Reduza substancialmente o tempo gasto com a escrituração contábil da movimentação financeira do seu cliente que não utiliza o Omie, assim como a incidência de erros de digitação, por meio da importação flexível de planilhas.

Essa funcionalidade visa facilitar e agilizar a entrada de lançamentos contábeis no OneFlow, à partir da importação de planilhas contendo dados financeiros extraídos de origens diversas como: o ERP utilizado pelo seu cliente, os extratos gerados por instituições bancárias, a movimentação financeira digitada, dentre outros.

Isso é possível por meio da configuração inicial - De/Para - das colunas existentes na planilha do seu cliente com as contas contábeis do plano de contas que, após realizada, irá possilitar que os lançamentos financeiros sejam transformados em lançamentos contábeis e importados para o OneFlow de forma recorrente, conforme explicado no passo a passo:

A importação deve ser realizada por meio da opção 'Importar Lançamentos', disponível no Menu Contábil / Lançamentos:

Na tela que será aberta, clique na opção 'Planilha de Outro ERP' para que o sistema solicite o upload da planilha que você deseja importar:

Você poderá importar a planilha conforme o modelo extraído da solução financeira do seu cliente (seja através do ERP, digitação, extrato bancário e etc) ou, se preferir, pode usar o modelo padrão OneFlow, cujo download pode ser feito por meio do link ilustrado na imagem acima.

Após o upload da planilha, se o OneFlow identificar que já existe configuração (De/Para) realizado para ela, a importação se iniciará automaticamente.

Caso contrário, será necessário confirmar ou informar o Plano de Contabilização ref. 'Outros ERPs - Financeiro' que será utilizado na importação (1) ou clicar na opção correspondente à configuração do novo modelo (2) que você deseja importar e, em seguida, clicar em 'Continuar':

Para melhor entendimento, na tela seguinte será apresentado um resumo com as principais etapas da configuração. Após ler as mesmas, clique em 'Continuar'.

A estrutura do modelo de planilha extraído da solução financeira do seu cliente será configurada por meio do Plano de Contabilização com utilização 'Outros ERPs - Financeiro', onde será realizado o De/Para das informações financeiras existentes na planilha, com as informações necessárias para a contabilização.

Com isso, é necessário que as planilhas de movimentações financeiras tenham ao menos as seguintes informações:

Demais informações como: participante, histórico, dados da conta corrente, data da provisão, não precisam estar obrigatoriamente dentro da planilha, cujos detalhes de configuração explicaremos ao longo desse artigo.

Você só precisará configurar o modelo estrutural da respectiva planilha uma vez e, à partir de então, a importação das movimentações financeiras constantes na mesma poderão ser realizadas de forma recorrente.

Essa aba será apresentada somente se você estiver configurando um modelo específico de planilha. Por meio dela será feito o De/Para das colunas da planiha extraída da solução financeira do seu cliente (origem) com as informações destino necessárias para a geração do lançamento contábil.

Exemplo de um modelo de planilha contendo dados financeiros:

Primeiramente indique a posição inicial (1) do cabeçalho (coluna e linha) da planilha.

Depois informe em que coluna se encontram as informações que identificam a categoria (ou classificação) da transação financeira (2).

Em seguida, faça o upload da planilha (3) para que o OneFlow possa carregar os dados das colunas a serem configuradas.

Após o upload da planilha, associe as colunas da mesma (lado direito) com as informações necessárias para a contabilização (lado esquerdo). Basta clicar duplo sobre o item que deseja parametrizar:

Veja um exemplo de parametrização das colunas de uma planilha com o tipo de contabilização = Provisão e Baixa:

Planilha exemplo:

De/Para das informações da contabilização (1) com as colunas da planilha (2). A letra de identificação da coluna está destacada em amarelo:

Caso a planilha modelo não tenha uma coluna que identifique as categorias financeiras (conforme o exemplo abaixo) - o que pode ocorrer em planilhas cujas transações sejam todas referentes às receitas da empresa - basta informar a opção 'Usar conta da transação Receita' em substituição à coluna correspondente à categoria.

O modelo de planilha abaixo contém apenas as receitas de uma empresa, logo, todas as transações serão contabilizadas na mesma conta contábil de receita:

Com isso, não será necessário fazer De/Para de Categorias, mas apenas informar a conta contábil da Receita diretamente no lançamento de contabilização (aba Operações) para a transação = 'Receita'.

Serão carregadas as descrições das categorias existentes no modelo de planilha importado para configuração, identificadas por meio da coluna parametrizada no campo 'Coluna ref a Categoria Financeira', da aba 'Planilha':

Selecione a categoria e dê um clique duplo (ou clique em 'Editar') para informar o seu tipo - Pagamento ou Recebimento - e a conta contábil correspondente a ser utilizada na partida do lançamento contábil importado:

Se necessário, você pode incluir novas categorias ou excluir as que não estejam mais sendo utilizadas.

Também é possível informar uma conta contábil de exceção ao fornecedor ou cliente.

Essa informação é opcional e, ao utilizá-la, se o lançamento de contabilização estiver configurado para ser composto de partidas que façam referência à cliente ou fornecedor, ao gerar o lançamento contábil, esse cliente ou fornecedor será substituído pela conta contábil informada na exceção da respectiva categoria.

Exemplo de parametrização do lançamento de contabilização, contendo uma partida configurada para a transação = 'Fornecedor':

Como o lançamento contábil será gerado:

D - Despesa com FGTS

C - FGTS a Recolher

Conforme ilustrado acima, para o exemplo de categoria 'FGTS', veja que a conta contábil referente à partida do fornecedor (Caixa Econômica Federal), foi substituída pela conta definida como exceção (FGTS a Recolher).

Serão carregadas as contas correntes utilizadas pelo cliente com as associações já realizadas para as respectivas contas contábeis.

Caso a conta contábil ainda não tenha sido associada, clique em 'Editar a conta contábil', informe a mesma e clique em 'Salvar':

Para que as contas correntes sejam apresentadas nessa aba, é necessário que elas tenham sido cadastradas previamente.

Caso isso ainda não tenha sido feito, acesse o Menu Contábil / Contas Correntes / Exibir Todas e clique em 'Incluir':

Informe os dados básicos como: 'Tipo de Conta Corrente', 'Instituição', 'Nome da Conta', 'Agência', 'Número da Conta Corrente', 'Saldo Inicial' (valor e data) e clique em 'Salvar':

Nessa aba são configurados os lançamentos conforme o tipo de contabilização definido para o modelo de planilha, sendo:

Os lançamentos de provisão já estarão criados com a configuração das partidas devedoras e credoras, com isso, você não precisará informar as contas contábeis:

Para os lançamentos de baixa, você precisará informar as contas contábeis relacionadas às transações de juros, multa e descontos pagos e recebidos:

A descrição do histórico de todas as transações das partidas dos lançamentos de contabilização já estarão previamente configuradas pelo OneFlow. Exemplos:

Essa descrição padrão é criada pelo OneFlow dentro do Plano de Históricos da empresa, com a utilização 'Outros ERPs - Financeiro', podendo ser alterada quando necessário:

No exemplo acima, ao gerar o lançamento à partir da importação da planilha de dados financeiros, os complementos da descrição do histórico ficarão como:

Conforme já explicado no tópico 'Importando as planilhas com conteúdo financeiro', a importação iniciará automaticamente após o upload da planilha, se o OneFlow identificar que já existe configuração (De/Para) realizado para ela.

Com isso, para que as transações financeiras existentes na planilha sejam transformadas em lançamentos contábeis, será verificada a origem configurada para cada dado que compõe o lançamento:

Durante a importação, se o OneFlow identificar que existem informações na planilha ainda não configuradas, irá apresentar a tela abaixo para que você configure as mesmas antes de prosseguir:

Clique duplo sobre o item cuja 'Situação' está representada por um ícone vermelho para configurar os dados faltantes:

Você pode optar por continuar a importação mesmo que ainda existam itens não configurados, sendo que o OneFlow irá apresentar a seguinte mensagem, apenas como alerta:

Os lançamentos contábeis gerados terão a origem identificada como 'Financeiro (Outro ERP)' e poderão ser consultados por meio de duplo clique no card correspondente, que será apresentado na etapa de 'Entradas' do painel da empresa.

A opção 'Ver Origem' apresenta uma tela com os detalhes dos dados financeiros da planilha, que deram origem ao lançamento:

Contendo somente lançamentos de baixa realizadas na mesma conta corrente:

Exemplo de Planilha:

De/Para das informações da contabilização x colunas da planilha:

Observe que foram configuradas apenas as colunas referente:

Os lançamentos dessa planilha deverão ser gerados para uma única conta contábil do Banco, logo, não existe uma coluna que identifique a conta corrente.

