A DIRF - Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte apresentada pelo empregador a Receita federal e a entrega do comprovante de rendimentos ao trabalhador, deve ser realizado até o último dia do mês de fevereiro de cada ano. Porém anualmente é publicado oficialmente a data de vencimento da obrigação.

A DIRF é composta por valores extraídos do módulo Folha de Pagamento e Módulo Fiscal, então , se você possui o módulo Fiscal e Folha de pagamento, o mesmo CARD da Obrigação DIRF será apresentado no painel de etapas nos dois módulos.

Nessa etapa, você poderá fazer a importação dos rendimentos e deduções referentes ao ano base que não foram processados pelo OneFlow . A importação será feita a partir do próprio arquivo da DIRF gerado no outro software. Também poderá fazer eventuais manutenções dos valores.

O sistema fará um processo de auditoria dos dados para garantir que todas as informações estão preenchidas e que não há nenhuma inconsistência.

Os trabalhadores que apresentarem inconsistências serão apresentados na cor "vermelha"

Será impresso o comprovante de Rendimentos para os trabalhadores e o mesmo será publicado no Portal e também enviado no E-mail de cada trabalhador.

A origem dos valores para a geração do arquivo da DIRF e impressão do Informe de Rendimentos é exatamente a mesma. Garantindo que não hajam divergências entre as duas obrigações.

A obrigação DIRF e Informe de Rendimentos, serão criadas da mesma forma que as demais obrigações no OneFlow.

1.2 - Se você já possui a obrigação da DIRF no módulo Fiscal, essa obrigação já existirá automaticamente no módulo folha, caso contrário, pode incluir as informações

Caso você possua os dois módulos no OneFlow, observe que as opção de Folha de pagamento e Fiscal serão marcadas automaticamente. Dessa forma, será gerado um único arquivo DIRF contendo os registros com as informações da folha e Fiscal.

O sistema fará a criação do arquivo da DIRF, contendo os dados da Folha de pagamento de forma automática após o fechamento da competência dezembro de cada exercício, porém, tanto no módulo Folha quanto no módulo Fiscal, a opção para gerar o arquivo da DIRF está disponível no menu da folha, conforme exemplo abaixo:

2.1 - Clique na opção Obrigações / Gerar Anuais e clique na opção para gerar a obrigação

2.2 - Informe o ano base, e no momento da geração, você também poderá escolher se deseja que o Arquivo da DIRF seja gerado de forma unificada, com os dados do Fiscal e da Folha.
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2.3 - Se você já fez o processo da geração da DIRF anteriormente, aqui tem um ponto de atenção. O sistema irá apresentar mensagem informando que as informações serão sobrepostas.

2.4 - Após a confirmação o sistema irá gerar a obrigação e vai disponibilizar a consulta da Obrigação. Antes de baixar o arquivo gerado para a validação, você precisa acessar a opção : Preparar DIRF folha, para consultar os valores , e fazer a manutenção / Importação do período que você não utiliza OneFlow, referente ao ano base que se refere ao arquivo da DIRF.

Ao confirmar, você será direcionado para a  opção: Informações da folha.

Você pode fazer o processo orientado com a competência da folha mensal 01/2024 fechada ou não. As obrigações anuais não tem dependendência do fechamento das folhas mensais"

2.5 - O acesso a obrigação da DIRF, também ficará disponível por meio do painel de etapas.

3.1 - Na tela principal, o sistema irá apresentar os trabalhadores que possuem rendimentos e deduções no exercício. Essa será a base para a geração do arquivo da DIRF e Informe de rendimentos. Com um duplo clique acesse os detalhes para ver os valores processados por trabalhador. Você pode navegar entre as informações até o nível de ver o recibo de origem, para isso para clicar na opção "Ver recibo"

Você vai observar que os valores processados pelo OneFlow, serão alimentados automaticamente nessa tela. A manutenção dos valores é necessária apenas  para o período não processado pelo Oneflow, referente ao Ano base, porém, todos os campos estão habilitados para edição, caso seja necessário.

Na DIRF do exercício , 2023, foi inserido um novo campo que irá alimentar o valor de dedução simplicada do IRRF. Esse valor será informado apenas  para os recibos que foi utilizado essa forma de dedução no cálculo do IRRF.
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Os valores estão distribuidos na tela de detalhes, respeitando os campos existentes no programa oficial da DIRF, porém apenas as informações contempladas no escopo do OneFlow

Os dados da pensão alimentícia e assistência saúde , serão apresentados de acordo com os respectivos dependentes.

Se houver valores de descontos de assistência saúde para os dependentes e não houver os dados dos dependentes, o sistema apresentará auditoria para que essa informação seja corrigida.

Em situações de reprocessamento dos recibos, após a preparação dos dados da DIRF, para atualização dos dados, clique na opção correspondente, e os valores serão sobrepostos. Esse processo poderá ser feito de forma individual por trabalhador, assim não terá impacto nos demais trabalhadores. Porém manutenções que tenha sido efetuadas, serão sobrepostas.
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Você também deve executar a atualização de forma individual no recibo , após efetuar alguma correção alertada nas auditorias.
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Para atualizar os valores referentes ao ano base que foram processados por outro software você poderá fazer a importação a partir do arquivo DIRF gerado no outro software.

O sistema irá fazer a gravação dos valores, porém não irá soprepor competências que já tenham valores da origem dos recibos processados pelo OneFlow.

Serão importados as informações de pensão alimentícia e assistência saúde, apenas se existirem os dados dos depedentes cadastrados no OneFlow. No caso da assitência saúde, é importante que as respectivas operadores de saúde estejam cadastradas.

O sistema irá apresentar as inconsistências identificadas no processo de importação.

4) COMO GERAR O ARQUIVO DIRF?
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Após a manutenção/importação dos valores correspondente ao ano base que não foi processado pelo OneFlow, se não existirem inconsistências, você poderá clicar na opção: "Gerar arquivo DIRF", e o sistema fará a geração do arquivo final para que seja validado no programa da Receita.

Se for identificado inconsistências, o nome do trabalhador ficará na cor "vermelha" e você pode consultar os detalhes na Aba "erros e Alertas"

Ao clicar na aba "Erros e Alertas", será apresentado o texto contendo o motivo da inconsistências.

Para gerar a DIRF de situação especial, informe o ano base igual ao exercício atual e o sistema irá habilitar o campo para que seja marcado a condição de Declaração de situação especial e a data em que ocorreu o evento.
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Com essas informações o sistema irá gerar o arquivo com as informações correspondentes exigidas no layout  - Registro DECPJ

Antes de gerar os Informes de Rendimentos você precisa necessariamente ter executado o processo de preparação dos valores. O mesmo processo utilizado para a DIRF orientado no item 3. Mesmo que você não tenha o objetivo de gerar o arquivo DIRF , esse processo é necessário, pois será a base para a geração das obrigações.

Você tem opção de publicar os Informes de rendimentos no Portal (Interface do cliente do escritório contábil) e também pode ser enviado direto no e-mail dos funcionários.

Logo após o processo de geração, o sistema vai apresentar os arquivos e você já pode confirmar a visualização, porém os mesmos também ficam disponíveis por meio do CARD correspondente.

Lembrando que se o trabalhador não tiver outra fonte de rendimentos, apenas os tipos com retenção de IRRF e acima do limite de isenção, são obrigados a declarar imposto de renda.