não editável, passarão a ser aceitos para validação com o PDF Layout. A regra vale para upload em lote, Robô Innubem e de forma manual dentro das tarefas de obrigação.

Se o seu arquivo não respeitar essas condições, o G-Click não vai permitir que você o utilize. Além disso, o arquivo ainda precisa ter alguns dados para que possa ser configurado corretamente.

Uma nomenclatura ou código e que seja exclusivo

Será usado para garantir que não existem arquivos iguais e também identificar qual a obrigação que pertence.

Pode ser o nome do imposto ou guia (ex.: FGTS), código do documento de arrecadação como o DARF (ex.: 5856 - código do COFINS) ou outra palavra ou conjunto de palavras que sejam únicas nesse arquivo.

Uma inscrição para identificar o cliente

Pode ser um CNPJ, CPF, Inscrição Estadual, ou qualquer outro código/numeração ÚNICA que possa identificar a qual cliente pertence o arquivo, é permitido o uso de campos adicionais.

A data para identificar a competência, o ideal é que seja a competência oficial.

Como configurar um modelo

Seguindo os critérios acima, você poderá realizar as configurações do passo a passo a seguir.

🔐 Você precisa ter a permissão "ValidaPDF" para criar e alterar modelos. Saiba mais...

Na tela inicial, clique na sua foto de perfil para abrir o menu lateral;
Acesse o menu Configurações > ValidaPDF;
Você será direcionado para lista de modelos;

Nessa tela, além de poder criar novos modelos, você poderá consultar os existentes e o status de configuração. Podendo também exibir quais as obrigações vinculadas a cada modelo.

Para começar a criar um novo modelo:

Clique no botão "Criar modelo"
Preencha o nome do modelo, você pode apontar qual a obrigação ao qual é referente ou outro nome que facilitar sua consulta;
Selecione o departamento que o arquivo pertence;
E clique em salvar.

Feito isso, você será direcionado aos passos mais importantes.

Passo 1. Anexar arquivo

No primeiro passo "Anexar arquivo" faça o upload do arquivo na área indicada a direita e clique em "Confirmar";
Depois disso, você será direcionado para o próximo passo automaticamente.

Além de anexar o arquivo no início, você também poderá trocar o nome e departamento desse arquivo.

Passo 2. Selecionar textos e linhas

Neste passo vamos indicar no texto à esquerda as informações necessárias para a validação do arquivo que estão à direita. Então vamos lá,

O primeiro campos que você irá indicar é a palavra-chave ou código, o campo 1.
Selecione no texto o dados correspondente e depois clique no botão azul;
Feito isso o campo 2 ficará disponível, sendo para indicar os dados do cliente;
1. Escolha entre a opção 1 para indicar as inscrição, ou a opção 2 usando um Campo Adicional,
2. Selecione o dado no texto a esquerda;
3. Indique qual o tipo de dado na opção desejada;
4. E clique no botão azul correspondente;
Selecionado os dados do cliente, o campo 3 ficará disponível, sendo para indicar a competência da tarefa;
1. Indique a ordem em que o mês e ano são exibidos;
2. Selecione no texto a esquerda o dado correspondente a competência;
3. E clique no botão azul para confirmar.
Feito isso, o modelo irá começar o processo de confirmação para salvar as configurações. E você será direcionado ao próximo passo.

💡 Você pode usar o botão Testar campos para verificar se o modelo configurado valida os arquivos que você deseja. Pode usar inclusive o mesmo arquivo que você configurou!

Passo 3. Vincular modelo à Obrigação

Depois do passo 2 configurado, agora chegamos ao último passo, vincular o novo modelo à atividade que se deseja baixar com o anexo.

Observe que as obrigações já serão filtradas de acordo com o departamento escolhido para o modelo, caso a lista ainda seja muito longa, você poderá usar o filtro de Obrigações também.

Escolha qual a obrigação que deseja vincular o modelo;
Se a atividade já estiver disponível, basta clicar no botão + Vincular .
Feito isso, agora é só usar!

Caso a Obrigação não tenha a atividade disponível ainda, ou as atividades disponíveis não correspondem com sua necessidade, você pode adicionar usando o botão + Adicionar Atividades .

Clique em + Adicionar Atividades ;
Selecione a Obrigação à qual deseja adicionar a nova atividades;
Você pode selecionar uma atividade que já existe cadastrada, ou;
Usar a caixa de texto para criar uma nova atividade;
Feito isso, o modelo já será vinculado e as tarefas atualizadas automaticamente.

