O documento de Notas Explicativas é um complemento às demonstrações contábeis e oferecem descrições narrativas ou segregações e aberturas de tópicos, com o objetivo de esclarecer as situações patrimoniais e de resultados de exercícios, além de apresentar as práticas e critérios contábeis utilizados.

A sua elaboração é indispensável e exigida inclusive para as pequenas empresas, conforme regulamentação da NBC TG 1.000.

É possível realizar pelo OneFlow a configuração e emissão dos modelos de Notas, que podem ser compartilhados entre empresas que usam o mesmo plano de contas, assim como incluir as mesmas dentro de grupo de Obrigações Contábeis das empresas. Para isso, basta seguir os passos:

1. Configurando Modelos de Notas Explicativas

Para criar um modelo de Nota Explicativa, acesse a opção Contábil / Relatórios / Modelos de documentos / Incluir:

Você precisará definir se deseja criar um modelo do zero ou utilizar um modelo já existente na base de dados. Nesse exemplo, vamos criar um modelo do zero para conhecer todas as funcionalidades da configuração:

Selecionar o tipo do documento como ‘Nota explicativa’ e confirmar:

Será aberta a tela para configuração do modelo de Nota Explicativa, que poderá ser utilizado como padrão para uma ou mais empresas que utilizem o mesmo Plano de Contas:

1.(1) – Nome: defina um nome para identificar facilmente o modelo de Nota Explicativa que está sendo criado. Isso irá te ajudar a dar manutenção, quando você já tiver muitos modelos cadastrados.

Exemplo: Notas Explicativas Anuais – modelo NBC TG 1000.

1.(2) – Plano de Contas: o sistema poderá trazer esse campo preenchido, se tiver apenas um Plano de Contas configurado para a empresa selecionada, caso contrário, você terá que informar o mesmo.

Você poderá incluir dentro do conteúdo do modelo de Nota Explicativas, variáveis relacionadas aos dados das contas contábeis (código, descrição, saldos), por isso é necessário informar o Plano de Contas.

1.(3) – Conteúdo: será apresentado um modelo pré-definido para te ajudar na elaboração do conteúdo. Você pode alterar o mesmo, adequando-o à necessidade das suas empresas ou excluir o texto sugerido e criar um novo.

Ao clicar sobre o campo, será apresentada uma barra de opções que possibilitam formatar o texto, como negrito, itálico, sublinhado, entre outros.

Importante: para que o relatório da Nota Explicativa seja gerado/impresso com melhor formatação (layout do texto devidamente justificado e sem caracteres especiais) recomendamos que NÃO copie e cole informações originadas de documentos Word, pois eles possuem uma formatação de dados diferente do OneFlow. Com isso, recomendamos que o texto seja digitado, ao invés de copiado.

1.(4) – Variáveis: poderão ser utilizadas nos modelos de documentos para que, no momento da impressão, as mesmas sejam substituídas pelos dados da empresa correspondente, possibilitando que um mesmo modelo seja utilizado por empresas diferentes, desde que compartilhem o mesmo Plano de Contas.

As variáveis das Notas Explicativas estão segmentadas por grupos e sub-grupos, para facilitar a sua identificação, sendo:

De Onde?

Qual campo?

Dados da Empresa

Estarão disponíveis campos relacionados ao Cadastro da Empresa, como: CNPJ, Razão Social, Código e Descrição do CNAE, Números de Inscrições e etc.

Endereço da Empresa

São os campos relacionados ao Endereço da Empresa: Logradouro, Bairro, CEP, UF e etc.

Livro

São os campos relacionados aos dados do Livro, como o Diário, por exemplo. Nome, Número e Páginas.

Local e Data

Datas de Geração do documento e do Período de Emissão.

Dados da Filial

(disponível na configuração de modelo para a empresa Matriz)

Estarão disponíveis campos relacionados ao Cadastro da Empresa FILIAL, como: CNPJ, Razão Social, Código e Descrição do CNAE, Números de Inscrições e etc.

Endereço da Filial

(disponível na configuração de modelo para a empresa Matriz)

São os campos relacionados ao Endereço da Empresa FILIAL: Logradouro, Bairro, CEP, UF e etc.

Dados das Contas Contábeis

Classificação, Código Reduzido, Descrição e Tipos de Saldos.

Datas Contábeis

Data de Encerramento da Apuração do Resultado (zeramento)

Para incluir uma variável no meio do texto, digite ## e selecione os dados dos campos ‘De Onde?’ e ‘Qual campo?’ e clique em ‘Adicionar’. Você irá notar que as variáveis criadas serão apresentadas entre colchetes.

Exemplos:

  • [Data_final_do_periodo]: corresponde à Data Final do Período definido na impressão

  • [Saldo_final_da_conta_4]: corresponde ao Saldo Final da Conta Contábil de código reduzido = 4 (Caixa)

Você poderá copiar e colar essas variáveis em diferentes locais dentro do texto, ao invés de adicioná-las por meio da funcionalidade ‘Variáveis’, agilizando a tarefa de parametrização.

1.(4).1 – Variáveis da Filial: se estiver trabalhando com uma empresa que seja Matriz no OneFlow, também serão disponibilizados os grupos de Dados e Endereço das Empresas Filiais, contendo as mesmas variáveis disponíveis para as demais empresas.

