Toda organização recebe e produz diariamente diversos tipos de informações. E por conta disso, um controle de documentos eficaz não pode ser ignorado.
Ter este processo padronizado e organizado permite localizar informações atualizadas com rapidez e ser um grande alicerce para as tomadas de decisões.
Mas o contrário pode acarretar vários problemas. Ignorar a gestão documental resulta em aumento de custos, burocracias, perda de informações importantes, ou até mesmo se pautar no dia a dia por dados obsoletos. E que segurança isso traz para o negócio?
A norma ISO 9001: 2015, em seu requisito 7.5.3.2 sobre controle de informação documentada, afirma que:
“A organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável: a) distribuição, acesso, recuperação e uso; |
Como evidenciar o atendimento a este requisito da norma com a G-Click?
Em auditoria, você pode mostrar o software onde controla a informação documentada e as formas de usá-lo.
Segue uma lista de cada requisito do 7.5.3.2 e como ele é atendido pelas funções de gestão de documentos da G-Click:
Distribuição: disposto nas tarefas, podendo ser enviado para os responsáveis por e-mail, via mensagem no WhatsApp através de integração com parceiros ou disponibilizado através do portal Visão do Cliente.
Acesso: é controlado por permissão. Através do cadastro do usuário é possível definir os departamentos e clientes os quais o usuário pode visualizar as tarefas e consequentemente seus arquivos.
Recuperação: pelos relatórios, utilizando os filtros disponíveis.
Uso: pelos colaboradores com permissão para visualizar a tarefa/cliente.
Armazenamento: no sistema, que é hospedado em servidores próprios do software.
Preservação: backups diários realizados pelo software, conforme contrato.
Controle de Alterações: depois de anexado, o arquivo pode ser retificado, preservando a versão original e a nova.
Não pode ser removido do sistema depois de 1h, depois desse período será necessário o acréscimo da nova versão.Retenção: Até ter sua tarefa/cliente excluídos do sistema, ou ser excluído dentro do período máximo de 1h após armazenado no sistema.
Disposição: Tendo sua tarefa/cliente excluído, os arquivos digitais anexados também serão deletados.