A Carta de Responsabilidade da Administração é um documento contábil que formaliza um acordo entre o profissional contábil e a administração da entidade, assegurando o compromisso com a manutenção de controles internos adequados e com o fornecimento de todos os documentos e informações necessários à escrituração e à elaboração das demonstrações contábeis.
A Resolução nº 987/03 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) estabelece a obrigatoriedade do fornecimento da Carta de Responsabilidade pela administração, inclusive como parte integrante dos contratos de prestação de serviços contábeis.
Prevista na ITG 1000 — Modelo Contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, a carta pode ser exigida no momento do encerramento e da assinatura das demonstrações contábeis.
Neste artigo, você verá como configurar o modelo da Carta de Responsabilidade, vinculá-lo como obrigação contábil e realizar a emissão do documento no sistema.
Tópicos do Artigo
Configurando o modelo de Carta de Responsabilidade
1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) na empresa que realizará a operação.
2) Dentro da empresa, vá até o menu Contábil na lateral (1), localize o tópico Relatórios > Modelos de documentos e clique em Incluir (2).
3) Caso queira utilizar um modelo já existente, você pode habilitar a opção (1) e escolher entre: utilizar um modelo já usado em outra empresa (2), selecionar um modelo disponível das empresas do OneFlow (3) ou duplicar a partir de outra empresa (4).
4) Para criar um modelo do zero, selecione essa opção (1) e clique em Confirmar (2).
5) Em seguida, escolha o tipo de modelo Carta de Responsabilidade (1) e confirme (2).
6) Ao prosseguir, será exibida a tela de configuração do modelo de Carta de Responsabilidade, que poderá ser definido como padrão para uma ou mais empresas, permitindo sua reutilização na emissão do documento.
(1) Nome: informe um nome para identificar o modelo que está sendo criado. Isso facilita a manutenção, principalmente quando houver vários modelos cadastrados.
(2) Plano de Contas: essa opção permanecerá desabilitada para documentos do tipo Carta de Responsabilidade, pois não há vínculo com estruturas contábeis nesse tipo de documento.
(3) Conteúdo: será apresentado um modelo pré-definido para auxiliar na elaboração do texto. Você pode editá-lo conforme a necessidade do seu escritório ou, se preferir, excluir o conteúdo sugerido e criar um novo.
Os dados de apresentação do escritório (no início da carta) serão preenchidos automaticamente com base nas informações cadastradas no OneFlow, mas podem ser ajustados. Se necessário, também é possível utilizar variáveis para personalizar esses dados.
Ao clicar no campo Conteúdo, será exibida uma barra de ferramentas com opções de formatação, como negrito, itálico, sublinhado, entre outras.
⚠️ Importante: para garantir uma melhor formatação na geração/impressão da Carta de Responsabilidade (com o texto devidamente justificado e sem caracteres indevidos), evite copiar e colar conteúdos provenientes do Word, pois esse tipo de arquivo possui formatação diferente da utilizada no OneFlow. O ideal é digitar o texto diretamente no sistema.
(4) Variáveis: As variáveis podem ser utilizadas nos modelos de documentos para que, no momento da impressão, sejam automaticamente substituídas pelos dados da empresa correspondente. Isso permite que um mesmo modelo seja reutilizado para diferentes empresas.
As variáveis da Carta de Responsabilidade estão organizadas por grupos e subgrupos, facilitando a identificação:
Dados da Empresa: campos do cadastro da empresa, como CNPJ, Razão Social, código e descrição do CNAE, números de inscrições, entre outros.
Endereço da Empresa: informações como logradouro, bairro, CEP, UF, etc.
Livro: dados relacionados aos livros contábeis (ex.: Diário), como nome, número e páginas.
Local e Data: datas de geração do documento e do período de emissão.
Dados do Escritório: informações do cadastro do escritório contábil, como CNPJ, Razão Social, CNAE e inscrições.
Endereço do Escritório: dados de endereço do escritório, como logradouro, bairro, CEP, UF, etc.
Dados da Filial (disponível ao configurar modelo para empresa Matriz): campos do cadastro das filiais, como CNPJ, Razão Social, CNAE e inscrições.
Endereço da Filial (disponível ao configurar modelo para empresa Matriz): informações de endereço das filiais, como logradouro, bairro, CEP, UF, etc.
Incluindo variáveis no modelo
Incluindo variáveis no modelo
1) Para inserir uma variável no texto, digite ## (1), selecione os campos “De Onde?” e “Qual campo?” (2) e clique em “Adicionar” (3). As variáveis inseridas aparecerão entre colchetes no conteúdo.
