Para realizar a contabilização da Folha de Pagamento OneFlow, primeiramente é necessário configurar o Plano de Contabilização.

Acesse o Menu Contábil / Planos de Contabilização e clique em Incluir:

Na tela que será aberta, selecione a opção 'Quero criar um plano de contabilização do zero' e clique em 'Continuar' para que seja apresentada a tela de configuração do Plano.

No campo 'Utilização' do Plano de Contabilização, selecione a opção 'OneFlow - Folha de Pagamento', informe uma descrição que identifique o plano e indique os planos de contas e de históricos que serão utilizados na configuração:

Em seguida, clique em 'Salvar para que seja carregada a estrutura padrão de lançamentos de contabilização da Folha de Pagamento:

Clique duplo sobre um dos lançamentos de contabilização apresentados na grid, para configurar as respectivas contas contábeis.

Observe que será apresentada uma lista de transações padrões relacionadas ao lançamento de contabilização selecionado:

Clique duplo sobre a partida e informe a conta contábil correspondente.

Após informar as contas contábeis para todas as partidas (transações) de cada lançamento de contabilização, já é possível fazer a contabilização da Folha de Pagamento.

A contabilização será realizada automaticamente, no momento do fechamento da Folha de Pagamento.

Caso queira gerar lançamentos das folhas de competências anteriores, realize a ressincronização de lançamentos da Folha de Pagamento. Essa funcionalidade pode ser acessada por meio no Menu Contábil / Planos de Contabilização:

Os lançamentos contábeis gerados terão a origem identificada como 'Folha de Pagamento' e poderão ser consultados por meio de duplo clique no card correspondente, que será apresentado na etapa de 'Entradas' do painel contábil da empresa:

Ao clicar duplo para ver os detalhes das partidas do lançamento, você poderá conferir as rubricas ou outros itens da Folha de Pagamento que compõem o valor das mesmas:

A opção 'Ver Origem' do lançamento contábil, irá direcionar para a Central de Processamentos da Folha de Pagamento, possibilitando a consulta e/ou conferência das informações processadas na Folha:

A falta de configuração das rubricas, impostos ou outros itens processados na Folha de Pagamento, assim como a falta de contas contábeis no Plano de Contabilização podem incorrer na geração de lançamentos com auditoria de erro.

Isso acontece porque o OneFlow vai contabilizar todos os valores que foram processados na Folha de Pagamento, mesmo que estes ainda não estejam devidamente configurados no Plano de Contabilização.

Quando um lançamento for gerado com erro, ele será sinalizado na cor vermelha e, ao clicar na aba 'Erros e Alertas', é possível verificar as auditorias realizadas:

Ao clicar duplo sobre a auditoria referente à configuração da composição das partidas, existirá um link 'Clique aqui' que irá te direcionar para os detalhes da configuração:

Observe acima que a auditoria está indicando que existem cinco rubricas sem configuração no Plano de Contabilização.

As colunas 'Lançamento' e 'Transação' da tela da auditoria indicam onde se encontra essa rubrica dentro do Plano de Contabilização (Ex.: 'Lançamento de contabilização da Folha de Adiantamento' e transação da partida 'Outras Despesas'), bastando informar a conta contábil correspondente, por meio de duplo clique sobre a rubrica.

Caso todas as colunas 'Lançamento', 'Transação' e 'Conta Contábil' estejam como 'Não Configuradas', significa que a rubrica, imposto ou outro item da Folha de Pagamento ainda não existe dentro do Plano de Contabilização. Nesse caso, ao clicar duplo sobre o item, será aberta a tela de configuração do plano, para que você selecione o lançamento de contabilização e a transação da partida correspondente e inclua o respectivo item na aba 'Composição'.

Estando na Central de Processamentos da Folha de Pagamento, selecione o Tipo de Folha que deseja conferir e clique na aba 'Rubricas totalizadas', que correspondem às origens do lançamento.

Observe na imagem abaixo, que selecionamos o tipo de folha de Adiantamento, que possui duas rubricas totalizadas e o respectivo valor líquido a pagar, que iremos conferir com a contabilidade:

Clique na aba 'Contabilização' e veja os lançamentos contábeis gerados:

No Contábil, clicando duplo sobre o card dos lançamentos originados da Folha de Pagamento, podemos identificar o tipo de folha origem dos lançamentos, por meio das colunas 'Plano de Contabilização' e/ou 'Documento'.

Clique duplo para ver os detalhes de cada partida:

Abaixo temos a partida correspondente à rubrica '05501 - Adiantamento Salarial (provento)' da nossa Folha de Pagamento modelo. Veja na aba 'Composição' que é apresentada a rubrica relacionada ao lançamento:

Em seguida, temos a partida correspondente à rubrica '49203 - IRRF Adiantamento (desconto)':

E na última partida, temos o valor correspondente ao 'Líquido de Adiantamento':

Legal! O tipo de Folha de Adiantamento está contabilizado corretamente.

