Toda demanda cadastrada e controlada na G-Click se resume a uma tarefa e o Painel de Controle por Departamento tem como objetivo exibir essas tarefas separadas por Departamento, e principalmente, por tipos de tarefas.

O Painel então é divido em 2:

Que serão as tarefas recorrentes, aquelas que são executadas todo mês, trimestre, semestre, ano. Costumamos resumi-las naquelas demandas incluídas no contrato com seu cliente, como emissão de guias para pagamento, apuração e cálculo de impostos, declarações, etc.

São as tarefas avulsas, aquelas executadas sob demanda, quando solicitadas por seu cliente e que podem ser cobradas fora do honorários mensais, também usadas para controle de demandas internas.

Lembrando que, esses tipos de tarefas não tem o foco de controlar somente demandas do mundo contábil, você pode usá-las para controlar qualquer tipo de demanda que tenha um processo ou recorrência. Um exemplo legal é que poderíamos usar a G-Click até mesmo para controlar demandas do nosso dia a dia, pagar conta de luz, água, fazer as compras do mês, comprar ração pro cachorro, periquito, papagaio. 🤣🤣

Agora, vamos ver um pouco mais de como usar o painel:

São trabalhados 3 status:

São tarefas programas para serem iniciadas ou continuadas nos próximos 15 dias e que, obviamente, podem ser adiantadas, a ideia principal e trabalhar sempre com a antecipação de suas demandas.

São a tarefas que tiveram sua data ação alcançada, e que precisam ser iniciadas/continuadas imediatamente.

Neste momento é muito importante que, se você está com muitas tarefas e é perceptível que não será possível tratar todas, você terá ferramentas para adiá-las, mas é importante respeitar sua meta e vencimento para que não seja gerada uma multa ou ônus.

E por fim, o fora do programado trará as tarefas que deveriam ter sido iniciadas/continuadas ou reprogramadas e não foram, a data ação passou e essas tarefas seguem em aberto para serem concluídas pelo responsável, neste momento ainda há tempo de correr atrás e cumprir com a meta e vencimento! Então, fique de olho e tome uma ação! 😉

Quando temos tarefas nesses status é um bom momento para pedir ajuda, principalmente se você perceber que não dará conta da quantidade de demandas, fale com sua gestão, ou com seu time, para que nenhum cliente seja prejudicado.

Agora, vamos aos detalhes dos status de atenção:

Aqui serão contadas as tarefas que tiveram sua data meta ultrapassada, normalmente a data meta é poucos dias antes do vencimento/prazo oficial, então é muito importante priorizar essas tarefas para que multas e ônus sejam evitados.

Já nesse status, temos as tarefas que estão com sua data de vencimento para hoje mesmo! Então temos um grito de socorro, é seu último dia para evitar problemas.

E por fim, esse status permite exibir aquelas tarefas que tiveram seu vencimento ultrapassado, se sua tarefa gerava multa, já gerou... maaas, ainda é possível evitar o aumento de juros, então 'bota um cropped e reage'. 😅

As tarefas "Pendentes" são aquelas consideras com algum impedimento, aguardando por alguma ação interna ou externa, que pode ser, ou não, de outro usuário também.

Importante lembrar que o Painel de Controle por Departamento se divide em tarefas de obrigações (demandas recorrentes) e solicitações (demandas avulsas) e para os caso dos status de pendência temos diferentes interpretações para a mesma cor.

Que são obrigações que estão impedidas de serem concluídas por algum motivo externo ao responsável, podendo ser uma dependência pela ação de outro setor ou do próprio cliente.

São obrigações que após sua conclusão foi identificado que é preciso emitir novamente um ou mais arquivos anexados, como por exemplo o recalculo de guias já enviadas.

São solicitações criadas por outros usuários, ou por integrações que possuem processos já configurados, que estão simplesmente aguardando autorização.

São solicitações que foram criadas por uma ação externa, como as recebidas por email, por integrações com outros parceiros e/ou API.

E por fim, as tarefas que são criadas pelos usuários externos, através da plataforma Visão do Cliente.

Os status de conclusão também consideram as datas das tarefas para entender se houveram impedimentos em sua realização.

Esse status é exclusivo das tarefas de obrigação, e representa o momento no qual a tarefa não precisou ser realizada e a sua falta de conclusão não gerará qualquer prejuízo para a empresa ou para o cliente.

Serão as tarefas concluídas dentro da meta da empresa.

Neste já serão as tarefas concluídas em data depois da data de meta estipulada pela empresa, mas o vencimento ainda foi cumprido.

E por fim, esse status representa as obrigações que foram concluídas em data depois da data de vencimento, e dependendo da tarefa pode resultar em multa e/ou juros. 😱

São as tarefas que tiveram todas suas atividades realizadas e foi dada como finalizada pelo responsável, a tarefas que ficam nesse status estão aguardando que o autorizador a revise e conclua.

Serão as tarefas realizadas pelo responsável, revisadas pelo autorizador e concluídas dentro da meta da empresa.

Neste já serão as tarefas concluídas em data depois da data de meta estipulada pela empresa, mas o prazo ainda foi cumprido.

E por fim, esse status representa as solicitações que foram concluídas em data depois da data do prazo, descumprindo com a duração média do serviço prestado, por exemplo.