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Integração contábil da Folha de Pagamento OneFlow
Integração contábil da Folha de Pagamento OneFlow

Como configurar e integrar a Folha de Pagamento para o Contábil OneFlow

Telma Veloza avatar
Escrito por Telma Veloza
Atualizado há mais de uma semana

Para realizar a integração contábil da Folha de Pagamento OneFlow, primeiramente é necessário configurar o Plano de Contabilização.

Configurando o Plano de Contabilização da Folha de Pagamento

Acesse o Menu Contábil / Planos de Contabilização e clique em Incluir:

Na tela que será aberta, selecione a opção 'Quero criar um plano de contabilização do zero' e clique em 'Continuar' para que seja apresentada a tela de configuração do Plano.

No campo 'Utilização' do Plano de Contabilização, selecione a opção 'OneFlow - Folha de Pagamento', informe uma descrição que identifique o plano e indique os planos de contas e de históricos que serão utilizados na configuração:

Em seguida, clique em 'Salvar para que seja carregada a estrutura padrão de lançamentos de contabilização da Folha de Pagamento:

Clique duplo sobre um dos lançamentos de contabilização apresentados na grid, para configurar as respectivas contas contábeis.

Observe que será apresentada uma lista de transações padrões relacionadas ao lançamento de contabilização selecionado:

Cada transação corresponde à uma partida do lançamento de contabilização. Você só precisa clicar duplo sobre a mesma e informar a conta contábil correspondente.

As transações em azul representam os proventos da Folha de Pagamento, por isso, a sua natureza contábil está à débito. E as transações em vermelho representam os descontos e estão com a natureza à crédito.

Após informar as contas contábeis para as transações das partidas de cada lançamento de contabilização existente no plano, o sistema já estará preparado para iniciar a integração da Folha de Pagamento.

Composição das transações das partidas dos Lançamentos de Contabilização

O OneFlow irá identificar as rubricas, impostos ou outros itens da Folha de Pagamento que deverão ser considerados para o lançamento contábil a ser gerado, por meio da configuração já existente na aba 'Composição' do lançamento de contabilização:

Se necessário, você pode alterar essa composição, que já veio configurada pelo OneFlow, vinculando novas rubricas ou outros itens ou ainda desvinculando-os:

Você também pode criar novos lançamentos no Plano de Contabilização ou ainda novas partidas nos lançamentos de contabilização já existentes, sempre informando os novos dados que deseja integrar por meio da aba 'Composição'.

Descrição do histórico da partida do lançamento

A descrição do histórico de todas as transações das partidas dos lançamentos já estarão previamente configuradas pelo OneFlow como:

'Valor ref provisão + complemento 1 + complemento 2'

Essa descrição padrão é criada pelo OneFlow dentro do Plano de Históricos da empresa, com a utilização 'OneFlow - Folha de Pagamento', podendo ser alterada quando necessário:

Sendo que, ao gerar o lançamento de integração da Folha de Pagamento, os complementos da descrição do histórico ficarão como:

  • Complemento 1 = será substituído pela descrição da transação da partida do lançamento de contabilização.

  • Complemento 2 = será substituído pelo mês e ano de competência da Folha de Pagamento.

Gerando a Integração da Folha de Pagamento

A integração será gerada automaticamente, no momento em que for realizado o fechamento da Folha de Pagamento.

Caso queira gerar lançamentos das folhas de competências anteriores, realize a ressincronização de lançamentos da Folha de Pagamento. Essa funcionalidade pode ser acessada por meio no Menu Contábil / Planos de Contabilização:

Lançamentos contábeis gerados

Os lançamentos contábeis gerados terão a origem identificada como 'Folha de Pagamento' e poderão ser consultados por meio de duplo clique no card correspondente, que será apresentado na etapa de 'Entradas' do painel da empresa:

Ao clicar duplo para ver os detalhes das partidas do lançamento, você poderá conferir as rubricas ou outros itens da Folha de Pagamento que compõem o valor das mesmas:

A opção 'Ver Origem' do lançamento contábil, irá te direcionar para a Central de Processamentos da Folha de Pagamento, possibilitando a consulta e/ou conferência das informações processadas na Folha:

Desbloqueando a alteração de lançamentos originados da Folha de Pagamento

A alteração de lançamentos originados da Folha de Pagamento estará bloqueada pelo OneFlow, com a finalidade de garantir a integridade da origem da informação. Mas se necessário, você pode fazer o desbloqueio por meio da configuração das Definições Contábeis da empresa.

