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Importação movimentação financeira de outros ERPs para o OneFlow
Importação movimentação financeira de outros ERPs para o OneFlow

Como importar lançamentos financeiros gerados em outros ERPs (via planilha Excel) para o contábil OneFlow

Telma Veloza avatar
Escrito por Telma Veloza
Atualizado há mais de uma semana

Reduza substancialmente o tempo gasto com a escrituração contábil da movimentação financeira do seu cliente que não utiliza o Omie, assim como a incidência de erros de digitação, por meio da importação flexível de planilhas.

Essa funcionalidade visa facilitar e agilizar a entrada de lançamentos contábeis no OneFlow, à partir da importação de planilhas contendo dados financeiros extraídos de origens diversas como: o ERP utilizado pelo seu cliente, os extratos gerados por instituições bancárias, a movimentação financeira digitada, dentre outros.

Isso é possível por meio da configuração inicial - De/Para - das colunas existentes na planilha do seu cliente com as contas contábeis do plano de contas que, após realizada, irá possilitar que os lançamentos financeiros sejam transformados em lançamentos contábeis e importados para o OneFlow de forma recorrente, conforme explicado no passo a passo:

Importando as Planilhas com conteúdo financeiro

A importação deve ser realizada por meio da opção 'Importar Lançamentos', disponível no Menu Contábil / Lançamentos:

Na tela que será aberta, clique na opção 'Planilha de Outro ERP' para que o sistema solicite o upload da planilha que você deseja importar:

Você poderá importar a planilha conforme o modelo extraído da solução financeira do seu cliente (seja através do ERP, digitação, extrato bancário e etc) ou, se preferir, pode usar o modelo padrão OneFlow, cujo download pode ser feito por meio do link ilustrado na imagem acima.

Após o upload da planilha, se o OneFlow identificar que já existe configuração (De/Para) realizado para ela, a importação se iniciará automaticamente.

Caso contrário, será necessário confirmar ou informar o Plano de Contabilização ref. 'Outros ERPs - Financeiro' que será utilizado na importação (1) ou clicar na opção correspondente à configuração do novo modelo (2) que você deseja importar e, em seguida, clicar em 'Continuar':

Para melhor entendimento, na tela seguinte será apresentado um resumo com as principais etapas da configuração. Após ler as mesmas, clique em 'Continuar'.

Configurando um novo Modelo de Planilha

A estrutura do modelo de planilha extraído da solução financeira do seu cliente será configurada por meio do Plano de Contabilização com utilização 'Outros ERPs - Financeiro', onde será realizado o De/Para das informações financeiras existentes na planilha, com as informações necessárias para a contabilização.

Com isso, é necessário que as planilhas de movimentações financeiras tenham ao menos as seguintes informações:

  • Categoria que identifique a transação financeira

  • Valor principal ou original

  • Data da transação financeira

Demais informações como: participante, histórico, dados da conta corrente, data da provisão, não precisam estar obrigatoriamente dentro da planilha, cujos detalhes de configuração explicaremos ao longo desse artigo.

Você só precisará configurar o modelo estrutural da respectiva planilha uma vez e, à partir de então, a importação das movimentações financeiras constantes na mesma poderão ser realizadas de forma recorrente.

Configuração dos Dados Iniciais do Plano de Contabilização

  • Descrição que identifique o modelo de planilha a ser importado

  • Plano de Contas que será utilizado na importação

  • Plano de Históricos que será utilizado na importação

  • Modelo de planilha que será importado, sendo:

    • Modelo específico: conforme extraído da solução financeira do seu cliente

    • Modelo padrão OneFlow: que pode ser baixado no momento da importação e preenchido com as informações financeiras do seu cliente para posterior importação.

  • Tipo de contabilização:

    • Somente Baixa: para cada lançamento financeiro existente na planilha, será gerado um lançamento de baixa, sendo: Despesa ou Receita x Banco.

