Configurações necessárias para o módulo Contábil OneFlow
Para iniciar a utilização do módulo Contábil do OneFlow, é necessário ter as seguintes configurações:
Configurações Básicas
Plano de Contas
Plano de Históricos
Configuração dos principais Planos para Contabilização
Escrituração e Apuração Fiscal OneFlow
Folha de Pagamento OneFlow
Provisões de Férias e 13º Salário OneFlow
Ativo Imobilizado OneFlow
Financeiro - Omie ERP
Configuração dos modelos de estrutura das principais Demonstrações Contábeis
DRE - Demonstração do Resultado do Exercício
DMPL - Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido
DFC Direta - Demonstração do Fluxo de Caixa - Método Direto
DFC Indireta - Demonstração do Fluxo de Caixa - Método Indireto
⚠️ Importante: optando por utilizar o plano de contas atual do escritório (ao invés do padrão OneFlow), ele poderá ser importado (via planilha ou arquivo SPED ECD) para o sistema e então as suas contas contábeis deverão ser configuradas nos planos de contabilização, nas estruturas das demonstrações e no plano referencial, para que as etapas dos processos contábeis sejam executadas com sucesso.
Vantagem de utilizar o Plano de Contas padrão OneFlow
Optando por utilizar o Plano de Contas padrão OneFlow, todas as pricipais configurações citadas no tópico acima estarão prontas para utilização no escritório, bastando realizar o onboarding da primeira empresa e pronto, será iniciada a execução das etapas do processo contábil.
E para as próximas empresas que forem incluídas no sistema, só precisará compartilhar as configurações já implantadas na primeira empresa.
💡 O Plano de Contas padrão OneFlow já vem configurado com os principais planos de contabilização, plano referencial da RFB e modelos de estrutura das principais demonstrações contábeis e pode ser COMPARTILHADO entre as empresas do escritório. Ou seja, você não precisará realizar nenhuma dessas configurações!
Conhecendo a estrutura do Plano de Contas padrão OneFlow
Para conhecer a estrutura do Plano de Contas padrão, antes de decidir se irá utilizá-lo (ou não) no escritório, acesse o OneFlow e estando na área do contador (painel 'Minhas empresas'), selecione o Menu Contábil / Plano de Contas / Exibir Todos:
Será exibida a tela abaixo, clique duplo sobre o Plano de Contas Padrão OneFlow para visualizar o seu conteúdo:
E use as barras de rolagem e a paginação da tela para consultar a estrutura do Plano de Contas:
Onboarding - Implantando o plano de contas e demais configurações contábeis padrões no escritório
A implantação do Plano de Contas e demais configurações contábeis no padrão OneFlow, é feita à partir do onboarding da primeira empresa do escritório.
Para isso, após ter cadastrado a empresa no OneFlow e habilitado o módulo contábil, acesse a mesma por meio do painel 'Minhas empresas' / opção 'Abrir contábil':
Em seguida, será exibida a tela do onboarding no passo '1', clique no link para iniciar as configurações:
💡 Clique aqui para saber como cadastrar uma empresa no OneFlow.
No passo '2', confirme os dados da empresa, informe os demonstrativos que deseja gerar e enviar ao cliente e clique em 'Próximo':
No passo '3', clique na opção 'Plano de Contas':
Na tela que será exibida, clique nas opções descritas abaixo e em 'Continuar':
Quero utilizar um plano de contas que já existe no sistema
Quero utilizar nessa empresa um plano de contas que está disponível no OneFlow
Em seguida, selecione o Plano de Contas Padrão OneFlow, clique em 'Confirmar' e responda 'Sim' para a mensagem que será apresentada:
Aguarde alguns instantes até que o plano de contas e demais configurações sejam associados à empresa e então seja exibida novamente a tela abaixo (ainda no passo '3'):
⚠️ Note acima que o sistema informa que 'Você já definiu os planos de contas, históricos e contabilização' para a empresa.
Essa informação é muito importante e indica que as configurações contábeis padrões foram realizadas com sucesso.
