O sistema Oneflow é orientado a processos e o processo de Férias inicia com o registro da solicitação das férias. Essa solicitação pode ser feita pelo Portal ou pode ser inserida direto no módulo folha. Logo, a partir do agendamento das férias, tudo será executado de forma automática.
O envio do aviso de Férias por e-mail para o funcionários com 30 dias de antecedência, o lançamento do valor a pagar referente as férias e a execução do processo do recibo e todas as obrigações em decorrência das Férias.
Nese fluxo, entenda todas as etapas do processo que serão executadas pelo OneFlow.
Configurando os parâmetros de Férias
Ao iniciar a empresa, será sugerida a configurações padrão, porém podem ser alteradas, se necessário.
💡 A verficação das configuações só precisa ser feito apenas uma vez.
1) Configurações de Férias
1.1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo Folha da empresa.
1.2) Ao abrir a empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
1.3) Na tela Configurações da empresa, clique em "Definições da Folha":
1.4) Em seguida, clique em "Tipos de Folha (1)", e clique duplo, na opção "Férias(2)".
1.5) O sistema irá sugerir as configurações padrões, porém você poderá alterar se desejar. Veja as orientações sobre cada um dos campos da tela de configurações dos recibos.
01 - Horistas | Esse campo definirá como será a composição da base de cálculo das Férias para o trabalhador que recebe por horas trabalhadas.
Conforme média salarial: Será apurado a média salarial considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
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02 - Comissionistas | Esse campo definirá como será a composição da base de cálculo das Férias para o trabalhador que recebe por Comissões
Conforme média salarial + Salário base = Será apurado a média das comissões considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
Salário base: Será calculado conforme o salário base informado no contrato do trabalhador. |
03 - Contagem dos dias | Informe 30 dias fixo, ou conforme o mês calendário:
Essa opção permite que ao escolher a contagem dos dias de férias conforme o mês calendário, o cálculo das Férias seja realizado proporcional a quantidade de dias do mês, conforme a competência de concessão das férias. A nossa sugestão padrão é 30 dias fixo. |
04 - Antecipa 13º salário | Aqui você pode optar em antecipar o 13º salário apenas em férias individuais, ou férias individuais e coletivas, ou não antecipar.
Essa configuração também estará disponível na tela de processamento do recibo de férias |
05 e 06 - Prazo | Defina o tempo de antecedência do pagamento das férias que você deseja que o sistema faça o processamento do recibo. |
07 - Notificação de Férias vencidas | A partir do período informado nesse campo, você será notificado no Painel de etapas por meio do CARD sobre os períodos de férias que precisam ser agendados, evitando assim o pagamento em dobro. |
08 - Perda do período | Marque as opções para que o sistema deduza as faltas em dias e/ou em horas do período de Férias. Até 5 faltas (30 dias de Férias) De 6 a 14 faltas (24 dias de Férias) De 24 a 32 faltas (12 dias de Férias) |
09 - Não considerar Férias coletivas | Aqui deve ser informado se os dias de véspera de natal e ano novo devem ou não ser considerados no período de Férias. Se for informado para não considerar , os dias marcados nesse parâmetro serão pagos a título de licença remunerada no recibo de pagamento mensal da competência das Férias |
10 - Envio de aviso e recibo de férias | Marque a opção, se deseja que o aviso e recibo de férias seja publicado no Portal e também se deve ser enviado no e-mail do trabalhador. |
11 - Crédito do Trabalhador | Marque essa opção, se deseja antecipar o desconto do crédito do trabalhador no recibo de Férias.
No recibo de férias o sistema fará o provisionamento, para evitar que no recibo mensal não tenha saldo para o desconto do empréstimo. |
2 - Definição de quem tem direito a Férias no cadastro de categorias.
Será observado no cadastro de categorias, qual a regra que deve ser aplicada para o cálculo dos recibos de Férias.
Para as categorias definidas como "Regra geral", serão calculados os recibos conforme a regra de férias para empregados em geral .
2.1) Após abrir o módulo "Folha (1)", na opção: Cadastros, clique em "Categorias (2)".
2.2) Clique em uma determinada categoria.
2.3) Para que as Férias sejam processadas, é necessário que no campo "Dir. Trabalhistas - Férias , esteja informado : "Regra Geral".
💡Dicas
Para a categoria estagiário, aplica-s e a opção, sem 1/3 das férias.
Vale lembrar que no momento da habilitação da empresa o cadastro de categorias é criado automaticamente com as informações configuradas conforme legislação vigente.
Processando o recibo de Férias
1) Processar recibo de férias individual
Para processar o recibo de férias , existem alguns atalhos, um deles é pelo menu da folha de pagamento,
1.1) Após abrir o módulo "Folha (1)", na opção: Férias, clique em "Incluir (2)".
1.2) Clique na opção: " Férias individuais"
1.3) O sistema abrirá a tela de Férias para que sejam informado os dados do trabalhador.
Selecione o trabalhador (1) e observe que o sistema irá preencher automaticamente os campos: “Local de trabalho” (2), “Data de admissão” (4), “Período aquisitivo” (5) e “Período concessivo” (6).