    • Provisão e Baixa: para cada lançamento financeiro existente na planilha, serão gerado dois lançamentos contábeis, sendo:

      • Um de provisão: Despesa ou Receita x Fornecedor ou Cliente

      • Um de baixa: Fornecedor ou Cliente x Banco

      Para esse tipo de contabilização é necessário que a planilha tenha uma coluna contendo a data da provisão da transação financeira.

      OBS.: Uma vez definido o tipo de contabilização e, tendo lançamentos importados para o modelo de planilha configurado, não será mais possível alterar o mesmo, exceto se os lançamentos já importados forem excluídos.

Aba Planilha

Essa aba será apresentada somente se você estiver configurando um modelo específico de planilha. Por meio dela será feito o De/Para das colunas da planiha extraída da solução financeira do seu cliente (origem) com as informações destino necessárias para a geração do lançamento contábil.

Exemplo de um modelo de planilha contendo dados financeiros:

Primeiramente indique a posição inicial (1) do cabeçalho (coluna e linha) da planilha.

Depois informe em que coluna se encontram as informações que identificam a categoria (ou classificação) da transação financeira (2).

Em seguida, faça o upload da planilha (3) para que o OneFlow possa carregar os dados das colunas a serem configuradas.

Após o upload da planilha, associe as colunas da mesma (lado direito) com as informações necessárias para a contabilização (lado esquerdo). Basta clicar duplo sobre o item que deseja parametrizar:

Veja um exemplo de parametrização das colunas de uma planilha com o tipo de contabilização = Provisão e Baixa:

Planilha exemplo:

De/Para das informações da contabilização (1) com as colunas da planilha (2). A letra de identificação da coluna está destacada em amarelo:

Caso a planilha modelo não tenha uma coluna que identifique as categorias financeiras (conforme o exemplo abaixo) - o que pode ocorrer em planilhas cujas transações sejam todas referentes às receitas da empresa - basta informar a opção 'Usar conta da transação Receita' em substituição à coluna correspondente à categoria.

O modelo de planilha abaixo contém apenas as receitas de uma empresa, logo, todas as transações serão contabilizadas na mesma conta contábil de receita:

Com isso, não será necessário fazer De/Para de Categorias, mas apenas informar a conta contábil da Receita diretamente no lançamento de contabilização (aba Operações) para a transação = 'Receita'.

Aba Categorias

Serão carregadas as descrições das categorias existentes no modelo de planilha importado para configuração, identificadas por meio da coluna parametrizada no campo 'Coluna ref a Categoria Financeira', da aba 'Planilha':

Selecione a categoria e dê um clique duplo (ou clique em 'Editar') para informar o seu tipo - Pagamento ou Recebimento - e a conta contábil correspondente a ser utilizada na partida do lançamento contábil importado:

Se necessário, você pode incluir novas categorias ou excluir as que não estejam mais sendo utilizadas.

Também é possível informar uma conta contábil de exceção ao fornecedor ou cliente.

Essa informação é opcional e, ao utilizá-la, se o lançamento de contabilização estiver configurado para ser composto de partidas que façam referência à cliente ou fornecedor, ao gerar o lançamento contábil, esse cliente ou fornecedor será substituído pela conta contábil informada na exceção da respectiva categoria.

Exemplo de parametrização do lançamento de contabilização, contendo uma partida configurada para a transação = 'Fornecedor':

Transação (partida do lançamento contábil)

Configuração da Conta Contábil

Natureza da partida

Contas contábeis associadas ao tipo de transação

Conta contábil definida como exceção à transação ref. ao Fornecedor

Despesa

Usar a conta contábil referente a Categoria da Despesa

Categoria = FGTS

Débito

Despesa com FGTS

----------

Fornecedor

Usar a conta contábil referente ao Fornecedor

Crédito

Caixa Econômica Federal

FGTS a Recolher

Como o lançamento contábil será gerado:

D - Despesa com FGTS

C - FGTS a Recolher

Conforme ilustrado acima, para o exemplo de categoria 'FGTS', veja que a conta contábil referente à partida do fornecedor (Caixa Econômica Federal), foi substituída pela conta definida como exceção (FGTS a Recolher).

