Ao finalizar a Folha de Pagamento no OneFlow, é criada uma Conta a Pagar no módulo Finanças do Omie e, com isso, são contabilizados automaticamente os lançamentos de provisão e de baixa originados da mesma.
Veja abaixo as configurações que precisam ser realizadas para automatizar todas as etapas desse processo:
1 - Configurando a Categoria e o Fornecedor a serem gerados na Conta a Pagar
A Conta a Pagar proveniente da Folha de Pagamento precisa de uma categoria de Despesa e de um fornecedor para ser gerada no financeiro. Essas informações são definidas na configuração da obrigação.
A Configuração da Obrigação deve ser acessada por meio da opção 'Configuração da Empresa' (canto superior direito da tela):
Na tela que será aberta, acesse a opção 'Folha de Pagamento / Obrigações':
Na lista de Obrigações, selecione com duplo clique a Folha que deseja parametrizar. No nosso exemplo vamos parametrizar a Folha mensal.
Na aba 'Configuração', informe as categorias de Despesas de Salários e de Pró-Labore que são utilizadas nas Contas a Pagar do Omie:
Agora informe os respectivos fornecedores:
OBS.: O fornecedor pode ser a própria empresa que é a Fonte Pagadora da Folha ou qualquer outro já utilizado no dia a dia para o controle de pagamento de salários no financeiro. Se tiver dúvida sobre o cadastro de Fornecedores no Omie, clique aqui.
Não se preocupe ainda sobre como esse fornecedor irá refletir nos lançamentos e demonstrações contábeis, explicaremos esses detalhes logo mais à frente, no tópico de parametrização dos lançamentos de contabilização.
No nosso exemplo, criamos um fornecedor 'fake', ou seja, não se trata especificamente de uma Pessoa Jurídica ou Física.
2 - Consultando a Conta a Pagar gerada pela Folha de Pagamento
Tendo finalizado a Folha, clique sobre o card correspondente nas etapas da empresa:
Será aberta a Central de Processamentos. Clique em 'Ver contas a pagar':
Serão apresentados os valores calculados pela Folha. Clique duplo sobre eles para ver os detalhes da Conta a Pagar gerada no Omie:
Observe nos detalhes da Conta a Pagar que o fornecedor e a categoria foram gerados conforme os parâmetros pré-definidos na obrigação da Folha Mensal:
A Conta a Pagar está pronta para ser contabilizada.
3 - Parametrizando os Lançamentos de Contabilização da Provisão e da Baixa da Conta a Pagar
O resultado da parametrização que será realizada, é a escrituração automática dos seguintes lançamentos:
Os títulos dos razonetes acima são apenas referências para exemplificar o processo. Cada empresa irá se adequar às contas do seu Plano de Contas.
IMPORTANTE: para as empresas que já tem um Plano de Contabilização configurado para a integração da Folha de Pagamento OneFlow, os lançamentos de provisão serão gerados à partir dos valores processados na mesma, com isso, os lançamentos do Financeiro (das Contas a Pagar originadas da Folha) serão gerados somente quando ocorrer a Baixa.
Inicie a parametrização no módulo Contábil / Plano de Contabilização Financeiro:
Na aba 'Categorias' do Plano de Contabilização, informe a conta contábil correspondente à 'Despesa de Salários' para a categoria que foi utilizada na Conta a Pagar:
Agora vamos parametrizar o lançamento de contabilização da 'Provisão de Conta a Pagar'. Acesse o mesmo por meio da aba 'Operação' do Plano de Contabilização.
No Lançamento de Contabilização que será aberto, selecione a transação 'Fornecedor':
Em seguida, será aberta a partida do Lançamento de Contabilização. Clique na opção para 'Ativar as Exceções' e, na aba 'Exceções por Categoria', informe a conta contábil de 'Salário a Pagar (Passivo)' para a categoria utilizada na Conta a Pagar:
Ao adicionar essa exceção, você está informando para o sistema que, quando a Conta a Pagar tiver a categoria de 'Salários - Folha Mensal CLT', a conta credora do lançamento contábil gerado deve ser 'Salários a Pagar', ao invés do fornecedor que está vinculado na Conta a Pagar.
Após salvar a parametrização de exceção na categoria, a mesma será replicada automaticamente para o lançamento de contabilização referente à operação de 'Baixa ou Liquidação da Conta a Pagar'.
Pronto! A parametrização está finalizada!
À partir de agora os lançamentos de contabilização referentes a Conta a Pagar no Omie, originada da Folha de Pagamento OneFlow, serão gerados automaticamente.
