As vigências são fundamentais para garantir que as configurações dos módulos Fiscal, Contábil e Folha sejam aplicadas corretamente conforme o período de apuração ou processamento.
Cada módulo possui regras, pré-requisitos e impactos específicos que devem ser observados antes da criação de uma nova vigência.
Neste artigo, você entenderá quando uma vigência deve ser criada, quais validações precisam ser realizadas previamente e como efetuar o processo em cada módulo, garantindo a correta aplicação das configurações e evitando inconsistências nos lançamentos e cálculos do sistema. 🚀
Tópicos do Artigo
Criando uma vigência no módulo Fiscal
No módulo Fiscal, a criação de uma nova vigência é utilizada principalmente quando ocorre alteração do regime tributário da empresa. Alguns exemplos comuns são:
Empresa enquadrada como MEI que passa a ser Simples Nacional;
Empresa optante pelo Simples Nacional que passa a ser Lucro Presumido;
Alterações entre outros regimes tributários.
Nesses casos, além da alteração dos dados da empresa, é necessário criar uma nova vigência para que as apurações e obrigações passem a seguir as regras do novo enquadramento tributário.
⚠️ Antes de realizar qualquer alteração, é fundamental garantir que todas as competências anteriores estejam finalizadas corretamente.
Exemplo
Suponha que a empresa tenha sido MEI até 12/2024 e tenha passado para o Simples Nacional em 01/2025.
Antes de criar a nova vigência, é necessário:
Finalizar todas as apurações até 12/2024;
Garantir que não existam erros ou alertas pendentes;
Transmitir as obrigações acessórias referentes ao período;
Validar que todas as informações do período anterior estão corretas.
Somente após essas validações deve ser realizada a alteração do regime tributário e a criação da nova vigência com início em 01/2025.
Como alterar o regime tributário
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em Abrir Fiscal (2) da empresa desejada.
2) Na empresa, clique na Engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
3) Acesse Geral > Dados da Empresa.
4) Na aba Inscrições, CNAEs e Outros (1), localize o campo Regime Tributário e realize a alteração (2). Feito isso, clique em Salvar (3).
Como criar a vigência Fiscal
1) Ainda na tela de configurações, clique em Criar Vigência.
2) Na janela exibida:
Informe a competência de início da nova vigência (1);
Habilite as opções (2):
Definições Fiscais;
Auditorias;
Obrigações;
Configurações da Empresa;
Clique em Criar (3).
3) Após criar a vigência, acesse as definições Fiscais;
4) Dentro das Definições Fiscais, verifique as apurações que estão habilitadas (1), posteriormente clique em Salvar (2):
5) Será apresentado uma mensagem referente à alteração do regime tributário, cliquem em "Sim" para confirmar.
Após concluir o processo, a nova vigência estará ativa e todas as apurações, cálculos e obrigações passarão a considerar o novo regime tributário da empresa.
Informação complementar:
As informações da vigência anterior permanecem disponíveis para consulta normalmente. Entretanto, não é possível editar determinadas configurações ou reabrir apurações de períodos anteriores enquanto a empresa estiver configurada com o novo regime tributário.
Caso seja necessário realizar ajustes em competências anteriores, poderá ser necessário retornar temporariamente ao regime tributário anterior para efetuar as correções e reprocessamentos necessários.
Por esse motivo, recomenda-se sempre validar cuidadosamente todas as competências anteriores antes da criação de uma nova vigência.
Criando uma vigência no módulo Contábil
Diferentemente do módulo Fiscal, a criação de uma vigência no módulo Contábil não está relacionada à alteração do regime tributário da empresa.
Mesmo que a empresa mude de regime tributário, a criação da vigência ocorrerá apenas no módulo Fiscal. No módulo Contábil, as vigências são utilizadas quando há necessidade de iniciar uma nova estrutura contábil sem impactar os registros já existentes.
Os cenários mais comuns para criação de uma nova vigência são:
Alteração do plano de contas;
Alteração dos históricos contábeis;
Alteração das regras de contabilização;
Reestruturação dos demonstrativos contábeis.
Por exemplo, quando a empresa já possui um grande volume de movimentações contabilizadas, a substituição do plano de contas pode exigir a exclusão dos lançamentos existentes para permitir a troca da estrutura. Como esse processo nem sempre é viável, a recomendação é criar uma nova vigência.
Com isso, é possível iniciar uma nova configuração contábil a partir de uma determinada competência, preservando todo o histórico da vigência anterior.
