A Folha de Pagamento do OneFlow permite gerar automaticamente os lançamentos contábeis da folha após o fechamento da competência, integrando as movimentações trabalhistas diretamente ao módulo Contábil.
Para que a contabilização seja realizada corretamente, é necessário configurar previamente os Planos de Contabilização da Folha, definindo as contas contábeis utilizadas em cada transação e a composição das partidas que serão geradas pelo sistema.
Além da geração automática dos lançamentos, o OneFlow também disponibiliza recursos para conferência das contabilizações realizadas, identificação de inconsistências, auditoria de erros e desbloqueio de lançamentos para ajustes quando necessário.
Neste artigo, você aprenderá como configurar os Planos de Contabilização da Folha de Pagamento no OneFlow, parametrizar as partidas contábeis, processar os lançamentos da folha e realizar a conferência das contabilizações geradas pelo sistema.
Tópicos do Artigo
Configurando o Plano de Contabilização da Folha de Pagamento
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Contábil (1) e clique em "Abrir Contábil" (2) da empresa que realizará a operação.
2) Em seguida, acesse a tela de Passo a passo (1) e clique em Plano de Contabilização (2).
3) O sistema vai listar todos os planos que a empresa já possui. No menu lateral, clique em Incluir.
💡 Dica
Também é possível iniciar a inclusão pelo menu Contábil (1), acessando o tópico Planos de Contabilização e clicando em “Incluir” (2).
A partir desse ponto, o fluxo segue normalmente, os próximos passos são os mesmos, independentemente do caminho utilizado.
4) Na inclusão, você pode optar por utilizar um plano já existente no sistema (1). Nesse caso, existem três opções:
Utilizar um plano de outra empresa (2): disponível apenas se as empresas estiverem compartilhando o mesmo plano de contas e de históricos. Caso contrário, não será possível prosseguir.
Utilizar um plano disponível no OneFlow (3): não existe um modelo padrão de plano de folha de pagamento no OneFlow, portanto serão exibidos planos utilizados em outras empresas. Também exige esse compartilhamento entre os planos.
Duplicar um plano de outra empresa (4): igualmente depende do compartilhamento. Se os planos estiverem apenas duplicados (e não compartilhados), não será possível prosseguir com a opção.
5) Por fim, você também pode criar um plano do zero (1), para que o sistema carregue a estrutura padrão do plano. Clique em Continuar (2).
6) No campo Utilização, selecione OneFlow - Folha de Pagamento (1), informe uma descrição que identifique o plano (2) e selecione os Planos de Contas (3) e de Históricos (4) que serão utilizados.
7) Clique em Salvar (1). A estrutura padrão de lançamentos de contabilização da Folha de Pagamento será carregada automaticamente (2).
8) Dê duplo clique sobre um dos lançamentos da grid para configurar as contas contábeis das respectivas partidas.
💡Cada transação corresponde a uma partida do lançamento de contabilização, ou seja, o lançamento é composto de partidas múltiplas.
9) Dê duplo clique sobre a partida e informe a conta contábil correspondente.
💡 As transações são identificadas visualmente por cor:
Transações em azul: representam os proventos da Folha de Pagamento, natureza contábil a débito.
Transações em vermelho: representam os descontos, natureza contábil a crédito.
Após configurar as contas contábeis para todas as partidas de cada lançamento, o Plano de Contabilização estará pronto para uso.
Contabilizando a Folha de Pagamento
A contabilização é realizada automaticamente no momento do fechamento da Folha de Pagamento, sem necessidade de ação adicional.
Para gerar lançamentos de competências anteriores, utilize a funcionalidade de ressincronização.
1) Acesse o menu Contábil (1), localize o tópico Planos de Contabilização e clique em “Ressincronizar lançamentos” (2).
2) Escolha o módulo "Folha de pagamento" (1) e clique em "Ressincronizar" (2).
Lançamentos contábeis gerados
Os lançamentos gerados terão a origem identificada como Folha de Pagamento e poderão ser consultados no painel contábil da empresa, na etapa Entradas.
Ao dar um duplo clique você verá todos os lançamentos de origem folha de pagamento
Ao clicar duplo para ver os detalhes das partidas, é possível conferir as rubricas ou outros itens da Folha de Pagamento que compõem o valor de cada partida.
A opção "Ver Origem" do lançamento contábil direciona para a Central de Processamentos da Folha de Pagamento, permitindo a consulta e conferência das informações processadas.
Auditando lançamentos gerados com erro
A ausência de configuração de rubricas, impostos ou outros itens no Plano de Contabilização pode resultar na geração de lançamentos com auditoria de erro. Isso ocorre porque o OneFlow contabiliza todos os valores processados na folha, mesmo que ainda não estejam configurados no plano.
Lançamentos com erro são sinalizados em vermelho. Para verificar as auditorias, acesse a aba Erros e Alertas do lançamento.
Ao dar duplo clique na auditoria referente à composição das partidas, é exibido um link de acesso direto aos detalhes da configuração.
