Para realizar a contabilização da Folha de Pagamento OneFlow, primeiramente é necessário configurar o Plano de Contabilização.
Configurando o Plano de Contabilização da Folha de Pagamento
Acesse o Menu Contábil / Planos de Contabilização e clique em Incluir:
Na tela que será aberta, selecione a opção 'Quero criar um plano de contabilização do zero' e clique em 'Continuar' para que seja apresentada a tela de configuração do Plano.
Observação: caso o plano de contabilização das provisões já esteja criado no OneFlow, basta selecionar o mesmo utilizando a opção 'Quero utilizar um plano de contabilização que já existe no sistema'.
No campo 'Utilização' do Plano de Contabilização, selecione a opção 'OneFlow - Folha de Pagamento', informe uma descrição que identifique o plano e indique os planos de contas e de históricos que serão utilizados na configuração:
Em seguida, clique em 'Salvar para que seja carregada a estrutura padrão de lançamentos de contabilização da Folha de Pagamento:
Clique duplo sobre um dos lançamentos de contabilização apresentados na grid, para configurar as respectivas contas contábeis.
Observe que será apresentada uma lista de transações padrões relacionadas ao lançamento de contabilização selecionado:
Cada transação corresponde à uma partida do lançamento de contabilização, ou seja, o lançamento é composto de partidas múltiplas.
Clique duplo sobre a partida e informe a conta contábil correspondente.
Transações em azul: representam os proventos da Folha de Pagamento, por isso, a sua natureza contábil está à débito.
Transações em vermelho: representam os descontos e estão com a natureza à crédito.
Após informar as contas contábeis para todas as partidas (transações) de cada lançamento de contabilização, já é possível fazer a contabilização da Folha de Pagamento.
Clique aqui para ver exemplos de configuração do plano de contabilização à partir de modelos de Folha de Pagamento.
Ou clique nos links abaixo para mais informações sobre:
Composição (rubricas, impostos ou outros itens) das partidas dos lançamentos de contabilização.
Histórico dos lançamentos de contabilização.
Contabilizando a Folha de Pagamento
A contabilização será realizada automaticamente, no momento do fechamento da Folha de Pagamento.
Caso queira gerar lançamentos das folhas de competências anteriores, realize a ressincronização de lançamentos da Folha de Pagamento. Essa funcionalidade pode ser acessada por meio no Menu Contábil / Planos de Contabilização:
Lançamentos contábeis gerados
Os lançamentos contábeis gerados terão a origem identificada como 'Folha de Pagamento' e poderão ser consultados por meio de duplo clique no card correspondente, que será apresentado na etapa de 'Entradas' do painel contábil da empresa:
Ao clicar duplo para ver os detalhes das partidas do lançamento, você poderá conferir as rubricas ou outros itens da Folha de Pagamento que compõem o valor das mesmas:
A opção 'Ver Origem' do lançamento contábil, irá direcionar para a Central de Processamentos da Folha de Pagamento, possibilitando a consulta e/ou conferência das informações processadas na Folha:
Auditando os lançamentos contabilizados com erro
A falta de configuração das rubricas, impostos ou outros itens processados na Folha de Pagamento, assim como a falta de contas contábeis no Plano de Contabilização podem incorrer na geração de lançamentos com auditoria de erro.
Isso acontece porque o OneFlow vai contabilizar todos os valores que foram processados na Folha de Pagamento, mesmo que estes ainda não estejam devidamente configurados no Plano de Contabilização.
Quando um lançamento for gerado com erro, ele será sinalizado na cor vermelha e, ao clicar na aba 'Erros e Alertas', é possível verificar as auditorias realizadas:
Ao clicar duplo sobre a auditoria referente à configuração da composição das partidas, existirá um link 'Clique aqui' que irá te direcionar para os detalhes da configuração:
Observe acima que a auditoria está indicando que existem cinco rubricas sem configuração no Plano de Contabilização.
As colunas 'Lançamento' e 'Transação' da tela da auditoria indicam onde se encontra essa rubrica dentro do Plano de Contabilização (Ex.: 'Lançamento de contabilização da Folha de Adiantamento' e transação da partida 'Outras Despesas'), bastando informar a conta contábil correspondente, por meio de duplo clique sobre a rubrica.
Caso todas as colunas 'Lançamento', 'Transação' e 'Conta Contábil' estejam como 'Não Configuradas', significa que a rubrica, imposto ou outro item da Folha de Pagamento ainda não existe dentro do Plano de Contabilização. Nesse caso, ao clicar duplo sobre o item, será aberta a tela de configuração do plano, para que você selecione o lançamento de contabilização e a transação da partida correspondente e inclua o respectivo item na aba 'Composição'.
Conferindo os lançamentos contabilizados da Folha de Pagamento
Conferência dos Tipos de Folha
Estando na Central de Processamentos da Folha de Pagamento, selecione o Tipo de Folha que deseja conferir e clique na aba 'Rubricas totalizadas', que correspondem às origens do lançamento.
