Regras para assinatura do livro digital
Antes de realizar a parametrização, vamos relembrar algumas regras constantes no manual da ECD, relacionadas à assinatura do livro digital:
Uma ECD ORIGINAL deve ter, pelo menos, duas assinaturas:
1.1. Uma do e-PF ou e-CPF correspondente ao profissional contábil (código de assinante 900); E
1.2. Outra que deve ser indicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo ser um e-PJ ou e-CNPJ (com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou um e-PF ou e-CPF ligado a um outro código de assinante qualquer (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920).
O contador/contabilista deve utilizar um e-PF ou e-CPF para a assinatura da ECD.
O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD.
O responsável pela assinatura da ECD pode ser:
4.1. Um e-PJ ou um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas se essa situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o declarante não tem e-PJ ou e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).
4.2. Um e-PJ ou um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
4.3. Um e-PF ou e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores (notadamente por representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida e mesmo inadequada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que demandam a contabilidade.
Outras informações sobre a assinatura da ECD por e-PJ ou e-CNPJ:
6.1. A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ não é obrigatória, mas se realizada só pode ocorrer uma vez.
6.2. Foi criado um novo código de assinante na Tabela de Qualificação do Assinante – que é o 001 – signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ. Esse código é utilizado exclusivamente pela assinatura e-PJ ou e-CNPJ.
6.3. A assinatura por e-PJ ou e-CNPJ pode ser aquela escolhida pelo declarante como o responsável pela assinatura da ECD, mas isso não é obrigatório.
Informações gerais:
7.1. Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.
7.2. Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou jurídica) e do certificado e-PF ou e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de assinaturas.
7.3. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD pode ter qualquer código de qualificação do assinante, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920.
Tabela de Qualificação dos Assinantes, conforme manual da ECD:
Código | Descrição |
001 | Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) |
203 | Diretor |
204 | Conselheiro de Administração |
205 | Administrador |
206 | Administrador do Grupo |
207 | Administrador de Sociedade Filiada |
220 | Administrador Judicial – Pessoa Física |
222 | Administrador Judicial – Pessoa Jurídica - Profissional Responsável |
223 | Administrador Judicial/Gestor |
226 | Gestor Judicial |
309 | Procurador |
312 | Inventariante |
313 | Liquidante |
315 | Interventor |
401 | Titular – Pessoa Física - EIRELI |
801 | Empresário |
900 | Contador/Contabilista |
940 | Auditor Independente |
999 | Outros |
Parametrizando os signatários da ECD no OneFlow
Acesse a opção 'Configuração da Empresa' (canto superior direito da tela):
Na tela que será aberta, acesse a opção 'Contábil / Obrigações':
Clique na opção 'Incluir' (ou opção 'Editar' caso a obrigação SPED Contábil - ECD já esteja cadastrada):
No campo ‘Obrigação’, selecione a opção ‘SPED Contábil - ECD’ e os parâmetros de geração serão criados automaticamente. Em seguida, selecione a aba 'Signatários' e clique em 'Incluir':
Na tela que será aberta, indique o tipo de signatário (Contador, Sócios/Representantes e/ou Pessoa Jurídica) que deseja incluir:
Selecione o signatário correspondente, sendo que:
Contador: serão apresentados os contadores responsáveis pela empresa.
Sócios e Representantes: serão apresentados os Sócios e Representantes Pessoas Físicas que compõem o quadro societário da empresa.
No caso dos Representantes, apenas os que estiverem qualificados como Procuradores.
Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ): serão apresentados a própria empresa declarante e o escritório contábil, para que seja escolhido um deles.
A qualificação do signatário será apresentada conforme De/Para entre a informação cadastrada no sistema x Tabela de Qualificação do Assinante - SPED.
Exemplos:
Qualificação no OneFlow | Qualificação SPED |
Contador/Contabilista | 900 - Contador/Contabilista |
Procurador | 309 - Procurador |
Empresário | 801 - Empresário |
Sócio Pessoa Física Domiciliada no Brasil | 999 - Outros |
Após ter definido os signatários, clique na opção 'Salvar' para finalizar.
Durante a parametrização, o sistema aplica algumas regras, atendendo às exigências da ECD, sendo:
É necessário ter, no mínimo, dois signatários parametrizados, sendo um contador e um responsável legal pela assinatura da ECD.
O tipo de signatário 'Contador' não pode ser responsável pela assinatura da ECD, logo, essa opção estará desabilitada para ele.
Só poderá ser designado UM signatário como responsável pela assinatura da ECD.
Um mesmo signatário poderá figurar duas vezes na parametrização, desde que tenha a qualificação diferente (Ex.: um mesmo CPF assinando como contador e também como procurador).