Clique em 'Próximo' para prosseguir com a última etapa ('4') do onboarding:
Aguarde o sistema processar os lançamentos contábeis (etapa '4') e clique em 'Finalizar':
Pronto! As configurações contábeis foram implantadas com sucesso!
A empresa já está preparada para executar as etapas do processo contábil.
Conferindo as configurações contábeis implantadas na empresa
Planos de Contas e de Históricos
Para conferir as configurações contábeis, deverá acessar a empresa que realizou o onboarding e acessar a opção 'Configuração da Empresa' (canto superior direito da tela):
Depois clique em 'Definições Contábeis', na área 'Contábil' e confira os planos de contas e de históricos padrões implantados na empresa:
Planos de Contabilização
Acesse a empresa em que realizou o onboarding e clique no Menu Contábil / Planos de Contabilização / Exibir todos:
Serão apresentados todos os planos de contabilização que foram implantados na empresa e que estão associados aos planos de Contas e de Históricos padrões OneFlow:
Clique duplo sobre cada um dos planos de contabilização para ver a sua estrutura.
Modelos de Estrutura das Demonstrações
Acesse a empresa em que realizou o onboarding e clique no Menu Contábil / Relatórios / Demonstrativos / Configurar estruturas:
Serão apresentados todos os modelos de estrutura implantados na empresa, que estão associados ao Plano de Contas padrão OneFlow:
Clique duplo sobre cada um dos modelos para ver a sua estrutura.
Onboarding - Compartilhando as configurações contábeis com outras empresas
Após ter implantado as configurações contábeis padrões OneFlow na primeira empresa do Escritório, você poderá compartilhá-las com outras empresas, no momento do onboarding.
Para isso, na etapa '3' do onboarding, clique na opção 'Quero compartilhar configurações já existentes / Clique aqui para utilizar configurações já existentes':
Será exibida a tela abaixo, onde deverá ser informada a empresa origem para compartilhamento das configurações contábeis. Após isso, clique em 'Vincular':
Será exibida novamente a tela do passo '3'. Note que agora todas as configurações estão com o status 'Você já definiu o plano para essa empresa'. Clique em 'Próximo':
Aguarde o sistema processar os lançamentos contábeis (etapa '4') e clique em 'Finalizar':
Pronto! As configurações contábeis da empresa origem foram compartilhadas com sucesso!
A empresa que fez o onboarding já está preparada para executar as etapas do processo contábil.
💡 Vantagens do compartilhamento das configurações entre empresas
Você só precisará implantar as configurações contábeis uma única vez no sistema e ir compartilhando elas com as empresas que passarão a utilizar as mesmas configurações.
O compartilhamento deve ser utilizado entre empresas Matriz e Filiais, possibilitando a consolidação das informações contábeis.
Ao compartilhar o Plano de Contas, todas as inclusões de novas contas, alterações, exclusões, relacionamentos com o Plano Referencial, irão refletir para todas as empresas.
Mesmo tendo compartilhado o Plano de Contas, se for necessário, você poderá incluir contas contábeis que sejam utilizadas exclusivamente por uma empresa específica.
Mesmo tendo compartilhado o Plano de Contas, nada o impede, porém, de que em empresas específicas, você utilize outro plano de contas, que seja criado especificamente para ela, ou seja, você tem flexibilidade na utilização dos planos.
Conferindo as empresas que estão compartilhando as configurações contábeis do escritório
Acesse o OneFlow e estando na área do contador (painel 'Minhas empresas'), selecione o Menu Contábil / Plano de Contas / Exibir Todos:
Será exibida a tela abaixo, clique duplo sobre o Plano de Contas para consultar as empresas vinculadas:
Na tela do Plano de Contas, clique em 'Empresas vinculadas':
Será exibida a tela contendo a relação das empresas que estão vinculadas ao Plano de Contas, para conferência:
💡 Realize o mesmo passo a passo para consultar as empresas vinculadas às demais configurações contábeis como: Plano de Históricos, Planos de Contabilização e Estruturas das Demonstrações.