💡 Assim como no módulo Fiscal, recomenda-se garantir que todas as competências da vigência atual estejam finalizadas e sem pendências antes da criação de uma nova vigência.
Verifique se:
Não existem erros ou alertas pendentes;
Os lançamentos contábeis foram processados corretamente;
As obrigações relacionadas ao período foram concluídas;
As informações da vigência atual estão corretas.
Após a criação da nova vigência, será possível cadastrar um novo plano de contas, novos históricos, novas regras de contabilização e novos demonstrativos, sem alterar os dados já processados anteriormente.
Como criar a vigência Contábil
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Contábil (1) e clique em Abrir Contábil (2) da empresa desejada.
2) Na empresa, clique na Engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
3) Na tela de configurações, clique em Criar Vigência.
4) Informe a competência inicial da nova vigência (1) e habilite as seguintes opções (2):
Definições Contábeis;
Auditorias Automáticas;
Obrigações.
Em seguida, clique em Criar (3).
Configurando a nova vigência
1) Após a criação da vigência, acesse o passo a passo de implantação (1) e realize os cadastros necessários para a nova estrutura contábil, como:
Plano de Contas (2);
Históricos Contábeis (3);
Plano de Contabilização (4);
2) Após concluir as configurações, acesse Definições Contábeis:
3) Selecione os planos que serão utilizados (1) e clique em Salvar para ativar as novas configurações da vigência.
A partir desse momento, os processamentos contábeis passarão a utilizar as configurações cadastradas na nova vigência.
As informações da vigência anterior permanecerão disponíveis para consulta, preservando o histórico contábil já processado e garantindo a separação entre as diferentes estruturas utilizadas ao longo do tempo.
Criando uma vigência no módulo Folha de Pagamento
No módulo Folha de Pagamento, a criação de uma nova vigência é utilizada em dois cenários distintos.
O primeiro é a alteração do complemento da classificação tributária, quando a empresa não utiliza o módulo Fiscal do OneFlow. Nesse caso, a vigência é criada na própria Folha, para que os cálculos e as obrigações passem a seguir as regras do novo enquadramento.
⚠️ Se a empresa também utiliza o módulo Fiscal, a alteração do regime tributário e classificação tributária deve ser avaliada antes no Fiscal, verificando os impactos nas apurações e obrigações daquele módulo.
O segundo cenário envolve as Definições da Folha, Obrigações e Auditorias, e se aplica principalmente a:
Alteração de CNAE;
Atualização do FAP (Fator Acidentário de Prevenção);
Alteração das informações de lotação tributária.
⚠️ Essas alterações impactam os valores dos encargos da folha, como a contribuição patronal, o RAT ajustado pelo FAP e os terceiros, quando aplicável. Por isso, devem ser feitas com a vigência correta, para não afetar competências já processadas.
Esses campos permanecem bloqueados para edição até que uma nova vigência seja criada. Por isso, antes de criar a vigência, confirme a competência a partir da qual a alteração deve valer: é ela que define de quando em diante os novos valores serão aplicados.
Como criar a vigência da Folha
1) No OneFlow, acesse o módulo Folha (1) e no painel Minhas Empresas clique em Abrir Folha (2) da empresa desejada.
2) Na empresa, clique na Engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
3) Na tela de configurações, clique em Criar nova vigência.
4) Informe a competência de início da nova vigência (1) e habilite apenas as opções correspondentes ao que será alterado (2):
Configurações da Empresa, obrigatória para alterar o Complemento da Classificação Tributária;
Definições da Folha, Auditorias e Obrigações, para alterações de CNAE, FAP e lotação tributária.
Se a alteração for apenas de CNAE, FAP ou lotação tributária, não marque Configurações da Empresa.
Após marcar as opções desejadas, clique em Criar (3).
Como alterar as informações na nova vigência
1) Para alterar a classificação tributária
1.1) Na coluna Geral, acesse Configurações da empresa.
1.2) No campo Complemento da Classificação Tributária (1), informe a opção correspondente ao enquadramento da empresa e clique em Salvar (2).
2) Para alterar o CNAE, o FAP ou a lotação tributária
2.1) Na coluna Folha, acesse as Definições da Folha.
2.2) Acesse a aba Dados Tributários (1) e altere o CNAE (2), o FAP (3) ou a lotação tributária (4) e clique em Salvar (5).
💡 Dica! Se os campos da lotação tributária estiverem bloqueados para edição, é justamente a criação de uma nova vigência que libera a alteração dos dados tributários e das demais informações da lotação.
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