O Livro Caixa é utilizado para demonstrar a movimentação financeira registrada nas contas de caixa da empresa durante determinado período. Ele apresenta, em ordem cronológica, as entradas, saídas e o saldo acumulado das contas configuradas para compor o livro.
Antes da emissão do Livro Caixa, é necessário definir quais contas contábeis devem compor o livro. Neste artigo, você verá como realizar essa configuração e gerar o Livro Caixa no OneFlow.
Tópicos do artigo
Configurando quais contas devem constar no Livro Caixa
Antes de gerar o Livro Caixa, é necessário indicar quais contas contábeis deverão ser consideradas na emissão.
⚠️ Importante
Somente as contas analíticas que estiverem configuradas para utilização no Livro Caixa serão apresentadas no relatório e na consulta. Caso nenhuma conta seja configurada, o Livro Caixa será gerado sem movimentações.
Para realizar essa configuração:
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Contábil (1) e clique em "Abrir Contábil" (2) da empresa que realizará a validação:
2) Na tela passo a passo (1), clique em "Plano de Contas" (2):
3) Acesse o Plano de Contas da empresa:
4) Dê um duplo clique sobre a conta contábil que deseja utilizar no Livro Caixa:
5) Na aba "Indicadores", habilite a flag "Essa conta será utilizada no Livro Caixa" (1) e clique em "Salvar" (2):
Repita esse processo para todas as contas que devem aparecer no Livro Caixa.
Acessando a tela de geração do Livro Caixa
1) Acesse o menu lateral Contábil (1), na aba Relatórios, localize a seção Livros e dê um duplo clique em Livro Caixa (2):
2) O OneFlow apresentará a tela de geração do Livro Caixa, onde é possível definir o período, formato de emissão e demais parâmetros.
Antes da geração, é possível acessar as Configurações para definir as regras que serão utilizadas nas próximas emissões do livro.
Configurando os parâmetros de emissão do Livro caixa
Na tela de geração, clique em Configurações para definir os parâmetros de controle da obrigação e as opções de apresentação do Livro Caixa.
As configurações realizadas ficam armazenadas no sistema e serão utilizadas nas próximas gerações.
Nesta etapa, você define como o Livro Caixa será gerado e controlado dentro do OneFlow. Valide os seguintes campos:
(1) Periodicidade
Define a frequência em que a obrigação será gerada. Essa configuração impacta diretamente na criação dos cards da obrigação e no controle de prazos dentro do OneFlow.
(2) Geração e Envio
Define como o sistema irá tratar a geração do livro contábil e o envio ao cliente:
Gerar e enviar ao cliente: o OneFlow irá gerar o livro automaticamente e realizar o envio para o cliente por e-mail.
Gerar e não enviar ao cliente: o Oneflow irá gerar o livro normalmente e deixá-lo disponível para download, porém não realizará o envio ao cliente.
Não gerar: o sistema não irá gerar o livro para a empresa, desconsiderando essa obrigação no processo.
(3) Controle de baixa
Determina como será realizado o controle de conclusão da obrigação dentro do sistema:
Não controlar baixa: o OneFlow não exigirá nenhuma ação manual para finalizar a obrigação, ou seja, não haverá controle de conclusão.
Baixa manual pelo usuário: a obrigação deverá ser marcada como concluída manualmente pelo usuário após a finalização, permitindo maior controle sobre o status de entrega.
(4) Dia
Define o dia de vencimento da obrigação.
(5) Contagem
Determina como o prazo será interpretado:
Dias corridos: considera todos os dias do calendário
Dias úteis: considera apenas dias úteis
Essa definição impacta diretamente o cálculo do vencimento.
(6) Em relação à apuração
Define qual será o mês de referência para cálculo do vencimento da obrigação. Na prática, essa configuração indica se o prazo da obrigação será calculado com base no próprio período, em meses anteriores ou em meses posteriores à apuração.
(7) Vencimento em final de semana ou feriado
Define o comportamento do sistema quando o vencimento cair em data não útil:
Antecipa a data: ajusta o vencimento para o último dia útil anterior.
Mantém: mantém a data original, mesmo que caia em final de semana ou feriado.
Posterga: transfere o vencimento para o próximo dia útil.
(8) Prazo interno
Permite definir um prazo interno para entrega antes do prazo legal. Esse campo é essencial para gestão operacional e cumprimento de prazos com segurança.
Exemplo:
Se configurado 5 dias úteis, o sistema considerará que o livro deve ser finalizado 5 dias antes do vencimento oficial.
Aba Configuração do Livro caixa
Aba Configuração do Livro caixa
Na aba Configuração do Livro Caixa, é possível definir como o livro será apresentado na emissão.
As opções podem ser habilitadas ou desabilitadas conforme a necessidade da contabilidade:
Estão disponíveis as seguintes opções:
(1) Gerar nova página a cada dia: inicia uma nova página para cada dia do período.