No campo "Dias cedidos (7)", o sistema apresentará a quantidade de dias de Férias já concedidas para o trabalhador referente ao período aquisitivo.
No campo, "Saldo (8)", será apresentada a quantidade de dias de férias que ainda restam para o descanso. O sistema também exibirá o total de “Faltas e afastamentos” (9) referentes ao período aquisitivo. Caso deseje visualizar os detalhes, clique no ícone de lupa; as informações serão exibidas em uma tela secundária.
Se necessário, você poderá incluir faltas ocorridas em competências anteriores à utilização do OneFlow.
Clique na opção: "Incluir (10)" para informar o período de Férias correspondente ao período aquisitivo.
A "Situação do período (3)" o sistema vai atualizar de forma automática, a medida em que o processo for realizado.
Para cada período aquisitivo, pode ser informado até 03 períodos de descanso. O sistema fará o controle para que tenha ao menos um perídodo com 14 dias e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias.
1.4) A identificação do "trabalhador (1)", período aquisitivo/concessivo e o status das Férias , serão apresentados automaticamente pelo sistema.
1.5) Informe a quantidade de "dias de Férias (2)" e a "data de início das Férias(3)". A quantidade de dias de Férias, deve respeitar algumas regras:
💡Regras
Caso já tenha recibos processados referente a esse mesmo período aquisitivo, nesse campo será permitido informar até o limite do saldo residual.
A data de início das Férias deve ser posterior a data de início do período concessivo. (O sistema irá alertar, se essa regra não for respeitada)
Não pode ser inferior a 5 dias.
Se houver abono pecuniário, os dias referente ao abono serão informados em campo específico. Os dias de férias equivalem aos dias de descanso.
Exemplo: 20 dias de descanso + 10 dia abono pecuniário.
A partir da data de "início das Férias (3)" e a quantidade de "dias de Férias (2)", o sistema irá calcular a data "final das féria (4)".
Se houver, informe a quantidade de "dias de abono (5)". Em geral, deve corresponder a 1/3 (um terço), da quantidade de dias de Férias.
Se houver entendimento que os dias de abono podem ser superior a quantidade de dias de descanso, o sistema aceitará, desde que não ultrapasse a quantidade de dias de saldo de direito.
no campo: "Início do abono (6)", o sistema irá sugerir o dia seguinte ao "final das Férias (4)" e a data do "final do abono (7)" será calculada automaticamente com base nos dias de "abono (5)" e data de "início do abono (6)".
Se o período das Férias ultrapassar o período concessivo, o sistema irá apresentar a quantidade de "Dias em dobro (8)", ou seja, os dias que ultrapassar o período concessivo.
O sistema irá sugerir a "Data de pagamento (9)" considerando dois dias úteis anteriores a data de "início das Férias (3)" . A "data do retorno (10)", será um dia após a data "final das féria (4)".
O campo "Antecipa 13º(11)", será informado conforme os parâmetros das Férias, mas pode ser alterado, se necessário.
Informando sim, o adiantamento do valor do 13º salário será antecipado no recibo de Férias.
1.6) Clique na opção "Salvar (12)" para que o sistema inicie o processo de geração do recibo de férias e as respectivas obrigações.
2) Ver o recibo processado.
2.1) No campo "status das férias (1)" serão apresentadas umas das opções: "Agendado" ou "Processado". Se você estiver informando a solicitação de Férias, com data anterior a 30 dias do início do descanso, o sistema irá registrar o recibo, com o status "Agendado", e apenas irá processar na data programada em Configurações.
Caso o status das Férias seja "simulado" Você poderá clicar na opção "Simular Férias", para visualizar os valores calculados antes mesmo de efetivar o recibo.
Se a inclusão do recibo de Férias ocorrer após a data definida para o processamento, o status ficará como "Processado", e as obrigações serão executadas automaticamente.
2.2) Clique na opção Ver recibos (2), para ver os detalhes das rubricas e valores calculados.
Observe que recibo será apresentado com o tipo "Férias" e será detalhado quais as rubricas e valores calculados no recibo.
Caso você precise incluir outras rubricas ou por algum motivo alterar o valor calculado, clique na opção "Variáveis da folha (2)".
3) Ver as Obrigações processadas.
Ao efetivar/processar o recibo de férias, os documentos relacionados serão enviados no e-mail do funcionário e publicados no portal conforme configuração das Férias. Os documentos também ficarão disponíveis caso seja necessário visualizar ou reenviar para o empregado.
3.1) ao clicar na opção "Ver documentos gerados ", serão apresentados os recibos
3.2) Clique duplo sobre os itens para ter acesso aos documentos.
Aviso e recibos de Férias e a Composição de remuneração dos valores apurados para que o trabalhador tenha o detalhamento dos valores que compos a remuneração de Férias: Salários, médias salariais, etc..
3) Acessar o processamento das férias
Você também poderá acessar por meio do CARD "Férias sem agendamento", que será apresentado no painel de etapas, a partir do mês que você indicar que gostaria de ser notificado
10 - Etapas dos processos: Observe na Aba resumo, o status das obrigações geradas.
