O quadro societário reúne as informações sobre os sócios de uma empresa e a participação de cada um no negócio. Essa estrutura é fundamental para definir a distribuição de cotas, os direitos e deveres de cada sócio, as responsabilidades assumidas na sociedade e a forma como o negócio será administrado.
Além de organizar a composição da empresa, o quadro societário também serve como base para decisões importantes, como distribuição de lucros, entrada ou saída de sócios e definição de responsabilidades legais e patrimoniais. Por isso, compreender esse conceito é essencial para manter a estrutura societária alinhada com os documentos da empresa e com as regras aplicáveis à sua constituição.
Veja a seguir como cadastrar os sócios dentro do sistema em poucos minutos. 🚀
Cadastrando o quadro societário da empresa
⚠️ Importante
Para agilizar o processo de cadastro, tenha em mãos o documento atualizado com as informações sobre o quadro societário da empresa.
A data da última alteração do quadro societário é importante, pois, caso tenham ocorrido mudanças ao longo dos anos, o sistema entenderá qual composição deverá ser considerada para as obrigações fiscais e contábeis.
Quando houver apenas um sócio, marque as opções “Responsável por assinar os demonstrativos” e “Responsável legal”, quando isso se aplicar à empresa.
Quando houver mais de um sócio, preencha os campos “Percentual do capital total”, “Percentual do capital votante” e “Percentual de participação nos lucros”. A soma dos percentuais de todos os sócios deve totalizar 100%.
Caso existam sócios sem percentual de participação nos lucros, poderá ser informado 0,00. Contudo, o preenchimento incorreto dessa informação afetará a rotina automática de distribuição de lucros do sistema.
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Fiscal (1) e clique em "Abrir Fiscal" (2) da empresa que realizará a obrigação.
2) Dentro do ambiente fiscal da empresa, clique na "Engrenagem" no canto superior da tela.
3) Clique em "Dados da Empresa" na coluna geral.
4) Na tela "Dados da Minha Empresa", localize a aba "Sócios e Representantes"(1).
Clique no botão "+ Incluir novo quadro societário" para iniciar um novo cadastro. A partir dessa ação, o sistema direciona o usuário para o preenchimento das informações do quadro societário.
5) Preencha o campo "Data da alteração contratual" (1) com a data correspondente ao documento societário da empresa, depois informe o "Capital social" (2).
Depois clique em "+ Incluir novo sócio" para iniciar o cadastro de um sócio.
6) No campo Nome do Sócio (1), informe o nome completo, sem abreviações, do sócio.
No campo País (2), selecione o país de vínculo do sócio.
No campo Entidade (3), defina o tipo de entidade correspondente ao cadastro. Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
No campo CPF ou CNPJ do sócio (4), informe o documento do sócio conforme o tipo de entidade (3).
No quadro (5), preencha os campos de contato disponíveis na tela, como "DDD", "Celular", "Telefone" e "E-mail", conforme necessário. Algumas obrigações exigem o telefone e e-mail do sócio responsável.
No campo "Qualificação do sócio" (6), informe a função ou classificação societária do respectivo sócio.
No campo "Percentual do capital total" (7), informe o percentual de participação do sócio no capital da empresa.
No campo "Percentual do capital votante" (8), informe o percentual de participação com direito a voto.
No campo "Percentual de part. no lucro" (9), informe o percentual de participação do sócio nos lucros.
7) Antes de clicar em salvar, verifique se alguma das opções deve ser marcada:
"Possui representante legal?" (1): marque essa opção quando o sócio cadastrado possuir representante legal vinculado. Ao habilitar o campo, informe também os dados do representante legal.
"Responsável por assinar os demonstrativos" (2): marque essa opção quando o sócio for responsável pela assinatura dos demonstrativos fiscais e contábeis da empresa.
"Responsável legal" (3): marque essa opção quando o sócio exercer essa função na empresa. Essa informação é importante, pois algumas obrigações dependem desse cadastro para serem geradas corretamente.
Após conferir as opções selecionadas, clique em "Salvar" (4) para concluir o cadastro do sócio.
8) Repita o processo de cadastro para cada sócio, caso a empresa tenha mais de um integrante no quadro societário.
Após concluir o cadastro de todos os sócios, revise os dados informados para confirmar se as informações estão corretas (1).
Clique em "Salvar" (2) para registrar os dados do quadro societário.
Depois de salvar, o sistema disponibiliza a opção "Ativar" (3).
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