Observe na imagem abaixo, que selecionamos o tipo de folha de Adiantamento, que possui duas rubricas totalizadas e o respectivo valor líquido a pagar, que iremos conferir com a contabilidade:
Clique na aba 'Contabilização' e veja os lançamentos contábeis gerados:
No Contábil, clicando duplo sobre o card dos lançamentos originados da Folha de Pagamento, podemos identificar o tipo de folha origem dos lançamentos, por meio das colunas 'Plano de Contabilização' e/ou 'Documento'.
Clique duplo para ver os detalhes de cada partida:
Abaixo temos a partida correspondente à rubrica '05501 - Adiantamento Salarial (provento)' da nossa Folha de Pagamento modelo. Veja na aba 'Composição' que é apresentada a rubrica relacionada ao lançamento:
Em seguida, temos a partida correspondente à rubrica '49203 - IRRF Adiantamento (desconto)':
E na última partida, temos o valor correspondente ao 'Líquido de Adiantamento':
Legal! O tipo de Folha de Adiantamento está contabilizado corretamente.
Conferência dos Impostos sobre a Folha
Agora vamos clicar na aba 'Impostos' da Central de Processamentos da Folha de Pagamento, selecionando o Tipo de Folha 'Mensal' e vamos conferir o imposto FGTS:
Clique na aba 'Contabilização' e veja os lançamentos contábeis gerados:
No Contábil, clicando duplo sobre o card dos lançamentos originados da Folha de Pagamento, podemos identificar o tipo de folha origem dos lançamentos, por meio da coluna 'Documento' e o tipo de imposto por meio da coluna 'Plano de Contabilização'. Clique duplo para ver os detalhes das partidas:
Abaixo podemos ver na composição da partida, que o seu valor se trata do FGTS calculado na nossa Folha de Pagamento modelo:
Oba! O imposto FGTS sobre o tipo de Folha Mensal também está contabilizado corretamente.
Conferência do imposto INSS originado de Férias particionadas
Abaixo temos o razão da conta contábil do INSS, cujo valor a recolher (saldo de R$ 1.039,25 C) em JAN/24 está divergente do valor do INSS (segurados) calculado na Folha de Pagamento (R$ 990,29 C) gerando uma diferença (de R$ 48,96 C)
Esse tipo de situação é comum na ocorrência de férias particionadas pois, os valores foram contabilizados da seguinte forma:
Em JAN/24 houve o processamento de um recibo de férias, onde foi contabilizado o INSS (segurados) no valor de R$ 189,36:
E na Folha mensal, foi contabilizado o INSS (segurados) no valor de R$ 911,93 e também o desconto referente ao Salário família, no valor de R$ 62,04:
Onde obtemos o valor a recolher demonstrado no razão contábil:
(+) INSS do recibo de Férias: R$ 189,36
(+) INSS do recibo Mensal: R$ 911,93
(-) Salário família do recibo Mensal: R$ 62,04
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Total R$ 1.039,25
Com isso, após o pagamento da guia de INSS (R$ 990,29 D), fica uma diferença no razão contábil (de R$ 48,96 C):
A diferença se justifica pelo fato de que:
Contabilização: é considerado o valor total do INSS descontado no recibo de Férias (R$ 189,36).
Folha de Pagamento: a guia de recolhimento (JAN/24) considera o INSS sobre as férias dos dias somente de JAN (R$ 140,40).
Então: R$ 189,36 - R$ 140,40 = R$ 48,96 (diferença)
Essa diferença é temporária e será resolvida na próxima competência (FEV/24), quando a guia de recolhimento gerada pela Folha de Pagamento irá considerar o restante das férias particionadas, que já consta na contabilidade desde a competência anterior (originada do recibo de Férias):
Show! Entendemos que o imposto INSS está contabilizado corretamente.
Desbloqueando a alteração de lançamentos originados da Folha de Pagamento
A alteração de lançamentos originados da Folha de Pagamento estará bloqueada pelo OneFlow, com a finalidade de garantir a integridade da origem da informação. Mas se necessário, você pode fazer o desbloqueio por meio da configuração das Definições Contábeis da empresa.
Para isso, clique no botão representado por uma engrenagem, situado no canto superior direito da tela da empresa e, em seguida, em 'Definições Contábeis':
Na área 'Alteração de Lançamentos' marque a opção 'Folha de Pagamento OneFlow' para permitir que tais lançamentos sejam alterados:
Mais informações sobre configuração do Plano de Contabilização da Folha de Pagamento
Composição das transações das partidas dos Lançamentos de Contabilização
O OneFlow irá identificar as rubricas, impostos ou outros itens da Folha de Pagamento que deverão ser considerados para o lançamento contábil a ser gerado, por meio da configuração da aba 'Composição' do lançamento de contabilização:
A composição (rubricas, impostos, outros itens) já vem previamente configurada na estrutura criada para o Plano de Contabilização da Folha.
