Precisa vincular obrigações de departamentos diferentes?
Com o Mapa de Obrigações, você poderá criar sequências de tarefas de obrigações que possuem a mesma competência, em que a conclusão de uma tarefa impacta a próxima.
Sempre que uma tarefa pertencente a um Mapa de Obrigações for concluída, os responsáveis pela próxima tarefa com a mesma competência serão automaticamente notificados, facilitando o acompanhamento e garantindo a continuidade das demandas.
📌 Para a configuração do Mapa de Obrigações é preciso ter a permissão de acesso Obrigações.
Tópicos do Artigo
Configurando um Mapa de Obrigações ⚙️
1) Primeiro, na lateral superior à esquerda, clique na sua foto (1):
2) Na segunda coluna à esquerda, na parte inferior, acesse Configurações > Mapa de Obrigações (1):
3) Será aberto uma página com a lista de Mapas existentes. Para criar um novo, próximo ao centro da tela, na lateral esquerda, clique em + Novo (1).
Se precisar editar um Mapa já existente, ao centro da tela, pelo campo Pesquisar (2), você pode buscar o nome dele, e mais abaixo, à esquerda, clicar sobre ele (3):
4) Ao escolher criar um novo Mapa, no centro da tela, surgirá um quadro. Nele, defina um nome para o Mapa (1), e em seguida clique em Salvar (2):
6) Para definir a primeira obrigação do Mapa, ao centro da tela clique em Obrigação Inicial (1):
📌 Importante
Você somente poderá incluir no Mapa obrigações de frequência mensal ou anual.
Além disso, todas as obrigações de um Mapa precisam ter a mesma frequência.
2) Ao centro da tela aparecerá um diálogo. Dentro dele, selecione o nome da obrigação (1) e clique em Adicionar (2):
3) A obrigação inserida será apresentada em um quadro. Do lado direito dele, insira outra obrigação ao clicar no + (1). Para remover a obrigação, à esquerda, clique na lixeira (2).
As tarefas somente podem ser acessadas por usuários que sejam seus responsáveis, convidados ou que tenham permissão de acesso no departamento relacionado.
Para que um usuário que não atenda esses requisitos, visualize a tarefa, será necessário marcar a opção libera acesso (3):
📌 Atenção
Remover ou adicionar etapas em um Mapa de Obrigações já existente afeta as tarefas dele que ainda não foram finalizadas.
Utilizando o Mapa de Obrigações
1) Após configurar o Mapa de Obrigações, as tarefas das obrigações vinculadas a ele, que estão geradas já farão parte dele.
Assim que uma tarefa do Mapa for concluída, os responsáveis e convidados da tarefa seguinte receberão uma notificação na Omie.G-Click pelo sininho (1), que fica localizado no canto superior direito do painel de controle.
Ao clicar no sininho, as notificações serão expandidas e ao selecionar a notificação (2), a tarefa será aberta:
2) Além disso, para facilitar a identificação da próxima tarefa do Mapa de Obrigações referente a uma determinada competência, a data de ação (1) dessa tarefa pode ser atualizada para a data de conclusão da tarefa anterior, o que também alterará seu status (2).
Dentro da tarefa, na parte inferior direita, temos os seus andamentos (3) que contém o histórico de ações dela. Nesse local também ficará um registro de conclusão da tarefa anterior:
⚠️ A data de ação só será atualizada quando a data da meta da tarefa seguinte do Mapa, for igual ou maior à data de conclusão da tarefa anterior.
3) Pela tarefa também será possível consultar as outras que compõem o Mapa e os seus status. Para isso, na lateral superior direita, entre as setas, clique no ícone de 3 linhas horizontais (1):
4) Será aberto um diálogo apresentando todas as tarefas que compõem o Mapa, e cada retângulo representa uma obrigação dele:
(1) Ícone de fixar: Indica a tarefa que estou acessando no momento.
(2) Data e hora da conclusão da tarefa: Somente é mostrado quando a tarefa tiver sido concluída.
(3) Nome da obrigação: Ao clicar sobre o seu nome será aberto a tarefa, caso ela tenha sido gerada e quando não, será aberta a configuração da obrigação.
(4) Fora do Perfil: Indica que a obrigação faz parte do mapa, mas que o cliente não possui vínculo com ela.
(5) Tarefa não gerada: Representa uma obrigação do Mapa que o cliente possui, mas não teve a tarefa gerada.
(6) Mapa: Nome do Mapa de Obrigações.
(7) Departamentos: Departamento relacionado a obrigação.
5) Além disso, temos um relatório exclusivo para a consulta de tarefas que fazem parte de um Mapa de Obrigações. O botão abaixo te levará para um artigo sobre essa funcionalidade.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Posso usar a mesma obrigação em mais de um Mapa de Obrigações?
Posso usar a mesma obrigação em mais de um Mapa de Obrigações?
Sim. Você pode adicionar a mesma obrigação em quantos Mapas de Obrigações quiser. No entanto, ela só pode ser relacionada uma única vez dentro de cada Mapa.
