Este artigo apresenta como iniciar o processo de férias no OneFlow, garantindo o cálculo correto do recibo e o processamento automático das obrigações trabalhistas.
O sistema Oneflow é orientado a processos e o processo de Férias inicia com o registro da solicitação das férias. A solicitação pode ser feita pelo Portal ou diretamente no módulo Folha.
A partir do agendamento das férias, tudo será executado automaticamente:
O envio do aviso de férias por e-mail (30 dias antes);
O lançamento dos valores a pagar;
A geração do recibo;
O processamento das obrigações relacionadas.
Nesse fluxo, entenda todas as etapas do processo que serão executadas pelo OneFlow.
Tópicos do Artigo:
Configurando os parâmetros de Férias
Ao iniciar a empresa, será sugerida a configurações padrão, porém podem ser alteradas, se necessário.
💡Dica
A verificação das configurações só precisa ser feito apenas uma vez.
1) Configurações de Férias
1.1) No OneFlow, acesse o dashboard Minhas Empresas (1) e clique em Abrir Folha (2) da empresa que deseja acessar.
1.2) Ao abrir a empresa, clique na Engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
1.3) Na tela Configurações da empresa, Na coluna folha entre em Definições da Folha.
1.4) Em seguida, clique em Tipos de Folha (1), e clique duplo, na opção Férias (2).
1.5) O sistema irá sugerir as configurações padrões, porém você poderá alterar se desejar. Veja as orientações sobre cada um dos campos da tela de configurações dos recibos.
01 - Horistas | Esse campo definirá como será a composição da base de cálculo das Férias para o trabalhador que recebe por horas trabalhadas.
Conforme média salarial: Será apurado a média salarial considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
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02 - Comissionistas | Esse campo definirá como será a composição da base de cálculo das Férias para o trabalhador que recebe por Comissões
Conforme média salarial + Salário base = Será apurado a média das comissões considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
Salário base: Será calculado conforme o salário base informado no contrato do trabalhador. |
03 - Contagem dos dias | Informe 30 dias fixo, ou conforme o mês calendário:
Essa opção permite que ao escolher a contagem dos dias de férias conforme o mês calendário, o cálculo das Férias seja realizado proporcional a quantidade de dias do mês, conforme a competência de concessão das férias. A nossa sugestão padrão é 30 dias fixo. |
04 - Antecipa 13º salário | Aqui você pode optar em antecipar o 13º salário apenas em férias individuais, ou férias individuais e coletivas, ou não antecipar.
Essa configuração também estará disponível na tela de processamento do recibo de férias |
05 e 06 - Prazo | Defina o tempo de antecedência do pagamento das férias que você deseja que o sistema faça o processamento do recibo. |
07 - Notificação de Férias vencidas | A partir do período informado nesse campo, você será notificado no Painel de etapas por meio do CARD sobre os períodos de férias que precisam ser agendados, evitando assim o pagamento em dobro. |
08 - Perda do período | Marque as opções para que o sistema deduza as faltas em dias e/ou em horas do período de Férias. Até 5 faltas (30 dias de Férias) De 6 a 14 faltas (24 dias de Férias) De 24 a 32 faltas (12 dias de Férias) |
09 - Não considerar Férias coletivas | Aqui deve ser informado se os dias de véspera de natal e ano novo devem ou não ser considerados no período de Férias. Se for informado para não considerar , os dias marcados nesse parâmetro serão pagos a título de licença remunerada no recibo de pagamento mensal da competência das Férias |
10 - Envio de aviso e recibo de férias | Marque a opção, se deseja que o aviso e recibo de férias seja publicado no Portal e também se deve ser enviado no e-mail do trabalhador, Se não deseja enviar de forma automatica o envio deixei a opção desativada. |
11 - Crédito do Trabalhador | Marque essa opção, se deseja antecipar o desconto do crédito do trabalhador no recibo de Férias.
No recibo de férias o sistema fará o provisionamento, para evitar que no recibo mensal não tenha saldo para o desconto do empréstimo. |
💡 Dica
Os campos 5 e 6 definem a antecedência mínima considerada pelo sistema para o processamento do recibo de férias.
Por exemplo, se estiver configurado o valor 5, o recibo poderá ser processado apenas quando faltarem até 5 dias para o início do período de gozo das férias.
Caso seja necessário simular, calcular ou conferir as férias com maior antecedência, aumente esse prazo para 20, 30 dias ou conforme a necessidade da empresa. Isso permitirá que o cálculo e a conferência das férias sejam realizados com mais antecedência em relação à data de início das férias.
2 - Definição de quem tem direito a Férias no cadastro de categorias.
Será observado no cadastro de categorias, qual a regra que deve ser aplicada para o cálculo dos recibos de Férias.
Para as categorias definidas como Regra geral, serão calculados os recibos conforme a regra de férias para empregados em geral .
2.1) Após abrir o módulo Folha (1), na opção: Cadastros, clique em Categorias (2).
2.2) Clique em uma determinada categoria.
2.3) Para que as Férias sejam processadas, é necessário que no campo Dir. Trabalhistas - Férias , esteja informado Regra Geral.
💡Dica
Para a categoria estagiário, aplica-se a opção, sem 1/3 das férias.
Vale lembrar que no momento da habilitação da empresa o cadastro de categorias é criado automaticamente com as informações configuradas conforme legislação vigente.
Como processar férias individuais
1) Processando recibo de férias individual
Para processar o recibo de férias , existem alguns atalhos, um deles é pelo menu da folha de pagamento,
1.1) Após abrir o módulo Folha (1), na opção: Férias, clique em Incluir (2).
1.2) Clique na opção Férias individuais.
1.3) O sistema abrirá a tela de Férias para que sejam informados os dados do trabalhador.
Selecione o Trabalhador (1) e observe que o sistema irá preencher automaticamente os campos Local de trabalho (2), Data de admissão (4), Período aquisitivo (5) e Período concessivo (6).
No campo Dias cedidos (7), o sistema apresentará a quantidade de dias de Férias já concedidas para o trabalhador referente ao período aquisitivo.
No campo, Saldo (8), será apresentada a quantidade de dias de férias que ainda restam para o descanso. O sistema também exibirá o total de Faltas e afastamentos (9) referentes ao período aquisitivo.
Se necessário, você poderá incluir faltas ocorridas em competências anteriores à utilização do OneFlow.
💡 Dica
Caso deseje visualizar os detalhes das Faltas e afastamentos, clique no ícone de lupa.
As informações serão exibidas em uma tela secundária.
Clique na opção Incluir (10) para informar o período de Férias correspondente ao período aquisitivo.
A Situação do período (3) o sistema vai atualizar de forma automática, a medida em que o processo for realizado.
Para cada período aquisitivo, pode ser informado até 03 períodos de descanso. O sistema fará o controle para que tenha ao menos um período com 14 dias e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias.
⚠️ Importante
O sistema não permite que reste um saldo de férias menor que 5 dias. Por isso, se a quantidade de dias informada deixar um saldo inferior ao permitido pela legislação, o período de férias será ajustado automaticamente pelo sistema.
1.4) A identificação do Trabalhador (1), período aquisitivo/concessivo e o status das Férias , serão apresentados automaticamente pelo sistema.
1.5) Informe a quantidade de Dias de Férias (2) e a Data de início das Férias (3). A quantidade de dias de Férias, deve respeitar algumas regras:
💡Regras
Caso já tenha recibos processados referente a esse mesmo período aquisitivo, nesse campo será permitido informar até o limite do saldo residual.
A data de início das Férias deve ser posterior a data de início do período concessivo. (O sistema irá alertar, se essa regra não for respeitada)
Não pode ser inferior a 5 dias.
Se houver abono pecuniário, os dias referente ao abono serão informados em campo específico. Os dias de férias equivalem aos dias de descanso.
Exemplo:
20 dias de descanso + 10 dia abono pecuniário.
A partir da data de início das Férias (3) e a quantidade de Dias de Férias (2), o sistema irá calcular a data final das férias(4).
Se houver, informe a quantidade de Dias de abono (5). Em geral, deve corresponder a 1/3 (um terço), da quantidade de dias de Férias.
Caso seja permitido que os dias de abono sejam superiores aos dias de descanso, o sistema aceitará, desde que não ultrapasse a quantidade de dias de saldo de direito.
no campo: Início do abono (6), o sistema irá sugerir o dia seguinte ao Final das Férias (4) e a data do Final do abono (7) será calculada automaticamente com base nos dias de Abono (5) e data de Início do abono (6).
Se o período das Férias ultrapassar o período concessivo, o sistema irá apresentar a quantidade de Dias em dobro (8), ou seja, os dias que ultrapassar o período concessivo.
O sistema irá sugerir a Data de pagamento (9) considerando dois dias úteis anteriores a data de início das Férias (3) . A data do retorno (10), será um dia após a data final das férias (4).
O campo Antecipa 13º (11), será informado conforme os parâmetros das Férias, mas pode ser alterado, se necessário.
Informando sim, o adiantamento do valor do 13º salário será antecipado no recibo de Férias.
1.6) Clique na opção Salvar (12) para que o sistema inicie o processo de geração do recibo de férias e as respectivas obrigações.
1.7) No campo Status das férias (1) serão apresentadas umas das opções: Agendado ou Processado. Se você estiver informando a solicitação de Férias, com data anterior a 30 dias do início do descanso, o sistema irá registrar o recibo, com o status Agendado, e apenas irá processar na data programada em Configurações.
Caso o status das Férias seja Simulado Você poderá clicar na opção Simular Férias (2), para visualizar os valores calculados antes mesmo de efetivar o recibo.
Se a inclusão do recibo de Férias ocorrer após a data definida para o processamento, o status ficará como Processado, e as obrigações serão executadas automaticamente.
2) Consultando o recibo processado.
2.1) Após o processamento do recibo , status do recibo igual a Processado (1) Clique na opção Ver recibos (2), para ver os detalhes das rubricas e valores calculados.
2.2) Observe que o recibo será apresentado com o tipo Férias e será detalhado quais as rubricas e valores calculados.
Caso você precise incluir outras rubricas ou por algum motivo alterar o valor calculado, clique na opção Variáveis da folha (2).
3) Consultando os documentos gerados.
Ao efetivar/processar o recibo de férias, os documentos relacionados serão enviados no e-mail do funcionário e publicados no portal conforme configuração das Férias. Os documentos também ficarão disponíveis caso seja necessário visualizar ou reenviar para o empregado.
3.1) ao clicar na opção Ver documentos gerados , serão apresentados os recibos
3.2) Clique duplo sobre os itens para ter acesso aos documentos.
Os Documentos (1) Aviso, recibos de Férias e a Composição de remuneração dos valores apurados, também ficam disponíveis para reimpressão, ou clique na opção Gerar novamente (2), caso seja necessário.
4) Consultando as obrigações processadas.
4.1) Caso você utilize o Omie Financeiro, o lançamento do contas a pagar será realizado automaticamente. Veja o lançamento clicando na opção Ver Obrigações.
4.2) Será apresentando o lançamento do contas a pagar , clique duplo para ver o detalhe. Essa informação já está na base do Omie financeiro.
4.3) A consulta dos eventos do eSocial , ficam centralizados no gerenciador do eSocial.
Estando no módulo Folha (1), acesse o CARD eSocial (2).
Clique sobre o CARD para visualizar os eventos:
S-2230 (Afastamento) | Será gerado no momento da efetivação do recibo de Férias |
S-1200 (remuneração) | 1 - Será enviado no fechamento da folha do mês de pagamento contendo as rubricas de férias com a tributação de IRRF
2 - Será enviado com as rubricas de Férias declaradas no recibo mensal, no mês de competência correspondentes aos dias de férias. Essas rubricas possuem tributação para a previdência |
S-1210 (Pagamentos) | Será enviado, com os valores de pagamento das férias, no mês de pagamento das férias |
Como processar férias coletivas
5) Processando Férias coletivas
5.1) Após abrir o módulo Folha (1), na opção: Férias, clique em Incluir (2)
5.2) Clique na opção Férias Coletivas
Quando se trata de Férias coletivas, o processo é muito semelhante, porém muda o fluxo porque primeiro deve ser informado o período de férias e depois, devem ser informados para quais os trabalhadores o recibo deve ser processado
5.3) Informe a quantidade de Dias de Férias (1) e a Data de início das Férias (2). A quantidade de dias de Férias informada, será a mesma para todos os funcionários selecionados.
A partir da data de Início das Férias (2) e a quantidade de Dias de Férias (1), o sistema irá calcular a data Final das férias (3).
Se houver, informe os campos referente o abono pecuniário (4) :Dias de abono, e Início do abono. Em geral, deve corresponder a 1/3 (um terço), da quantidade de dias de Férias.
O campo Final do abono será calculada automaticamente com base nos dias de abono e data de início do abono.
O sistema irá sugerir a Data de pagamento (5) considerando dois dias úteis anteriores a data de início das Férias (2) . A Data do retorno (6), será um dia após a data Final das férias (3).
O campo Antecipa 13º(7), será informado conforme os parâmetros das Férias, mas pode ser alterado, se necessário.
⚠️ Importante
Conforme o art. 139 da CLT, as férias coletivas devem ser concedidas em períodos de, no mínimo, 10 dias corridos. Por esse motivo, o sistema não permite o processamento de férias coletivas em períodos inferiores ao limite legal.
5.4) Clique na opção Incluir (8), para vincular os trabalhadores que farão parte do processo de férias coletivas.
5.5) Marque os trabalhadores (1), e clique na opção Vincular (2).
5.6) Serão processados os recibos de Férias coletivas para os trabalhadores selecionados.
5.7) O sistema apresentará a lista dos trabalhadores, Marque um determinado trabalhador (1) e clique na opção Ver recibos (2).
💡 Dica
A - Dedução dos dias de Natal e ano novo
B - Funcionário com menos de um ano
A - Dedução dos dias de Natal e ano novo
os dias marcados, não serão computados no recibo de férias e serão pagos no recibo mensal com o nome de Licença remunerada.
B - Funcionário com menos de um ano
Nesse exemplo, o funcionário possui direito a 10 dias de férias em decorrência do tempo de trabalho, porém o período de Férias é de 15 dias.
Observe que nesse caso, será pago os dias de férias no recibo de Férias coletivas e a diferença de 05 dias, será pago com o nome de Licença remunerada, no recibo mensal.
Também haverá alteração no período aquisitivo.
A data do término do período aquisitivo será um dia antes da data de início das férias coletivas, reiniciando um novo período aquisitivo no mesmo dia de início das férias coletivas:
Veja o exemplo:
6) Consultando o valor de Maior remuneração
Para consultar os valores da composição de base de cálculo apurados pelo sistema de forma automática, clique na opção Ver recibos.
Clique na Lupa correspondente ao campo: Composição da Remuneração - Férias
Ao clicar sobre cada remuneração, o sistema apresentará o detalhe de como a média de salários foi realizada e quais as regras adotadas.
Se desejar alterar os valores, clique no lápis e o sistema habilitará o campo para edição.
💡 Dica
Se o valor de remuneração for alterado, o sistema não irá processar o relatório de composição da remuneração.
Integração de Médias Salariais
Caso o trabalhador possua integração de médias salariais, o sistema fará a integração de forma automática, respeitando as regras definidas por meio do cadastro do sindicato.
Os detalhes sobre a integração de médias, consulte o Artigo:
http://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/6704758-como-e-feita-a-composicao-de-medias-salariais
Como consultar períodos de Férias
Acesse menu lateral da folha de pagamento (1) , na aba Férias clique em exibir todas (2).
No cabeçalho da tela, informe o período que deseja consultar as Férias.
Competência inicial e Competência fina (1). Também poderá filtrar a pesquisa por local de trabalho.
Na Aba Resumo (2), os períodos serão apresentados de forma agrupada:
Em Férias na competência
Períodos de Férias cedidos
Pagamento em dobro em 60 dias
Períodos de Férias agendados
Férias vencidas sem agendamento
Pagamento em dobro
Ao clicar duplo em cada CARD , o sistema direciona para ver os detalhes
Para consultar os Períodos de Férias (1) e Férias coletivas (2), clique nas abas respectivas.
O sistema ira apresentar a lista de trabalhadores e a Situação dos períodos de Férias (3).
Informando dias de férias já cedidos
No OneFlow é possível informar períodos de férias que já foram concedidos ou gozados anteriormente pelo colaborador.
Esse preenchimento é importante para garantir que o cálculo do saldo de férias seja realizado corretamente, evitando divergências na apuração dos dias disponíveis e no pagamento do colaborador.
⚠️Importante
O preenchimento incorreto dos dias já gozados poderá gerar inconsistências no saldo de férias do colaborador e impactar cálculos futuros.
