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Omie.G-Click: Como Criar um Novo Processo?

Com o processo é possível padronizar as atividades a serem seguidas e datas pré-definidas para que seja possível um padrão de excelência!

Escrito por Alisson Carrasco

Para que serve o processo?

O intuito de se criar um Processo na G-Click é montar um padrão de rotina. Abertura de Empresa ou Baixa, por exemplo, são eventos que mobilizam diversos departamentos e cada um precisa realizar Atividades durante esse feito.

Criando esse padrão, além de deixar tudo mapeado, evitando esquecimento e auxiliando no controle dos andamentos, você também poderá destinar cada um dos atendimentos para um departamento e seu devido colaborador.


Criando um Novo Processo

  • Clique na sua FOTO (à esquerda);

  • CONFIGURAÇÕES > SOLICITAÇÕES (PROCESSOS);

  • Clique no botão [+ NOVO].

Lógica das datas

Datas

1) Antecipar: Caso a data de Prazo caia em um final de semana ou feriado, a data será antecipada pro dia útil anterior (de acordo com as configurações do departamento).

2) Dias Úteis: A data Prazo da tarefa cairá sempre em um dia útil.

Data Referência

Data Referência é aquela que determinará quando deve-se dar início ou continuidade as atividades dentro da solicitação criada.
Essa data por ser definida como Ação ou Data Atual:

1) Data Atual: Significa que no dia que o processo for aberto ele precisa ser iniciado.
Exemplo: Abri dia 02/02 e tenho que começar a fazer no dia 02/02.

2) Data Ação: Onde temos a possibilidade de definir quando aquela solicitação será iniciada.
Exemplo: Gerar a tarefa no dia 02/02 para fazer dia 15/02.

Dias Meta

Será uma quantidade de dias (depois da Data Referência) que você pretende que o usuário finalize a tarefa.

Dias Prazo

Quantidade de dias (depois da Data Referência) que será o dia de vencimento da tarefa.

Caso queira abrir um Sub Atendimento dentro do Processo, a ação terá a mesma lógica.


Responsável

Nesse campo é possível pré definir um responsável para que toda tarefa usando esse processo, tenha esse usuário como responsável. A vantagem de usar esse campo é que se o usuário que gerar a tarefa tiver permissão de Autorizar Tarefas no departamento, essa tarefa será gerada toda pronta pro usuário responsável poder inicia-la.
Caso não queira deixar ninguém pré definido como responsável, basta deixar o campo em branco e o autorizador definirá quem irá cuidar da tarefa.


Notificar por e-mail

1) Ao Abrir

Ao marcar essa opção o usuário escolhido como responsável será notificado via e-mail sobre a nova atribuição da demanda.

2) Ao Finalizar

Ao marcar essa opção o usuário criador/autorizador da tarefa será notificado via e-mail que a tarefa já está finalizada e que ele poderá concluí-la.

Pode ser finalizado/concluído antes dos sub atendimentos vinculados

Por regra, a tarefa principal (processo pai) só pode ser finalizada após os sub atendimentos (processo filho) serem concluídos. Pensando tarefas que envolvem vários departamentos e nem sempre o andamento pode ocorrer conforme o esperado, para que a tarefa principal não fique em atraso, foi criada essa função, sendo possível finalizar o processo pai sem que seja necessário concluir as demais tarefas.


Sub Atendimentos

Sub atendimentos serão as tarefas que estão "amarradas" a Tarefa principal. Cujo, cada sub atendimento terá seu próprio responsável, departamento, suas atividades e suas datas.


Dicas:

  • Começar um sub atendimento após ao outro:
    Para configurar que um sub atendimento comece após o término do anterior, basta somar a quantidade de dias do prazo anterior à quantidade de dias que você deseja que comece depois.

  • Começar todos os sub atendimentos juntos:
    Para configurar que todos comecem juntos basta que a ação dos sub atendimentos seja 0 (zero).




Caso ainda tenha dúvidas, você pode entrar em contato com a gente pelo chat online (intercom) ou pelo e-mail suporte.gclick@omie.com.br

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