O Ativo Imobilizado do OneFlow faz o cálculo da depreciação de forma pro rata, ou seja, conforme o dia de início de uso do bem, oferecendo mais precisão nos valores depreciados e possibilitando a contabilização mensal deles, assim como das baixas ou outras operações, conforme os fatos ocorridos no mês.
As informações referentes ao Ativo Imobilizado, ficam localizadas no menu do módulo Contábil da empresa desejada:
Para iniciar a sua utilização, primeiramente é necessário ter os bens cadastrados.
Cadastro do Bem
É possível incluir os bens digitando-os manualmente ou, se for um número significativo de bens, você pode importá-los via planilha em Excel.
Cadastrando bens manualmente
Acesse o "Menu Contábil / Ativo Imobilizado / Incluir" e o sistema abrirá a tela de cadastro do bem:
(1) Origem: indica a origem do bem, que pode ser Fiscal, Digitação ou Importação.
(2) Número do bem: é o código de identificação do bem. Pode conter letras e números.
(3) Descrição resumida: é a descrição de identificação do bem.
(4) Data de aquisição: é a data em que o bem foi adquirido.
(5) Quantidade: é a quantidade do bem de mesma identificação, caso utilize essa forma de controle. (Ex.: 150 cadeiras).
(6) Valor total: valor do bem conforme a quantidade informada.
(7) Número da plaqueta: é o número da placa do bem, caso possua. É habilitado apenas quando a quantidade é igual a 1 (um).
(8) Fornecedor: é o fornecedor da nota fiscal de aquisição do bem.
(9) Número da nota fiscal: é o número da nota fiscal de aquisição do bem.
(10) Série da nota fiscal: é a série da nota fiscal de aquisição do bem.
(11) Chave da nota fiscal: é a chave de acesso da nota fiscal de aquisição do bem.
(12) Informações adicionais: nesse campo podem ser incluídas informações adicionais e detalhadas à respeito do bem.
(13) Início de garantia: caso o bem tenha garantia, informe a sua data de início.
(14) Fim da garantia: caso o bem tenha garantia, informe a sua data de término.
(15) Conta Contábil: informe a conta contábil do grupo do imobilizado, a qual o bem pertence e deverá ser contabilizado. Ao informá-la, será apresentada a taxa de depreciação correspondente.
(16) Controle de depreciação: marque esse campo caso não queira gerar depreciação para esse bem. Exemplo: o bem foi adquirido, mas não foi colocado em uso ainda.
(17) Data de início da depreciação: informe a data de início da depreciação do bem. Geralmente é a mesma data de aquisição, podendo ser alterada para uma data posterior, se necessário.
(18) Início de cálculo no OneFlow: esse campo será preenchido automaticamente conforme o último mês de competência que estiver em aberto na contabilidade, para controle do início da depreciação no sistema.
(19) Taxa (anual) de depreciação: será utilizada para o cálculo da depreciação. Essa taxa será apresentada conforme estiver configurada para a conta contábil correspondente, podendo ser modificada, se necessário.
(20) Depreciação acumulada: é o valor que o sistema calcula baseado na data de início de depreciação e na data de início de cálculo no OneFlow junto com a taxa de depreciação informada.
Ao clicar na opção 'Ver detalhe do cálculo' é possível verificar como o sistema calculou o valor da Depreciação Acumulada:
Abas do Cadastro do Bem
A tela do cadastro do bem foi planejada para conter todas as informações em um único local, sendo assim, além das informações cadastrais, você também pode visualizar as seguintes informações:
Aba Contabilização: demonstra todas as contabilizações realizadas para o bem, desde a sua inclusão no OneFlow.
Aba Depreciação: apresenta as ocorrências que impactam na depreciação do bem, desde a sua aquisição, além de controlar outras eventuais operações, como baixas e adições.
Note que, após a inclusão do bem, nessa aba serão apresentados todos os valores de depreciação projetados do início ao fim da sua vida útil e, são esses valores que darão origem os lançamentos contábeis de depreciação.
Aba Movimentação: aqui são armazenadas as informações das movimentações do bem como: inclusão (no sistema OneFlow), adição de item, etc.
Aba Adição: caso um bem seja adicionado à outro, ou seja, um componente seja adicionado a um bem principal, no cadastro do bem principal serão demonstrados todos os bens adicionados à ele.
Aba Erros e Alertas: apresenta as inconformidades identificadas nos bens correspondentes.