Agora vamos clicar na aba 'Impostos' da Central de Processamentos da Folha de Pagamento, selecionando o Tipo de Folha 'Mensal' e vamos conferir o imposto FGTS:

Clique na aba 'Contabilização' e veja os lançamentos contábeis gerados:

No Contábil, clicando duplo sobre o card dos lançamentos originados da Folha de Pagamento, podemos identificar o tipo de folha origem dos lançamentos, por meio da coluna 'Documento' e o tipo de imposto por meio da coluna 'Plano de Contabilização'. Clique duplo para ver os detalhes das partidas:

Abaixo podemos ver na composição da partida, que o seu valor se trata do FGTS calculado na nossa Folha de Pagamento modelo:

Oba! O imposto FGTS sobre o tipo de Folha Mensal também está contabilizado corretamente.

Abaixo temos o razão da conta contábil do INSS, cujo valor a recolher (saldo de R$ 1.039,25 C) em JAN/24 está divergente do valor do INSS (segurados) calculado na Folha de Pagamento (R$ 990,29 C) gerando uma diferença (de R$ 48,96 C)

Esse tipo de situação é comum na ocorrência de férias particionadas pois, os valores foram contabilizados da seguinte forma:

Em JAN/24 houve o processamento de um recibo de férias, onde foi contabilizado o INSS (segurados) no valor de R$ 189,36:

E na Folha mensal, foi contabilizado o INSS (segurados) no valor de R$ 911,93 e também o desconto referente ao Salário família, no valor de R$ 62,04:

Onde obtemos o valor a recolher demonstrado no razão contábil:

(+) INSS do recibo de Férias: R$ 189,36

(+) INSS do recibo Mensal: R$ 911,93

(-) Salário família do recibo Mensal: R$ 62,04

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Total R$ 1.039,25

Com isso, após o pagamento da guia de INSS (R$ 990,29 D), fica uma diferença no razão contábil (de R$ 48,96 C):

A diferença se justifica pelo fato de que:

Então: R$ 189,36 - R$ 140,40 = R$ 48,96 (diferença)

Essa diferença é temporária e será resolvida na próxima competência (FEV/24), quando a guia de recolhimento gerada pela Folha de Pagamento irá considerar o restante das férias particionadas, que já consta na contabilidade desde a competência anterior (originada do recibo de Férias):

Show! Entendemos que o imposto INSS está contabilizado corretamente.

A alteração de lançamentos originados da Folha de Pagamento estará bloqueada pelo OneFlow, com a finalidade de garantir a integridade da origem da informação. Mas se necessário, você pode fazer o desbloqueio por meio da configuração das Definições Contábeis da empresa.

Para isso, clique no botão representado por uma engrenagem, situado no canto superior direito da tela da empresa e, em seguida, em 'Definições Contábeis':

Na área 'Alteração de Lançamentos' marque a opção 'Folha de Pagamento OneFlow' para permitir que tais lançamentos sejam alterados:

O OneFlow irá identificar as rubricas, impostos ou outros itens da Folha de Pagamento que deverão ser considerados para o lançamento contábil a ser gerado, por meio da configuração da aba 'Composição' do lançamento de contabilização:

Se necessário, você pode alterar essa composição, vinculando novas rubricas ou outros itens ou ainda desvinculando-os:

Você também pode criar novos lançamentos no Plano de Contabilização ou ainda novas partidas nos lançamentos de contabilização já existentes, sempre informando os novos dados que deseja integrar por meio da aba 'Composição'.

A descrição do histórico de todas as transações das partidas dos lançamentos já estarão previamente configuradas pelo OneFlow como:

Essa descrição padrão é criada pelo OneFlow dentro do Plano de Históricos da empresa, com a utilização 'OneFlow - Folha de Pagamento', podendo ser alterada quando necessário:

Sendo que, ao gerar o lançamento de integração da Folha de Pagamento, os complementos da descrição do histórico ficarão como:

No exemplo abaixo, temos um recibo de Férias com suas respectivas rubricas/valor líquido e a demonstração de como os dados do mesmo deverão ser contabilizados:

Para gerar o lançamento acima, foi feita a configuração das contas contábeis do lançamento de contabilização de Férias, da seguinte forma:

Observe acima que, a título de exemplificação, estamos demonstrando apenas a configuração das transações utilizadas no nosso modelo de recibo de Férias, sendo que:

Agora vamos ver um exemplo de contabilização da Folha Mensal e como o lançamento deve ser gerado:

Para gerar o lançamento acima, foi feita a configuração das contas contábeis do lançamento de contabilização da Folha Mensal - Salários e Pró-Labore, da seguinte forma:

Observe acima que, a título de exemplificação, estamos demonstrando apenas a configuração das transações utilizadas no nosso modelo de Folha Mensal, sendo que:

Agora veremos um exemplo de contabilização do imposto FGTS sobre a Folha Mensal:

Para gerar o lançamento acima, foi feita a configuração das contas contábeis do lançamento de contabilização do Fundo de Garantia (FGTS), da seguinte forma:

Observe acima que a configuração do lançamento de contabilização do imposto FGTS tem apenas duas transações, sendo: