A conciliação bancária na contabilidade consiste em comparar os lançamentos do extrato bancário com a conta contábil do banco, assegurando que tudo o que foi registrado no OneFlow aconteceu na conta corrente e, principalmente o contrário: tudo o que de fato aconteceu na conta corrente está devidamente registrado na conta bancária da contabilidade OneFlow.

Com isso, ao término da conciliação, é esperado que você tenha uma equivalência entre os saldos da conta corrente x conta contábil, equalizando os registros de pagamentos e recebimentos, permitindo identificar possíveis erros ou até mesmo fraudes.

Você pode acessar a Conciliação Bancária do OneFlow de duas formas:

1 - Via card da Conciliação Bancária: que será apresentado na etapa de Conferências do painel da empresa, quando houver conciliação bancária em andamento, ou seja, a partir do momento em que um extrato for importado.

2 - Via card da Conciliação Contábil: que abrirá o 'Resumo da Conciliação' (que também pode ser acessado diretamente pelo Menu/Contábil/Conciliação) para que você selecione a conta contábil do Banco e, na tela da conciliação contábil, clique na opção 'Comparar com extrato bancário':

Resumo da Conciliação

(Clique aqui para mais informações sobre o Resumo da Conciliação)

Conciliação Contábil

Tendo acessado a Conciliação Bancária, será apresentada a tela com o histórico dos extratos importados. Nela você pode optar por importar um novo extrato ou, se já tiver conciliação bancária em andamento, selecionar o extrato do período desejado para concluir a mesma.

No histórico são apresentadas informações referentes aos períodos (inicial e final) dos extratos importados, à quantidade de lançamentos (conciliados ou não), à origem do extrato (importado manualmente ou automaticamente) e à situação, sendo:

Ao clicar duplo sobre determinado período do extrato, será apresentada a tela da Conciliação Bancária, com o resultado da conciliação realizada para o respectivo período, entre os lançamentos da conta corrente x lançamentos contábeis.

A funcionalidade 'Conciliação Bancária' possui os seguintes recursos:

1 - Conta Corrente: se trata da conta corrente que está associada à conta contábil do Banco, no Plano de Contas.

Os lançamentos da conta corrente serão apresentados ao lado esquerdo, contendo as informações: Data, Histórico, Valor, Situação do Lançamento e Saldo.

2 - Conta contábil do banco: os lançamentos contábeis da conta bancária serão apresentados ao lado direito, contendo as principais informações: Situação do lançamento, Data, Documento, Histórico, Valor, Saldo e C/Partida.

3 - Situação: é possível filtrar os lançamentos (do extrato e da contabilidade) pela sua situação de conciliação.

4 - Período (De/Até): será apresentado o mesmo período do extrato importado/selecionado, podendo ser alterado, se necessário.

5 - Quantidade de lançamentos no extrato a conciliar: é apresentada a quantidade de lançamentos a conciliar, em relação ao total existente no extrato.

6 - Ver associações: tendo selecionado um lançamento do extrato (grid esquerda), ao clicar em 'Ver associações' serão filtrados os lançamentos contábeis que estiverem associados ao mesmo.

Para voltar a visualizar todos os lançamentos, clique na opção 'Ver todos' disponível no mesmo local.

7 - Ações para os lançamentos contábeis: durante a análise dos lançamentos em conciliação, pode ser que você identifique a necessidade de incluir novos lançamentos para a conta contábil, ou de alterar/excluir os lançamentos existentes. Para isso, você pode acionar as funcionalidades de inclusão, exclusão ou edição que estão disponíveis acima da grid direita.

Dica: se você selecionar um lançamento do extrato (lado esquerdo) que ainda não esteja conciliado e clicar em 'Incluir lançamento' (acima da grid direita), a tela de inclusão do lançamento contábil virá pré-preenchida com as informações do lançamento do extrato, bastando complementar com os dados faltantes e, ao salvar, os lançamentos (extrato e contábil) serão associados e apresentados com a situação 'Conciliado manualmente':

Nesse local também estão disponíveis as seguintes funcionalidades da conciliação:

É válido lembrar que a conciliação irá ocorrer na partida do lançamento (e não em todas as partidas), que é apresentada na conta contábil do Banco que está em processo de conciliação.

