O Fator R é um cálculo utilizado no Simples Nacional para determinar o anexo de tributação de determinadas atividades de prestação de serviços. Seu resultado corresponde à relação entre a folha de salários e a receita bruta da empresa, considerando os períodos e critérios estabelecidos pela legislação.

No OneFlow, os valores utilizados nesse cálculo são apurados conforme as informações disponíveis no sistema e as regras aplicáveis. Por isso, o valor da folha apresentado na apuração pode ser diferente da soma dos salários dos empregados e do pró-labore, pois também pode incluir outros valores previstos na composição do cálculo.

Compreender esses critérios permite interpretar o resultado apresentado na apuração, identificar os valores considerados pelo sistema e entender quando é necessário consultar as informações da Folha ou realizar um ajuste manual.

O Fator R é utilizado para determinar a tributação de determinadas atividades de prestação de serviços pelo Anexo III ou pelo Anexo V do Simples Nacional.

O enquadramento depende do resultado do cálculo:

O enquadramento é reavaliado mensalmente, pois os valores da folha de salários e da receita bruta considerados no cálculo variam ao longo do tempo.

Nem todas as atividades de prestação de serviços estão sujeitas ao Fator R. Para verificar quais atividades devem ser vinculadas a cada anexo, consulte o artigo Entendendo o Fator R: quando vincular Anexo III ou Anexo V no OneFlow.

O Fator R corresponde à divisão entre a folha de salários e a receita bruta, considerando os períodos definidos pela legislação.

Para empresas com 13 meses ou mais de atividade, são considerados os valores dos 12 meses anteriores ao período de apuração.

Fórmula:

Fator R = FS12 ÷ RBT12

Em que:

O resultado é expresso em percentual e utilizado para determinar o anexo aplicável às atividades sujeitas ao cálculo.

Para interpretar o resultado do Fator R, é importante observar que os valores considerados correspondem aos períodos anteriores ao mês que está sendo apurado.

Por exemplo, na apuração de maio de 2026, são considerados os valores de folha e receita referentes a maio de 2025 a abril de 2026. Os valores referentes a maio de 2026 passam a integrar o cálculo da apuração de junho de 2026.

A cada nova apuração, entra a competência mais recente e sai a competência mais antiga, mantendo o período de 12 meses.

Exemplo: se os valores de folha referentes a maio de 2026 totalizarem R$ 15.000,00, esse montante não será somado à FS12 utilizada na apuração de maio. Ele passará a integrar o cálculo de junho, substituindo os valores referentes a maio de 2025, conforme os critérios aplicáveis à composição da folha.

O mesmo princípio de período de referência se aplica à receita bruta, observando-se o regime de apuração previsto para o Fator R.

Durante os primeiros 12 meses de atividade, a empresa ainda não possui um histórico completo de 12 meses anteriores para compor o cálculo do Fator R.

Por esse motivo, a legislação estabelece critérios específicos para esse período. A folha de salários e a receita bruta são consideradas conforme o tempo de atividade da empresa e a competência que está sendo apurada.

Na apuração do Simples Nacional, o campo Folha últimos 12 meses (FS12) apresenta o valor utilizado no cálculo do Fator R, conforme os critérios legais aplicáveis.

Esse valor não corresponde necessariamente à soma dos salários e do pró-labore. A legislação também prevê a inclusão de encargos e estabelece critérios específicos para determinar quais remunerações e valores devem ser considerados.

A composição da FS12 deve seguir os critérios legais, incluindo as remunerações informadas nos sistemas previdenciários e os encargos efetivamente recolhidos. Por isso, não basta somar todos os pagamentos realizados pela empresa para chegar ao valor correto.

O valor da folha de salários (FS12) utilizado no cálculo do Fator R pode variar conforme as informações disponíveis no OneFlow, os encargos considerados e a forma como a empresa utiliza o sistema.

Quando a empresa utiliza o módulo Folha do OneFlow, o valor é preenchido automaticamente com base nas informações processadas. Ao finalizar a apuração fiscal, o sistema também considera a CPP apurada no DAS, conforme o comportamento previsto para a rotina.

Para empresas dos Anexos I, II, III e V do Simples Nacional, a CPP está incluída no DAS. No Anexo IV, a contribuição patronal previdenciária é recolhida separadamente. O tratamento desses valores deve observar os critérios aplicáveis ao cálculo do Fator R.

Enquanto a competência não estiver finalizada, o valor da folha poderá ser recalculado pelo sistema. Por isso, uma alteração manual realizada antes da finalização pode ser sobrescrita em um recálculo posterior.

Caso o valor apresentado esteja diferente do esperado, confira a composição da folha e os encargos considerados antes de realizar qualquer ajuste.

Para entender como o campo é preenchido, quais valores são considerados e como realizar ajustes manuais após finalizar a competência, consulte o artigo Ajustando o valor da folha de pagamento no cálculo do Fator R do Simples Nacional.