O OneFlow possui um conjunto de recursos que permite ao contador identificar facilmente se há algum erro em retenções de serviços e também a situação das guias emitidas (ou que deveriam ser emitidas) pelo cliente no Omie.

São basicamente 3 situações cobertas pelo sistema:

  • Identificação dos serviços que deveriam ter retenção e não tem;

  • Retenções de fornecedores que não deveriam reter impostos;

  • Emissão e gerenciamento das guias de retenções.

Veja a seguir como o OneFlow controla cada uma delas:

1. Identificação dos serviços que deveriam ter retenção e não tem

Essa funcionalidade permite que o OneFlow automaticamente verifique se há algum serviço tomado que deveria ter retenção destacada mas foi escriturado sem essa informação.

Para isso, basta indicar na lista de serviços federais quais impostos devem ser retidos e seus respectivos percentuais. Quando o OneFlow escriturar o documento tomado (a partir do contas a pagar do Omie incluído pelo cliente do escritório) será verificado se o cliente fez a retenção devida. Caso não tenha feito, o OneFlow irá gerar a retenção no documento fiscal e gerará um alerta para o contador

Para usar configurar esse recurso, siga os seguintes passos:

a. Acesse a opção Fiscal / Tabelas / Exibir Todas:

b. Será aberta a tela com as Tabelas Fiscais. Clique na opção "Serviços Federais" (1) para ter acesso à tabela de serviços, depois selecione o serviço desejado (2) e clique em "Alterar as configurações" (3):

c. Na nova tela que será aberta, clique na aba "Retidos" (1). Serão abertos os campos para que você informe quais impostos deverão ser retidos (2), alíquotas (3) e códigos de recolhimento (4). Depois é só clicar em "Confirmar" (5) e repetir esse passo nos demais serviços.

d. Uma vez configurado, quando o cliente registrar no contas a pagar um registro de serviço tomado, e for identificado que o serviço correspondente não teve retenção destacada, o notificado será notificado que há um alerta na escrituração:

e. O sistema terá escriturado o documento fiscal de serviço tomado contendo a retenção calculada conforme configurado no item c:

f. O OneFlow terá gerado também um alerta indicando que o sistema fez o cálculo automaticamente:

Nesse caso, o correto é o contador orientar o cliente a alterar o contas a pagar indicando as retenções necessárias para que Omie gere as guias correspondentes. (Clique aqui para ver como configurar o Omie para gerar as guias das retenções).

2. Retenções de fornecedores que não deveriam reter impostos

Outra checagem que o OneFlow faz é se o fornecedor é uma empresa optante pelo Simples Nacional ou Produtor Rural. Se for, conforme determina a legislação, e houver serviço tomado com os impostos (PIS, COFINS, CSLL ou IRRF) destacados, o OneFlow irá zerá-los e irá alertar o contador para orientar corretamente o cliente. Com isso, será gerado um alerta na escrituração:

Ao clicar, o sistema irá perguntar se você deseja visualizar apenas os documentos com pendências:

Dentro do documento, na aba de ERROS e ALERTAS será possível verificar a seguinte auditoria:

Nesse caso, cabe ao contador indicar ao cliente que o contas a pagar lançado lá no financeiro deverá ser alterado e ter as retenções retiradas.

3. Emissão e gerenciamento das guias de retenções

Existem duas possibilidades de emitir essas guias pelo sistema:

  • Diretamente no financeiro do cliente: O Omie pode ser configurado para fazer a emissão das guias (por pagamento ou por data de emissão) diretamente no contas a pagar. Assim, o contador não precisará gerar as guias para enviar ao cliente.

  • No OneFlow após o fechamento da apuração: Conforme ocorrerem as retenções de PIS, COFINS, CSLL e IRRF o OneFlow irá acumular os valores na apuração de "Impostos Retidos" e quando a mesma for finalizada, serão geradas as guias com os valores totalizados.

Como configurar para gerar a guia no financeiro?

Clique aqui para ler o artigo que explica como funciona esse recurso no Omie.

Como configurar para gerar a guia na apuração do fiscal?

Para que a emissão ocorra após o fechamento da apuração, acesse as configurações do sistema:

Na tela de configurações, acesse as definições das obrigações fiscais:

Na tela de obrigações fiscais, será necessário incluir duas novas guias: "Guia de retenção do PIS/COFINS/CSLL (PCC)" e "Guia de retenção do IRRF". Para isso, clique na opção "Incluir":

Na tela que será aberta, selecione a guia desejada no campo "Obrigação", confira os demais campos, a categoria de geração do contas a pagar e clique no "Salvar":

Feito isso, note que serão exibidas no painel de etapas as guias adicionadas e ficarão aguardando o fechamento da apuração:

4. Apuração dos Impostos Retidos

Quando ocorrer a apuração de um imposto retido, será gerado automaticamente um card no painel de etapas com a totalização:

Note que no card, é exibido o valor dos impostos retidos à pagar (dos serviços tomados) e exibe também, apenas para informação, o valor das retenções dos prestados.

Ao dar um duplo clique sobre o card "Impostos Retidos", o sistema abrirá a tela totalizando as retenções:

Ao clicar duas vezes sobre o tipo de serviço, o sistema abrirá uma nova tela indicando a lista de documentos que compõe a retenção:

Note que o sistema controla as seguintes situações das guias de cada um dos impostos destacados na nota:

  • Emitida no financeiro: indica que a guia da retenção já foi emitida e está disponível no contas a pagar do Omie do cliente;

  • Não há contas a pagar com retenção: indica que não há um contas a pagar com retenção vinculada ao documento (ou por que não foi lançado o contas a pagar ou por que tem retenção no Fiscal mas não tem no financeiro);

  • Será emitida no pagamento: indica que ainda não há guia emitida para essa nota, porém o Omie está devidamente configurado e a guia será gerada na baixa do pagamento da nota;

  • Será emitida na apuração: a guia será emitida pelo OneFlow após o fechamento da apuração de impostos retidos.

  • Guia não configurada para emissão: indica que o Omie do cliente e o OneFlow do contador não estão configurados para emissão dos DARFs das retenções. Com isso, nenhuma guia será gerada.

Caso o contador tente finalizar a apuração com documentos fiscais sem guias emitidas (ou com o Omie ou o OneFlow corretamente configurados para emissão), o sistema gerará o seguinte alerta:

O OneFlow alertará também se os dois módulos (fiscal e financeiro) estiverem configurados para emissão das guias:

5. Envio da guia ao cliente

Se o OneFlow estiver configurado para geração da guia, após o fechamento da apuração o sistema gerará o DARF e enviará ao cliente (se configurado para envio):

Será gerado, além da guia, a memória de cálculo explicando a origem dos valores:

Com esses recursos, o OneFlow e o Omie se tornam importantes ferramentas para a gestão de serviços tomados e emissão das guias correspondentes de forma simples fácil.

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