Aba Contas Correntes

Serão carregadas as contas correntes utilizadas pelo cliente com as associações já realizadas para as respectivas contas contábeis.

Caso a conta contábil ainda não tenha sido associada, clique em 'Editar a conta contábil', informe a mesma e clique em 'Salvar':

Para que as contas correntes sejam apresentadas nessa aba, é necessário que elas tenham sido cadastradas previamente.

Caso isso ainda não tenha sido feito, acesse o Menu Contábil / Contas Correntes / Exibir Todas e clique em 'Incluir':

Informe os dados básicos como: 'Tipo de Conta Corrente', 'Instituição', 'Nome da Conta', 'Agência', 'Número da Conta Corrente', 'Saldo Inicial' (valor e data) e clique em 'Salvar':

Aba Operações

Nessa aba são configurados os lançamentos conforme o tipo de contabilização definido para o modelo de planilha, sendo:

  • Contabilização de Provisão e Baixa: serão apresentados dois lançamentos de provisão (com as categorias da despesa ou da receita x participante cliente ou fornecedor) e dois de baixa (com o participante cliente ou fornecedor x conta corrente):

Os lançamentos de provisão já estarão criados com a configuração das partidas devedoras e credoras, com isso, você não precisará informar as contas contábeis:

Para os lançamentos de baixa, você precisará informar as contas contábeis relacionadas às transações de juros, multa e descontos pagos e recebidos:

  • Contabilização somente da Baixa: serão apresentados apenas os dois lançamentos de baixa:

    Os lançamentos de baixa ocorrerão diretamente nas categorias da despesa ou da receita x conta corrente, sendo necessário configurar apenas as contas contábeis relacionadas às transações de juros, multa e descontos pagos e recebidos:

Descrição do Histórico das partidas dos lançamentos de contabilização

A descrição do histórico de todas as transações das partidas dos lançamentos de contabilização já estarão previamente configuradas pelo OneFlow. Exemplos:

Provisão ref. + complemento 1 + complemento 2

Pagamento ref + complemento 1 + complemento 2

Recebimento ref + complemento 1 + complemento 2

Essa descrição padrão é criada pelo OneFlow dentro do Plano de Históricos da empresa, com a utilização 'Outros ERPs - Financeiro', podendo ser alterada quando necessário:

No exemplo acima, ao gerar o lançamento à partir da importação da planilha de dados financeiros, os complementos da descrição do histórico ficarão como:

  • Complemento 1 = será substituído pela descrição da categoria origem do lançamento de contabilização (ex.: Energia Elétrica)

  • Complemento 2 = será substituído pelo nome da conta corrente do lançamento de contabilização (ex.: Banco Itau)

    Com isso, ao gerar o lançamento contábil, esse histórico exemplificado ficaria como: 'Pagamento ref.' 'Energia Elétrica' 'Banco Itau'

Como os lançamentos contábeis serão gerados

Conforme já explicado no tópico 'Importando as planilhas com conteúdo financeiro', a importação iniciará automaticamente após o upload da planilha, se o OneFlow identificar que já existe configuração (De/Para) realizado para ela.

Com isso, para que as transações financeiras existentes na planilha sejam transformadas em lançamentos contábeis, será verificada a origem configurada para cada dado que compõe o lançamento:

Dados do Lançamento Contábil

Origem da Informação na Planilha

Data da Baixa

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o item 'Data da Baixa'

Data da Provisão

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o item 'Data da Provisão'

C/Partida ref à Despesa ou Receita

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o campo 'Coluna ref. a Categoria Financeira'.

Será gerada a conta contábil definida (via aba 'Categorias') para a categoria do lançamento financeiro da planilha, ref. a transação da Despesa ou da Receita do lançamento de contabilização, quando configurado (via aba Operações) para 'Usar a conta contábil da Categoria da Despesa ou da Receita'.


OBS.: Caso o campo 'Coluna ref. a categoria financeira' da aba 'Planilha' estiver configurado para 'Usar conta da transação Receita', então a conta contábil da partida de receita será obtida conforme estiver configurada no respectivo lançamento de contabilização (aba operações).