Com isso, a conta contábil do Banco foi configurada diretamente na partida do lançamento de contabilização (aba Operações), para a transação 'Conta Corrente':

Os itens de 'Valores Específicos' corresponde(m) à personalização de determinados valores da planilha.

Exemplo de planilha:

Observe na planilha exemplo que as movimentações financeiras de baixa se tratam de receitas de locação de box e, além dos valores comuns (original, baixado, juros, multa e desconto) há outros valores específicos ('seguro' e 'gateway') que impactam no valor recebido pela empresa.

Essas movimentações financeiras serão contabilizadas com as seguintes partidas:

Com isso, esses valores específicos foram configurados na aba 'Planilha' do Plano de Contabilização:

E na aba 'Operações', as transações referentes à esses valores específicos, são apresentadas para a configuração da conta contábil do lançamento de contabilização:

Enquanto que a categoria da receita, foi configurada na aba 'Categorias':

Exemplo de planilha:

Veja na planilha exemplo que os valores de juros recebidos e de descontos concedidos são apresentados na mesma coluna denominada 'Diferença'.

Nesse caso, essa mesma coluna poderá ser configurada para ambos os itens - 'Juros' e 'Desconto' - de contabilização. E também é necessário configurar as colunas referentes ao 'Valor Principal' e 'Valor Baixado':

Na aba 'Operações', deverão ser configuradas as contas contábeis para as transações de 'Descontos' e 'Juros' do(s) respectivo(s) lançamento(s) de contabilização:

Com isso, possibilitando que os lançamentos sejam contabilizados da seguinte forma:

Exemplo de Planilha:

Observe na planilha exemplo, que as categorias financeiras podem ser identificadas por meio da coluna 'Conta' (destacada em amarelo). Nessa coluna, há movimentações cuja categoria está definida como 'Fornecedor' e isso indica que a provisão da despesa já foi realizada em outro momento (por exemplo: via escrituração da Nota Fiscal) e agora a baixa deve ser realizada na conta do Fornecedor.

Nesse caso, basta configurar a opção 'Usar conta contábil do fornecedor' para essa categoria:

E manter a configuração da partida (Despesa) do lançamento de contabilização (aba Operações) conforme a categoria:

Com isso, ao gerar o lançamento, a partida da Despesa será substituída pela conta contábil correspondente ao fornecedor.

OBS.: É válido mencionar que esse procedimento pode ser realizado para ambos os tipos de participantes - Fornecedor ou Cliente.

Exemplo de Planilha:

Observe na planilha exemplo, que os valores das movimentações financeiras foram rateados por centros de custos, onde temos colunas que identificam a descrição de cada c/custo, o % de participação e o valor rateado.

Para contabilizar os lançamentos no OneFlow considerando os rateios dessa planilha, é necessário fazer a configuração da aba 'Centros de Custo' no plano de contabilização 'Outros ERPs - Finaceiro':

OBS.: Essa aba será disponibilizada somente se a empresa possuir 'Plano de Centro de Custo' configurado.

Nessa aba, serão apresentadas linhas denominadas 'Rateio por Centro de Custo' para que sejam associadas as colunas da planilha que identifiquem os respectivos rateios.

Basta clicar duplo sobre cada linha disponível na aba 'Centros de Custo' para fazer a configuração das seguintes informações:

Se a quantidade de c/custos rateados na planilha for inferior à quantidade de linhas disponíveis para configuração na aba 'Centros de Custo', as mesmas podem ser mantidas em branco (sem configuração).

Os rateios serão aplicados nas partidas das contas contábeis que possuírem o indicador de 'Rateio por C/Custo' definido no Plano de Contas:

Lembrando que essas conta contábeis serão identificadas por meio do relacionamento com as categorias financeiras da planilha (aba 'Categorias').

OBS.: Caso a conta contábil associada à categoria não tenha o indicador de rateio definido no Plano de Contas, mas a planilha tenha rateio distribuído para o valor da categoria, então o lançamento será contabilizado com auditoria.

Ao contabilizar o lançamento, os dados para rateio serão verificados conforme a origem configurada na aba 'Centros de Custo':