O Ativo Imobilizado do OneFlow realiza o controle patrimonial dos bens da empresa e calcula a depreciação de forma pro rata, ou seja, proporcionalmente à data de início de utilização do bem. Isso proporciona maior precisão nos valores depreciados e permite que as movimentações sejam refletidas corretamente na contabilidade ao longo do período.
Além do cálculo automático da depreciação, o sistema também permite controlar operações como aquisições, baixas, transferências, reavaliações e demais movimentações relacionadas aos bens patrimoniais.
As informações do Ativo Imobilizado ficam integradas ao módulo Contábil do OneFlow, permitindo a geração automática dos lançamentos contábeis conforme as movimentações realizadas em cada competência.
Neste artigo, você entenderá como funciona o controle do Ativo Imobilizado no OneFlow, desde o cálculo da depreciação até o processamento das movimentações patrimoniais e seus reflexos contábeis.
Tópicos do Artigo
Cadastrando bens manualmente
1) Abra o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) da empresa que realizará a operação.
2) No menu lateral, clique em Contábil (1), localize Ativo Imobilizado > clique em "Incluir" (2).
3) A tela de cadastro do bem será aberta com os seguintes campos:
(1) Origem: indica a origem do bem (Fiscal, Digitação ou Importação).
(2) Número do bem: código de identificação do bem. Pode conter letras e números.
(3) Descrição resumida: descrição de identificação do bem.
(4) Data de aquisição: data em que o bem foi adquirido.
(5) Quantidade: quantidade de bens de mesma identificação, para controle por lote (ex.: 150 cadeiras).
(6) Valor total: valor do bem conforme a quantidade informada.
(7) Número da plaqueta: número da placa do bem, se houver. Habilitado apenas quando a quantidade for igual a 1.
(8) Fornecedor: fornecedor da nota fiscal de aquisição.
(9) Número da nota fiscal: número da NF de aquisição.
(10) Série da nota fiscal: série da NF de aquisição.
(11) Chave da nota fiscal: chave de acesso da NF de aquisição.
(12) Informações adicionais: campo livre para informações complementares sobre o bem.
(13) Início de garantia: data de início da garantia, se houver.
(14) Fim da garantia: data de término da garantia, se houver.
(15) Conta Contábil: conta contábil do grupo do imobilizado à qual o bem pertence. Ao informá-la, a taxa de depreciação correspondente será apresentada automaticamente.
(16) Controle de depreciação: ao marcar esta opção, o sistema não realizará o cálculo de depreciação para o bem. Esse recurso é utilizado, por exemplo, quando o bem foi adquirido, mas ainda não entrou em operação.
(17) Data de início da depreciação: data em que a depreciação começa. Geralmente coincide com a data de aquisição, podendo ser ajustada para uma data posterior.
(18) Início de cálculo no OneFlow: preenchido automaticamente conforme o último mês de competência em aberto na contabilidade. Serve para controle do início da depreciação no sistema.
(19) Taxa (anual) de depreciação: taxa utilizada no cálculo da depreciação, apresentada conforme a configuração da conta contábil correspondente. Pode ser alterada quando necessário.
(20) Depreciação acumulada: valor calculado pelo sistema com base na data de início de depreciação, na data de início de cálculo no OneFlow e na taxa informada.
Ao clicar em Ver detalhe do cálculo, é possível verificar como o sistema obteve o valor da Depreciação Acumulada.
Conforme apresentado abaixo:
Abas do Cadastro do Bem
A tela do cadastro centraliza todas as informações do bem. Além dos dados cadastrais, estão disponíveis as seguintes abas:
Aba Contabilização: demonstra todas as contabilizações realizadas para o bem desde sua inclusão no OneFlow.
Aba Movimentação: armazena as movimentações do bem, como inclusão no sistema e adições.
Aba Depreciação: apresenta as ocorrências que impactam a depreciação do bem (inclusão, adições, baixas), além de todos os valores de depreciação projetados do início ao fim da vida útil. Esses valores serão utilizados pelo sistema na geração dos lançamentos contábeis de depreciação.
Aba Erros e Alertas: apresenta as inconformidades identificadas no bem.
Aba Adição: quando um componente é adicionado a um bem principal, esta aba lista todos os bens adicionados a ele.
Importando bens via planilha
Para incluir uma grande quantidade de bens, é possível importá-los via planilha Excel.
1) No menu lateral, clique em Contábil (1), localize Ativo Imobilizado > clique em "Importar Planilha" (2).
2) Na tela de importação, clique em 1 - Faça o download para baixar a planilha modelo.
3) Preencha a planilha com os dados dos bens.
⚠️ Atenção aos campos obrigatórios (marcados com asterisco e em cor laranja) e aos comentários de cada coluna, eles explicam o preenchimento correto e são fundamentais para que a importação seja realizada com sucesso.
💡A coluna Depreciação acumulada é opcional. Pode ser preenchida com os valores do sistema atual ou deixada em branco para que o OneFlow calcule automaticamente o valor com base na data de início da depreciação até o último mês de competência em aberto na contabilidade.
4) Importe a planilha pela opção 3 - Importe a planilha.
5) O sistema exibirá uma mensagem confirmando que a planilha foi importada com sucesso e que os bens foram cadastrados com suas respectivas depreciações.
Incluindo bens a partir da NF de Entrada
O OneFlow pode gerar o cadastro do bem automaticamente ao escriturar uma Nota Fiscal de Entrada com os CFOPs 1.551, 2.551, 3.551, 1.406 ou 2.406.
Habilitando a aquisição automática
1) Acesse Configuração da empresa (ícone no canto superior direito).
2) Acesse Contábil > Definições Contábeis.
