A Carta de Responsabilidade da Administração é um documento contábil que tem por objetivo firmar um acordo entre ambas as partes (profissional contábil e administração da entidade), no intuito de assegurar o compromisso pela manutenção de bons controles internos e pela apresentação de todos os documentos e informações essenciais para que o profissional contábil possa efetuar a escrituração e a elaboração das demonstrações contábeis.

A Resolução nº 987/03 do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) formaliza a obrigatoriedade do fornecimento da Carta de Responsabilidade pela Administração, inclusive constando nos contratos de prestação de serviços contábeis.

Aprovado pela ITG 1000 – Modelo Contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, esse documento pode ser exigido no momento do encerramento e assinatura das demonstrações contábeis.

É possível realizar pelo OneFlow, a configuração e emissão do modelo de Carta de Responsabilidade que pode ser utilizado por todas as empresas clientes do Escritório Contábil.

Para isso, basta seguir os passos:

1. Configurando Modelo de Carta de Responsabilidade

Para criar um modelo de Carta de Responsabilidade, acesse a opção Contábil / Relatórios / Modelos de documentos / Incluir:

Você precisará definir se deseja criar um modelo do zero ou utilizar um modelo já existente na base de dados. Nesse exemplo, vamos criar um modelo do zero para conhecer todas as funcionalidades da configuração:

Selecionar o tipo do documento como ‘Carta de Responsabilidade’ e confirmar:

Será aberta a tela para configuração do modelo de Carta de Responsabilidade, que poderá ser utilizado como padrão para uma ou mais empresas:

1.(1) – Nome: defina um nome para identificar o modelo de documento que está sendo criado. Isso irá te ajudar a dar manutenção no mesmo, quando você já tiver muitos modelos cadastrados.

Exemplo: Carta de Responsabilidade da Administração – modelo NBC TG 1000.

1.(2) – Plano de Contas: essa opção estará desabilitada para o documento do tipo ‘Carta de Responsabilidade’.

1.(3) – Conteúdo: será apresentado um modelo pré-definido para te ajudar na elaboração do conteúdo. Você pode alterar o mesmo, adequando-o à necessidade do seu escritório ou excluir o texto sugerido e criar um novo.

Os dados de apresentação do escritório (no início do conteúdo da carta) serão sugeridos automaticamente conforme cadastrado no aplicativo OneFlow, podendo ser alterados. É válido lembrar que esses dados não precisam ser incluídos por meio de variáveis, uma vez que esse trecho da carta é fixo para envio a todos os clientes do escritório.

Ao clicar sobre o campo ‘Conteúdo’, será apresentada uma barra de opções que possibilitam formatar o texto, como negrito, itálico, sublinhado, entre outros.

Importante: para que o relatório da Carta de Responsabilidade seja gerado/impresso com melhor formatação (layout do texto devidamente justificado e sem caracteres especiais) recomendamos que NÃO copie e cole informações originadas de documentos Word, pois eles possuem uma formatação de dados diferente do OneFlow. Com isso, recomendamos que o texto seja digitado, ao invés de copiado.

1.(4) – Variáveis: poderão ser utilizadas nos modelos de documentos para que, no momento da impressão, as mesmas sejam substituídas pelos dados da empresa correspondente, possibilitando que um mesmo modelo possa ser utilizado por empresas diferentes.

As variáveis da Carta de Responsabilidade estão segmentadas por grupos e sub-grupos, para facilitar a sua identificação, sendo:

De Onde?

Qual campo?

Dados da Empresa

Estarão disponíveis campos relacionados ao Cadastro da Empresa, como: CNPJ, Razão Social, Código e Descrição do CNAE, Números de Inscrições e etc.

Endereço da Empresa

São os campos relacionados ao Endereço da Empresa: Logradouro, Bairro, CEP, UF e etc.

Livro

São os campos relacionados aos dados do Livro, como o Diário, por exemplo. Nome, Número e Páginas.

Local e Data

Datas de Geração do documento e do Período de Emissão.

Dados da Filial

(disponível na configuração de modelo para a empresa Matriz)

Estarão disponíveis campos relacionados ao Cadastro da Empresa FILIAL, como: CNPJ, Razão Social, Código e Descrição do CNAE, Números de Inscrições e etc.

Endereço da Filial

(disponível na configuração de modelo para a empresa Matriz)

São os campos relacionados ao Endereço da Empresa FILIAL: Logradouro, Bairro, CEP, UF e etc.

Para incluir uma variável no meio do texto, digite ## e selecione os dados dos campos ‘De Onde?’ e ‘Qual campo?’ e clique em ‘Adicionar’. Você irá notar que as variáveis criadas serão apresentadas entre colchetes.