Clique aqui para mais informações sobre a conciliação manual ou registro de pendências.

8 - Situação (da conciliação): é apresentada em ambas as grids esquerda (extrato) e direita (contabilidade) e demonstra o status da conciliação dos lançamentos associados.

Aqui você pode acompanhar os saldos - inicial, final, conciliado, a conciliar, movimento (devedor/credor), pendente e selecionado - da conta corrente (extrato - linha superior) e da conta contábil (linha inferior) referentes ao período que está em conciliação.

As cores dos quadros referentes aos Saldos do Período e da Conciliação podem ser modificadas ao longo da conciliação, sendo apresentados em vermelho enquanto houver diferenças e em verde quando a diferença deixar de existir.

OBS.: Os conteúdos do resumo dos saldos podem não ser atualizados quando utilizados os filtros que ficam dentro de cada grid dos lançamentos (extrato e contábil).

Além dos quadros do Resumo dos Saldos, você também pode acompanhar o Saldo Final a cada lançamento, por meio da coluna 'Saldo', existente em ambas as grids do extrato (lado esquerdo) e da conta contábil (lado direito).

A composição do Saldo Final do extrato (lado esquerdo) é realizada à partir do valor do Saldo Inicial informado para a respectiva conta corrente, que será totalizado com os valores dos lançamentos bancários do período.

Se na aba 'Saldo Inicial' for informada apenas a data, o OneFlow irá entender que o saldo inicial é de R$ 0,00.

OBS.: É válido lembrar que, ao informar ou alterar o Saldo Inicial de uma conta corrente que já possui extratos importados, a data do mesmo não poderá ser posterior à data do primeiro extrato existente, porque isso impacta na recomposição de todos os saldos finais já calculados para a Conciliação Bancária, portanto, caso isso seja realmente necessário, terá que excluir os extratos já importados.

Esses lançamentos serão criados automaticamente na contabilidade do Oneflow, à partir de um lançamento existente no extrato bancário, que não pôde ser associado à um lançamento contábil.

Para isso, é necessário ter um Plano de Contabilização com utilização 'OneFlow - Conciliação Bancária' previamente configurado:

Na aba 'Lançamentos' do Plano de Contabilização, serão apresentados apenas dois tipos de lançamentos de contabilização, não havendo a necessidade de alterar ou criar outros:

Clique duplo sobre o tipo de lançamento (a pagar ou a receber) que será configurado para a conciliação bancária:

Na tela que será aberta, observe que já estão definidas as transações que serão utilizadas para a geração das partidas devedora e credora:

Clique duplo sobre a transação 'Despesa' ou 'Receita' para que seja apresentada a tela (abaixo) para você informar a descrição do histórico bancário existente no extrato, à partir do qual o OneFlow irá gerar automaticamente o lançamento contábil:

A configuração da descrição do Histórico Bancário pode ser exatamente igual consta no extrato ou também pode ser uma parte dela. Exemplo:

Lembrando que o sistema irá consistir a configuração de Históricos Bancários iguais ou semelhantes para evitar informação dúbia no momento da importação.

Exemplo: tendo o histórico bancário 'Tarifa Mensalidade' já cadastrado e tentar cadastrar outro histórico somente como 'Tarifa', será apresentada a mensagem abaixo:

Em seguida, informe a conta e o histórico contábeis que irão compor a partida do lançamento a ser contabilizado:

O histórico contábil deverá estar cadastrado no Plano de Históricos com a utilização 'OneFlow - Conciliação Bancária':

Você pode utilizar os itens abaixo para complementar o histórico bancário:

Ao utilizar o complemento 'Descrição do histórico no extrato bancário', o histórico do lançamento contábil gerado será complementado com a descrição existente no lançamento do extrato, que deu origem ao mesmo.

