A configuração da estrutura é a etapa mais importante na implantação do módulo contábil do sistema. O cadastramento do plano de contas, a definição dos saldos iniciais e, em alguns casos, a migração dos lançamentos, podem demandar um tempo considerável quando realizados manualmente, além de aumentar o risco de inconsistências.
Nesse cenário, a importação das informações da Escrituração Contábil Digital (SPED ECD) surge como uma alternativa prática, segura e eficiente. Como a ECD reúne os principais dados contábeis já transmitidos ao Fisco, ela pode ser utilizada para reaproveitar essas informações na implantação das configurações contábeis, reduzindo significativamente o trabalho operacional.
Por meio da importação do arquivo SPED ECD, é possível obter o plano de contas, centros de custos, saldos iniciais e lançamentos contábeis, conforme os recursos disponibilizados pelo sistema.
Neste artigo, veremos como funciona esse processo de importação, quais informações podem ser aproveitadas e quais cuidados devem ser observados para obter as informações de forma consistente.
💡 Dica
O OneFlow também dispõe de uma estrutura padrão que já vem previamente
configurada, incluindo Plano de Contas, Plano de Históricos, Planos de Contabilização, Plano Referencial da RFB, Modelos de Demonstrações Contábeis e demais definições necessárias para a execução das rotinas contábeis dentro do sistema, agilizando a implantação do módulo Contábil e garantindo maior padronização dos processos.
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Importando o Plano de Contas da ECD via Assistente de Configuração da empresa
⚠️ Importante
Antes de realizar a importação da escrituração contábil da ECD, o Plano de Contas originado dela precisa estar configurado e ativo na empresa, para que o sistema possa reconhecer corretamente as demais informações da escrituração. Para isso, o plano de contas poderá ser importado à partir do Assistente de Configuração da empresa no módulo contábil, como veremos a seguir.
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) da empresa desejada.
2) Em seguida, será exibida a tela de onboarding. Clique no link indicado para iniciar as configurações.
💡 Clique aqui para saber como cadastrar uma empresa no OneFlow.
3) Na próxima etapa, confirme os dados da empresa, informe os demonstrativos que deseja gerar e disponibilizar ao cliente e clique em “Próximo”.
4) Em seguida, o sistema solicitará a definição do Plano de Contas que será utilizado na empresa. Selecione a opção “Quero utilizar outro tipo de plano de contas”.
⚠️ A tela mencionada acima será exibida apenas para empresas que utilizam integração com o Omie ERP.
Para empresas de outros ERPs, essa etapa será ignorada e o sistema seguirá diretamente para a próxima tela.
5) Na sequência, clique na opção “Plano de Contas”.
6) Na tela apresentada, selecione as seguintes opções:
“Quero criar um plano de contas que não existe no sistema” (1)
“Quero importar a partir do SPED” (2)
Após selecionar as opções, clique em “Continuar” (3).
7) Em seguida, arraste o arquivo da ECD para a área pontilhada ou selecione ele em uma pasta e aguarde a realização do upload do sistema:
8) Na tela seguinte, configure as informações do Plano de Contas, sendo:
(1) Descrição: para identificação do Plano de Contas que está sendo importado.
(2) Estrutura do classificador e código reduzido: escolher a opção que melhor se enquadra ao plano de contas que está sendo importado:
Classificador (SPED) + Código Reduzido (Sistema): nessa opção o sistema irá utilizar o Código Analítico vindo no SPED como classificador, e para o código reduzido será gerado um código sequencial pelo sistema.
Classificador (Sistema) + Código Reduzido (SPED): nessa opção o sistema irá utilizar o Código Analítico vindo no SPED como código reduzido, e o classificador será gerado pelo sistema baseado na máscara informada e no nível das contas dentro do arquivo.
Classificador (Sistema) + Código Reduzido (Sistema): nessa opção o sistema irá gerar o Classificador baseado na máscara informada e no nível das contas dentro do arquivo e para o código reduzido será gerado um código sequencial pelo sistema.
(3) Máscara do classificador: optando por gerar o classificador pelo sistema, deverá informar uma máscara para que os mesmos sejam importados conforme a configuração definida e os níveis das contas do arquivo.