As colunas Lançamento e Transação indicam onde a rubrica está posicionada dentro do Plano de Contabilização. Basta dar duplo clique sobre a rubrica e informar a conta contábil correspondente.
⚠️ Se as colunas Lançamento, Transação e Conta Contábil estiverem todas como Não Configuradas, significa que a rubrica, imposto ou item ainda não existe no Plano de Contabilização. Nesse caso, ao clicar duplo sobre o item, a tela de configuração do plano será aberta para que o lançamento, a transação correspondente e os itens da aba Composição sejam definidos.
Conferindo os lançamentos contabilizados
Conferência dos tipos de folha
1) Na Central de Processamentos da Folha de Pagamento, selecione o Tipo de Folha desejado (1) e acesse a aba Rubricas totalizadas (2) para visualizar as origens dos lançamentos e seus valores.
2) Em seguida, clique na aba Contabilização para visualizar os lançamentos contábeis gerados para aquele tipo de folha.
3) No módulo Contábil, ao clicar duplo sobre o card dos lançamentos da Folha de Pagamento, é possível identificar o tipo de folha pelas colunas Plano de Contabilização e Documento.
4) Dando duplo clique em cada partida, a aba Composição exibe a rubrica relacionada.
Conferência dos impostos sobre a folha
1) Na aba Impostos (1) da Central de Processamentos, selecione o Tipo de Folha (2) e o imposto desejado para conferência (3).
2) Acesse a aba Contabilização para visualizar os lançamentos gerados para aquele imposto.
3) No módulo Contábil, a coluna Plano de Contabilização identifica o tipo de imposto e a coluna Documento identifica o tipo de folha.
4) Na aba Composição da partida, é possível confirmar que o valor corresponde ao imposto calculado na folha.
Conferência do INSS em férias particionadas
Abaixo temos o razão da conta contábil do INSS, gerado no modulo contabil (menu contabil > relatorios > balancete > gerar)
No mês de AGO/25, o saldo da conta contábil apresentou o valor de R$ 13.910,41 (C), porém o valor do INSS dos segurados calculado na Folha de Pagamento foi de R$ 5.418,76 (C).
Com isso, surgiu uma diferença de R$ 8.491,65 (C) entre a contabilidade e a folha.
Valor da conta contábil:
Valor do imposto na folha:
Cálculo do imposto:
1.608,46 + 2.647,09 + 767,62 + 595,59 = 5.618,76
5.618,76 - 200,00 = 5.418,76
Esse tipo de diferença é comum quando existem férias particionadas (ou seja, férias divididas em mais de um período).
Isso acontece porque a contabilidade e a Folha de Pagamento consideram os valores em momentos diferentes.
Como os valores foram contabilizados
Em AGO/25 foi processado um recibo de férias.
Nesse recibo, foi contabilizado o valor de R$ 353,78 referente ao INSS dos segurados.
Já na Folha mensal, foram contabilizados:
INSS dos segurados: R$ 1.241,26
Desconto de salário-família: R$ 200,00
Com isso, o valor demonstrado no razão contábil ficou da seguinte forma:
(+) INSS do recibo de férias: R$ 353,78
(+) INSS da folha mensal: R$ 1.241,26
(-) Salário-família: R$ 200,00
Total a recolher: R$ 1.395,04
Após o pagamento da guia de INSS no valor de R$ 5.418,76, permaneceu uma diferença no razão contábil de R$ 63,99 (C).
Essa diferença acontece porque a contabilidade e a Folha de Pagamento tratam as férias particionadas de maneiras diferentes.
Na contabilização
É considerado o valor total do INSS descontado no recibo de férias:
R$ 353,78
Na Folha de Pagamento
A guia de recolhimento de AGO/25 considera apenas o valor do INSS referente aos dias de férias que pertencem ao mês de agosto:
R$ 289,79
Por isso é gerada a diferença:
353,78 - 289,79 = 63,99
Essa diferença é temporária e ocorre devido ao rateio das férias entre competências diferentes.
Na contabilidade, o valor total do INSS das férias já foi reconhecido em AGO/25.
Porém, na Folha de Pagamento, a guia de recolhimento considera apenas a parte das férias correspondente aos dias do mês de agosto.
O valor restante será considerado na competência seguinte, SET/25.
Dessa forma, a diferença será compensada automaticamente quando a próxima guia de INSS for gerada.
Desbloqueando a alteração de lançamentos
Os lançamentos originados da Folha de Pagamento são bloqueados pelo OneFlow por padrão, para garantir a integridade das informações. Quando necessário, o desbloqueio pode ser feito nas Definições Contábeis da empresa.
1) Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela da empresa.
2) Selecione Definições Contábeis.
3) Na aba Lançamentos (1), área Alteração de Lançamentos, marque a opção Folha de Pagamento OneFlow (2) e salve (3).
Composição das transações das partidas
O OneFlow identifica as rubricas, impostos e outros itens da Folha de Pagamento a serem considerados em cada lançamento contábil por meio da aba Composição da transação correspondente.
