As Notas Explicativas são documentos complementares às demonstrações contábeis, utilizados para detalhar informações, apresentar critérios contábeis adotados e esclarecer situações patrimoniais e resultados apurados no exercício.
Sua elaboração é obrigatória, inclusive para pequenas empresas, conforme previsto na NBC TG 1.000, garantindo maior transparência e compreensão das informações contábeis apresentadas.
No OneFlow, é possível configurar e emitir modelos de Notas Explicativas de forma prática, além de compartilhar estruturas entre empresas que utilizam o mesmo plano de contas e incluir essas demonstrações no grupo de obrigações contábeis da empresa.
Neste artigo, você verá como configurar e emitir as Notas Explicativas no sistema, passando pelos principais parâmetros, modelos e configurações necessários para gerar o documento corretamente.
Tópicos do Artigo:
Configurando o modelo de Notas Explicativas
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) na empresa que realizará a operação.
2) Dentro da empresa, vá até o menu Contábil na lateral (1), localize o tópico Relatórios > Modelos de documentos e clique em Incluir (2).
3) Caso queira utilizar um modelo já existente, você pode habilitar a opção (1) e escolher entre: utilizar um modelo já usado em outra empresa (2), selecionar um modelo disponível das empresas do OneFlow (3) ou duplicar a partir de outra empresa (4). Em todas as opções, é necessário que a empresa de origem esteja compartilhando o plano de contas e o histórico com a empresa que utilizará o modelo.
4) Neste exemplo, criaremos um modelo do zero. Para carregar a estrutura padrão do sistema, selecione essa opção (1) e clique em Confirmar (2).
5) Em seguida, escolha o tipo de modelo Nota Explicativa (1) e confirme (2).
6) Ao prosseguir, será exibida a tela de configuração do modelo de Nota Explicativa, que poderá ser definido como padrão para uma ou mais empresas, permitindo sua reutilização na emissão do documento.
(1) Nome: informe um nome para identificar o modelo que está sendo criado. Isso facilita a manutenção, principalmente quando houver vários modelos cadastrados.
(2) Plano de Contas: o sistema poderá apresentar esse campo preenchido automaticamente caso a empresa possua apenas um Plano de Contas configurado. Caso exista mais de um, será necessário selecionar qual será utilizado no modelo.
💡 O Plano de Contas é utilizado para permitir a inserção de variáveis relacionadas às contas contábeis, como código, descrição e saldos, possibilitando que essas informações sejam preenchidas automaticamente na emissão da Nota Explicativa.
(3) Conteúdo: será apresentado um modelo pré-definido para auxiliar na elaboração do texto. Você pode editá-lo conforme a necessidade do seu escritório ou, se preferir, excluir o conteúdo sugerido e criar um novo.
Os dados de apresentação do escritório (no início da nota) serão preenchidos automaticamente com base nas informações cadastradas no OneFlow, mas podem ser ajustados. Se necessário, também é possível utilizar variáveis para personalizar esses dados.
Ao clicar no campo Conteúdo, será exibida uma barra de ferramentas com opções de formatação, como negrito, itálico, sublinhado, entre outras.
⚠️ Importante
Para garantir uma melhor formatação na geração/impressão da Nota Explicativa (com o texto devidamente justificado e sem caracteres indevidos), evite copiar e colar conteúdos provenientes do Word, pois esse tipo de arquivo possui formatação diferente da utilizada no OneFlow. O ideal é digitar o texto diretamente no sistema.
(4) Variáveis: As variáveis podem ser utilizadas nos modelos de documentos para que, no momento da impressão, sejam automaticamente substituídas pelos dados da empresa correspondente. Isso permite que um mesmo modelo seja reutilizado para diferentes empresas.
As variáveis da Nota Explicativa estão organizadas por grupos e subgrupos, facilitando a identificação:
Dados da Empresa: campos do cadastro da empresa, como CNPJ, Razão Social, código e descrição do CNAE, números de inscrições, entre outros.
Endereço da Empresa: informações como logradouro, bairro, CEP, UF, etc.
Livro: dados relacionados aos livros contábeis (ex.: Diário), como nome, número e páginas.
Local e Data: datas de geração do documento e do período de emissão.
Dados do Escritório: informações do cadastro do escritório contábil, como CNPJ, Razão Social, CNAE e inscrições.
Endereço do Escritório: dados de endereço do escritório, como logradouro, bairro, CEP, UF, etc.
Dados da Filial (disponível ao configurar modelo para empresa Matriz): campos do cadastro das filiais, como CNPJ, Razão Social, CNAE e inscrições.
Endereço da Filial (disponível ao configurar modelo para empresa Matriz): informações de endereço das filiais, como logradouro, bairro, CEP, UF, etc.
Dados das Contas Contábeis: informações relacionadas às contas contábeis, como classificação, código reduzido, descrição e tipos de saldos.
Datas Contábeis: data de encerramento da apuração do resultado (zeramento).
Incluindo variáveis no modelo
Incluindo variáveis no modelo
1) Para inserir uma variável no texto, digite ## (1), selecione os campos “De Onde?” e “Qual campo?” (2) e clique em “Adicionar” (3). As variáveis inseridas aparecerão entre colchetes no conteúdo.
2) A variável será inserida no conteúdo da seguinte forma:
Você também pode copiar e colar essas variáveis em diferentes trechos do texto, sem a necessidade de adicioná-las novamente pela funcionalidade, tornando a parametrização mais ágil.
(1) Variáveis das Contas Contábeis: podem ser utilizadas em qualquer parte do texto ou também dentro de tabelas (conforme tópico 3).
