Conhecendo os três tipos de Data

Atualmente trabalhamos com três tipos de data na definição de prazos específicos para a execução das suas tarefas. Vou deixar aqui um resumo de como interpretamos essas datas:

Data de Ação

Podemos dizer que a Data de Ação é como o prazo para começar. É o dia programado para você iniciar sua tarefa, mas não significa que você não pode começar ANTES. Também é usada para definir o próximo dia no qual você vai interagir com essa tarefa.

Data de Meta

Já a Data de Meta indica o prazo entrega interno, estipulado pela empresa. Garantindo que as demandas não sejam entregues em cima da hora, principalmente aquelas que geram multa e que precisam ser entregue a clientes para que possam efetuar pagamentos.

Data de Vencimento

E por fim temos a Data de Vencimento, que indica a data limite para entrega do serviço. Sendo usada para indicar a data oficial do vencimento de guias, DARFs e demais impostos, também permite o controle da quantidade de multas geradas.

Se você quiser entender um pouco mais sobre as aplicações dessas datas no dia a dia, vou deixar aqui um material complementar:

Datas: Conheça os tipos e como usá-los 📆

Regras para configuração das Datas

Antes de qualquer coisa:

Dica importante: Comece definindo a data de vencimento primeiro! Fazendo dessa forma fica mais fácil entender onde as datas de ação e meta irão se encaixar.

Então, seguindo a dica de cima, vou começar a explicação por ela:

Data de vencimento

A configuração das datas segue algumas regras importantes, e existem dois cenários principais para definição do vencimento da obrigação.

Quando a obrigação vence em dia fixo do mês;
Quando a obrigação vence em X dias úteis.

Entendendo esses dois cenários, fica fácil de interpretar o resto.

Quando a obrigação vence em dia fixo do mês

Se sua obrigação vence no dia 20 por exemplo, você poderá configurar para que a data de vencimento seja antecipada ou postergada quando o dia 20 cair num final de semana ou feriado. Para isso, temos as opções:

Antecipar vencimento

Fará com que caso o dia do vencimento caia em dia não útil, ele será antecipado para o dia útil anterior, como por exemplo a sexta-feira.

Postergar vencimento

Já fará com que ele seja adiado para o próximo dia útil, como por exemplo a segunda-feira.

Quando a obrigação vence em X dias úteis

Neste caso, vamos pegar um exemplo que todos conhecem, que é nossa Folha de Pagamento. 😉 A obrigação vende no 5º dia útil de cada mês, e com mais um detalhe, para essa obrigação, Sábado é considerado um dia útil, então, temos as seguintes opções:

Vencimento em dias úteis

O número adicionado nesse campo será uma quantidade de dias considerando somente dias úteis na contagem. Ou seja, se eu colocar 5, ele contará 5 dias, considerando somente os dias de Segunda-Feira à Sexta-Feira, exceto feriados.

Vencimento em dias úteis + Sábado

Semelhante ao anterior, porém agora ele irá contar os 5 dias, considerando os dias de Segunda-Feira à Sábado, exceto feriados.

Data de meta

Seguindo a sequência inversa, depois da data de Vencimento temos a data de Meta, a regra é que a data de meta não pode ultrapassar a data de vencimento, sendo uma quantidade de dias antes do vencimento.

Dica: Se quiser que as data de ação e meta sejam iguais, basta preencher a ação com um zero.

Então, teremos as opções:

Meta em dias úteis

O número adicionado nesse campo será uma quantidade de dias considerando somente dias úteis na contagem. Ou seja, considerando somente os dias de Segunda-Feira à Sexta-Feira, exceto feriados. E esses dias serão contados a partir do dia anterior ao vencimento.

Meta em dias corridos ¹ nota adicional

O número adicionado nesse campo será uma quantidade de dias corridos, considerando todos os dias da semana. E esses dias serão contados a partir do dia anterior ao vencimento.

Data de ação

Continuando a sequência inversa, depois da data de Meta temos a data de Ação, e a regra se repete, a data de ação não pode ultrapassar a data de meta, sendo uma quantidade de dias antes da meta.

Dica: Se quiser que as data de ação e meta sejam iguais, basta preencher a ação com um zero.

Mas antes de avançarmos, uma dúvida importante, para que existe a data ação?

Como citei anteriormente, a ação é como um prazo para iniciar a tarefa, mas antes de indicarmos uma quantidade de dias aleatoriamente, você deve considerar a capacidade operacional do seu time em executar essa demanda.

Vamos a uma situação hipotética: você tem 50 clientes para realizar uma entrega e só 2 pessoas para fazê-las. Podemos suporte que cada uma consegue entregar a demanda de 25 clientes e ainda dividir suas rotinas com outras demandas, você também pode levar em consideração a complexidade da demanda, complexidade de cada cliente, divisão de carteira, etc.

Então a pergunta que você tem que responder, na hora de preencher a quantidade de dias de ação é: Qual a quantidade de dias mínima que meu time precisa para conseguir entregar a tarefa de todos esses clientes dentro da meta? Adiciona alguns dias extras para que seja possível lidar com imprevistos, e pronto, você terá a quantidade de dias ideal.

E ao longo do tempo, isso poderá te gerar indicadores, se sua equipe está entregando muitas tarefas fora da meta pode significar que a quantidade de dias não está realista para quantidade de clientes, ou pra complexidade da demanda, ou realmente já está na hora de aumentar a equipe, ou otimizar a entrega, daí podemos tirar planos de ação! 😉

Agora, voltando para programação normal, nas configurações da data de ação teremos as opções:

Ação em dias úteis

Ação em dias corridos ¹ nota adicional

¹ Nota: Regra dos dias corridos para finais de semana e feriados.

Nos dias corridos, apesar de serem contados dessa forma, não necessariamente a data será estabelecida em finais de semana e feriados, isso dependerá das configurações da sua empresa.

Se na sua empresa/departamento não existe expediente nestes dias, caso a contagem de dias corridos coincida com estes, será antecipada automaticamente para o dia útil anterior, por padrão.

Pausa pra praticar ⏸

Então, vamos seguir com um exemplo citado anteriormente, temos a obrigação de Folha que tem o seu vencimento legal no 5º dia útil de cada mês, o Sábado sendo contabilizado como dia útil. Para a meta, minha empresa por padrão entrega todas as demandas com 2 dias de antecedência, então vamos usar 2 dias úteis. E e por fim a ação, lembrando das dicas e regras que foram explicadas a pouco, meu time precisará de 2 dias e aqui temos expediente aos sábados, então:

Ação	Meta	Vencimento
Dias corridos	Dias úteis	Dias úteis + Sábado
2	2	5

Agora, vamos deixar isso mais visual e traduzir para dias do mês, vamos considerar que o mês de vencimento é 02/2024.

Então, o resultado final pra as datas da tarefa que vence em 02/2024, são:

Data de Vencimento = 6
Data de Meta = 3
Data de Ação = 1

Bom, tendo entendido toda a teoria e as regras, vamos ao tutorial.

Como alterar a configuração das datas

Na configuração das datas, temos 3 opções que poderão ser usadas em combinado:

Usar um padrão datas para todos os clientes;
Personalizar as datas de acordo com o perfil do cliente; ou,
Personalizar as datas pontualmente de cada cliente.

E neste material vamos falar sobre o padrão das datas, consulte nosso material adicional para conferir como configurar as datas personalizadas.

Obrigação: Datas personalizadas por cliente 📆

Para iniciarmos as configurações você precisa:

Clique no o menu lateral a sua esquerda para expandir as opções;
Agora vá em Configurações > Obrigações para ser direcionado para a lista de obrigações disponíveis;
Escolha a obrigação que deseja alterar e clique para abrir, você pode usar o ícone com a seta ao lado para abrir;
A página de configuração será aberta na tela 1. Info, clique no passo 4. Datas para continuarmos;

Definindo o padrão das datas na obrigação

Preenchendo os campos visíveis de data de Ação, Meta e Vencimento estes valores se tornaram um padrão para os clientes relacionados à obrigação.

E lembrem de usar o conhecimento que foi compartilhado ao longo do material para preencher.

Já na tela de configuração das Datas;
No campo da Data de Vencimento, defina uma das 4 opções para dizer se será um dia fixo ou quantidade de dias, e ao lado preencha o dia para a o vencimento;
No campo da Data de Meta, defina se serão dias corridos ou dias úteis e ao lado preencha a quantidade de dias para a meta;
Por fim, no campo da Data de Ação, defina se serão dias corridos ou dias úteis e ao lado preencha a quantidade de dias para a ação;
Por fim, basta Salvar para replicar par todos os clientes.

E aqui vai uma ilustração prática:

Atenção: Se você já configurou uma data personalizada para algum cliente, pontualmente - sem usar o perfil - ao salvar, as datas desses clientes voltarão ao padrão.

Atualizando as tarefas já geradas

Aviso: Se você já usa a G-Click e já tem tarefas geradas, também é importante seguir o próximo passo.

Feita todas as configurações, se você já tem tarefas geradas em seu G-Click, você poderá atualiza-las facilmente!

Para isso, basta você:

Ainda com a página de configuração da obrigação aberta, vá no passo Gerar tarefas;
Defina o período de tarefas que você deseja atualizar nos campos "Vencimento a partir" e "Competência até", normalmente ele já vem preenchido o vencimento a partir do mês atual até Dezembro;
Selecione todos os clientes na lista abaixo, clicando na caixinha a esquerda no topo da lista;
Clique no botão azul Gerar tarefas; e
Agora só aguardar finalizar o carregamento.

Agradecemos por ler até aqui, lembre de avaliar nosso artigo! 😍

Omie.G-Click: Obrigações: Sobre as Datas e como configurá-las 📆