Os livros contábeis são essenciais para o registro, a organização e a validação das movimentações financeiras e patrimoniais das empresas. Eles garantem a transparência das informações, sustentam a análise contábil e asseguram o atendimento às exigências legais e fiscais.
Além disso, são a base para auditorias, conciliações e tomadas de decisão, permitindo acompanhar a evolução do patrimônio e identificar inconsistências com mais segurança.
No OneFlow, a emissão desses livros é simples e flexível. Você pode gerar os arquivos tanto para fins oficiais quanto para análise interna, com diferentes formatos e parâmetros de geração.
Outro diferencial é a rastreabilidade completa: cada lançamento pode ser analisado em detalhe, com acesso à sua origem, facilitando conferências, validações e investigações de divergências diretamente no sistema.
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Acessando a emissão dos Livros Contábeis
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Contábil (1) e clique em "Abrir Contábil" (2) da empresa que realizará a validação:
2) Dentro do módulo Contábil, acesse o "Menu Contábil" (1), localize a aba Relatórios - "Livros" (2) e escolha o livro desejado:
Livro Razão
Livro Diário
Livro Caixa
3) Após a seleção, o OneFlow abrirá a tela de parametrização da emissão (ex. Livro Razão):
Configurando os parâmetros de emissão
Antes de gerar o livro, é necessário definir como ele será emitido. Veja o detalhamento dos campos disponíveis:
1) Configurações dos Livros
1) Configurações dos Livros
Ao acessar a opção Configurações na emissão dos livros contábeis, o OneFlow exibirá a tela de parametrização das regras da obrigação. Nessa etapa, você define como o Livro desejado (ex. Livro Razão) será estruturado, gerado e controlado dentro do sistema.
1.1) Configurações (1): Ao clicar você poderá indicar as características que serão seguidas para a geração dos Livros. Essas informações serão armazenadas e as próximas emissões seguirão tais definições:
1.2) A seguir, veja o detalhamento de cada campo disponível:
(1) Periodicidade
Define a frequência em que a obrigação será gerada. Essa configuração impacta diretamente na criação dos cards da obrigação e no controle de prazos dentro do OneFlow.
(2) Geração e Envio
Define como o sistema irá tratar a geração do livro contábil e o envio ao cliente:
Gerar e enviar ao cliente: o OneFlow irá gerar o livro automaticamente e realizar o envio para o cliente por e-mail.
Gerar e não enviar ao cliente: o Oneflow irá gerar o livro normalmente e deixá-lo disponível para download, porém não realizará o envio ao cliente.
Não gerar: o sistema não irá gerar o livro para a empresa, desconsiderando essa obrigação no processo.
(3) Controle de baixa
Determina como será realizado o controle de conclusão da obrigação dentro do sistema:
Não controlar baixa: o OneFlow não exigirá nenhuma ação manual para finalizar a obrigação, ou seja, não haverá controle de conclusão.
Baixa manual pelo usuário: a obrigação deverá ser marcada como concluída manualmente pelo usuário após a finalização, permitindo maior controle sobre o status de entrega.
(4) Dia
Define o dia de vencimento da obrigação.
(5) Contagem
Determina como o prazo será interpretado:
Dias corridos: considera todos os dias do calendário
Dias úteis: considera apenas dias úteis
Essa definição impacta diretamente o cálculo do vencimento.
(6) Em relação à apuração
Define qual será o mês de referência para cálculo do vencimento da obrigação. Na prática, essa configuração indica se o prazo da obrigação será calculado com base no próprio período, em meses anteriores ou em meses posteriores à apuração.
(7) Vencimento em final de semana ou feriado
Define o comportamento do sistema quando o vencimento cair em data não útil:
Antecipa a data: ajusta o vencimento para o último dia útil anterior.
Mantém: mantém a data original, mesmo que caia em final de semana ou feriado.
Posterga: transfere o vencimento para o próximo dia útil.
(8) Prazo interno
Permite definir um prazo interno para entrega antes do prazo legal. Esse campo é essencial para gestão operacional e cumprimento de prazos com segurança.
Exemplo:
Se configurado 5 dias úteis, o sistema considerará que o livro deve ser finalizado 5 dias antes do vencimento oficial.(9) Configuração do Livro
Essas configurações permitem personalizar o layout do livro conforme a necessidade, seja para conferência interna ou para emissão oficial.
(10) Salvar
Após qualquer alteração clique em "Salvar" (10), para gravar as informações.
⚠️ No campo Emitir número do livro, se o valor estiver vazio ou preenchido com “0”, o livro será gerado sem a numeração no cabeçalho.
