OneFlow + Linker: Contabilização e conciliação automáticas via banco
Os contadores que possuem clientes que utilizam a conta digital do banco Linker podem contabilizar e conciliar automaticamente as suas movimentações financeiras, sem depender do envio de planilhas ou outro método de integração ou digitação. Isso, aliado aos serviços de buscas de notas fiscais (de mercadorias e serviços) do OneFlow, tornando o processo fiscal + contábil 100% autônomo, mesmo que a empresa não utilize o Omie.
Bacana né?! Então veja abaixo o passo a passo para fazer a ativação da conta Linker no OneFlow e comece a usufruir agora de todos esses benefícios.
Ativando a Conta Corrente Linker no OneFlow
Estando com a empresa selecionada no OneFlow, acesse a área denominada 'Configurações da Empresa', por meio do botão disponível no canto superior direito da tela:
Na tela que será aberta, clique em 'Importações Automáticas' do módulo 'Contábil':
Estando na tela de configuração da conta corrente, acesse a aba 'Contabilização automática' para fazer a ativação da mesma no OneFlow:
OBSERVAÇÕES:
Caso a conta corrente Linker ainda não esteja cadastrada, você poderá incluí-la por meio do Menu Contábil / Contas Correntes / Exibir Todas / Incluir:
Não se esqueça de informar o saldo inicial da conta corrente e a respectiva data na aba correspondente.
Informe o CPF do cliente associado à conta Linker, que tenha perfil de Administrador para autorizar a consulta da movimentação bancária pelo OneFlow e clique no link para que seja feita a requisição:
Em seguida, será apresentada a mensagem abaixo para que você já deixe configuradas as informações de contabilização, ou seja, os De/Paras das categorias Linker com as contas contábeis do Plano de Contas:
Os detalhes da configuração serão explicados mais à frente. Enquanto isso, é importante que você saiba como funciona o processo de aprovação à consulta da movimentação bancária Linker pelo OneFlow:
Aprovando a requisição de permissão de consulta dos dados da conta Linker para a contabilização automática
Após ter clicado no link disponível na aba de 'Contabilização automática', confirmando o pedido da permissão de acesso à conta digital Linker, o cliente Linker (cujo CPF foi informado) receberá uma requisição para fazer a aprovação.
Ele deverá acessar o aplicativo do Banco Linker e clicar no ícone demonstrado abaixo para visualizar a requisição e fazer a aprovação:
Enquanto a requisição não é aprovada, a conta corrente no OneFlow ficará com esse status:
Você poderá acompanhar o andamento da aprovação clicando no link do status (conforme demonstrado acima) ou pelo Painel de Etapas da empresa, onde será apresentado um card na etapa de configurações:
Após a aprovação da requisição, o card acima deixará de ser apresentado no painel da empresa e, no aplicativo do cliente Linker, ficarão registrados os seguintes dados:
Data/hora e responsável pela aprovação
Detalhes da requisição: o que será permitido consultar na movimentação bancária Linker e por quanto tempo a permissão se manterá válida
E no OneFlow, na aba de 'Contabilização automática' da conta Linker, será apresentado o status informando que a contabilização e conciliação automáticas estão aprovadas e em execução:
Tudo certo! A conta corrente está ativada e você poderá consultar os lançamentos contábeis gerados e conciliados para a empresa, à partir da movimentação bancária Linker.
Configurando a contabilização da movimentação bancária Linker
Caso a requisição já tenha sido aprovada pelo cliente Linker, mas você ainda não tenha feito a configuração da contabilização da movimentação bancária, a conta corrente não será ativada, apresentando o seguinte status:
Com isso, você deverá clicar no link 'Clique aqui para ativar' para que seja apresentado o assistente de configuração das informações necessárias para a contabilização automática e ativação da conta Linker:
Assistente de Configuração:
Etapa 1 - Configuração do Plano de Contabilização e da Conta Corrente
1 - Plano de Contabilização: você poderá optar pela criação automática de um novo plano de contabilização Linker para a empresa ou, se preferir, selecionar um plano de contabilização que já tenha sido configurado e esteja sendo utilizado por outra empresa.
OBS.: Caso a empresa já possua um plano de contabilização Linker associado à ela, o mesmo será apresentado no campo correspondente.
