A auditoria de documentos faltantes verifica automaticamente a sequência numérica das notas fiscais escrituradas em uma competência, ou período de apuração. Essa verificação não é uma restrição arbitrária: ela existe para apoiar o usuário na identificação de inconsistências antes do fechamento da competência, evitando que problemas de numeração passem despercebidos e gerem retrabalho posterior.
Quando o sistema identifica uma lacuna na numeração, ou seja, um número que deveria existir mas não está presente, a auditoria de documentos faltantes é apresentada e impede a finalização da apuração até que a lacuna seja verificada.
Mensagem apresentada:
Existem documentos faltantes que impedem o Bloqueio/Finalização da Apuração. Não deveria haver número de documento fora da sequência ou faltante. Será necessário incluir os documentos relacionados como faltantes, para finalizar a apuração.
💡 Dica
Antes de realizar qualquer ajuste, identifique a causa da lacuna. A ação necessária depende do motivo pelo qual o número não foi localizado.
Exemplo: imagine que, na competência de março, estejam escrituradas as notas 100, 101 e 103. Como a nota 102 não foi localizada na competência, o sistema apresenta a auditoria de Documentos Faltantes.
Tópicos do Artigo
Por que esta auditoria pode acontecer mesmo estando correto?
Por que esta auditoria pode acontecer mesmo estando correto?
A auditoria de documentos faltantes considera como referência a última numeração escriturada na competência anterior e, a partir dela, valida os documentos da competência consultada. Essa verificação é feita separadamente por Tipo de documento fiscal, respeitando a sequência de numeração de cada tipo, inclusive quando há documentos do mesmo tipo em séries diferentes, que são validados de forma independente.
Por considerar apenas a competência analisada, sem cruzar automaticamente a numeração com outros períodos, tipos ou séries, a auditoria pode ser apresentada mesmo quando não existe um documento faltante de fato. Isso ocorre quando:
A nota foi emitida em outra competência, como fevereiro ou abril
A nota foi cancelada e não foi escriturada
A nota pertence a outra série ou operação
Em empresas que emitem notas de devolução de produto, a auditoria pode apontar como faltante um número que, na prática, foi utilizado em um documento fiscal de entrada emitido pela própria empresa, e não em um documento de saída. Isso ocorre porque o número consumido na sequência corresponde a uma nota de entrada, mas a auditoria de documentos faltantes verifica apenas a sequência de documentos de saída.
Nesses casos, verifique se o campo Tipo de Emissão do documento de entrada está definido como Emissão Própria. Documentos configurados como Terceiros não entram nessa validação, e a lacuna deve ser investigada por outra causa.
Identificando os documentos faltantes
Antes de realizar qualquer ajuste, consulte os números identificados pelo sistema.
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo o Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a operação:
2) Acesse o card da apuração que apresenta o erro.
3) Acesse a aba "Erros e Alertas" (1) e clique na auditoria de documentos faltantes pendente (2).
4) Clique em "O que fazer?" no rodapé da mensagem da auditoria. O sistema apresentará a relação de documentos faltantes.
5) Outra alternativa é acessar o menu superior do Fiscal (1) e, dentro da seção Escriturações, clicar em "Exibir Faltantes" (2).
6) Independentemente do caminho escolhido no passo 4 ou 5, o sistema apresentará a tela Documentos Fiscais Faltantes na Escrituração, será apresentada a listagem da notas por numeração e tipo de nota.
De / Até (1): definem a competência inicial e final da consulta.
Atualizar (2): atualiza a listagem conforme o período informado.
Tipo (3) : apresenta o tipo do documento fiscal, como Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), NFS-e Nacional, Recibo, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), NFCom, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), entre outros.
Série (4): apresenta a série do documento fiscal.
Notas de Produto (5): apresenta a numeração das notas de produto identificadas.
Notas de Serviços (6): apresenta as notas de serviços identificadas.
Recibos (7): apresenta os recibos identificados.
Conhecimento (8): apresenta os documentos CT-e classificados nessa categoria.
Enviar E-mail (9): permite realizar o envio das informações apresentadas na consulta por e-mail.
6) Caso queira consultar os documentos escriturados, acesse a escrituração da competência e pesquise pelos números apresentados por modelo de nota para verificar se os documentos existem, foram cancelados, pertencem a outra competência ou nunca foram emitidos.