(2) Gerar data e hora de emissão: apresenta a data e o horário da emissão do livro.
(3) Gerar nome do usuário de emissão: apresenta o usuário responsável pela emissão.
(4) Não gerar logotipo: gera o livro sem apresentar o logotipo da empresa.
(5) Emitir nº do livro: permite informar a numeração do Livro Caixa.
(6) Folha inicial: permite definir o número da primeira folha do livro.
(7) Termo de abertura: apresenta o termo de abertura utilizado na emissão. O sistema disponibiliza um modelo padrão, que pode ser alterado pela opção de pesquisa.
(8) Termo de encerramento: apresenta o termo de encerramento utilizado na emissão. Também pode ser alterado pela opção de pesquisa.
⚠️ Importante
Se o campo Emitir nº do livro estiver vazio ou preenchido com 0, o Livro Caixa será gerado sem a numeração no cabeçalho.
Após realizar as configurações necessárias, clique em Salvar e feche a tela para retornar à geração do Livro Caixa.
Gerando o Livro caixa
Após validar as configurações, retorne à tela de geração e informe os parâmetros que serão considerados na emissão do Livro caixa:
(1) Empresa: ao acessar uma matriz, esse campo estará habilitado para que você possa filtrar por estabelecimentos.
(2) Período (De/Até): indique a competência inicial e final para emissão do Livro.
(3) Formato: existem duas opções de geração:
Relatório: opção para emissão tradicional do Livro, ou seja, gerar uma impressão em PDF contendo os dados existentes no sistema. Ao selecionar essa opção, o sistema permitirá que você informe qual é a versão que deseja (para conferência ou oficial), o idioma e também o contador que irá assinar o mesmo (esse último é opcional).
Consulta: o sistema apresentará o Livro em tela e isso permitirá que você navegue entre as contas contábeis.
(4) Tipo de Livro Caixa: Esse campo permanece bloqueado, pois o Livro Caixa possui apenas um tipo de geração.
(5) Valor a considerar: Esse campo permanece bloqueado para edição na geração do Livro Caixa.
(6) Versão: Define o tipo de emissão do livro contábil.
Conferência: gera o livro com o período ainda em aberto, permitindo análise e validação das movimentações antes da finalização.
Oficial: gera o livro em sua versão final, considerando os dados como concluídos para fins formais e de apresentação oficial.
(7) Idioma: Define o idioma em que o livro contábil será gerado.
(8) Contador: Permite vincular o contador responsável que será exibido no relatório.
Caso o contador ainda não esteja cadastrado, é possível realizar o cadastro diretamente pelo sistema antes da emissão.
Depois de preencher os parâmetros necessários, clique em Gerar (9).
Gerando o Livro Caixa em formato Relatório
Gerando o Livro Caixa em formato Relatório
Ao selecionar o formato Relatório, o OneFlow gera o Livro Caixa em PDF.
Esse formato é indicado para emissão oficial, conferência, impressão ou envio ao cliente.
A primeira página apresenta o Termo de Abertura, conforme a configuração realizada.
Na sequência, o Livro Caixa apresenta as movimentações do período contendo:
(1) Número do livro
(2) Período
(3) Data
(4) Histórico
(5) Entrada
(6) Saída
(7) Saldo
Ao final do Livro Caixa, serão apresentadas as informações para assinatura do contador, quando informado na geração, e o Termo de Encerramento, conforme as configurações definidas.
Gerando o Livro Caixa em formato Consulta
Gerando o Livro Caixa em formato Consulta
O formato Consulta permite visualizar o Livro Caixa diretamente na tela do OneFlow, facilitando a análise e a conferência das movimentações realizadas no período.
Após a geração, serão apresentadas as movimentações do Livro Caixa com as seguintes informações:
(1) Data
(2) Histórico
(3) Documento
(4) Contrapartida
(5) Entrada
(6) Saída
(7) Saldo
No formato Consulta, também é possível acessar os detalhes dos lançamentos, consultar a origem das movimentações e exportar as informações.
Para consultar os detalhes de um lançamento:
1) Dê um duplo clique sobre o lançamento que deseja analisar:
2) O OneFlow abrirá o respectivo lançamento contábil, permitindo conferir suas partidas de débito e crédito.
Quando o lançamento possuir origem em processos integrados, como Financeiro do Omie, Fiscal ou Folha de Pagamento, também será possível utilizar a opção Ver Origem para acessar o documento ou registro que originou aquela contabilização.
Ainda na tela de consulta, é possível exportar as informações do Livro Caixa.
3) Clique com o botão direito do mouse sobre o Livro Caixa e selecione a opção "Exportar" para escolher um dos formatos disponíveis, como Excel, por exemplo.
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