C/Partida ref ao Participante (Cliente ou Fornecedor

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o item 'CNPJ/CPF do Participante'.

Será gerada a conta contábil do participante ref. a transação 'Cliente' ou 'Fornecedor' do lançamento de contabilização (aba 'Operações'), quando configurado para 'Usar a conta contábil do cliente ou do fornecedor'.

Após identificar o CNPJ/CPF do participante na planilha, o OneFlow irá buscar o mesmo dentro do Plano de Contas, conforme configurado na aba 'Vínculos' da conta contábil (no caso do Plano de Contas estar configurado para NÃO agrupar clientes e fornecedores).

Caso o CNPJ/CPF do participante não seja encontrado dentro do Plano de Contas, então o OneFlow irá criar o participante e a conta contábil automaticamente, realizando o respectivo vínculo.

OBS.: Caso no Plano de Contas da empresa esteja definido para agrupar clientes ou fornecedores, então a partida a ser gerada no lançamento, será aquela que estiver configurada para receber lançamentos de todos os clientes e/ou todos os fornecedores.

C/Partida ref à Conta Corrente

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o item 'Conta Corrente'.

Será gerada a conta contábil do Banco definida (via aba 'Contas Correntes') para a conta corrente do lançamento financeiro na planilha, ref. a transação 'Conta Corrente' do lançamento de contabilização (aba 'Operações'), quando configurado para 'Usar a conta contábil da conta corrente'.

OBS.: Caso opte por não configurar a aba 'Contas Correntes' (caso a planilha não tenha uma coluna com essa identificação), poderá informar a conta contábil do Banco diretamente no lançamento de contabilização de baixa (aba 'Operações'), na transação 'Conta Corrente'. Com isso, todos os lançamentos financeiros (de baixa) da planilha serão gerados para essa conta do Banco.

Valor e C/Partida ref aos Juros, Multa e/ou Desconto (pagos e recebidos)

Coluna(s) configurada(s) na aba 'Planilha' para o(s) item(ns) 'Valor juros', 'Valor multa' e 'Valor desconto' serão utilizadas para a identificação do valor a ser contabilizado.

A conta contábil será obtida conforme estiver configurada para as transações de juros, multa e desconto dos lançamentos de contabilização (aba 'Operações').

Histórico (principal)

O histórico (principal) será gerado conforme definido no campo 'Histórico' da partida do lançamento de contabilização (aba 'Operações'), respeitando às definições configuradas no Plano de Históricos da empresa.

Complementos do Histórico (1, 2 e 3)

Colunas configuradas na aba 'Planilha' para os itens 'Complemento Histórico 1, 2 e 3'.

O histórico (principal) gerado será complementado pelo conteúdo configurado nas colunas da planilha, respeitando às ordens 1, 2 e 3. Ou seja, o conteúdo do complemento 1 será adicionado ao histórico principal, enquanto os complementos 2 e 3 serão adicionados na sequência.

Valor Principal

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o item 'Valor Principal'.

Valor Baixado

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o item 'Valor Baixado' - que corresponde à diferença existente entre o 'Valor Principal' e os juros, multas ou descontos (se existirem).

Valor Específico

Coluna configurada na aba 'Planilha' para o(s) item(ns) 'Valor Específico' - que corresponde(m) à personalização de valores existentes na planilha.

Durante a importação, se o OneFlow identificar que existem informações na planilha ainda não configuradas, irá apresentar a tela abaixo para que você configure as mesmas antes de prosseguir:

Clique duplo sobre o item cuja 'Situação' está representada por um ícone vermelho para configurar os dados faltantes:

Você pode optar por continuar a importação mesmo que ainda existam itens não configurados, sendo que o OneFlow irá apresentar a seguinte mensagem, apenas como alerta:

Consultando os lançamentos gerados

Os lançamentos contábeis gerados terão a origem identificada como 'Financeiro (Outro ERP)' e poderão ser consultados por meio de duplo clique no card correspondente, que será apresentado na etapa de 'Entradas' do painel da empresa.