💡Dica: A composição já vem previamente configurada na estrutura padrão criada pelo OneFlow. É possível ajustá-la vinculando novas rubricas, impostos ou outros itens, ou desvinculando os existentes.
Também é possível criar novos lançamentos no Plano de Contabilização ou novas partidas em lançamentos existentes, sempre utilizando a aba Composição para informar os dados a integrar.
Histórico das partidas dos lançamentos
A descrição do histórico de todas as transações das partidas é criada automaticamente pelo OneFlow com o padrão:
"Valor ref provisão + complemento 1 + complemento 2"
Essa descrição é gerada dentro do Plano de Históricos da empresa, com utilização OneFlow - Folha de Pagamento, e pode ser alterada quando necessário.
Ao gerar o lançamento, os complementos são substituídos automaticamente:
Complemento 1: descrição da transação da partida do lançamento de contabilização.
Complemento 2: mês e ano de competência da Folha de Pagamento.
Exemplos de configuração do Plano de Contabilização
Exemplo: Recibo de Férias
O exemplo abaixo demonstra um recibo de Férias com suas respectivas rubricas e o lançamento contábil correspondente.
Em azul, está destacado o total de proventos (1) e, em vermelho, o total de descontos (2).
Observe que os valores apresentados no recibo são refletidos corretamente na contabilização. O total de proventos compõe a provisão de férias, enquanto o total de descontos corresponde aos valores de INSS e IRRF a recolher. Já o valor líquido é de R$ 5.939,79, exatamente conforme demonstrado no recibo da folha.
Para gerar esse lançamento, foram configuradas as contas contábeis do lançamento de contabilização de Férias da seguinte forma:
Nesse modelo, as transações configuradas foram:
Despesa com Férias: composta pelas rubricas 01020 (Férias Remuneração) e 11020 (Férias - 1/3 da remuneração).
INSS descontado: composta pela rubrica 19201 (INSS - Férias).
Líquido de Férias: composta pelo item "Líquido de Férias" do recibo de férias.
💡 No Plano de Contabilização, é necessário apenas definir as contas contábeis das transações (partidas dos lançamentos). A composição (rubricas, impostos e outros itens) já vem previamente preenchida na estrutura padrão criada pelo OneFlow.
Exemplo: Folha Mensal — Salários e Pró-Labore
O exemplo abaixo demonstra como funciona o lançamento contábil da Folha Mensal e quais configurações foram utilizadas para gerar essa contabilização.
Para que o lançamento acima fosse gerado, foi necessário configurar as contas contábeis da Folha Mensal — Salários e Pró-Labore da seguinte forma:
No exemplo acima, estamos demonstrando apenas as transações utilizadas neste modelo de Folha Mensal. Cada transação é formada por determinadas rubricas da folha, conforme abaixo:
Despesa com Salários: composta pela rubrica 01000 (Salário mensal).
Despesa com Pró-Labore: composta pela rubrica 03508 (Retiradas de Pró-labore).
Salário família (abatimento do INSS): composta pela rubrica 01409 (Salário família).
INSS descontado: composta pela rubrica 09201 (INSS Mensal).
Vale Transporte descontado: composta pela rubrica 09216 (Vale transporte - desconto).
Líquido de Salários: corresponde ao item “Líquido de salários” da Folha Mensal.
Líquido de Pró-Labore: corresponde ao item “Líquido de Pró-Labore” da Folha Mensal.
Despesa com Férias: composta pelas rubricas 71020 (Férias folha - remuneração) e 81020 (Férias folha - 1/3 remuneração).
Férias - valor descontado: composta pelas rubricas 09221 (Desconto de férias) e 89201 (INSS - Férias folha).
⚠️ Importante sobre as transações de Férias
As transações “Despesa com Férias” e “Férias - valor descontado” aparecem na Folha Mensal apenas para controle e conferência das informações, mas não geram impacto financeiro na contabilidade.
Isso acontece porque os valores de férias já foram calculados e contabilizados anteriormente no recibo de férias do colaborador.
Dessa forma, na Folha Mensal:
o total das rubricas de proventos que compõem a transação “Despesa com Férias”
será igualao total das rubricas de descontos que compõem a transação “Férias - valor descontado”.
Por esse motivo, a contabilização desses valores pode ser realizada, por exemplo, na conta Férias, sem alterar o saldo final da conta contábil.
Exemplo: Imposto FGTS sobre a Folha Mensal
Agora veremos um exemplo de como é realizada a contabilização do imposto FGTS da Folha Mensal.
Para que o lançamento acima fosse gerado, foi necessário configurar as contas contábeis responsáveis pela contabilização do Fundo de Garantia (FGTS), conforme exemplo abaixo:
Observe que a contabilização do FGTS possui apenas duas transações principais:
FGTS apurado: composta pelo valor do imposto FGTS sobre a Folha Mensal, representando o valor calculado pela empresa no período.
FGTS a recolher: também composta pelo valor do imposto FGTS sobre a Folha Mensal, representando o valor que ficará registrado como obrigação de pagamento da empresa.
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