Na tela de escrituração, aplique os seguintes filtros para garantir que todos os documentos sejam exibidos:
Tipo do documento (1): Todos os documentos
Situação(2): Todas as situações
Pendência (3): Todos os documentos
Sem esses filtros, o documento pode não aparecer na lista, dando a falsa impressão de que realmente não existe.
Identificando a causa e o procedimento correto
⚠️ Importante
Não importe, escriture ou relance um documento apenas para preencher uma lacuna na sequência. Primeiro, confirme por que a numeração está faltando e siga o procedimento correspondente.
Após consultar os documentos apontados como faltantes, identifique o motivo da lacuna e siga o procedimento correspondente:
Causa da lacuna | O que fazer |
Documento pertence a uma competência anterior ou posterior | Confirme a competência correta do documento. Se ele estiver escriturado no período correto, altere a auditoria para Alerta e marque como Resolvido. Não é necessário relançar o documento na competência atual. |
Documento foi cancelado, inutilizado ou substituído | Não relance o documento apenas para preencher a sequência. Se a situação estiver correta, altere a auditoria para Alerta, finalize novamente a apuração para acionar o alerta e marque como Resolvido. |
Documento existe no portal ou sistema de origem, mas não foi importado | Verifique o documento no portal nacional, prefeitura ou Sefaz e realize a importação na competência correta. Depois, finalize novamente a apuração. Se a auditoria continuar sendo apresentada, altere para Alerta. |
Numeração não foi emitida ou foi pulada intencionalmente | Se a numeração não corresponde a um documento que deveria ser escriturado, altere a auditoria para Alerta, finalize novamente a apuração para acionar o alerta e marque como Resolvido. |
A auditoria não deve mais ser executada para a empresa | Altere o tipo de execução para Não executar. Dessa forma, a auditoria não será executada nas próximas apurações enquanto essa configuração estiver definida. |
Alterando a auditoria de documentos faltantes para Alerta
Use este caminho quando a lacuna é esperada e a escrituração da competência está correta, como nos casos de nota de outra competência, nota cancelada, inutilizada ou numeração intencionalmente pulada. A auditoria passa a ser apresentada como alerta, sem bloquear a apuração.
1) Acesse o módulo Fiscal e abra a empresa desejada.
2) Clique no ícone de Engrenagem (⚙️ Configurações), no canto superior direito da tela.
3) Na coluna Fiscal, clique em Auditorias Automáticas.
4) Acesse a aba "Apuração" (1), utilize o filtro para localizar a auditoria de documentos faltantes (2) e clique duas vezes sobre a auditoria.
5) Altere o tipo de execução para "Alerta" (1) e clique em Salvar (2).
6) Volte à apuração e clique em Finalizar para que o sistema reprocesse a apuração com a nova configuração.
7) Após a finalização, a mensagem será apresentada como alerta.
8) Acesse o alerta e, ao final da tela, marque-o como Resolvido no botão 'Clique Aqui'.
9) Finalize a apuração novamente.
⚠️ Importante
Alterar a auditoria para Alerta não altera a mensagem imediatamente. A auditoria continuará sendo apresentada como erro até que a apuração seja finalizada novamente. Após o procedimento de finalização, ela será apresentada como alerta, permitindo que seja marcada como Resolvido. Por fim, é necessário finalizar a apuração uma última vez.
Para confirmar que a alteração foi salva corretamente, verifique se, após clicar em Salvar, a linha da auditoria exibe "Alerta" na coluna Tipo de execução. Se ainda aparecer "Erro", a alteração não foi gravada — repita o passo 5 antes de prosseguir.
Desabilitando a execução da auditoria de documentos faltantes
Use este caminho quando a auditoria não deve mais ser executada nas próximas apurações da empresa. Dessa forma, a validação da sequência numérica será desativada para essa empresa.
1) Acesse o módulo Fiscal e abra a empresa desejada.
2) Clique no ícone de Engrenagem (⚙️ Configurações), no canto superior direito da tela.
3) Na coluna Fiscal, clique em Auditorias Automáticas.
4) Acesse a aba "Apuração" (1), utilize o filtro para localizar a auditoria de documentos faltantes (2) e clique duas vezes sobre a auditoria.
5) Altere o tipo de execução para "Não executar" (1) e clique em Salvar (2).
6) Finalize novamente a apuração para que o sistema reprocesse a apuração atual sem essa validação. A partir dessa configuração, a auditoria não será executada nas próximas apurações da empresa.
⚠️ Importante
Apenas alterar o tipo de execução para "Não executar" não modifica a apuração imediatamente. É necessário finalizar a apuração novamente para que a alteração seja aplicada.