A opção 'Ver Origem' apresenta uma tela com os detalhes dos dados financeiros da planilha, que deram origem ao lançamento:

Exemplos de configuração de modelos de planillhas:

Planilha do tipo extrato bancário

Contendo somente lançamentos de baixa realizadas na mesma conta corrente:

Exemplo de Planilha:

De/Para das informações da contabilização x colunas da planilha:

Observe que foram configuradas apenas as colunas referente:

  • Categoria financeira: que corresponde ao histórico bancário (coluna B) e será associado à conta contábil por meio da configuração da aba 'Categorias'.

  • Data da Baixa: coluna A

  • Valor Principal: coluna C

Os lançamentos dessa planilha deverão ser gerados para uma única conta contábil do Banco, logo, não existe uma coluna que identifique a conta corrente.

Com isso, a conta contábil do Banco foi configurada diretamente na partida do lançamento de contabilização (aba Operações), para a transação 'Conta Corrente':

Planilha contendo valores específicos

Os itens de 'Valores Específicos' corresponde(m) à personalização de determinados valores da planilha.

Exemplo de planilha:

Observe na planilha exemplo que as movimentações financeiras de baixa se tratam de receitas de locação de box e, além dos valores comuns (original, baixado, juros, multa e desconto) há outros valores específicos ('seguro' e 'gateway') que impactam no valor recebido pela empresa.

Essas movimentações financeiras serão contabilizadas com as seguintes partidas:

Partida

Conta Contábil

Valor

Débito

01.1.1.02.007 - Banco Itau S/A

441,05

Débito

04.2.3.02.004 - Gateway

9,26

Crédito

03.1.3.02.004 - Seguros (recebidos)

10,40

Crédito

03.1.1.03.005 - Receitas de Aluguel

439,91

Com isso, esses valores específicos foram configurados na aba 'Planilha' do Plano de Contabilização:

E na aba 'Operações', as transações referentes à esses valores específicos, são apresentadas para a configuração da conta contábil do lançamento de contabilização:

Enquanto que a categoria da receita, foi configurada na aba 'Categorias':

Planilha contendo valores de juros e desconto na mesma coluna

Exemplo de planilha:

Veja na planilha exemplo que os valores de juros recebidos e de descontos concedidos são apresentados na mesma coluna denominada 'Diferença'.

Nesse caso, essa mesma coluna poderá ser configurada para ambos os itens - 'Juros' e 'Desconto' - de contabilização. E também é necessário configurar as colunas referentes ao 'Valor Principal' e 'Valor Baixado':

Na aba 'Operações', deverão ser configuradas as contas contábeis para as transações de 'Descontos' e 'Juros' do(s) respectivo(s) lançamento(s) de contabilização:

Com isso, possibilitando que os lançamentos sejam contabilizados da seguinte forma:

Número do lançamento

Partida

Conta Contábil

Valor

1

Débito

01.1.1.02.006 - Santander

800,00

1

Débito

04.2.3.02.004 - Descontos Fornecidos

83,09

1

Crédito

03.1.1.03.003 - Serviços Prestados ADM

883,09

2

Débito

01.1.1.02.006 - Santander

2.121.58

2

Crédito

03.1.3.02.003 - Juros Ativos

44,30

2

Crédito

03.1.1.03.003 - Serviços Prestados ADM

2.077,28

Planilha com categoria associada ao participante (ao invés de despesa ou receita)

Exemplo de Planilha:

Observe na planilha exemplo, que as categorias financeiras podem ser identificadas por meio da coluna 'Conta' (destacada em amarelo). Nessa coluna, há movimentações cuja categoria está definida como 'Fornecedor' e isso indica que a provisão da despesa já foi realizada em outro momento (por exemplo: via escrituração da Nota Fiscal) e agora a baixa deve ser realizada na conta do Fornecedor.

