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Omie.G-Click: Integração com Questor Zen E-Doc (Versão 1)

Neste artigo, vamos te mostrar como configurar a integração da G-Click com o Questor Zen E-Doc (Versão 1) 🤖

Escrito por Sabrina Lira

Sobre

A integração com o Questor Zen E-Doc tem como objetivo realizar a baixa de atividades por meio da busca das publicações realizadas no Zen.

O robô do Omie.G-Click irá realizar a busca no sistema Zen através dos dados fornecidos na tarefa para encontrar a publicação, fazer download do arquivo disponível e adicioná-lo à atividade e realizando sua conclusão.

Caso a publicação não seja encontra a atividade ficará pendente! Isso pode acontecer devido a má configuração ou caso a publicação ainda não esteja disponível!

Ativando a integração 🔧

Para a ativação da integração é importante que tenhamos um usuário do Questor Zen E-Doc com acesso total a plataforma.

Disponibilizando acesso ao Zen E-Doc

Para que nosso robô possa fazer a integração, você irá disponibilizar esse usuário e senha para que o robô acesse a plataforma.

Para configurar o acesso, basta fazer o seguinte:

  1. Expanda o menu lateral clicando na área branca ou no seu avatar 👤 e clique em Configurações > Minha Empresa;

  2. Vá na aba Sistema de Integração e clique na opção Zen;

  3. No lado direito clique no botão Ativar;

  4. Nos campos Usuário e Senha insira um acesso válido ao Zen E-Doc;

  5. Clique no lápis a direita para salvar, se o login e senha forem válidos, o G-Click dará uma mensagem confirmando a conexão.

Criando as atividades ✅

Regras 🎯

Nome da atividade

O robô irá usar as informações dadas no nome da atividade para realizar os devidos filtros no Zen e encontrar a publicação, se estiver disponível.

Então você precisará consultar no Zen E-Doc como são feitas as publicações de cada tipo de arquivo que são disponibilizados na plataforma considerando essas duas informações:

  • Tipo da publicação

  • Assunto da publicação (um resumo, ou uma palavra contida no assunto) 🚨

🚨 Atenção quanto a palavra que será usada para definir o Assunto, você deve escolher uma palavra que seja de uso ÚNICO, caso contrário o robô pode encontrar o arquivo errado, então quanto mais completo o assunto melhor!

Hora da prática ⏳

Agora vamos ver como montar as atividades com essas informações:

Basicamente, você precisa criar um "diretório" separado por uma / (barra), assim como nos diretórios que temos no computador. Você deverá usar na seguinte ordem:

Tipo/Assunto

Usando como exemplo as informações da imagem anterior, eu poderia montar a primeira atividade assim:

Folha de Pagamento/Folha

Como citei antes, você pode colocar um resumo do assunto, mas eu também poderia criar a mesma atividade com o seguinte nome:

Folha de Pagamento/Folha de Pagamento

Mas você pode se perguntar — "Mas realmente precisa ficar repetido?" 🤔

Neste caso sim, pois no Zen E-Doc podem haver diferentes arquivos dentro de um mesmo tipo, então no casos onde o TIPO e o ASSUNTO da publicação tenham o mesmo texto, será sim necessário escrevê-los como ilustrado anteriormente.

É muito importante que esteja escrito EXATAMENTE igual, respeitando símbolos, letras maiúsculas e minúsculas, e espaços.

Competência

Arquivos com competência

O Zen fornece um campo próprio para filtrar as competências, nosso robô irá usar a competência da tarefa para preencher estre campo e encontrar a publicação.

Arquivos sem competência

Para os arquivos que não têm uma competência definida, como alguns relatórios, o robô vai usar o assunto para tentar identificar a competência. Isso será feito da seguinte forma:

Se você quiser que o robô encontre esses arquivos corretamente, é importante seguir a regra de incluir a competência no assunto da publicação, sempre ao final. O formato da competência deve ser MM/AAAA (mês/ano).

Dicas importantes:

  • Inclua a competência no final do assunto.

  • Formato aceito: mês e ano no formato MM/AAAA.

  • Ao criar a atividade na G-Click, coloque um nome completo e claro para o arquivo. Isso ajuda o robô a encontrar o arquivo sem dificuldades.

Por exemplo, se o nome do arquivo for "DARF PIS 8109", coloque esse nome completo na atividade da G-Click. Evite abreviar ou usar apenas parte do nome, pois isso pode prejudicar a busca do robô.

Exemplo errado: "DARF"

Exemplo correto: "DARF PIS 8109"

Quanto mais completo, melhor!
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⚠️ Atenção!
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O campo de busca do Questor Zen possui restrições específicas quanto à aceitação de certos caracteres, o que pode impactar a localização de determinados arquivos. Caso um caractere não aceito seja utilizado, ao inserir o assunto no campo de busca o sistema indicará que o arquivo não foi encontrado. Um exemplo de caractere não permitido no campo de pesquisa do Questor Zen é o parêntese "( )", e que interfere diretamente na integração, pois o bot utiliza esse campo para localizar o arquivo e realizar a baixa da atividade no Omie.G-Click.


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Como criar as atividades de integração Zen E-Doc

Bom, agora que entendemos qual a lógica que iremos usar para montar nosso "diretório", vamos à etapa de como criar as atividades, vou continuar com o exemplo da imagem anterior que é o [...].

  1. No menu lateral, clique em Configurações > Obrigações;

  2. Use os filtros ou a ferramenta de pesquisa para buscar pela obrigação [...] (Lembrando que o nome da obrigação na sua empresa pode estar diferente);

  3. Clique sobre o nome da obrigação ou na seta ao lado para abrir numa nova guia, quando a encontrar;

  4. Vá para o passo 2. Atividades e clique no botão + Atividades;

  5. No campo Tipo selecione Integração: Zen;

  6. No campo Novo texto escreva o caminho conforme já vimos [...] (é muito importante que esteja escrito EXATAMENTE igual).

  7. Depois clique no ➕ para adicioná-la na lista;

  8. Reordene as atividades como desejar.

Atualizar tarefas abertas

Caso você já tenha gerado as tarefas e já está usando o G-Click no dia a dia, esse passo é muito importante.

  1. Depois de ter reordenado as atividades como deseje;

  2. Clique no botão Atualizar tarefas;

  3. Selecione todos os cliente e clique em Alterar;

  4. Agora só aguardar a mensagem de sucesso aparecer, antes de deixar a tela.

Obs.: Só serão atualizadas tarefas que não foram concluídas e que estão com 0% das atividades realizadas.

Repita o passo "Incluir atividades nas obrigações" para todas as obrigações que você deseja que a integração aconteça.

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