Função: Buscar informações em diferentes linhas.

Essa função foi criada para atender àqueles que desejavam validar arquivos como contracheques/holerites, pois esses arquivos possuem uma estrutura que fazia necessário criar VÁRIOS modelos, pois os dados mudam de posição. Então, para diminuir a quantidade de modelos que você vai precisar criar, criamos essa função!

Também poderá ser usada com qualquer arquivo que respeite a regra que vou explicar agora, pra isso fiz uma ilustração, então vamos lá!

Essa função usa o dado no primeiro campo como base da análise, vou chamá-lo de B. — Quase uma aula de matemática. 😁

No Ex 1 (a esquerda), o campo está na linha 76 e o dado corresponde ao texto FOLHA MENSAL, com a opção marcada, a função irá PRIMEIRO no arquivo se o dado FOLHA MENSAL está na linha 76, se não estiver, ele irá procurar em outras linhas.

No caso do Ex 2 a função vai encontrar o dado na linha 71. Depois que ele encontra o dado base, ele vai usar uma regra para encontrar os demais, então é importante que a variação de linhas tenha a mesma quantidade tanto no arquivo 1 quanto no arquivo 2. No exemplo, em ambos os arquivos, o dado da inscrição varia em -1 linha do dado base, e a competência se mantem na mesma linha do dado base.

Se os arquivos, não respeitarem essa regra, será necessária a criação de um novo modelo.

⚠️ É importante usar com moderação, e ativar realmente só para os arquivos que apresentam esse cenário, pois o uso dessa função pode fazer com que a validação demore mais quando ativada em muitos modelos.

Validação de arquivos com o ValidaPDF

A validação pode ocorre em lote através do menu Upload (onde você pode fazer o upload de vários arquivos simultaneamente) ou de forma unitária através das tarefas de obrigação.

Também é muito importante que você saiba como interpretar os possíveis alertas que a função pode apresentar.

Não se preocupe, você não precisa decorar, o G-Click vai se encarregar de mostrar as mensagens de acordo com os cenários apresentados.

Validando arquivos em lote

O menu Uploads está localizado no menu lateral, temos um atalho quando o menu está minimizado, então é só clicar na no ícone correspondente, quando o menu é expandido você consegue ver a opção por completo.

Ele permite que você faça o upload de vários arquivos simultaneamente baixando várias atividades de uma única vez.

Você pode clicar no menu para fazer o upload ou simplesmente arrastar os arquivos para o seu painel de controle!

Validando arquivos pela Tarefa

Vamos falar agora do uso no dia a dia, principalmente nos casos quando um arquivo que está sendo anexado apresenta alguma inconformidade com a tarefa, as mensagens abaixo vão te ajudar a identificar o problema. Clique na mensagens para saber como solucionar o caso.

Alertas de inconsistência durante a utilização;

Quando o modelo existe, mas o cliente é inválido;

"Opa, parece que o arquivo não corresponde à este cliente, tente novamente com o arquivo correto!"

Esta mensagem corresponde a comparação da inscrição do seu cliente com a inscrição que consta no documento, então é necessário verificar um dos pontos abaixo:

Inscrição do cliente

Verifique se a inscrição do documento está igual ao cadastro do cliente, você pode fazer isso consultando a inscrição ao lado do nome do cliente na tarefa.

Acesse o menu lateral, na primeira coluna, clique em Clientes e selecione o cliente que você está tentando anexar, confirme o tipo de inscrição e os dígitos, em seguida clique em salvar.

Agora é só anexar o documento novamente.

Campo adicional

Para verificar o campo adicional, você também precisa consultar o cadastro do seu cliente e confirmar se foi criado o campo adicional cadastro do PDF Layout.

Acesse o menu lateral, na primeira coluna, clique em Clientes e selecione o cliente que você está tentando anexar, confirme se o campo adicional consta no cadastro.

Agora é só tentar anexar o documento novamente. Caso contrário, manda uma mensagem pra podermos ajudar! 😉

Quando o modelo existe, mas o cliente não tem o Campo Adicional configurado;

Opa, parece que o este cliente não possuí o Campo Adicional: [nome] configurado, ajuste e tente novamente!

Se está visualizando esta mensagem, é porquê o seu cliente não tem o campo adicional no cadastro, para resolver bem rápido é só seguir os passos abaixo.

Acesse o menu lateral, na primeira coluna, clique em Clientes e selecione o cliente, dê um clique no botão Campo Adicional, informe o nome e o conteúdo, agora é só clicar no botão de +.