Nesse caso, basta configurar a opção 'Usar conta contábil do fornecedor' para essa categoria:

E manter a configuração da partida (Despesa) do lançamento de contabilização (aba Operações) conforme a categoria:

Com isso, ao gerar o lançamento, a partida da Despesa será substituída pela conta contábil correspondente ao fornecedor.

OBS.: É válido mencionar que esse procedimento pode ser realizado para ambos os tipos de participantes - Fornecedor ou Cliente.

Planilha contendo categorias rateadas por centro de custos

Exemplo de Planilha:

Observe na planilha exemplo, que os valores das movimentações financeiras foram rateados por centros de custos, onde temos colunas que identificam a descrição de cada c/custo, o % de participação e o valor rateado.

Para contabilizar os lançamentos no OneFlow considerando os rateios dessa planilha, é necessário fazer a configuração da aba 'Centros de Custo' no plano de contabilização 'Outros ERPs - Finaceiro':

OBS.: Essa aba será disponibilizada somente se a empresa possuir 'Plano de Centro de Custo' configurado.

Nessa aba, serão apresentadas linhas denominadas 'Rateio por Centro de Custo' para que sejam associadas as colunas da planilha que identifiquem os respectivos rateios.

Basta clicar duplo sobre cada linha disponível na aba 'Centros de Custo' para fazer a configuração das seguintes informações:

  • 1 - Descrição (nome/identificação) do centro de custo: informar em que coluna da planilha está identificado o nome/descrição do centro de custo.

  • 2 - % de participação: informar em que coluna da planilha está o % de participação distribuído para o rateio de cada centro de custo.

  • 3 - Valor de participação: informar em que coluna da planilha está o valor distribuído para cada centro de custo após a aplicação do % de rateio.

    OBS.: esse campo é opcional e, se não for configurado, o sistema irá contabilizar os valores rateados aplicando os percentuais existentes na planilha.

Se a quantidade de c/custos rateados na planilha for inferior à quantidade de linhas disponíveis para configuração na aba 'Centros de Custo', as mesmas podem ser mantidas em branco (sem configuração).

Como os lançamentos com rateio serão contabilizados

Os rateios serão aplicados nas partidas das contas contábeis que possuírem o indicador de 'Rateio por C/Custo' definido no Plano de Contas:

Lembrando que essas conta contábeis serão identificadas por meio do relacionamento com as categorias financeiras da planilha (aba 'Categorias').

OBS.: Caso a conta contábil associada à categoria não tenha o indicador de rateio definido no Plano de Contas, mas a planilha tenha rateio distribuído para o valor da categoria, então o lançamento será contabilizado com auditoria.

Ao contabilizar o lançamento, os dados para rateio serão verificados conforme a origem configurada na aba 'Centros de Custo':

Dados do Rateio do Lançamento Contábil

Origem da Informação na Planilha

Centro de Custo

Coluna configurada na aba 'Centros de Custo' para a descrição do centro de custo.

OBS.: O sistema irá identificar o centro de custo no Plano de C/Custo do OneFlow, pela descrição existente na planilha. Por isso, é importante que essa descrição seja igual ao nome do c/custo cadastrado no OneFlow.

% de Participação

Coluna configurada na aba 'Centros de Custo' para o % de participação do centro de custo.

Esse % será aplicado sobre o valor total do lançamento contabilizado à partir da planilha e associado ao c/custo correspondente.

OBS.: É válido lembrar que no OneFlow, o % de participação tem limite de quatro casas decimais, logo, se o % existente na planilha for maior, ele será arredondado no momento da importação.

Valor de participação (opcional)

Coluna configurada na aba 'Centros de Custo' para o valor de participação do centro de custo, lembrando que essa configuração é opcional.

Caso essa coluna esteja configurada, o valor existente na planilha será gravado no lançamento, para o centro correspondente. Caso contrário, esse valor será calculado com base no % de participação definido na planilha.

OBS.: É válido lembrar que no OneFlow, o valor do rateio tem limite de duas casas decimais, logo, se o valor existente na planilha for maior, ele será arredondado no momento da importação.

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