2 - Tipo de Contabilização: ao optar pela criação de um novo plano de contabilização Linker, será necessário definir como deseja fazer a contabilização dos lançamentos, sendo:
Provisão e Baixa: para cada lançamento bancário existente no extrato, serão gerados dois lançamentos contábeis, sendo:
Um de provisão: Despesa/Receita x Fornecedor/Cliente
Um de baixa: Fornecedor/Cliente x Banco Linker
OBS.: Ambos os lançamentos contábeis de provisão e de baixa terão a mesma data do lançamento bancário.
Somente Baixa: para cada lançamento bancário existente no extrato, será gerado um lançamento de baixa, sendo: Despesa/Receita x Banco Linker.
3 - Nome do novo Plano de Contabilização: será sugerido como 'Linker - Contabilização e Conciliação', podendo ser alterado.
4 - Conta contábil do Banco Linker: caso já exista uma conta contábil criada para o Banco Linker (no grupo de Bancos do Plano de Contas) e associada à conta corrente que está sendo configurada, ela virá preenchida automaticamente nesse campo. Caso contrário, você poderá selecionar uma das opções:
Desejo criar uma nova: para que a conta contábil do Banco Linker seja criada automaticamente pelo assistente de configuração.
Desejo utilizar uma já existente: para selecionar a conta contábil que deverá ser associada à conta corrente Linker que está sendo configurada.
Em seguida, clique em 'Continuar' para que o sistema faça a criação do plano de contabilização e da conta contábil Linker (caso você tenha feito essa configuração) e passe para a segunda (e última!) etapa da configuração.
Etapa 2 - Configuração das Categorias Linker
Clique em 'Continuar' para realizar a última etapa da configuração, que é a associação (De/Para) das categorias Linker com as contas contábeis.
Serão apresentadas as categorias padrões do Banco Linker e você também poderá incluir novas categorias, se desejar.
Relação de categorias padrões do Banco Linker:
Clique duplo sobre cada categoria de pagamento ou de recebimento do Banco Linker e informe:
Conta contábil (campo obrigatório): se refere à conta contábil que representa a categoria no Plano de Contas.
Conta contábil de exceção ao fornecedor/cliente (opcional): esse campo será apresentado quando o tipo de contabilização estiver configurado como 'Provisão e Baixa'. Informe a conta contábil que irá substituir a conta referente ao fornecedor ou cliente.
Exemplo: se existir um lançamento referente pagamento de FGTS, cujo fornecedor esteja como 'Ministério do Trabalho' e quiser substituir a conta contábil desse fornecedor pela conta de 'FGTS a Pagar', basta informar a mesma nesse campo para que seja aplicada essa exceção.
Exclusiva: todas as categorias padrões do Banco Linker serão apresentadas com essa opção desabilitada e igual a 'Não', o que significa que, caso o Plano de Contabilização Linker esteja sendo compartilhado entre empresas, todas elas estarão utilizando a mesma categoria com a mesma configuração contábil.
Caso esteja incluindo uma nova categoria e queira determinar que ela não seja compartilhada com as demais empresas que usam o mesmo Plano de Contabilização, então marque 'Sim' na opção 'Exclusiva'.
Tipo - Pagamento ou Recebimento: se estiver incluindo uma nova categoria, é necessário indicar se ela se trata de pagamento ou recebimento no Banco Linker.
Caso você não queira configurar todas as categorias agora, poderá deixá-las como 'Não configuradas' para que o sistema solicite tais definições à medida em que os lançamentos contábeis forem gerados (via auditoria dos lançamentos).
Após terminar de configurar as categorias Linker, clique em 'Finalizar'. A conta corrente será ativada e o OneFlow iniciará automaticamente a primeira contabilização e conciliação.
