A Tarefa de Solicitação é a tarefa avulsa. Nela terá algumas diferenças quando se trata de responsabilidade.
Como criar uma solicitação:
Em seu painel inicial, você deverá ir em:
Criar;
Nova Solicitação.
Uma vez que entramos na configuração de uma nova solicitação, devemos identificar alguns campos, onde informaremos
O que está sendo solicitado (Processo, etapa ou nome da solicitação);
Quem é o solicitante (Cliente);
Quais as datas da solicitação (Ação, Meta e Prazo);
Por que está sendo solicitado (Andamento);
Quem será o responsável pela tarefa.
Além de ser possível também informar um convidado entre outras configurações conforme o Gif abaixo:
Sobre as Solicitações:
O cabeçalho terá informações sobre a Tarefa.
No canto superior esquerdo teremos o ID da Solicitação, o Processo e o canto superior direito teremos a qual Departamento pertence.
Ao lado do nome do Departamento temos uma chave de boca, que permite que o Autorizador altere o assunto da ou o departamento da Tarefa.
Além disso, acima do prazo, teremos a Data em que a Solicitação foi criada.
Na Primeira Linha, temos as Datas:
Ação: Data programada para o usuário dar início ou continuidade a tarefa (o colaborador poderá alterar para dizer quando dará início e/ou
continuidade, porém somente até a data Meta).
Meta: Programação de entrega do Escritório.
Prazo: Data Final de entrega obrigatória.
Na Segunda Linha, temos o Criador da Tarefa, o Responsável por executa-la e o Autorizador da mesma.
Ao lado do Autorizador, teremos um botão com um cadeado. Esse botão irá restringir o acesso na Tarefa apenas para o Criador, Responsável, Autorizador e Convidados.
Na Terceira Linha temos o Apelido do Cliente, seu número de Registro e número de Sistema. Além disso, ao lado do Apelido temos um botão que mostra dados importantes para fácil acesso, como: Informações do cliente, Contatos, Endereço, Responsáveis e Observações gerais. Na mesma linha, temos os Convidados e o Departamento responsável por aquela tarefa.
Quando a Tarefa for concluída, teremos o preenchimento da Data de conclusão abaixo dessa linha.
No campo abaixo teremos as Atividades, onde há o passo a passo do que ser feito (a Tarefa só poderá ser finalizada quando todas forem realizadas).
Nessa aba de Atividades temos um botão com uma engrenagem que servirá para o Autorizador alterar as Atividades da Tarefa, incluindo novas ou organizando as que já estavam.
Na aba ao lado, temos os Sub Atendimentos, que são outras solicitações que estão vinculadas ao Processo principal.
Caso a Tarefa aberta seja o Processo principal, além das abas acima teremos na extrema direita o botão com um papel branco, que servirá para verificar como estão os Status e as Atividades de todas os Sub Atendimentos vinculados a Tarefa Principal.
Abaixo das atividades, será onde o colaborador dará todo o Andamento de forma personalizada para dizer como está a execução da tarefa. Para adicionar esse comentário basta clicar no botão verde.
Mais à direita do andamento, no botão azul com o clip de papel, será possível anexar documentos de forma avulsa.
Ao lado do clip de papel, temos um botão com uma corrente, que será onde o usuário poderá incluir hiperlinks para adicionar no seu Andamento.
Além disso temos o botão Leitura, que permite visualizar os andamentos de uma forma mais fácil e ordenada.
Como numa categorização, nós temos as abas do andamento:
Usuário: Nesta só aparecerão os andamentos feitos pelos Usuários, juntamente com seus Arquivos anexados de forma avulsa e os andamentos referentes.
E-mail: Aqui ficarão agrupados os e-mails enviados.
Arquivo: Aparecerão somente os arquivos anexados de forma avulsa
Sistema: Será onde teremos todo o histórico de alteração da Tarefa, como por exemplo, mudanças de data.
Agendamento: Ficarão agrupados os Agendamentos abertos dentro desta Tarefa.
Financeiro: Nesta aparecerá os informes de valores a serem cobrados ao cliente.
Tudo: Aparecerão todos os andamentos na ordem que foram feitos.
Por fim, no final da tela teremos o botão para criar o Agendamento, enviar E-mail, Financeiro, Cancelar e Cobrança.
Agendar: Servirá para organizar a agenda quanto a reuniões e/ou ausência, referente àquela tarefa.
E-mail: Opção para o usuário enviar e-mail por dentro da tarefa para o seu cliente.
Financeiro: Será o maior diferencial, nele é onde faremos o informe de valores a serem cobrados. Deverá ser informado o Tipo de valor:
a) Honorário e Despesa Reembolsável: São valores positivos, ou seja, serão cobrados ao Cliente.
b) Informativo: É apenas um valor com fim de informar.
c) Despesa Empresa: Foi uma despesa que o próprio escritório acabou arcando, não sendo cobrado ao Cliente.
Selecionando o Tipo, dizendo o Valor e a Descrição,ao Salvar, o sistema automaticamente lhe dá a opção de abrir a Cobrança, que é o botão laranja mais ao centro da imagem acima.
Cobrança: O botão de Cobrança servirá para criar uma Tarefa de Cobrança direcionada ao Financeiro, com o valor referente aos Serviços Avulsos prestados. As cobranças criadas chegarão com o Status de Pendente no Departamento de Cobrança. Basta dizer a Data que deve ser realizada a Cobrança e uma Observação, como por exemplo dizendo se será parcelado e em quantas vezes.
Fazendo isso você está direcionando este valor e a necessidade de cobrá-lo ao Departamento Financeiro para que eles possam lidar com a situação.
Cancelar: Apenas o Autorizador tem permissão para cancelar a Tarefa.
Finalizar: Esse botão serve para o Responsável alegar o término de suas Atividades. Após a Finalização, caso esteja tudo nos conformes, o Autorizador deve verificar e concluir a tarefa.
Além disso, no canto inferior da tela teremos essa opção:
Tempo Estimado (Relógio): Possibilidade de estimar o tempo realizado em cada tarefa de obrigação ou solicitação.
Para estimar o tempo realizado, basta clicar no relógio, selecionar o play e deixar o tempo rolar enquanto você faz sua atividade.
Quando finalizar a atividade, Preencha os Campos que irão aparecer em sua tela e clique em Salvar.
Mais sobre tempo em:
Confira também mais sobre as solicitações e processos em:
Caso ainda tenha dúvidas, você pode entrar em contato com a gente pelo chat online (intercom) ou pelo e-mail suporte.gclick@omie.com.br