No modelo padrão disponibilizado pelo sistema, essas variáveis são apresentadas utilizando os códigos contábeis do Plano Padrão OneFlow. Porém, você pode substituir pelos códigos correspondentes às contas existentes no plano de contas da empresa. Exemplo:
ANTES (conforme template) | [Saldo_final_da_conta_4] |
DEPOIS (conforme plano da empresa) | [Saldo_final_da_conta_567] |
Se preferir, também é possível excluir o conteúdo sugerido pelo sistema e criar um novo modelo conforme a necessidade das empresas.
⚠️ Ao utilizar variáveis relacionadas às “Contas Contábeis”, será necessário informar também qual conta contábil será vinculada à variável selecionada.
(2) Variáveis da Filial: ao trabalhar com uma empresa Matriz no OneFlow, também estarão disponíveis os grupos de Dados e Endereço das Filiais, com as mesmas variáveis. Ao utilizá-las, será necessário indicar a filial correspondente.
(3) Variável Tabela Comparativa de Saldos: permite incluir, no texto da Nota Explicativa, uma tabela comparativa entre os saldos dos períodos atual e anterior.
1) Para isso, basta informar um título para identificação da tabela (1), selecionar as contas contábeis que irão compô-la — podendo ser analíticas ou sintéticas/totalizadoras — (2) e clicar em “Adicionar Tabela” (3).
2) No relatório, serão apresentadas apenas as contas parametrizadas que possuírem movimentação no período definido, exibindo suas respectivas descrições e saldos dos períodos atual e anterior (conforme o intervalo de datas informado na impressão), além da linha de totalização.
Exemplo:
(5) Empresas Vinculadas: é possível compartilhar um único modelo de Nota Explicativa com várias empresas. Para isso, utilize a aba “Empresas Vinculadas”, onde você poderá incluir as empresas desejadas ou remover vínculos já existentes.
(6) Salvar: ao salvar, o modelo de Nota será adicionado à lista de modelos cadastrados. Posteriormente, ele poderá ser editado ou excluído (desde que atenda às regras do sistema), conforme a necessidade.
Definindo a Nota Explicativa como obrigação contábil
Após a criação do modelo de Nota Explicativa, é necessário configurá-lo como uma obrigação contábil. Essa etapa é essencial para que:
o sistema identifique corretamente o modelo a ser utilizado na emissão das demonstrações contábeis;
seja gerado um card no painel de Etapas da empresa, permitindo o acompanhamento do fluxo da obrigação, desde a geração até a entrega ao cliente, conforme a parametrização definida.
Siga o passo a passo:
1) Dentro da empresa selecionada, acesse o ícone de configurações ⚙️ no menu superior.
2) Na aba Contábil, acesse a opção Obrigações.
3) O sistema exibirá todas as obrigações já cadastradas para a empresa. Clique em Incluir para cadastrar a Nota Explicativa.
4) No campo ‘Obrigação’ (1), selecione a opção ‘Nota Explicativa’, defina a ‘Periodicidade’ (2) da obrigação e informe a forma de ‘Geração e envio’ (3). Em seguida, habilite os parâmetros de impressão conforme a necessidade (4) e indique o ‘Modelo de Nota’ (5) previamente criado. Após o preenchimento, clique em Salvar (6).
Emitindo Notas Explicativas
1) Acesse o menu Contábil (1) e, na aba Relatórios, clique em Notas Explicativas (2).
💡 Dica
Você também pode gerar a nota diretamente a partir do modelo. Para isso, acesse Contábil > Relatórios > Modelos e Documentos, clique em Exibir todos, selecione a nota criada e utilize a opção Gerar relatório. Essa alternativa é útil para conferir o resultado enquanto ajusta o conteúdo, sem precisar sair da tela de edição.
Parâmetros para emissão da Nota Explicativa
1) Na tela carregada, é possível acessar as configurações antes de gerar o documento, garantindo que todas as informações estejam corretas.
2) O sistema direcionará você para a tela de configuração da obrigação, permitindo validar os parâmetros definidos.
3) Ao fechar essa tela e retornar à geração da nota, estarão disponíveis os seguintes campos:
Empresa (1): ao acessar uma empresa do tipo matriz, este campo ficará habilitado para seleção das filiais. Para empresas únicas, permanecerá bloqueado, exibindo apenas o nome da empresa.
Período (De/Até) (2): define a competência inicial e final da nota. Os campos são preenchidos automaticamente conforme o mês selecionado, mas podem ser ajustados. A competência só impactará o conteúdo caso exista a variável de período no modelo.
Formato (3): corresponde à emissão padrão do relatório, sendo o único formato disponível para a Nota Explicativa.
Tipo de Nota Explicativa (4): permanece desabilitado, pois não há tipos disponíveis para seleção.
Valor a considerar (5): também desabilitado, já que não existem variações de valores aplicáveis à nota.
Versão (6): para períodos ainda não encerrados, é possível gerar na versão “Conferência” (com indicação de período em aberto no PDF). Para períodos finalizados, será disponibilizada a versão “Oficial” (sem indicação de pendências).
Idioma (7): por padrão, será exibido como Português, mas é possível criar modelos em outros idiomas e utilizá-los normalmente.
Contador (8): será apresentado o contador definido como responsável pela empresa, utilizado para a assinatura ao final do demonstrativo, podendo ser alterado se necessário.
Caso não possua um contador vinculado à empresa, clique aqui para realizar o vínculo.
Gerar (9): após revisar todas as informações, clique nesta opção para emitir o documento.
Ao clicar em Gerar, o sistema abrirá o documento em formato PDF com a Nota Explicativa conforme as configurações definidas.
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