11 - Ver obrigações geradas: Caso você utilize o Omie Financeiro, o lançamento do contas a pagar será realizado automaticamente. Veja o lançamento clicando na opção: Ver obrigações ou " Ver contas a pagar".
2.1.2 Férias coletivas
Acesse pelo Menu folha e clique na opção: Férias coletivas:
Quando se trata de Férias coletivas, o processo é muito semelhante, porém muda o fluxo porque primeiro deve ser informado o período de férias e depois, devem ser informados para quais os trabalhadores o recibo deve ser processado.
1 - Informe a quantidade de dias de Férias e o início das Férias.
Os demais campos: Final das férias e data de pagamento e data de retorno, serão preenchidos automaticamente pelo sistema.
2 - Se houver abono pecuniário, informe os dias de descanso desconsiderando os dias de abono.
O período do abono deve ser equivante a 1/3 do período do descanso das férias.
Clique na opção "Incluir" para vincular os trabalhadores que farão parte do processo de férias coletivas
3 - Selecionar os trabalhadores: Marque quem são os trabalhadores e clique na opção: "Vincular".
4 - Simular Férias: Clique nessa opção para simular os valores do recibo de férias.
Após simular clique na opção "Ver recibo" para visualizar os valores calculados.
5 - Salvar: Ao salvar, sendo a data após o dia definido para o processamento, o status ficará como "Processado", e as obrigações serão executadas automaticamente.
Se for antes, o recibo ficará como "Agendado" e o sistema irá registrar o recibo, com o status "Agendado", e apenas irá processar na data programada em Configurações.
Observações importantes sobre Férias coletivas
A - Dedução dos dias de Natal e ano novo
os dias marcados, não serão computados no recibo de férias e serão pagos no recibo mensal com o nome de Licença remunerada.
B - Funcionário com menos de um ano
Nesse exemplo, o funcionário possui direito a 10 dias de férias em decorrência do tempo de trabalho, porém o período de Férias é de 15 dias.
Observe que nesse caso, será pago os dias de férias no recibo de Férias coletivas e a diferença de 05 dias, será pago com o nome de Licença remunerada, no recibo mensal.
Também haverá alteração no período aquisitivo.
A data do término do período aquisitivo será um dia antes da data de início das férias coletivas, reiniciando um novo período aquisitivo no mesmo dia de início das férias coletivas:
Veja o exemplo:
2.2 Ver recibos
A consulta do recibo, está disponível, logo após a simulação ou processamento do recibo.
O fluxo é o mesmo para férias individuais e coletivas.
Se desejar poderá incluir variáveis .
Para consultar a memória de cálculo, clique duplo sobre a rubrica
Se desejar alterar o valor da composição da remuneração de Férias clique no lápis conforme sinalização abaixo, e o sistema irá considerar o valor informado para calcular as férias.
Para consultar os valores da composição de base de cálculo apurados pelo sistema de forma automática, clique na lupa e serão apresentadas as verbas .
Ao clicar sobre cada remuneração, o sistema apresentará o detalhe de como a média de salários foi realizada e quais as regras adotadas.
2.3 - Integração de Médias Salariais
Caso o trabalhador possua integração de médias salariais, o sistema fará a integração de forma automática, respeitando as regras definidas por meio do cadastro do sindicato.
Os detalhes sobre a integração de médias, consulte o Artigo:
http://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/6704758-como-e-feita-a-composicao-de-medias-salariais
3) eSOCIAL
S-2230 (Afastamento) | Será gerado no momento da efetivação do recibo de Férias |
S-1200 (remuneração) | 1 - Será enviado no fechamento da folha do mês de pagamento contendo as rubricas de férias com a tributação de IRRF
2 - Será enviado com as rubricas de Férias declaradas no recibo mensal, no mês de competência correspondentes aos dias de férias. Essas rubricas possuem tributação para a previdência |
S-1210 (Pagamentos) | Será enviado, com os valores de pagamento das férias, no mês de pagamento das férias |
4) CONSULTAR E ATUALIZAR PERÍODOS AQUISITIVOS
Se deseja apenas consultar os períodos de Férias registrados clique no menu Folha, Opção: Exbir todas e poderá escolher competência inicial e final, conforme exemplo abaixo:
Por meio do contrato do trabalhador, opção: Ver períodos de férias, você poderá consultar e editar, porém a edição do período só será permitida se ainda não houver processado o primeiro recibo de Férias.
Geralmente essa manutenção é feita no mês de início da empresa no OneFlow, caso não tenham os períodos de férias informados no eSocial, nesse caso, é importante informar o último período aquisitivo quitado para que o sistema dê sequência a gestão do próximo período aquisitivo em aberto.
5) TELA DE RESUMO
Na tela de resumo são apresentados os períodos de Férias do período informado, agrupados por:
Ao clicar duplo em cada CARD , o sistema direciona para ver os detalhes
Em Férias na competência
Períodos de Férias cedidos
Pagamento em dobro em 60 dias
Períodos de Férias agendados
Férias vencidas sem agendamento
Pagamento em dobro