2) A variável será inserida no conteúdo da seguinte forma:
Você também pode copiar e colar essas variáveis em diferentes trechos do texto, sem a necessidade de adicioná-las novamente pela funcionalidade, tornando a parametrização mais ágil.
(1) Variáveis das Contas Contábeis: opção desabilitada para documentos do tipo Carta de Responsabilidade.
(2) Variáveis da Filial: ao trabalhar com uma empresa Matriz no OneFlow, também estarão disponíveis os grupos de Dados e Endereço das Filiais, com as mesmas variáveis. Ao utilizá-las, será necessário indicar a filial correspondente.
Essas variáveis permitem automatizar o preenchimento das informações no momento da emissão, reduzindo a necessidade de ajustes manuais no documento.
(5) Empresas Vinculadas: é possível compartilhar um único modelo de Carta de Responsabilidade com várias empresas. Para isso, utilize a aba “Empresas Vinculadas”, onde você poderá incluir as empresas desejadas ou remover vínculos já existentes.
(6) Salvar: ao salvar, o modelo de Carta será adicionado à lista de modelos cadastrados. Posteriormente, ele poderá ser editado ou excluído (desde que atenda às regras do sistema), conforme a necessidade.
Definindo a Carta de Responsabilidade como obrigação contábil
Após a criação do modelo de Carta de Responsabilidade, é necessário configurá-lo como uma obrigação contábil. Essa etapa é essencial para que:
o sistema identifique corretamente o modelo a ser utilizado na emissão das demonstrações contábeis;
seja gerado um card no painel de Etapas da empresa, permitindo o acompanhamento do fluxo da obrigação, desde a geração até a entrega ao cliente, conforme a parametrização definida.
Siga o passo a passo:
1) Dentro da empresa selecionada, acesse o ícone de configurações ⚙️ no menu superior.
2) Na aba Contábil, acesse a opção Obrigações.
3) O sistema exibirá todas as obrigações já cadastradas para a empresa. Clique em Incluir para cadastrar a Carta de Responsabilidade.
4) No campo ‘Obrigação’ (1), selecione a opção ‘Carta de Responsabilidade’, defina a ‘Periodicidade’ (2) da obrigação e informe a forma de ‘Geração e envio’ (3). Em seguida, habilite os parâmetros de impressão conforme a necessidade (4) e indique o ‘Modelo de Carta’ (5) previamente criado. Após o preenchimento, clique em Salvar (6).
Emitindo a Carta de Responsabilidade da Administração
1) Acesse o menu Contábil (1) e, na aba Relatórios, clique em Carta de Responsabilidade (2).
💡 Dica: você também pode gerar a carta diretamente a partir do modelo. Para isso, acesse Contábil > Relatórios > Modelos e Documentos, clique em Exibir todos, selecione a carta criada e utilize a opção Gerar relatório. Essa alternativa é útil para conferir o resultado enquanto ajusta o conteúdo, sem precisar sair da tela de edição.
Parâmetros para emissão da Carta de Responsabilidade
1) Na tela carregada, é possível acessar as configurações antes de gerar o documento, garantindo que todas as informações estejam corretas.
2) O sistema direcionará você para a tela de configuração da obrigação, permitindo validar os parâmetros definidos.
3) Ao fechar essa tela e retornar à geração da carta, estarão disponíveis os seguintes campos:
Empresa (1): ao acessar uma empresa do tipo matriz, este campo ficará habilitado para seleção das filiais. Para empresas únicas, permanecerá bloqueado, exibindo apenas o nome da empresa.
Período (De/Até) (2): define a competência inicial e final da carta. Os campos são preenchidos automaticamente conforme o mês selecionado, mas podem ser ajustados. A competência só impactará o conteúdo caso exista a variável de período no modelo.
Formato (3): corresponde à emissão padrão do relatório, sendo o único formato disponível para a Carta de Responsabilidade.
Tipo de Carta de Responsabilidade (4): permanece desabilitado, pois não há tipos disponíveis para seleção.
Valor a considerar (5): também desabilitado, já que não existem variações de valores aplicáveis à carta.
Versão (6): para períodos ainda não encerrados, é possível gerar na versão “Conferência” (com indicação de período em aberto no PDF). Para períodos finalizados, será disponibilizada a versão “Oficial” (sem indicação de pendências).
Idioma (7): por padrão, será exibido como Português, mas é possível criar modelos em outros idiomas e utilizá-los normalmente.
Gerar (8): após revisar todas as informações, clique nesta opção para emitir o documento.
Ao clicar em Gerar, o sistema abrirá o documento em formato PDF com a Carta de Responsabilidade conforme as configurações definidas.
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