Importação de Bens via Planilha
Caso possua uma grande quantidade de bens, você pode fazer a inclusão por meio da importação via planilha Excel. Para isso, basta fazer o download da planilha modelo, preencher os campos obrigatórios e fazer a importação.
Para fazer o download da planilha acesse o "Menu Contábil / Ativo Imobilizado / Importar Planilha" e, na tela da importação, clique na opção '1 - Faça o download':
Em seguida, preencha a planilha modelo com os dados dos bens:
⚠️ Importante:
Atente-se aos campos obrigatórios (com asterisco e em cor laranja) da planilha e aos comentários de cada coluna, que explicam a forma correta de preenchimento das informações.
Isso é muito importante para que a importação seja realizada com sucesso.
💡 Dica: note que a coluna referente à 'Depreciação acumulada' é de preenchimento opcional na planilha.
Então ela poderá ser preenchida com os valores que você possui no seu sistema atual OU poderá deixá-la em branco para que o OneFlow faça o cálculo desse valor no momento da inclusão do bem, baseando-se na data inicial da depreciação até o último mês de competência em aberto na contabilidade.
E depois importe-a por meio da opção '3 - Importe a planilha':
Inclusão de Bens à partir da NF de Entrada
É possível configurar o OneFlow para gerar a aquisição do bem automaticamente, à partir da escrituração da Nota Fiscal de Entrada, em itens que possuam os CFOPs 1.551, 2.551, 3.551, 1.406 ou 2.406.
Habilitando a aquisição automática
Acesse a opção “Configuração da empresa” (no canto superior direito da tela):
Na tela que será aberta, acesse a opção "Contábil / Definições Contábeis":
Em 'Definições Contábeis', selecione a aba 'Imobilizado' e defina as opções desejadas, sendo que:
Gerar automaticamente o cadastro do bem a partir da escrituração fiscal: ao marcar essa opção, sempre que for escriturada uma Nota Fiscal de Entrada com os CFOPs acima mencionados, automaticamente o OneFlow incluirá os bens adquiridos por meio dessa NF, dentro do Cadastros de Bens.
Cadastrar o bem de forma unitária em itens da nota com quantidade maior que 1 (um): ao marcar essa opção, quando for escriturada uma NF de Entrada contendo a aquisição de vários bens (Ex.: 10 cadeiras), o sistema incluirá cada bem individualmente no Cadastro de Bens do Imobilizado (Ex.: 10 bens serão cadastrados, um para cada cadeira).
Caso contrário, será gerado um único cadastro contemplando todos os bens da Nota Fiscal.
Notificação dos novos bens cadastrados automaticamente
Assim que a nota fiscal de entrada for escriturada, será indicado na etapa de 'Configurações' do painel do módulo Contábil, a existência dos novos cadastros:
Ao clicar duplo sobre o card, serão listados os bens criados à partir da escrituração da NF de Entrada, para que sejam completados:
Ou seja, tais bens precisam ser complementados com duas informações:
Conta contábil
Taxa de depreciação
Com isso, deverá acessar os bens, informar a conta contábil em que ele será contabilizado, então a taxa de depreciação será automaticamente atualizada, bastando clicar em 'Salvar'.
Feito isso, você terá os bens originados da escrituração fiscal devidamente cadastrados e com a depreciação sendo calculada.
Contabilização
Configuração das contas para contabilização do Imobilizado
O primeiro passo é definir as contas que serão utilizadas na depreciação e contabilização do Imobilizado. Para isso, dentro do Plano de contas da empresa, localize o grupo do Imobilizado e clique duplo para acessar o detalhe de cada uma das contas.
Note que há uma opção específica para a indicação da taxa de depreciação do bem:
Marque a opção correspondente, informe a taxa de depreciação no campo 'Depreciação de %' e clique em Salvar. Repita esse processo para as demais contas.
Configuração do Plano de Contabilização
Após definir as contas contábeis que serão utilizadas pelo Imobilizado, é necessário configurar o Plano de Contabilização para a geração dos lançamentos. Acesse o menu "Contábil / Planos de Contabilização / Exibir todos":
Se a empresa já tiver um plano de contabilização do Imobilizado configurado, o mesmo será apresentado na grid abaixo, clique duplo para acessá-lo:
Serão apresentados os lançamentos de contabilização, que foram criados conforme as contas contábeis do Plano de Contas - grupo do Imobilizado:
Clique duplo sobre cada lançamento de contabilização para configurar as suas partidas.
Note acima que cada partida é identificada pela coluna 'Transação'. As transações são operações que podem ocorrer com o bem no decorrer da sua vida útil.
Será necessário vincular as contas contábeis em cada uma das transações disponíveis (aquisição de item, depreciação acumulada, depreciação mensal, adição, saída por transferência, entrada por transferência, desmembramento, aglutinação, baixa de item, baixa de depreciação, lucro na venda e prejuízo na venda) para que o sistema contabilize a sua movimentação, conforme ela ocorrer.
Para isso, basta clicar sobre cada transação, informar os dados solicitados e clicar em 'Salvar':
Criando um novo plano
Caso você queira criar um novo plano, acesse o menu "Contábil / Planos de Contabilização / Incluir":
Será aberto o assistente de inclusão de um novo plano de contabilização. A questão aqui é se você irá criar um plano novo, do zero, ou irá compartilhar um plano já existente no sistema e que está em uso:
Marque a opção "Quero criar um plano de contabilização do zero" e clique em "Continuar".
Na tela que será aberta, informe no campo utilização (1) a opção "Ativo Imobilizado", defina um nome (2) para o plano de contabilização e informe o plano de contas (3) e o plano de históricos (4). Clique em 'Salvar para que o sistema carregue a estrutura dos lançamentos de contabilização, conforme o grupo 'Imobilizado' do seu Plano de Contas:
Utilizando um plano já existente
Caso você queira utilizar o mesmo plano que já existe em uma outra empresa, na tela de "Inclusão de planos" marque a opção "Quero utilizar um plano de contabilização que já existe no sistema" e depois a opção "Quero utilizar nessa empresa o mesmo plano de contabilização que já está em uso em outra empresa."
Será aberta a tela para que você indique a empresa, o plano que deseja copiar e clique em 'Vincular':
Operações do Bem
Baixa do bem
Para realizar a baixa de um bem, deverá acessá-lo e selecionar a opção 'Baixar':
Será aberta a tela para você informar os dados da baixa do bem:
Informe a data da baixa, selecione motivo - entre perda, roubo ou venda - e a quantidade a ser baixada.
💡 Dica: também é possível realizar a baixa parcial de um bem que tiver quantidade maior que um. Para isso, basta você indicar quantos itens deseja baixar para que o sistema atualize o valor.
Caso você selecione o motivo “Venda”, um novo campo será exibido para você informar o valor da venda:
Dessa forma o sistema irá calcular o ganho ou perda de capital, dependendo do valor de aquisição e o valor da venda.
Transferência do bem
Para trocar a conta contábil informada em determinado bem, deverá acessá-lo e selecionar a opção 'Transferir':
Na tela que será aberta, basta informar a data da transferência, a nova conta contábil para a qual o bem será transferido e clicar em 'Salvar':
Adição do bem
Para adicionar um bem componente a um bem principal, deverá acessá-lo principal e selecionar a opção 'Adicionar':
Será exibida a tela para você selecionar o bem "componente" que será adicionado ao bem "principal" e a data da adição:
Após realizar a adição, no bem 'principal' serão exibidos - na aba 'Adição' - todos os bens 'componentes' que foram adicionados a ele:
No bem "componente" serão exibidas indicações de que ele foi adicionado, no status e na aba 'Movimentação':
Desmembramento do bem
Para desmembrar um bem pela quantidade, deverá acessá-lo e selecionar a opção 'Desmembrar':
Na tela que será exibida, deverá informar a data e o tipo do desmembramento, sendo:
Desmembrar a quantidade total em novos itens unitários: ao selecionar essa opção, o sistema irá gerar um novo bem para cada valor unitário. Exemplo: ao desmembrar um bem contendo 10 itens no valor total de R$ 10.000,00, serão gerados 10 bens com valor de R$ 1.000,00 cada.
Gerar um novo item com uma quantidade específica: ao selecionar essa opção, você determina a quantidade a ser desmembrada e, dessa forma, será gerado um novo bem conforme o valor unitário selecionado.
Aglutinação do bem
Para realizar a aglutinação de um bem, deverá selecionar a opção 'Aglutinar':
Na tela que será exibida, deverá informar a data da aglutinação e selecionar o bem a ser aglutinado:
💡 A opção 'Aglutinar' é semelhante à opção 'Adicionar' e geralmente é utilizada para unificar cadastros que estão separados, sem a necessidade de indicar que um é componente do outro.
Nesse caso, serão unificados apenas os dados referentes à quantidade e ao valor total.