⚠️ Importante - Máscara do Classificador
Para a importação do classificador, recomendamos optar por 'Classificador (Sistema)', definindo a máscara dele. Isso se faz necessário principalmente nas situações em que o classificador gerado na ECD não possui separação de níveis. Exemplos:
Cenário 1:
Nessa situação, ao optar por gerar o classificador SPED, os mesmos seriam importados sem a separação por níveis (pontos), o que impediria a totalização correta dos relatórios, como Balancete e Balanço.
E optando pelo classificador do sistema, é necessário definir a máscara que, analisando o arquivo, entendemos que sua estrutura é '9.9.99.99.9999', com isso os classificadores exemplificados no print seriam gerado assim:
1 - ATIVO
1.1 - ATIVO CIRCULANTE
1.1.01 - DISPONÍVEL
1.1.01.02 - BANCOS CONTA MOVIMENTO
1.1.01.02.0001 - Banco Citibank S/A
Esse formato possibilitará a totalização correta das demonstrações contábeis.
Cenário 2:
Note acima que, apesar do classificador possuir a separação por níveis (pontos), ele está complementado também pelo código reduzido (após o traço).
Nesse caso, também recomendamos optar por 'Classificador (Sistema)', definindo a máscara como '9.9.99.999.999'. Isso evitará problemas de totalização nas demonstrações contábeis, uma vez que o código reduzido do arquivo ECD (anexo ao classificador) não será importado no classificador do Plano de Contas, que ficará com essa estrutura:
1 - Ativo
1.1 - Circulante
1.1.01 - Disponível
1.1.01.001 - Bens Numerários
1.1.01.001.001 - Caixa
(4) Natureza e grupo das contas totalizadoras do plano: será apresentada a grid contendo os grupos identificados no plano de contas da ECD. Clique duplo sobre cada uma delas e informe:
Grupo (1): Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Custo, Despesa, Receita e Outras.
Natureza (2): Devedor ou Credor (será sugerida pelo sistema conforme o grupo informado - podendo ser alterada).
9) Após configurar todas as informações solicitadas, clique em 'Importar':
10) Aguarde alguns instantes enquanto o sistema realiza o processo de importação, que será concluído com a mensagem 'O plano de contas foi importado com sucesso'.
11) Após o processamento, será exibida novamente a tela do Assistente de Configuração.
⚠️ Verifique se o sistema apresentou a mensagem:
“Você já definiu o plano de contas dessa empresa”.
Essa informação confirma que o plano de contas foi importado e implantado com sucesso na empresa.
12) Agora clique na opção 'Plano de Históricos' para fazer a implantação dele:
13) Na tela apresentada, selecione as seguintes opções:
“Quero utilizar um plano de históricos que já existe no sistema” (1)
“Quero utilizar nessa empresa um plano de históricos que está disponível no OneFlow” (2)
Após selecionar as opções, clique em “Continuar” (3).
14) Na sequência, selecione na combo 'Plano de Históricos' (1), o plano que será implantado na empresa, clique em 'Confirmar' (2), confirme o vínculo do plano à empresa e aguarde alguns instantes para a conclusão do processamento.
⚠️ Caso esteja configurando a primeira empresa no módulo contábil do sistema, recomendamos selecionar o 'Plano de Históricos Padrão OneFlow'.
15) Após o processamento, será exibida novamente a tela do Assistente de Configuração.
⚠️ Verifique se o sistema apresentou a mensagem:
“Você já definiu o plano de históricos dessa empresa”.
Essa informação confirma que o plano de históricos foi implantado com sucesso na empresa.
Após validar a mensagem, já é possível ir para a última etapa do Assistente de Configuração, então clique em “Próximo”.
16) Aguarde o processamento dos lançamentos contábeis e clique em “Finalizar”.
Pronto! As configurações dos planos de Contas e de Históricos foram implantadas com sucesso. 🚀
Conferindo as configurações implantadas na empresa
Após finalizar o Assistente de Configuração, é possível conferir os planos de contas e de históricos que foram implantados na empresa.