1) Acesse menu lateral da folha de pagamento (1) , na aba Férias clique em exibir todas (2).
2) Na aba Períodos de férias acesse o Período que precisa informar os dias já cedidos anteriormente.
3) Acesse a opção Incluir períodos cedidos.
4) Informe as datas e clique em Salvar.
Após o processo o sistema ira gravas as informações e ajustar os saldo de período.
💡 Informação complementar
Ao realizar o processo de informar os dias já concedidos de férias, o OneFlow não realizará nenhum envio ao eSocial nem notificará a empresa sobre esse ajuste.
Esse processo tem como objetivo apenas manter as informações de férias atualizadas e completas no sistema.
Tratando Pendências e Erros
Durante os processos relacionados às férias no OneFlow, algumas pendências ou erros podem impedir a conclusão correta das operações ou o envio das informações ao eSocial.
Neste tópico, descubra as principais situações que podem gerar inconsistências no processo de férias, suas possíveis causas e como realizar os ajustes necessários no sistema.
As orientações abaixo irão auxiliar na identificação e correção de pendências relacionadas ao lançamento, cálculo, programação e envio das informações de férias no OneFlow.
1) Não foi localizado nenhum recibo para processamento.
1) Não foi localizado nenhum recibo para processamento.
Essa mensagem pode ocorrer ao tentar processar as férias de um funcionário quando o Tipo de Folha de Férias ainda não está habilitado no OneFlow.
Sem essa configuração ativa, o sistema não consegue gerar o recibo de férias necessário para o processamento da rotina.
Como resolver ?
1.1) Clique na Engrenagem (⚙️) no canto superior direito.
1.2) Na tela Configurações da empresa, Na coluna folha acesse as Definições da Folha.
1.3) Tipo de Folha de Férias estará com o campo paramentos preenchido indicando Não, para habilitar acesse a mesmo e faça a configuração dos campos conforme o tópico Configurando os parâmetros de Férias explica.
1.4) Apos fazer os passo acima basta tentar processar o recibo novamente que o mesma será processado com sucesso.
2) O sindicato SINDICATO possui trabalhadores vinculados mas não há convenção coletiva cadastrada para o ano atual.
2) O sindicato SINDICATO possui trabalhadores vinculados mas não há convenção coletiva cadastrada para o ano atual.
Essa mensagem pode ocorrer ao tentar processar ou simular férias quando o sindicato vinculado ao trabalhador não possui uma Convenção Coletiva cadastrada para o ano atual.
A Convenção Coletiva é utilizada pelo OneFlow para realizar cálculos que dependem de regras sindicais. Quando essa informação não está cadastrada ou vigente para o período das férias, o sistema não efetua o processamento para evitar cálculos incorretos.
Como resolver ?
2.1) Acesse o menu lateral da Folha de Pagamento(1), na aba Cadastro clique em Sindicatos (2).
2.2) Acesse o Sindicato do trabalhador.
2.3) Na aba Convenção / Dissídio coletivo (1) clique em incluir (2).
2.4) Preencha as informaçoes sobre a Convenção / Dissídio coletivo salve.
Apos terminar o processo a cima tente processar as ferias novamente que o processo será concluído com sucesso.
3) Não foram encontradas as configurações dos sindicatos para realizar os cálculos das médias salariais.
3) Não foram encontradas as configurações dos sindicatos para realizar os cálculos das médias salariais.
Essa mensagem pode ocorrer ao tentar processar ou simular férias quando as configurações de cálculo de médias salariais do sindicato ainda não foram definidas no OneFlow.
Sem essa configuração, o sistema não consegue identificar quais eventos devem compor o cálculo das médias utilizadas nas férias do funcionário.
Como resolver?
3.1) Acesse o menu lateral da Folha de Pagamento, na aba Cadastro clique em Sindicatos.
3.2) Acesse o Sindicato do trabalhador.
3.3) Acessa a convenção / Dissidio coletivo.
3.4) Acesse a aba de Medias e clique em incluir.
3.5) Preencha as informaçoes sobre como dever se calculado as medias de férias.
Apos preencher salve as informaçoes e tente processar as ferias novamente que o processo seria concluído com sucesso.
💡 Dica
Para mais informaçoes sobre o sindicado consulte o artigo sobre o sindicato.
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