Antes de mergulhar no universo OneFlow direcionado ao módulo que deseja iniciar, é importante ajustar algumas configurações gerais sobre o seu escritório contábil que vão facilitar o uso do sistema no dia a dia.

Confira neste guia tudo o que preparamos para te ajudar a configurar o OneFlow da melhor forma! 🚀

Tópicos do Artigo

Cadastrando as informações do Escritório Contábil
Definindo o nome e logo do aplicativo OneFlow

Cadastrando as informações do Escritório Contábil

1) Após realizar login no portal, acesse seu aplicativo OneFlow e clique em um dos módulos disponíveis (Fiscal, Contábil ou Folha de Pagamento).

2) No canto superior da tela, clique na "Engrenagem" (2), nela serão encontradas as configurações do escritório.

3) Serão apresentados 3 opções:

(1) Logo do aplicativo: opção destinada à configuração do logotipo utilizado no aplicativo da empresa.

(2) Dados da Empresa: opção usada para preencher ou revisar as informações cadastrais do escritório contábil, necessárias para o funcionamento do sistema.

(3) Certificado Digital: opçãovoltada à configuração do certificado digital utilizado nas rotinas que dependem desse recurso.

(4) Integrações: opção destinada à configuração das integrações da empresa com serviços do Omie.G-click ou integra contador.

Clique na opção "Dados da Empresa" (3).

4) Na tela de dados da empresa, verifique o CNPJ do seu escritório (1), "Razão Social" (2), "Nome Fantasia" (3) e dados de contato (4).

⚠️ No campo CNPJ, será aceito apenas CNPJ válido. Contadores autonômos deverão manter o campo com "00.000.000/0000-00".

💡Preenchendo os dados Automaticamente

Você também pode preencher os dados da sua Empresa automaticamente através da busca na SEFAZ.

1) Clique em "Pesquisar SEFAZ":

2) Informe o número do CPF/CNPJ (1) e clicar em "Pesquisar" (2):

3) O sistema irá realizar uma pesquisa diretamente na SEFAZ, conforme exemplo abaixo:

4) Após a pesquisa, o sistema exibirá uma lista com todas as informações localizadas a partir do CNPJ informado.

Basta selecionar os dados que deseja importar (1) e, em seguida, clicar no botão “Atualizar as informações selecionadas” (2) para aplicar as alterações de forma rápida e segura:

5) Assim, todos os dados selecionados serão importados. 😉

5) Serão apresentadas abas para configuração, listamos abaixo alguns tópicos importantes que podem auxiliá-lo nas etapas necessárias:

(1) Dados de Endereço

Na aba Endereço, você deve informar os dados completos da localização da sua Empresa, como: CEP, endereço, número, complemento, bairro, cidade, estado e UF:

Podendo ser realizado de três formas:

Manualmente

Preencha os seguintes campos:

(1) Endereço. Preencha o Endereço da sua Empresa (sem o número);
(2) Número. Preencha o Número do Endereço da sua Empresa;
(3) Bairro. Preencha o Bairro da sua Empresa;
(4) Complemento. Preencha o Complemento do Endereço da sua Empresa (quando houver);
(5) Estado. Preencha o Estado da sua Empresa;
(6) Cidade. Preencha a Cidade da sua Empresa;
(7) CEP. Preencha o CEP da sua Empresa.

Pelo nome da rua

1) Clique em "Pesquisar Endereço":

2) Informe os dados a respeito do endereço (1) e clique em "Pesquisar" (2):

3) Será demonstrada em tela a resposta da pesquisa.

Se estiver tudo certo, clique em "Sim" para avançar:

4) Nesta tela, será listado o resultado completo da pesquisa na SEFAZ.

Selecione os dados que deseje atualizar para sua empresa (1) e clique em "Atualizar as informações selecionadas" (2):

5) Pronto. As informações serão atualizadas nos dados da sua empresa:

Pelo CEP

1) Clique em "Pesquisar CEP":

2) Informe o CEP (1), número do endereço (2) e clique em Pesquisar" (3):

3) Nesta tela, será listado o resulta completo da pesquisa realizada a partir do CEP.

Selecione os dados que deseje atualizar para sua empresa (1) e clique em "Atualizar as informações selecionadas" (2):

5) Pronto. As informações serão atualizadas nos dados da sua empresa:

(2) Dados de Contato

Na aba Telefones e E-mail, você irá preencher os dados de contato da sua Empresa, como Telefone Fixo, Fax, o Site e os endereços de e-mail principais:

(3) Aba Mapa

Assim que o endereço da empresa for preenchido, a aba "Mapa" será automaticamente habilitada, exibindo a localização geográfica da sua empresa de forma visual e prática:

(4) Informações Fiscais

Na aba Inscrições, CNAE e Outros, você irá preencher dados essenciais como Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, Regime Tributário, CNAE e outras informações fiscais relevantes:

(5) Sócios e Representantes

1) Na aba "Sócios e Representantes"(1).

Clique no botão "+ Incluir novo quadro societário" para iniciar um novo cadastro. A partir dessa ação, o sistema direciona o usuário para o preenchimento das informações do quadro societário.

Preencha o campo "Data da alteração contratual" (1) com a data correspondente ao documento societário da empresa, depois informe o "Capital social" (2).

Depois clique em "+ Incluir novo sócio" para iniciar o cadastro de um sócio.

2) No campo Nome do Sócio (1), informe o nome completo, sem abreviações, do sócio.

No campo País (2), selecione o país de vínculo do sócio.
No campo Entidade (3), defina o tipo de entidade correspondente ao cadastro. Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
No campo CPF ou CNPJ do sócio (4), informe o documento do sócio conforme o tipo de entidade (3).
No quadro (5), preencha os campos de contato disponíveis na tela, como "DDD", "Celular", "Telefone" e "E-mail", conforme necessário. Algumas obrigações exigem o telefone e e-mail do sócio responsável.
No campo "Qualificação do sócio" (6), informe a função ou classificação societária do respectivo sócio.
No campo "Percentual do capital total" (7), informe o percentual de participação do sócio no capital da empresa.
No campo "Percentual do capital votante" (8), informe o percentual de participação com direito a voto.
No campo "Percentual de part. no lucro" (9), informe o percentual de participação do sócio nos lucros.

3) Antes de clicar em salvar, verifique se alguma das opções deve ser marcada:

"Possui representante legal?" (1): marque essa opção quando o sócio cadastrado possuir representante legal vinculado. Ao habilitar o campo, informe também os dados do representante legal.

"Responsável por assinar os demonstrativos" (2): marque essa opção quando o sócio for responsável pela assinatura dos demonstrativos fiscais e contábeis da empresa.

"Responsável legal" (3): marque essa opção quando o sócio exercer essa função na empresa. Essa informação é importante, pois algumas obrigações dependem desse cadastro para serem geradas corretamente.

Após conferir as opções selecionadas, clique em "Salvar" (4) para concluir o cadastro do sócio.

4) Repita o processo de cadastro para cada sócio, caso a empresa tenha mais de um integrante no quadro societário.

Após concluir o cadastro de todos os sócios, revise os dados informados para confirmar se as informações estão corretas (1).
Clique em "Salvar" (2) para registrar os dados do quadro societário.
Depois de salvar, o sistema disponibiliza a opção "Ativar" (3).