A configuração dos signatários do SPED Contábil é uma etapa importante para a geração correta da Escrituração Contábil Digital (ECD), no OneFlow. Esses dados são utilizados no registro J930 e definem quem assina o livro digital, de acordo com as regras exigidas para a entrega da obrigação. Quando essa parametrização não é feita corretamente, a empresa pode enfrentar inconsistências no arquivo ou dificuldades no momento da assinatura e transmissão no Programa Validador e Assinador (PVA).
Neste artigo, você vai entender quais regras devem ser observadas na assinatura da ECD e como configurar os signatários no OneFlow. O objetivo é ajudar você a estruturar essa parametrização com mais segurança, garantindo que contador, representante legal ou pessoa jurídica sejam informados corretamente na obrigação
Tópicos do Artigo
Regras para assinatura da ECD
Antes de realizar a configuração no OneFlow, é importante considerar as regras apresentadas no próprio conteúdo do artigo.
1) Quantidade mínima de assinaturas
1) Quantidade mínima de assinaturas
1 .1) É obrigatória uma assinatura com certificado de pessoa física (e-PF ou e-CPF) do profissional contábil, utilizando o código de assinante 900.
1.2) Também é necessária uma segunda assinatura como responsável pela ECD, que pode ser:
Um certificado de pessoa jurídica (e-PJ ou e-CNPJ), com código de assinante 001 (exclusivo para PJ); ou
Um certificado de pessoa física (e-PF ou e-CPF), vinculado a qualquer outro código de assinante, exceto os códigos de profissionais contábeis 900, 910 e 920.
2) Responsável pela ECD
2) Responsável pela ECD
O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico.
3) Tipo de responsável (PF ou PJ)
3) Tipo de responsável (PF ou PJ)
3.1) Um e-PJ ou um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas se essa situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o declarante não tem e-PJ ou e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).
3.2) Um e-PJ ou um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
3.3) Um e-PF ou e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
4) Outras assinaturas obrigatórias
4) Outras assinaturas obrigatórias
A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores (notadamente por representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida e mesmo inadequada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que demandam a contabilidade.
5) Outras informações sobre a assinatura da ECD por e-PJ ou e-CNPJ
5) Outras informações sobre a assinatura da ECD por e-PJ ou e-CNPJ
5.1) A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ não é obrigatória, mas se realizada só pode ocorrer uma vez
5.2) Foi criado um novo código de assinante na Tabela de Qualificação do Assinante – que é o 001 – signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ. Esse código é utilizado exclusivamente pela assinatura e-PJ ou e-CNPJ.
5.3) A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ pode ser aquela escolhida pelo declarante como o responsável pela assinatura da ECD, mas isso não é obrigatório.
6) Informações gerais
6) Informações gerais
6.1) Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.
6.2) Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou jurídica) e do certificado e-PF ou e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de assinaturas.
6.3) A assinatura do responsável pela assinatura da ECD pode ter qualquer código de qualificação do assinante, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920.
7) Códigos de qualificação
7) Códigos de qualificação
Seguem a listagem de códigos das qualificações dos Assinantes, conforme manual da ECD:
001 – Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ)
203 – Diretor
204 – Conselheiro de Administração
205 – Administrador
206 – Administrador do Grupo
207 – Administrador de Sociedade Filiada
220 – Administrador Judicial – Pessoa Física
222 – Administrador Judicial – Pessoa Jurídica - Profissional Responsável
223 – Administrador Judicial/Gestor
226 – Gestor Judicial
309 – Procurador
312 – Inventariante
313 – Liquidante
315 – Interventor
401 – Titular – Pessoa Física - EIRELI
801 – Empresário
900 – Contador/Contabilista
940 – Auditor Independente
999 – Outros
Cadastrando os signatários da ECD
⚠️ Regras da Parametrização dos Signatários:
É necessário ter, no mínimo, dois signatários parametrizados, sendo um contador e um responsável legal pela assinatura da ECD.
O tipo de signatário "Contador" não pode ser responsável pela assinatura da ECD, logo, essa opção estará desabilitada para ele.
Só poderá ser designado UM signatário como responsável pela assinatura da ECD.
Um mesmo signatário poderá figurar duas vezes na parametrização, desde que tenha a qualificação diferente (Ex.: um mesmo CPF assinando como contador e também como procurador).
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Contábil (1) e clique em "Abrir Contábil" (2) da empresa que realizará a obrigação.
2) Dentro do ambiente contábil da empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior da tela.
3) Clique em "Obrigações Contábeis".
4) Ao acessar essa opção, serão exibidas todas as obrigações atualmente cadastradas para a empresa. Nessa etapa, verifique se a obrigação "SPED ECD Contábil" (1) está cadastrada, se na coluna Geração (2) está configurado como "Gerar Automaticamente". Caso contrário, clique em "+ Incluir" (3).
5) No campo "Obrigação", confirme se está sendo apresentado a obrigação "SPED Contábil - ECD" (1). Em seguida, selecione a aba "Signatários".
O OneFlow apresenta informações como Nome do signatário, CPF/CNPJ, Qualificação do assinante e a indicação de quem está definido como Responsável - Assinatura (3). Para realizar a manutenção desses registros, o sistema disponibiliza os botões "+Incluir" (4), "Alterar"(5) e "Excluir" (6), permitindo cadastrar novos signatários, editar um cadastro existente ou remover um registro quando necessário.
Incluindo um novo signatário
⚠️ Importante
Para que sejam apresentados os sócios é necessário antes realizar o cadastro do quadro societário no sistemas.
Para que seja apresentado o contabilista é necessário antes realizar o cadastro e vinculo do contador.
1.1 ) Acesse a obrigação acessar a aba Signatários para visualizar os assinantes já vinculados à obrigação "SPED ECD Contábil" (1) e, em seguida, clicar em "+Incluir" (2) para cadastrar um novo signatário.
1.2) Na tela Signatários, serão apresentados os campos:
Tipo de signatário (1) é utilizado para definir a categoria do assinante que será incluído na ECD. Opções:
Contador: serão apresentados os contadores responsáveis pela empresa.
Sócios e Representantes: serão apresentados os Sócios e Representantes Pessoas Físicas que compõem o quadro societário da empresa.
No caso dos Representantes, apenas os que estiverem qualificados como Procuradores.
Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ): serão apresentados a própria empresa declarante e o escritório contábil, para que seja escolhido um deles.
Identificação do signatário (2) permite selecionar o cadastro correspondente ao tipo informado, vinculando a pessoa física ou jurídica que realizará a assinatura.
Qualificação do signatário (3) define a qualificação que será levada para a obrigação, conforme as regras do SPED Contábil.
A qualificação do signatário será apresentada conforme De/Para entre a informação cadastrada no sistema x Tabela de Qualificação do Assinante - SPED. Exemplos:
Qualificação no OneFlow | Qualificação SPED |
Contador/Contabilista | 900 - Contador/Contabilista |
Procurador | 309 - Procurador |
Empresário | 801 - Empresário |
Sócio Pessoa Física Domiciliada no Brasil | 999 - Outros |
Responsável pela assinatura (4) deve ser marcada quando aquele signatário for o responsável principal pela assinatura da ECD. Depois de preencher essas informações, basta clicar em Salvar para concluir o cadastro.
Após ter definido os signatários, clique na opção "Salvar" (5) para finalizar.
📚 Artigos Relacionados