Exemplos:

  • [Razao_social]: corresponde à Razão Social da empresa

  • [Data_final_do_periodo]: corresponde à Data Final do Período definido na impressão

Você poderá copiar e colar essas variáveis em diferentes locais dentro do texto, ao invés de adicioná-las por meio da funcionalidade ‘Variáveis’, agilizando a tarefa de parametrização.

1.(4).1 – Variáveis da Filial: se estiver trabalhando com uma empresa que seja Matriz no OneFlow, também serão disponibilizados os grupos de Dados e Endereço das Empresas Filiais, contendo as mesmas variáveis disponíveis para as demais empresas.

Ao selecionar variáveis referentes ‘Filiais’, será necessário definir também qual é a filial correspondente.

1.(4).2 – Variáveis das Contas Contábeis: essa opção estará desabilitada para o documento do tipo ‘Carta de Responsabilidade’.

1.(4).3 – Variável Tabela Comparativa de Saldos: essa opção estará desabilitada para o documento do tipo ‘Carta de Responsabilidade’.

1.5 – Empresas Vinculadas: como já mencionado, você poderá compartilhar um único modelo de Carta de Responsabilidade com várias empresas. Para isso, basta acionar a aba ‘Vincular Empresas’ para incluir as empresas desejadas.

1.6 – Salvar: após salvar, o modelo de Carta será incluído na lista de modelos definidos, podendo ser alterado ou excluído (desde que atenda às regras), quando necessário.

2. Definindo a Carta de Responsabilidade como uma Obrigação Contábil

Após criar o modelo de Carta de Responsabilidade, deverá definí-lo como uma Obrigação Contábil, para que:

  • o modelo a ser impresso nas Demonstrações Contábeis possa ser identificado pelo sistema

  • seja criado um card no dashboard de Etapas da Empresa, para acompanhamento do fluxo da obrigação, desde a geração até a entrega ao cliente, conforme definido na parametrização.

Para isso, deverá seguir as etapas:

2.1 - Dentro do OneFlow, tendo selecionado a empresa desejada, acesse a opção “Configuração da empresa” (canto superior da tela):

2.2 - Na tela que será aberta, acesse a opção "Contábil / Obrigações":

2.3 – Clique na opção ‘Incluir’:

2.4 – No campo ‘Obrigação’ (1), selecione a opção ‘Carta de Responsabilidade’, defina a ‘Periodicidade’ (2) da Obrigação e qual será a forma de ‘geração e envio’ (3) e, na aba de ‘Configuração’, informe o ‘modelo de Carta’ (4) que foi criado e os ‘demais parâmetros’ (5) desejados para impressão:

3. Emitindo a Carta de Responsabilidade

Existem duas formas de emitir a Carta de Responsabilidade:

  • Menu Contábil/Demonstrativos

  • Opção Gerar Relatório: essa opção fica dentro da tela de configuração do modelo de Carta, com a finalidade de ir conferindo o resultado no relatório, enquanto está elaborando o conteúdo, sem sair da funcionalidade.

3.1 Parâmetros para Emissão

Ao acionar uma das opções, será aberta a tela de emissão da Carta, para que você indique como quer gerar:

3.1.(1) Configurações: será aberta a tela de configurações da Obrigação Contábil da Carta de Responsabilidade, conforme já explicado no tópico 2. O modelo de Carta a ser impresso será identificado por meio desse parâmetro.

3.1.(2) Empresa: ao acessar uma matriz, esse campo estará habilitado para que você possa filtrar por estabelecimentos.

3.1.(3) Período: competência inicial e final para emissão da Carta. Os campos virão preenchidos automaticamente conforme o mês de competência selecionado, mas poderão ser alterados. A competência só irá influenciar no conteúdo da Carta, quando existir a variável ‘Período’ definida no mesmo.

3.1.(4) Formato: emissão tradicional do relatório. Esse é o único formato disponível para a Carta de Responsabilidade.

3.1.(5) Tipo de Carta de Responsabilidade: a opção é apresentada desabilitada porque não existem Tipos de Cartas para seleção.

3.1.(6) Valor a considerar: idem acima.

3.1.(7) Versão: quando o período consultado não estiver finalizado, o sistema gerará o relatório na versão "Conferência" e, quando estiver finalizado, poderá ser gerado na versão "Oficial".

3.1.(8) Idioma: o campo será preenchido por padrão fixo como ‘Português’, mas se necessário, poderá criar um modelo específico em outro idioma e imprimir normalmente.

3.1.(9) Contador: essa opção é apresentada desabilitada porque o Contador não assina a Carta de Responsabilidade, mas somente os responsáveis da Administração.

3.2 Formato do Relatório: ao clicar em "Gerar" o sistema irá abrir um PDF contendo o relatório gerado de acordo com as configurações determinadas:

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