Ao selecionar variáveis referentes ‘Filiais’, será necessário definir também qual é a filial correspondente.

1.(4).2 – Variáveis das Contas Contábeis: você poderá utilizá-las em qualquer parte do texto ou dentro de tabelas (vide tópico 4.3).

No modelo pré-definido pelo sistema, essas variáveis serão apresentadas com os códigos contábeis do Plano Padrão OneFlow, mas você pode trocar pelo código das contas existentes no seu plano. Exemplo:

ANTES (conforme template)

[Saldo_final_da_conta_4]

DEPOIS (conforme plano da empresa)

[Saldo_final_da_conta_567]

Ou se preferir, pode apagar o conteúdo padrão e elaborar um novo conteúdo que melhor se adeque às suas empresas.

Ao selecionar variáveis referentes ‘Contas Contábeis’, será necessário definir também qual é a conta contábil correspondente.

1.(4).3 – Variável Tabela Comparativa de Saldos: possibilita a inclusão de uma Tabela Comparativa entre os Saldos dos Períodos Atual e Anterior dentro do texto da Nota Explicativa.

Para isso, basta informar um ‘Título’ para identificação da tabela, selecionar as contas contábeis que irão compor a mesma (podendo ser analíticas ou sintéticas/totalizadoras) e clicar em ‘Adicionar Tabela’.

No relatório, serão geradas apenas as contas parametrizadas que tiverem movimento no período definido, com as respectivas ‘Descrições’ e ‘Saldos’ dos períodos atual e anterior (conforme intervalo de datas definido na impressão), além da linha de totalização.

Exemplo:

1.5 – Empresas Vinculadas: como já mencionado, você poderá compartilhar um único modelo de Nota Explicativa com várias empresas, desde que elas utilizem o mesmo Plano de Contas. Para isso, basta acionar a aba ‘Vincular Empresas’ para incluir as empresas desejadas.

1.6 – Salvar: após salvar, o modelo de Nota será incluído na lista de modelos definidos, podendo ser alterado ou excluído (desde que atenda às regras), quando necessário.

2. Definindo a Nota Explicativa como uma Obrigação Contábil

Após criar o modelo de Nota Explicativa, deverá definí-la como uma Obrigação Contábil, para que:

  • o modelo a ser impresso nas Demonstrações Contábeis possa ser identificado pelo sistema

  • seja criado um card no dashboard de Etapas da Empresa, para acompanhamento do fluxo da obrigação, desde a geração até a entrega ao cliente, conforme definido na parametrização.

Para isso, deverá seguir as etapas:

2.1 - Dentro do OneFlow, tendo selecionado a empresa desejada, acesse a opção “Configuração da empresa” (canto superior da tela):

2.2 - Na tela que será aberta, acesse a opção "Contábil / Obrigações":

2.3 – Clique na opção ‘Incluir’:

2.4 – No campo ‘Obrigação’ (1), selecione a opção ‘Nota Explicativa’, defina a ‘Periodicidade’ (2) da Obrigação e qual será a forma de ‘geração e envio’ (3) e, na aba de ‘Configuração’, informe o ‘modelo de Nota’ (4) que foi criado e os ‘demais parâmetros’ (5) desejados para impressão:

3. Emitindo Notas Explicativas

Existem duas formas de emitir as Notas Explicativas:

  • Menu Contábil/Demonstrativos

  • Opção Gerar Relatório: essa opção fica dentro da tela de configuração do modelo de Nota, com a finalidade de ir conferindo o resultado no relatório, enquanto está elaborando o conteúdo, sem sair da funcionalidade.

3.1 Parâmetros para Emissão

Ao acionar uma das opções, será aberta a tela de emissão da Nota, para que você indique como quer gerar:

3.1.(1) Configurações: será aberta a tela de configurações da Obrigação Contábil da Nota Explicativa, conforme já explicado no tópico 2. O modelo de Nota a ser impresso será identificado por meio desse parâmetro.

3.1.(2) Empresa: ao acessar uma matriz, esse campo estará habilitado para que você possa filtrar por estabelecimentos.

3.1.(3) Período: competência inicial e final para emissão da Nota. Os campos virão preenchidos automaticamente conforme o mês de competência selecionado, mas poderão ser alterados.

3.1.(4) Formato: emissão tradicional do relatório. Esse é o único formato disponível para as Notas Explicativas.

3.1.(5) Tipo de Nota Explicativas: a opção é apresentada desabilitada porque não existem Tipos de Notas para seleção.

3.1.(6) Valor a considerar: idem acima.

3.1.(7) Versão: quando o período consultado não estiver finalizado, o sistema gerará o relatório na versão "Conferência" (com indicação no PDF que o período está aberto) e, quando estiver finalizado, poderá ser gerado na versão "Oficial" (sem indicação de pendência).

3.1.(8) Idioma: o campo será preenchido por padrão fixo como ‘Português’, mas se necessário, poderá criar um modelo específico em outro idioma e imprimir normalmente.

3.1.(9) Contador: selecione um contador para a geração da assinatura ao final do relatório.

3.2 Formato do Relatório: ao clicar em "Gerar" o sistema irá abrir um PDF contendo o relatório gerado de acordo com as configurações determinadas:

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