Se necessário, você pode alterar essa composição, vinculando novas rubricas ou outros itens ou ainda desvinculando-os:
Você também pode criar novos lançamentos no Plano de Contabilização ou ainda novas partidas nos lançamentos de contabilização já existentes, sempre informando os novos dados que deseja integrar por meio da aba 'Composição'.
Descrição do histórico da partida do lançamento
A descrição do histórico de todas as transações das partidas dos lançamentos já estarão previamente configuradas pelo OneFlow como:
'Valor ref provisão + complemento 1 + complemento 2'
Essa descrição padrão é criada pelo OneFlow dentro do Plano de Históricos da empresa, com a utilização 'OneFlow - Folha de Pagamento', podendo ser alterada quando necessário:
Sendo que, ao gerar o lançamento de integração da Folha de Pagamento, os complementos da descrição do histórico ficarão como:
Complemento 1 = será substituído pela descrição da transação da partida do lançamento de contabilização.
Complemento 2 = será substituído pelo mês e ano de competência da Folha de Pagamento.
Exemplos de configuração da contabilização, à partir das informações da Folha de Pagamento
No exemplo abaixo, temos um recibo de Férias com suas respectivas rubricas/valor líquido e a demonstração de como os dados do mesmo deverão ser contabilizados:
Para gerar o lançamento acima, foi feita a configuração das contas contábeis do lançamento de contabilização de Férias, da seguinte forma:
Observe acima que, a título de exemplificação, estamos demonstrando apenas a configuração das transações utilizadas no nosso modelo de recibo de Férias, sendo que:
Transação Despesa com Férias: composta pelas rubricas 01020 (Férias Remuneração) e 11020 (Férias - 1/3 da remuneração).
Transação INSS descontado: composta pela rubrica 19201 (INSS - Férias).
Transação Líquido de Férias: composta pelo item 'Líquido de Férias' do recibo de férias.
É válido lembrar que, no plano de contabilização, você só precisa definir as contas contábeis das transações, que são as partidas dos lançamentos de contabilização.
A composição (rubricas, impostos, outros itens) das transações já virão previamente preenchidas na estrutura criada para o plano de contabilização.
Agora vamos ver um exemplo de contabilização da Folha Mensal e como o lançamento deve ser gerado:
Para gerar o lançamento acima, foi feita a configuração das contas contábeis do lançamento de contabilização da Folha Mensal - Salários e Pró-Labore, da seguinte forma:
Observe acima que, a título de exemplificação, estamos demonstrando apenas a configuração das transações utilizadas no nosso modelo de Folha Mensal, sendo que:
Transação Despesa com Salários: composta pela rubrica 01000 (Salário mensal).
Transação Despesa com Pró-Labore: composta pela rubrica 03508 (Retiradas de Pró-labore).
Transação Salário família (abatimento do INSS): composta pela rubrica 01409 (Salário família).
Transação INSS descontado: composta pela rubrica 09201 (INSS Mensal).
Transação Vale Transporte descontado: composta pela rubrica 09216 (Vale transporte - desconto).
Transação Líquido de Salários: composta pelo item 'Líquido de salários' da Folha mensal.
Transação Líquido de Pró-Labore: composta pelo item 'Líquido de Pró-Labore' da Folha mensal.
Transação Despesa com Férias: composta pelas rubricas 71020 (Férias folha - remuneração) e 81020 (Férias folha - 1/3 remuneração).
Transação Férias - valor descontado: composta pelas rubricas 09221 (Desconto de férias) e 89201 (INSS - Férias folha).
Transações 'Despesa com Férias' e 'Férias - valor descontado'
As rubricas que compõem as transações 'Despesa com Férias' e 'Férias - valor descontado' apenas transitam pela Folha Mensal, não gerando valor contábil. Isso porque os proventos e descontos de férias já foram processados e contabilizados no recibo de férias.
Com isso, na Folha Mensal, a soma das rubricas de proventos que compõem a transação 'Despesa com Férias' será igual à soma das rubricas de descontos, que compõem a transação 'Férias - valor descontado':
E a contabilização das mesmas, pode ser feita na conta de Salários a Pagar (por exemplo), não influenciando no saldo da conta contábil:
Agora veremos um exemplo de contabilização do imposto FGTS sobre a Folha Mensal:
Para gerar o lançamento acima, foi feita a configuração das contas contábeis do lançamento de contabilização do Fundo de Garantia (FGTS), da seguinte forma:
Observe acima que a configuração do lançamento de contabilização do imposto FGTS tem apenas duas transações, sendo:
Transação FGTS apurado: composta pela imposto FGTS s/Folha Mensal.
Transação FGTS a recolher: que também é composta pela imposto FGTS s/Folha Mensal.