Para isso, clique no botão representado por uma engrenagem, situado no canto superior direito da tela da empresa e, em seguida, em 'Definições Contábeis':

Na área 'Alteração de Lançamentos' marque a opção 'Folha de Pagamento OneFlow' para permitir que tais lançamentos sejam alterados:

Conferindo os lançamentos integrados da Folha de Pagamento

Conferência dos Tipos de Folha

Estando na Central de Processamentos da Folha de Pagamento, selecione o Tipo de Folha que deseja conferir e clique na aba 'Rubricas totalizadas', que correspondem às origens do lançamento.

Observe na imagem abaixo, que selecionamos o tipo de folha de Adiantamento, que possui duas rubricas totalizadas e o respectivo valor líquido a pagar, que iremos conferir com a contabilidade:

Clique na aba 'Contabilização' e veja os lançamentos contábeis gerados:

No Contábil, clicando duplo sobre o card dos lançamentos originados da Folha de Pagamento, podemos identificar o tipo de folha origem dos lançamentos, por meio das colunas 'Plano de Contabilização' e/ou 'Documento'.

Clique duplo para ver os detalhes de cada partida:

Abaixo temos a partida correspondente à rubrica '05501 - Adiantamento Salarial (provento)' da nossa Folha de Pagamento modelo. Veja na aba 'Composição' que é apresentada a rubrica relacionada ao lançamento:

Em seguida, temos a partida correspondente à rubrica '49203 - IRRF Adiantamento (desconto)':

E na última partida, temos o valor correspondente ao 'Líquido de Adiantamento':

Legal! O tipo de Folha de Adiantamento está contabilizado corretamente.

Conferência dos Impostos sobre a Folha

Agora vamos clicar na aba 'Impostos' da Central de Processamentos da Folha de Pagamento, selecionando o Tipo de Folha 'Mensal' e vamos conferir o imposto FGTS:

Clique na aba 'Contabilização' e veja os lançamentos contábeis gerados:

No Contábil, clicando duplo sobre o card dos lançamentos originados da Folha de Pagamento, podemos identificar o tipo de folha origem dos lançamentos, por meio da coluna 'Documento' e o tipo de imposto por meio da coluna 'Plano de Contabilização'. Clique duplo para ver os detalhes das partidas:

Abaixo podemos ver na composição da partida, que o seu valor se trata do FGTS calculado na nossa Folha de Pagamento modelo:

Oba! O imposto FGTS sobre o tipo de Folha Mensal também está contabilizado corretamente.

Auditando os lançamentos contabilizados com erro

A falta de configuração das rubricas, impostos ou outros itens processados na Folha de Pagamento, assim como a falta de contas contábeis no Plano de Contabilização podem incorrer na geração de lançamentos com auditoria de erro.

Isso acontece porque o OneFlow vai contabilizar todos os valores que foram processados na Folha de Pagamento, a fim de garantir que nada deixe de ser contabilizado, mesmo que estes ainda não estejam devidamente configurados no Plano de Contabilização.

Quando um lançamento for gerado com erro, ele será sinalizado na cor vermelha e, ao clicar na aba 'Erros e Alertas', é possível verificar as auditorias realizadas:

Ao clicar duplo sobre a auditoria referente à configuração da composição das partidas, existirá um link 'Clique aqui' que irá te direcionar para os detalhes da configuração:

Observe acima que a auditoria está indicando que existem cinco rubricas sem configuração no Plano de Contabilização.

As colunas 'Lançamento' e 'Transação' da tela da auditoria indicam onde se encontra essa rubrica dentro do Plano de Contabilização (Ex.: 'Lançamento de contabilização da Folha de Adiantamento' e transação da partida 'Outras Despesas'), bastando informar a conta contábil correspondente, por meio de duplo clique sobre a rubrica.

Caso todas as colunas 'Lançamento', 'Transação' e 'Conta Contábil' estejam como 'Não Configuradas', significa que a rubrica, imposto ou outro item da Folha de Pagamento ainda não existe dentro do Plano de Contabilização. Nesse caso, ao clicar duplo sobre o item, será aberta a tela de configuração do plano, para que você selecione o lançamento de contabilização e a transação da partida correspondente e inclua o respectivo item na aba 'Composição'.

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