Os Históricos Contábeis são os textos que serão apresentados em cada lançamento contábil, detalhando a movimentação registrada. Eles podem conter informações como a operação realizada, a competência, o documento relacionado, o cliente ou fornecedor envolvido, entre outros dados, facilitando a identificação e a conferência dos lançamentos.
Além de fornecer mais clareza às movimentações contábeis, os históricos são obrigatórios em todos os lançamentos realizados no sistema.
O OneFlow disponibiliza um Plano de Históricos Padrão, desenvolvido para ser utilizado em conjunto com o Plano de Contas Padrão OneFlow. Caso a empresa utilize outro plano de contas, também é possível criar e configurar um Plano de Históricos manualmente.
Neste artigo, você verá como incluir e configurar o Plano de Históricos no OneFlow. 🚀
Tópicos do Artigo:
Incluindo um plano de históricos padrão no OneFlow
A inclusão do Plano de Históricos pode ser realizada em dois momentos:
Durante o Assistente de Configuração da empresa, sendo a forma recomendada de implantação, pois as configurações realizadas posteriormente utilizarão esse plano como base;
Após a conclusão do Assistente de Configuração, diretamente no módulo Contábil, caso a empresa ainda não possua um Plano de Históricos vinculado ou seja necessário incluir um novo.
Nos tópicos abaixo, serão apresentados os dois processos.
Incluindo um Plano de Históricos Padrão durante o Assistente de Configuração
Incluindo um Plano de Históricos Padrão durante o Assistente de Configuração
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil e clique em Abrir Contábil da empresa que realizará a operação.
2) Inicie o Assistente de Configuração da empresa. Na etapa de configuração dos cadastros iniciais, serão exibidas as opções Plano de Contas, Plano de Históricos e Plano de Contabilização.
Após incluir o Plano de Contas da empresa, clique em Plano de Históricos.
3) Na tela de inclusão do Plano de Históricos, você poderá optar por utilizar um plano já existente ou criar um novo.
Ao selecionar Utilizar um plano já existente no sistema (1), estarão disponíveis as seguintes opções:
Utilizar um plano de outra empresa (2): compartilha o mesmo Plano de Históricos entre as empresas. Dessa forma, qualquer alteração realizada no plano será refletida em todas as empresas que o utilizam.
Utilizar um plano disponível no OneFlow (3): permite selecionar um plano compartilhado existente ou utilizar o Plano de Históricos Padrão OneFlow.
Duplicar um plano de outra empresa (4): cria uma cópia do Plano de Históricos de outra empresa. Após a duplicação, os planos tornam-se independentes e as alterações realizadas em um não serão refletidas no outro.
Duplicar um plano desta empresa (5): cria uma cópia de um Plano de Históricos já existente na própria empresa.
Criar um novo plano de históricos (6): permite criar um plano manualmente do zero.
Neste exemplo, selecione Utilizar um plano disponível no OneFlow (3) e clique em Continuar (7).
4) No campo Plano de Históricos (1), selecione o Plano de Históricos Padrão OneFlow e clique em Confirmar (2).
Pronto! O Plano de Históricos estará vinculado à empresa. Agora, basta prosseguir com as demais configurações do Assistente de Configuração para concluir a implantação
Incluindo um Plano de Históricos Padrão em uma empresa já cadastrada
Incluindo um Plano de Históricos Padrão em uma empresa já cadastrada
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil e clique em Abrir Contábil da empresa que realizará a operação.
2) Em seguida, acesse a tela Passo a Passo (1) e clique em Históricos (2).
3) No menu lateral, clique em Incluir.
💡 Dica
Também é possível iniciar a inclusão pelo menu Contábil (1), acessando o tópico Planos de Históricos e clicando em “Incluir” (2).
A partir desse ponto, o fluxo segue normalmente, os próximos passos são os mesmos, independentemente do caminho utilizado.
4) Na tela de inclusão do Plano de Históricos, você poderá optar por utilizar um plano já existente ou criar um novo.
Ao selecionar Utilizar um plano já existente no sistema (1), estarão disponíveis as seguintes opções:
Utilizar um plano de outra empresa (2): compartilha o mesmo Plano de Históricos entre as empresas. Dessa forma, qualquer alteração realizada no plano será refletida em todas as empresas que o utilizam.
Utilizar um plano disponível no OneFlow (3): permite selecionar um plano compartilhado existente ou utilizar o Plano de Históricos Padrão OneFlow.
Duplicar um plano de outra empresa (4): cria uma cópia do Plano de Históricos de outra empresa. Após a duplicação, os planos tornam-se independentes e as alterações realizadas em um não serão refletidas no outro.
Duplicar um plano desta empresa (5): cria uma cópia de um Plano de Históricos já existente na própria empresa.
Criar um novo plano de históricos (6): permite criar um plano manualmente do zero.