2) Como realizar a geração dos Livros
2) Como realizar a geração dos Livros
Define como você deseja gerar o Livro selecionado, aplicando filtros e formatos de geração
(1) Empresa: ao acessar uma matriz, esse campo estará habilitado para que você possa filtrar por estabelecimentos.
(2) Período (De/Até): indique a competência inicial e final para emissão do Livro.
(3) Formato: existem duas opções de geração:
Relatório: opção para emissão tradicional do Livro, ou seja, gerar uma impressão em PDF contendo os dados existentes no sistema. Ao selecionar essa opção, o sistema permitirá que você informe qual é a versão que deseja (para conferência ou oficial), o idioma e também o contador que irá assinar o mesmo (esse último é opcional).
Consulta: o sistema apresentará o Livro em tela e isso permitirá que você navegue entre as contas contábeis.
(4) Filtrar contas contábeis: essa é uma opção específica do Livro Razão e possibilita que você indique quais contas deverão ser geradas nesse Livro.
(5) Tipo de Livro Razão: existem as seguintes opções:
Centro de Custos X Conta Contábil: esse relatório tem como base demonstrar todos os centros de custos utilizados no período selecionado, relacionando com cada conta contábil em que foi realizado o lançamento. Dessa forma, você pode realizar uma análise da movimentação e verificar todos os centros de custos em que houve movimentação e em quais contas foram utilizados.
Conta Contábil X Centro de Custos: demonstra o Livro Razão do período selecionado junto com os centros de custos utilizados em cada conta contábil. Assim é possível realizar uma análise geral da movimentação da empresa juntamente com a informação dos centros de custos.
Verificação: esse relatório é o tradicional Livro Razão que conhecemos, demonstrando a contas contábeis com seus saldos inicial e final e os lançamentos correspondentes.
⚠️ Importante
Para os Livros Diário e Caixa, o campo 'Tipo de Livro' estará desabilitado, porque tais relatórios sempre serão gerados no modelo 'Verificação'.
(6) Versão: Define o tipo de emissão do livro contábil.
Conferência: gera o livro com o período ainda em aberto, permitindo análise e validação das movimentações antes da finalização.
Oficial: gera o livro em sua versão final, considerando os dados como concluídos para fins formais e de apresentação oficial.
(7) Idioma: Define o idioma em que o livro contábil será gerado.
(8) Contador: Permite vincular o contador responsável que será exibido no relatório.
Caso ainda não esteja cadastrado, é possível realizar o cadastro diretamente pelo sistema antes da emissão.
Formato relatório
Define como o livro contábil será gerado e visualizado no sistema. O OneFlow disponibiliza duas opções:
1) Relatório
Nessa opção o OneFlow Gera o livro em formato PDF, sendo a opção mais utilizada para fins formais.
Esse formato é indicado para:
Impressão
Entrega ao cliente
Apresentações oficiais e auditorias
1.1) Ao selecionar a opção "Relatório" (1), será necessário preencher alguns dados adicionais do relatório, como Versão (2) (Conferência ou Oficial), Idioma (3) do documento e Contador responsável (4) (o vinculo do contador é opcional) e por fim clique em Gerar (5):
1.2) Posteriormente será aberta uma nova Guia, apresentando um PDF contendo o livro gerado de acordo com as configurações determinadas:
2) Formato consulta
Nesse formato o livro é exibido diretamente na tela do sistema, sem geração de arquivo, permitindo:
Navegação entre contas contábeis
Visualização detalhada dos lançamentos
Análise rápida das movimentações
2.1) Ao selecionar a opção "Consulta" (1), será necessário preencher alguns dados adicionais do relatório:
2.1) Ao gerar o Livro em modo "Consulta", o sistema irá carregar uma nova tela contendo as respectivas contas contábeis:
💡Essa forma de consulta vale para todos os Livros: Razão, Diário e Caixa.
2.2) O OneFlow possui o conceito de detalhamento dos lançamentos nos Livros, que permite que você acesse a origem de cada lançamento. Isso significa que se você der um duplo clique em uma das linhas do livro, o sistema irá exibir o respectivo lançamento contábil:
2.3) Uma vez no lançamento contábil, caso você queira visualizar a sua origem, basta clicar em "Ver Origem" (no canto superior direito da tela). O sistema exibirá o documento fiscal, o contas a pagar ou o contas a receber que originou tal lançamento:
2.4) No caso ilustrado aqui, o lançamento contábil veio de uma nota fiscal de serviços. Ao clicar na opção "Ver Origem" no canto superior direito, o sistema exibirá o item que deu origem à essa nota, lá no Omie:
2.5) Com isso, você tem 100% de rastreamento dos lançamentos contábeis. Esse recurso funciona também para lançamentos contábeis originados do contas a pagar e receber do Omie, conforme ilustrado na imagem:
