Como acessar?

As informações referentes ao Ativo Imobilizado, ficam localizadas no menu principal do módulo Contábil da empresa desejada, no canto esquerdo do menu:

O sistema faz o cálculo de forma pro rata, ou seja, ele consegue calcular a depreciação com precisão conforme o dia de início de uso que for informado, bem como contabilizar as operações como depreciação mensal, baixas de forma automática conforme os fatos ocorridos no mês.

Mas antes de começarmos a cadastrar os bens, precisamos informar alguns detalhes no sistema para que ele possa fazer o cálculo e contabilizar da forma correta.

Defina as contas contábeis

O primeiro passo que precisa ser realizado é determinar quais contas contábeis serão utilizadas para controlar o Ativo Imobilizado, ou seja, as contas que serão utilizadas para realizar a contabilização e cálculo da depreciação do bem.

Para isso, dentro do plano de contas utilizado pela empresa localize o grupo de ativo imobilizado e acesse o detalhe de cada uma das contas. Note que há uma opção específica para a indicação da taxa de depreciação do bem:

Marque o checkbox ao lado da opção "Conta referente ao ativo imobilizado. Depreciação de", informe a taxa de depreciação e clique em Salvar.

Repita esse processo para as demais contas indicando suas respectivas taxas.

Plano de Contabilização

Após definir as contas contábeis, acesse o plano de contabilização para definir como o sistema deverá gerar os lançamentos contábeis.

Em uma empresa que possui contas de ativo imobilizado, aparecerá a seguinte opção no plano de contabilização:

Dê um duplo clique sobre a opção indicada acima para que o sistema exiba as contas contábeis que estão configuradas para essa finalidade:

Cada conta contábil informada é tratado como um modelo de partida, com suas devidas transações. Dê um duplo clique em cada conta para visualizar suas respectivas regras de contabilização:

As transações são operações que podem ocorrer com o bem no decorrer de sua utilização. Será necessário vincular as contas contábeis de débito e crédito em cada uma das transações disponíveis (aquisição de item, depreciação acumulada, depreciação mensal, adição, saída por transferência, entrada por transferência, desmembramento, aglutinação, baixa de item, baixa de depreciação, lucro na venda e prejuízo na venda) para que o sistema contabilize a sua movimentação conforme ela ocorrer.

Cadastro do Bem

Você pode escolher a melhor forma de trazer o seu bem para o OneFlow fazer o controle. É possível incluir bens digitando-os manualmente, ou se for um número significativo de bens você pode importar via planilha em Excel.

Cadastrando manualmente

Caso você opte ou precise realizar o cadastro manualmente de um bem, basta você acessar a opção "Contábil / Ativo Imobilizado / Incluir":

O sistema abrirá a tela de cadastramento do bem:

1 – Origem do bem: Indica qual é a origem de lançamento desse bem, pode ser Fiscal, Digitação ou Importação.

2 – Número do Bem: É o código de identificação do bem. Pode conter letras e números.

3 – Descrição Resumida do bem: Informe a descrição do bem.

4 – Data de aquisição do bem: Data em que o bem foi adquirido.

5 – Quantidade do bem: Quantidade do bem, pode ser o valor total caso possuir mais de um do mesmo bem na nota fiscal, ou o valor unitário.

6 – Valor total do bem: Valor do bem conforme a quantidade informada.

7 – Número da plaqueta: informe o número da placa do bem caso possuir é habilitado apenas quando a quantidade é igual a 1.

8 – Fornecedor: Fornecedor da nota fiscal.

9 – Número da nota fiscal: Número da nota fiscal.

10 – Série da nota fiscal: Série da nota fiscal.

11 – Chave da nota fiscal: Chave de acesso da nota fiscal.

12 – Início de garantia: Caso o bem tenha garantia informe qual a data que se inicia.

13 – Fim da garantia: Caso o bem tenha garantia informe qual a data que se encerra.

14 – Informações adicionais: Caso precise informar algum complemento do bem, utilize esse campo para descrever.

15 – Conta Contábil: Classifique o bem pela conta contábil a qual ele se refere, ao informar a conta, o sistema irá trazer junto a taxa de depreciação vinculada a ela.

16 – Controle de depreciação: Marque esse campo caso não queira gerar depreciação para esse bem. Exemplo: o bem foi adquirido, mas não foi colocado em uso ainda.

17 – Data de início da depreciação: Informe a data de início de uso desse bem, geralmente se refere a data de aquisição do bem, mas pode ser uma data posterior caso precisar.

18 – Início de cálculo no OneFlow: Esse campo será a última competência que estiver em aberto na contabilidade.

19 – Taxa de depreciação: Taxa de depreciação que será utilizada para o cálculo. Essa taxa será a informada na conta contábil, mas você pode modificar se caso precisar.

20 – Depreciação acumulada: É o valor que o sistema calcula baseado na data de início de depreciação e na data de início de cálculo no OneFlow junto com a taxa de depreciação informada.

Abas do Cadastro de Bem

A tela de cadastro do bem foi planejada para conter todas as informações pertencentes a aquele bem em um único local, sendo assim, além das informações cadastrais do bem, você pode visualizar informações como:

  • Aba Contabilização: irá demonstrar todas contabilizações realizadas daquele bem desde o cadastro dentro do OneFlow.

  • Aba Depreciação: Responsável por mostrar todos os encargos de depreciação, e demais operações como baixas, adições, entre outros. É dela que partem os lançamentos contábeis.

  • Aba Movimentação: Nesse local ficam armazenados todas as movimentações que ocorrem dentro do bem, por exemplo ficam salvos a data, hora, usuário de cada operação que é realizada dentro daquele bem.

  • Aba Adição: Caso um bem seja adicionado ao outro, ou seja, um componente seja adicionado a um bem principal, no cadastro do bem principal irá demonstrar todos os bens que foram adicionados a ele.

  • Aba Erros e Alertas: Responsável pode demonstrar qualquer inconformidade ou falta de informação necessária dentro do bem.

Importação via Planilha

Caso possua uma grande quantidade de bens, você pode estar utilizando a planilha em Excel para fazer a importação, basta fazer o download, preencher os campos obrigatórios e fazer a importação dela.

Para fazer o download da planilha basta ir em Contábil / Ativo Imobilizado / Importar Planilha:

E depois...

Importante: Na importação via planilha, a coluna de depreciação acumulada pode ser preenchida conforme as informações que você possuí no seu sistema atual, ou se optar, pode deixar em branco e o OneFlow irá fazer o calculo baseado na data de inicio de depreciação até a competência que está em aberto dentro da contabilidade.

Operações do Bem

Baixa do bem

Caso precise realizar a baixa de algum bem, basta acessá-lo e ir até a opção de Baixa localizado na toolbar no canto esquerdo da tela:

Será aberta a para você informar a baixa do bem:

Basta você informar a data que deseja realizar a baixa do bem, escolher o motivo entre perda, roubo ou venda, e a quantidade a ser baixada.

Você poderá também, optar em realizar a baixa parcial de um bem que tiver mais que uma quantidade. Para isso, basta você indicar quantos deseja baixar para que o sistema atualize o valor.

Caso você selecione a opção de “venda”, um novo campo aparecerá para você informar qual o valor da venda daquele bem:

Dessa forma o sistema irá calcular o ganho ou perda de capital dependendo do valor de aquisição e o valor da venda.

Transferência do bem

Caso precise trocar a conta contábil informada de algum bem, basta acessá-lo e ir até a opção de Transferir localizado na toolbar no canto esquerdo da tela:

Será aberta a seguinte tela:

Você deverá selecionar a data que deseja transferir e a nova conta contábil que deverá ser informada para esse bem.

Adição do bem

Caso você precise adicionar um bem componente a um bem principal, basta você acessar o bem principal e selecionar a opção de Adicionar no lado esquerdo da toolbar.

Será aberta a tela para que você selecionar o bem "componente" que devera ser adicionado ao bem "principal" bem como a data de adição:

Após realizar a adição, no bem principal irá ficar listado todos os bens componentes que foram adicionados a ele dentro da aba de “Adição”:

No bem "componente" o status dele irá indicar que ele foi adicionado a outro bem:

Desmembrar um bem

Caso você precise separar um bem pela quantidade, basta você selecionar a opção de Desmembrar que fica localizado a esquerda da toolbar:

Será aberta a seguinte tela:

Você deverá informar a data que deve ocorrer o desmembramento e poderá selecionar 2 opções do "Tipo de desmebramento":

  • Desmembrar a quantidade total em novos itens unitários: ao selecionar essa opção o sistema irá gerar um bem novo para cada valor unitário.

  • Gerar um novo item com uma quantidade específica: ao selecionar essa opção você determina a quantidade que será desmembrado, e dessa forma será gerado um novo bem conforme o valor unitário selecionado.

Aglutinar bem

Caso você precise realizar a aglutinação de um bem basta você selecionar a opção Aglutinar ao lado esquerdo da toolbar:

Será aberta a seguinte tela:

A opção de aglutinar é semelhante a opção de “Adicionar” e geralmente é utilizada para unificar cadastros que estão separados sem a necessidade de indicar que um é componente do outro.

Nesse caso será unificado apenas a quantidade e valor total. Basta você indicar a data da aglutinação e o bem que deve ser aglutinado.

Integração Fiscal

É possível configurar o OneFlow para gerar o cadastro do bem automaticamente a partir da escrituração da nota fiscal de entrada em itens que possuam o CFOP 1.551, 2.551, 3.551, 1.406 ou 2.406.

Como habilitar a escrituração automática?

Acesse as configurações contábeis por meio da opção "Configurações" no canto superior direito da tela:

Na tela de "Configurações da Empresa", acesse a opção "Definições Contábeis":

Na tela de "Definições Contábeis", há 2 opções de controle do Ativo Imobilizado:

  • "Gerar automaticamente o cadastro do bem a partir da escrituração fiscal": Quando essa opção estiver habilitada, automaticamente o OneFlow gerará os cadastros dos bens quando o documento for escriturado no fiscal.

  • "Cadastrar o bem de forma unitária em itens da nota com quantidade maior que 1": Quando essa opção estiver habilitada o sistema irá gerar vários cadastros para o mesmo item, obedecendo a quantidade do mesmo na nota.

Geração automática do cadastro

Assim que a nota fiscal de entrada for escriturada (com um dos CFOPs indicados acima), automaticamente será indicado no painel de etapas do contábil a existência dos novos cadastros:

Ao dar um duplo clique sobre o documento, o sistema irá listar os cadastro criados na escrituração que estão "INCOMPLETOS", ou seja, que precisam ser complementados:

Basicamente, os cadastros gerados a partir da escrituração fiscal precisam ser complementados com duas informações:

  • Conta contábil

  • Taxa de depreciação

Em outras palavras, basta acessar os itens, informar esses dois dados e clicar no botão SALVAR. Feito isso, você terá os bens originados da escrituração fiscal devidamente cadastros e com a depreciação sendo calculada.

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