Neste exemplo, selecione Utilizar um plano disponível no OneFlow (3) e clique em Continuar (7).
5) No campo Plano de Históricos (1), selecione o Plano de Históricos Padrão OneFlow e clique em Confirmar (2).
Pronto! O plano de históricos estará disponível para utilização na empresa.
Entendendo a estrutura do Plano de Históricos Padrão OneFlow
Após incluir o Plano de Históricos Padrão, é possível consultar sua estrutura, personalizar os históricos existentes e configurar novos registros conforme a necessidade da empresa.
1) Acesse o Plano de Históricos da empresa por um dos seguintes caminhos:
Menu Contábil (1) > Plano de Históricos > Exibir todos (2):
Ou:
Passo a Passo (1) > Históricos (2).
Em seguida, dê um duplo clique sobre o plano para acessar sua estrutura.
2) Na parte superior da tela, serão exibidas as informações gerais do plano.
Você poderá visualizar:
Descrição do Plano (1): nome do Plano de Históricos.
Tipo do texto do histórico (2): define como os textos serão apresentados nos lançamentos contábeis. Estão disponíveis as seguintes opções:
Texto do histórico sempre em maiúsculo;
Texto do histórico sempre em minúsculo;
Respeitar o texto conforme cadastrado.
Por padrão, o OneFlow utiliza a opção Respeitar o texto conforme cadastrado.
3) O Plano de Históricos é organizado nas seguintes colunas:
Situação (1): indica se o histórico está Ativo ou Inativo.
Utilização (2): informa em quais processos o histórico poderá ser utilizado, como Financeiro, Fiscal, Folha, Apuração de Resultado, Transferência de Lucros, entre outros.
Código (3): identificação do histórico.
Texto Inicial (4): corresponde ao texto fixo que iniciará o histórico contábil.
Complementos (5): informações que serão acrescentadas automaticamente ao texto, como número da nota fiscal, nome do cliente, competência, conta corrente, documento, entre outras.
4) Também é possível personalizar o Plano de Históricos utilizando as seguintes funcionalidades:
Incluir histórico (1): cadastra um novo histórico manualmente.
Editar (2): altera um histórico já existente.
Excluir (3): remove um histórico do plano, quando permitido pelo sistema.
Incluindo um histórico manualmente
Incluindo um histórico manualmente
Ao incluir um novo histórico, o Código será preenchido automaticamente pelo sistema.
Em seguida, informe:
Texto inicial do histórico (1);
Utilização (2), selecionando onde esse histórico será utilizado, como Fiscal, Financeiro, Folha, Apuração de Resultado, Transferência de Lucros, entre outros;
Complementos (3). Clique na lupa para selecionar as informações que irão compor automaticamente o texto do histórico, como nome do cliente, número da nota fiscal, conta corrente, competência, documento, entre outras.
É possível adicionar quantos complementos forem necessários conforme a disponibilidade de opções que é apresentada para cada utilização.
Na parte inferior da tela (4), o OneFlow exibirá uma prévia do resultado em "O texto do histórico ficará assim", permitindo conferir como o histórico será gerado nos lançamentos contábeis.
Após concluir as configurações, clique em Salvar (5).
Editando um histórico
Editando um histórico
Ao dar um duplo clique sobre um histórico ou selecioná-lo e clicar em Editar, será possível consultar e alterar todas as suas informações, como:
Código;
Texto inicial;
Utilização;
Complementos;
Pré-visualização do texto que será gerado.
No menu lateral também estarão disponíveis as seguintes opções:
Salvar (1): grava as alterações realizadas;
Salvar e Novo (2): salva o histórico atual e abre um novo cadastro;
Inativar (3): inativa o histórico;
Excluir (4): exclui o histórico do plano.
Empresas vinculadas ao plano de históricos padrão OneFlow
Ao acessar a opção Empresas vinculadas no menu lateral do Plano de Históricos, o OneFlow exibirá todas as empresas que compartilham aquele mesmo plano.
Nessa tela, também é possível vincular novas empresas ao plano ou desvincular empresas que já o utilizam.
Vinculando empresas
Vinculando empresas
1) Para compartilhar o Plano de Históricos com outra empresa, clique em Vincular empresas.
2) Será exibida a relação de todas as empresas cadastradas no escritório. Selecione a empresa que deseja vincular (1) e clique em Vincular (2).
Desvinculando empresas
Desvinculando empresas
1) Para remover uma empresa do Plano de Históricos compartilhado, selecione a empresa desejada na lista de empresas vinculadas (1) e clique em Desvincular empresa (2).
⚠️ Importante: A empresa somente poderá ser desvinculada caso não existam lançamentos contábeis, demonstrativos ou outras configurações vinculadas a esse Plano de Históricos. Caso existam dependências, será necessário removê-las antes de realizar a desvinculação.
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