E para finalizar a configuração do Histórico Bancário, você também pode informar opcionalmente, o Banco, restringindo a criação do lançamento contábil ao extrato do banco especificado.

Caso o Banco não seja informado, o Histórico Bancário configurado será utilizado na importação do extrato de qualquer banco.

E se o histórico bancário não estiver parametrizado no Plano de Contabilização?

O lançamento será criado mesmo assim, porém, com a situação 'Não Conciliado' e com auditoria de erro, uma vez que será composto apenas da partida correspondente à conta corrente, faltando a partida da despesa ou da receita.

Você pode alterá-lo, incluindo a partida que estiver faltando e depois associá-lo ao lançamento do extrato e fazer a conciliação manual. Ou também poderá excluí-lo, se entender que já existe outro lançamento contábil que pode ser conciliado manualmente com o lançamento do extrato.

Existem duas formas de importação do extrato bancário, sendo:

Ao clicar em 'Importar novo arquivo', será solicitado o upload do extrato bancário - no formato OFX - para que o OneFlow faça a leitura do mesmo, comparando a movimentação da conta corrente com os lançamentos existentes na conta contábil e conciliando automaticamente aqueles que puderem ser associados, assim como também importando para a conta contábil, os lançamentos da conta corrente que não puderam ser associados.

OBS.: Caso ainda não tenha sido informado um Saldo Inicial para a Conta Corrente, no momento da importação o OneFlow irá solicitar o mesmo, pois ele é necessário para que seja feita a composição do Saldo Final do extrato bancário.

Após ter importado um extrato bancário e acessar a conta contábil do Banco via tela da conciliação contábil padrão, a situação dos lançamentos estará devidamente atualizada conforme as ações realizadas na Conciliação Bancária:

Importando um novo extrato para um período já existente no histórico da Conciliação Bancária

Se isso acontecer, o OneFlow irá avisar que já existe um extrato importado para esse intervalo de datas, lhe dando a opção de continuar ou não:

Você pode excluir extratos bancários por meio da tela que contém o histórico dos extratos importados. Basta selecionar os mesmos e clicar em 'Excluir extratos'.

Mas fique atento! Porque ao confirmar essa ação, todas as conciliações realizadas para o período do extrato, assim como todos os lançamentos inseridos automaticamente serão perdidos.

Essa opção pode ser utilizada caso você queira refazer o processo de conciliação do extrato já importado, sem ter que importá-lo novamente.

Selecione o(s) arquivo(s) que deseja reprocessar e clicar sobre a opção correspondente. Será apresentada uma mensagem avisando que as conciliações já realizadas anteriormente serão desfeitas, bastando confirmar o reprocessamento.

A opção 'Sincronizar agora com o banco' é apresentada somente para as contas bancárias que possuem a funcionalidade de Importação Automática ativada.

Ao clicar nessa opção, o OneFlow irá conectar no internet banking da conta corrente, verificar se há movimentações bancárias realizadas, capturar os extratos, importar e conciliar automaticamente.

Clique aqui para mais informações sobre a busca e importação automática de extratos.

Quando todos os lançamentos do(s) extrato(s) importado(s) estiver(em) conciliado(s) e não houverem diferenças entre o saldo final do extrato e da conta contábil, o card será atualizado para a cor verde.

Caso sejam realizadas alterações nas contas contábeis configuradas no Plano de Contabilização com utilização 'Conciliação Bancária' e você queira que as mesmas reflitam nos lançamentos contábeis que já foram gerados, use a opção 'Extratos bancários' da funcionalidade 'Ressincronizar lançamentos'.

Essa opção tem a finalidade de refazer os lançamentos contábeis originados da Conciliação Bancária, ajustando as partidas devedoras e credoras, conforme as novas configurações do Plano de Contabilização.