Regras para assinatura do livro digital

Antes de realizar a parametrização, vamos relembrar algumas regras constantes no manual da ECD, relacionadas à assinatura do livro digital:

  1. Uma ECD ORIGINAL deve ter, pelo menos, duas assinaturas:

    1.1. Uma do e-PF ou e-CPF correspondente ao profissional contábil (código de assinante 900); E

    1.2. Outra que deve ser indicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo ser um e-PJ ou e-CNPJ (com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou um e-PF ou e-CPF ligado a um outro código de assinante qualquer (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920).

  2. O contador/contabilista deve utilizar um e-PF ou e-CPF para a assinatura da ECD.

  3. O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD.

  4. O responsável pela assinatura da ECD pode ser:

    4.1. Um e-PJ ou um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas se essa situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o declarante não tem e-PJ ou e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).

    4.2. Um e-PJ ou um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.

    4.3. Um e-PF ou e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.

  5. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores (notadamente por representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida e mesmo inadequada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que demandam a contabilidade.

  6. Outras informações sobre a assinatura da ECD por e-PJ ou e-CNPJ:

    6.1. A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ não é obrigatória, mas se realizada só pode ocorrer uma vez.

    6.2. Foi criado um novo código de assinante na Tabela de Qualificação do Assinante – que é o 001 – signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ. Esse código é utilizado exclusivamente pela assinatura e-PJ ou e-CNPJ.

    6.3. A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ pode ser aquela escolhida pelo declarante como o responsável pela assinatura da ECD, mas isso não é obrigatório.

  7. Informações gerais:

    7.1. Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.

    7.2. Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou jurídica) e do certificado e-PF ou e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de assinaturas.

    7.3. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD pode ter qualquer código de qualificação do assinante, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920.

  8. Tabela de Qualificação dos Assinantes, conforme manual da ECD:

Código

Descrição

001

Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ)

203

Diretor

204

Conselheiro de Administração

205

Administrador

206

Administrador do Grupo

207

Administrador de Sociedade Filiada

220

Administrador Judicial – Pessoa Física

222

Administrador Judicial – Pessoa Jurídica - Profissional Responsável

223

Administrador Judicial/Gestor

226

Gestor Judicial

309

Procurador

312

Inventariante

313

Liquidante

315

Interventor

401

Titular – Pessoa Física - EIRELI

801

Empresário

900

Contador/Contabilista

940

Auditor Independente

999

Outros

Parametrizando os signatários da ECD no OneFlow

Acesse a opção 'Configuração da Empresa' (canto superior direito da tela):

Na tela que será aberta, acesse a opção 'Contábil / Obrigações':

Clique na opção 'Incluir' (ou opção 'Editar' caso a obrigação SPED Contábil - ECD já esteja cadastrada):

No campo ‘Obrigação’, selecione a opção ‘SPED Contábil - ECD’ e os parâmetros de geração serão criados automaticamente. Em seguida, selecione a aba 'Signatários' e clique em 'Incluir':

Na tela que será aberta, indique o tipo de signatário (Contador, Sócios/Representantes e/ou Pessoa Jurídica) que deseja incluir:

Selecione o signatário correspondente, sendo que:

  • Contador: serão apresentados os contadores responsáveis pela empresa.

  • Sócios e Representantes: serão apresentados os Sócios e Representantes Pessoas Físicas que compõem o quadro societário da empresa.

    No caso dos Representantes, apenas os que estiverem qualificados como Procuradores.

  • Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ): serão apresentados a própria empresa declarante e o escritório contábil, para que seja escolhido um deles.

A qualificação do signatário será apresentada conforme De/Para entre a informação cadastrada no sistema x Tabela de Qualificação do Assinante - SPED.

Exemplos:

Qualificação no OneFlow

Qualificação SPED

Contador/Contabilista

900 - Contador/Contabilista

Procurador

309 - Procurador

Empresário

801 - Empresário

Sócio Pessoa Física Domiciliada no Brasil

999 - Outros

Após ter definido os signatários, clique na opção 'Salvar' para finalizar.

Durante a parametrização, o sistema aplica algumas regras, atendendo às exigências da ECD, sendo:

  • É necessário ter, no mínimo, dois signatários parametrizados, sendo um contador e um responsável legal pela assinatura da ECD.

  • O tipo de signatário 'Contador' não pode ser responsável pela assinatura da ECD, logo, essa opção estará desabilitada para ele.

  • Só poderá ser designado UM signatário como responsável pela assinatura da ECD.

  • Um mesmo signatário poderá figurar duas vezes na parametrização, desde que tenha a qualificação diferente (Ex.: um mesmo CPF assinando como contador e também como procurador).

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