3) Na aba Imobilizado (1), configure as opções abaixo (2):
Gerar automaticamente o cadastro do bem a partir da escrituração fiscal: ao marcar, sempre que uma NF de Entrada com os CFOPs mencionados for escriturada, o OneFlow incluirá os bens adquiridos automaticamente no Cadastro de Bens.
Cadastrar o bem de forma unitária em itens da nota com quantidade maior que 1: ao marcar, quando uma NF contiver múltiplos bens (ex.: 10 cadeiras), o sistema cadastrará cada bem individualmente. Desmarcado, será gerado um único cadastro para todos os bens da nota.
Notificação e complemento dos novos bens
Após a escrituração da NF, um card será exibido na etapa Configurações do painel contábil indicando os novos cadastros.
Ao clicar duplo sobre o card, os bens gerados são listados para complementação de dois dados obrigatórios: Conta contábil e Taxa de depreciação.
Após informar a conta contábil, a taxa de depreciação é atualizada automaticamente. Clique em Salvar para concluir.
Configurando as contas contábeis do Imobilizado
Antes de configurar o Plano de Contabilização, é necessário definir as contas do grupo Imobilizado no Plano de Contas.
1) Acesse a tela de Passo a Passo (1) e clique em Plano de Contas (2):
2) Localize o grupo do Imobilizado no Plano de Contas e dê duplo clique em cada conta.
3) Marque a opção correspondente à depreciação, informe a taxa no campo Depreciação de % (1) e clique em Salvar (2). Repita para as demais contas.
Configurando o Plano de Contabilização
Após definir as contas, configure o Plano de Contabilização para a geração dos lançamentos.
Acessando um plano já existente
1) Acesse a tela de Passo a Passo (1) e clique em Planos de Contabilização (2):
2) Se já existir um plano do Imobilizado configurado, ele aparecerá na grid.
3) Dê duplo clique para acessá-lo. Serão apresentados os lançamentos de contabilização criados conforme as contas do grupo Imobilizado no Plano de Contas.
Dê duplo clique sobre cada lançamento para configurar suas partidas.
Cada partida é identificada pela coluna Transação, que representa uma operação que pode ocorrer com o bem ao longo da sua vida útil: aquisição, depreciação acumulada, depreciação mensal, adição, saída por transferência, entrada por transferência, desmembramento, aglutinação, baixa, baixa de depreciação, lucro na venda e prejuízo na venda.
Basta clicar sobre cada transação, informar os dados solicitados (1) e clicar em 'Salvar' (2):
Criando um novo plano
1) Acesse a tela de Passo a Passo (1) e clique em Planos de Contabilização (2):
2) Clique em Incluir
2) Selecione Quero criar um plano de contabilização do zero e clique em Continuar.
3) No campo Utilização, selecione Ativo Imobilizado (1); Defina um nome para o plano (2), informe o Plano de Contas (3) e o Plano de Históricos (4).
Clique em Salvar (5). O sistema carregará a estrutura de lançamentos conforme o grupo Imobilizado do Plano de Contas.
Utilizando um plano já existente em outra empresa
Na tela de inclusão de planos, selecione "Quero utilizar um plano de contabilização que já existe no sistema" e depois "Quero utilizar nessa empresa o mesmo plano de contabilização que já está em uso em outra empresa". Indique a empresa de origem, o plano a ser copiado e clique em Vincular.
⚠️ Importante
Para utilizar o mesmo plano de contabilização já utilizado em outra empresa, é necessário que a empresa esteja compartilhando os planos de contas e históricos. Caso contrário, siga com a opção “Criar do zero”.
Baixa do bem
1) Acesse o bem e selecione a opção Baixar.
2) Na tela de baixa, informe a data, selecione o motivo (perda, roubo ou venda) e a quantidade a ser baixada.
💡 É possível realizar a baixa parcial de um bem com quantidade maior que 1. Basta informar quantos itens deseja baixar, o sistema atualizará o valor automaticamente.
Quando o motivo selecionado for Venda, um campo adicional será exibido para informar o valor da venda. O sistema calculará automaticamente o ganho ou perda de capital com base no valor de aquisição e no valor da venda.
Transferência do bem
Para alterar a conta contábil de um bem:
1) Acesse o bem e selecione a opção Transferir.
2) Informe a data da transferência e a nova conta contábil (1) para a qual o bem será transferido e clique em Salvar (2).
Adição do bem
Para adicionar um bem componente a um bem principal:
1) Acesse o bem principal e selecione a opção Adicionar.
2) Selecione o bem componente a ser adicionado e informe a data da adição.
Após a adição, a aba Adição do bem principal listará todos os componentes vinculados.
No bem componente, o status e a aba Movimentação indicarão que ele foi adicionado a outro bem.
Desmembramento do bem
Para desmembrar um bem por quantidade:
1) Acesse o bem e selecione a opção Desmembrar.
2) Informe a data e o tipo de desmembramento:
Desmembrar a quantidade total em novos itens unitários: o sistema gera um novo bem para cada unidade. Exemplo: 10 itens no valor total de R$ 10.000,00 geram 10 bens de R$ 1.000,00 cada.
Gerar um novo item com uma quantidade específica: você determina a quantidade a ser desmembrada, e o sistema gera um novo bem com o valor unitário correspondente.
Aglutinação do bem
Para aglutinar bens:
1) Selecione a opção Aglutinar.
2) Informe a data da aglutinação e selecione o bem a ser aglutinado.
💡 A Aglutinação é semelhante à Adição, mas é utilizada para unificar cadastros separados sem indicar relação de componente entre eles. Apenas a quantidade e o valor total são unificados.
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