1) Tendo selecionado a empresa, acesse as configurações localizadas na parte superior da tela.
2) Na aba “Contábil”, clique em “Definições Contábeis”.
3) Em seguida, acesse a aba “Planos Ativos”.
Nessa tela, serão apresentados os Planos de Contas e os Planos de Históricos que foram implantados à empresa durante o Assistente de Configuração.
Conferindo as informações do Plano de Contas importado da ECD
1) Tendo selecionado a empresa, acesse a aba Passo a Passo (1) e clique na opção Plano de Contas (2):
2) Na tela seguinte, selecione com duplo clique, o plano de contas que foi implantado na empresa:
3) Em seguida, feche a tela das auditorias, para visualizar a estrutura do Plano de Contas que foi importada da ECD:
4) A estrutura das contas é apresentada conforme as configurações realizadas na importação da ECD:
5) Clique sobre uma conta para conferir mais informações e note que:
Campo 'Código Analítico ECD' (1): foi gravado o código ECD que deu origem à conta contábil no sistema.
Aba 'Planos Referenciais' (2): é possível conferir o relacionamento referencial RFB importado da ECD.
7) Ainda no Plano de Contas, também é possível conferir os relacionamentos referenciais por meio da opção 'Relacionamento Plano Referencial (ECD/ECF):
8) Para isso, indique a Situação da Conta (1), o Plano de contas referencial (2) e veja os relacionamentos importados para as contas contábeis na grid esquerda, coluna Plano Referencial (3):
Importando somente os relacionamentos referenciais da ECD
Caso o plano de contas tenha sido importado do arquivo ECD sem os relacionamentos referenciais, ainda será possível importá-los conforme os passos abaixo:
1) Tendo selecionado a empresa, acesse a aba Passo a Passo (1) e clique na opção Plano de Contas (2):
2) Na tela seguinte, selecione com duplo clique, o plano de contas que foi implantado na empresa:
3) Em seguida, feche a tela das auditorias, para visualizar a estrutura do Plano de Contas que foi importada da ECD:
4) Na sequência, selecione a opção "Relacionamento Plano Referencial (ECD/ECF)':
5) Na tela seguinte, informe o Plano de Contas Referencial (1) e clique em 'Importar da ECD' (2):
6) Depois arraste o arquivo da ECD para a área pontilhada ou selecione ele em uma pasta e aguarde a realização do upload do sistema:
7) Caso o plano de contas ainda não tenha relacionamentos referenciais, a importação será iniciada automaticamente. Mas caso já tenha relacionamentos referenciais realizados, o sistema irá pedir para definir como a nova importação deverá ser realizada, sendo:
(1) Importar somente os novos relacionamentos: serão incluídos os relacionamentos apenas para as contas contábeis que ainda não estavam relacionadas.
(2) Importar os novos relacionamentos e atualizar os existentes: serão incluídos os relacionamentos para as contas contábeis que ainda não estavam relacionadas e serão atualizados os relacionamentos já existentes, conforme a nova importação realizada.
Observação: nesse cenário, caso exista uma conta contábil cujo relacionamento tenha sido feito manualmente e, no arquivo importado, essa conta esteja sem relacionamento, o sistema não irá sobrepor/remover o relacionamento existente na conta.
(3) Sobrepor todos os relacionamentos já existentes: serão excluídos todos os relacionamentos existentes nas contas contábeis e importados novamente do arquivo.
8) Após concluir a importação, o sistema sinalizará informando a quantidade de relacionamentos importados/atualizados.
⚠️ Importante
Para realizar a importação, o sistema irá verificar o campo 'Código analítico ECD' da conta contábil no plano de contas e buscá-lo no arquivo ECD para identificar o relacionamento correspondente.
Com isso, para que a importação seja realizada com sucesso, é necessário que o código analítico do arquivo ECD exista nas contas contábeis já importadas.
E para o relacionamento referencial ser realizado automaticamente de acordo com o arquivo ECD que está sendo importando, obrigatoriamente deve conter o registro I051 no arquivo.
Importando saldos iniciais à partir do arquivo ECD
Agora que o plano de contas já está implantando na empresa, é possível importar os saldos inicias e lançamentos.