É válido lembrar que o Plano de Contabilização Linker que foi criado via Assistente de Configuração poderá ser acessado (quando necessário) por meio do Menu Contábil ou do painel 'Passo a Passo':
Consultando os lançamentos contábeis originados do Banco Linker
Acesse o painel de etapas da empresa e clique sobre o card denominado 'Linker', que estará disponível na etapa de entradas:
Será aberta a tela denominada 'Painel de Lançamentos Contábeis', filtrado pela origem 'Linker'. Para ver os detalhes de cada lançamento, é só clicar duplo sobre ele:
Ao clicar em 'Ver Origem', você poderá visualizar os detalhes da transação bancária Linker, diretamente do OneFlow:
Como os lançamentos são contabilizados
Os lançamentos serão contabilizados conforme o tipo de contabilização configurado, sendo:
Provisão e Baixa
Existirão quatro tipos de operação, com as seguintes configurações dos lançamentos de contabilização:
Provisão de Conta a Pagar:
Transação | Conta Contábil | Classificação |
Despesa | Usar a conta contábil da categoria | Débito |
Fornecedor | Usar a conta contábil do fornecedor | Crédito |
Baixa de Pagamento:
Transação | Conta Contábil | Classificação |
Fornecedor | Usar a conta contábil do fornecedor | Débito |
Conta Corrente | Usar a conta contábil do Banco Linker | Crédito |
Provisão de Conta a Receber:
Transação | Conta Contábil | Classificação |
Cliente | Usar a conta contábil do cliente | Débito |
Receita | Usar a conta contábil da categoria | Crédito |
Baixa de Recebimento:
Transação | Conta Contábil | Classificação |
Conta Corrente | Usar a conta contábil do Banco Linker | Débito |
Cliente | Usar a conta contábil do cliente | Crédito |
Somente Baixa
Existirão dois tipos de operação, com as seguintes configurações dos lançamentos de contabilização:
Baixa de Pagamento:
Transação | Conta Contábil | Classificação |
Despesa | Usar a conta contábil da categoria | Débito |
Conta Corrente | Usar a conta contábil do Banco Linker | Crédito |
Baixa de Recebimento:
Transação | Conta Contábil | Classificação |
Conta Corrente | Usar a conta contábil do Banco Linker | Débito |
Receita | Usar a conta contábil da categoria | Crédito |
Auditorias do lançamento contábil
Quando o OneFlow não conseguir encontrar uma conta contábil associada à categoria Linker, o lançamento contábil será gerado com auditoria. Nesse caso, o card 'Linker' será visualizado na cor vermelha, o que indica a ocorrência de erro na contabilização.
Ao clicar duplo sobre o card, você poderá filtrar a visualização somente dos lançamentos com auditoria de erro:
Selecione (com duplo clique) um dos lançamentos auditados e clique na aba 'Erros e Alertas' para visualizar os detalhes da auditoria, que estará explicando o problema identificado e terá o link 'Clique aqui' para fazer o ajuste necessário.
Ao clicar sobre o link, será aberta a tela com os dados do lançamento em formato de razonete:
Observe acima que o sistema não encontrou conta contábil associada à categoria 'Receitas' do Banco Linker, com isso, clique no ícone representando pela imagem do lápis, selecione a respectiva conta contábil e, em seguida, clique no botão para Salvar:
A alteração será aplicada para todos os lançamentos que possuírem a mesma categoria Linker que acabou de ser configurada:
Com isso, os lançamentos que estavam com a auditoria de erro serão corrigidos, assim como a conta contábil associada será memorizada e gravada nas configurações para que as próximas contabilizações dessa categoria sejam realizadas corretamente.
Conciliação dos Lançamentos
Acesse o painel de etapas da empresa e veja o card denominado 'Conciliação Bancária' do Banco Linker, que estará disponível na etapa de conferências.
Note que o card apresentado acima está na cor verde, o que significa que todos os lançamentos bancários estão devidamente conciliados com os lançamentos contábeis, assim como os saldos (extrato x conta contábil) estão iguais.
Ao clicar sobre o card, será aberta a tela do histórico dos extratos contabilizados e conciliados, onde é possível acompanhar diariamente as conciliações automáticas realizadas.
Ainda nessa tela, também é possível pedir para sincronizar agora (de forma imediata) a movimentação bancária do Linker com o OneFlow - caso seja necessário, uma vez que a sincronização automática irá ocorrer várias vezes ao dia:
Observe acima que a situação de cada extrato está como 'Conciliado', o que significa que todos os lançamentos bancários estão devidamente conciliados com os lançamentos contábeis.
Clique sobre um dos extratos para abrir a tela da Conciliação Bancária e veja os detalhes da conciliação, sendo que no lado esquerdo da tela estão os lançamentos bancários, enquanto que os lançamentos contábeis estão ao lado direto.
A situação 'Auto-Conciliado' significa que o lançamento contábil foi gerado automaticamente pelo OneFlow (via configuração do Plano de Contabilização Linker) e associado ao lançamento bancário correspondente, via Conciliação.
Ao clicar duplo sobre um lançamento bancário, você poderá visualizar os detalhes da transação bancária Linker:
E ao selecionar a opção 'Ver associações', é possível identificar mais facilmente o(s) lançamento(s) contábil(eis) associado(s) ao lançamento bancário:
Caso queria saber mais detalhes sobre a Conciliação Bancária, clique aqui.