1) Tendo selecionado a empresa, acesse a aba Passo a Passo (1) e clique na opção Saldo Inicial (2):
2) Será apresentada a tela para implantação dos saldos iniciais, clique em 'Importar saldos':
3) Na sequência, selecione a opção 'ECD Contábil':
4) Em seguida, arraste o arquivo da ECD para a área pontilhada ou selecione ele em uma pasta e aguarde a realização do upload do sistema:
5) Após a mensagem de que a importação foi realizada com sucesso, veja que os saldos passam a ser apresentados na grid. Então clique em 'Gerar lançamentos':
6) Após a geração com sucesso, é possível visualizar (1) ou excluir (2) o lançamento de implantação dos saldos iniciais que foi gerado pelo sistema:
Importando lançamentos contábeis à partir do arquivo ECD
Agora que o plano de contas já está implantando na empresa, é possível importar os saldos inicias e lançamentos.
1) Tendo selecionado a empresa, clique no Menu Contábil (1) / Lançamentos / Importar lançamentos (2):
2) Selecione a opção ECD Contábil:
3) Em seguida, arraste o arquivo da ECD para a área pontilhada ou selecione ele em uma pasta e aguarde a realização do upload do sistema:
💡 Dica
Durante a importação, caso o sistema encontre alguma conta contábil no arquivo ECD que ainda não esteja cadastrada no Plano de Contas, será apresentada uma tela para possibilitar a inclusão da conta.
A grid esquerda da tela (1) irá apresentar as contas do Plano de Contas e a grid direita (2), as contas encontradas na ECD, que ainda não estão no Plano de Contas. Clique duplo sobre a conta da grid direita (2), para incluí-la no Plano de Contas.
Será apresentada a tela com os principais dados da conta, bastando preencher os campos:
Classificação (1): clique no ícone (lápis) para definir o classificador da conta.
Natureza (2): defina se é devedora ou credora.
Ao alterar o campo 'Classificação', o sistema irá apresentar as contas totalizadoras do Plano de Contas. Marque o grupo correspondente (2) da conta que está sendo incluída (1) e clique em 'Selecionar' (3):
Será apresentada novamente a tela de inclusão da conta, agora com os campos devidamente preenchidos. Clique em 'Salvar e Fechar':
Ao retornar para a tela das contas contábeis, note que a conta contábil da ECD que estava pendente na grid direita (2) foi devidamente incluída no Plano de Contas, passando a ser apresentada na grid esquerda (1). Clique em 'Continuar a Importação' (3) e aguarde alguns instantes para a conclusão do processamento.
Conferindo os lançamentos importados da ECD
1) Tendo selecionado a empresa, acesse o painel de etapas e observe que foi criado o card 'ECD Contábil'.
2) Clique sobre ele para que seja apresentado o Painel de Lançamentos. No campo do período, você pode informar o ano completo e verificar que os lançamentos foram importados para os seus respectivos meses de competência.
⚠️ Importante - Lançamentos de encerramento
O OneFlow não importa os lançamentos de encerramento do arquivo ECD pois isso impossibilitaria o uso de recursos como a opção 'Desconsiderar zeramento' do Balancete e a identificação do resultado da empresa.
Com isso, recomendamos que, após importar os lançamentos da ECD, o encerramento das contas de resultado seja realizado pelo sistema.
Importando os Centros de Custos à partir do arquivo ECD
1) Tendo selecionado a empresa, acesse a aba Passo a Passo (1) e clique na opção Centros de Custos (2):
2) Em seguida, clique na opção 'Incluir':
3) Na tela apresentada, selecione as seguintes opções:
“Quero utilizar um plano de centros de custo que já existe no sistema” (1)
“Quero importar um plano de centros de custo por uma planilha ou por meio da ECD Contábil” (2)
Após selecionar as opções, clique em “Continuar” (3).
4) Em seguida, clique na opção 'ECD Contábil':
6) Na sequência, arraste o arquivo da ECD para a área pontilhada ou selecione ele em uma pasta e aguarde a realização do upload do sistema:
7) Clique no plano de centros de custos que foi importado para conferir ele:
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