Uma das situações que atrapalham o dia a dia do contador é a dificuldade em receber documentos importantes para a contabilidade, como por exemplo o extrato bancário, que é essencial para conferir e registrar a movimentação financeira da empresa.
Mesmo que o contador tenha acesso ao internet banking dos seus clientes e, com isso, ele mesmo possa baixar os extratos bancários, essa tarefa demanda bastante tempo acessando as contas bancárias de cada empresa, informando as credenciais do banco, navegando entre vários menus, baixando e salvando o arquivo do extrato em uma pasta do escritório, enfim, deixando tudo pronto para finalmente seguir com a contabilização e/ou conciliação.
Por isso, para tornar o dia a dia do contador mais eficiente e produtivo, o OneFlow faz a busca, importação e conciliação dos extratos bancários automaticamente, conforme os passos que explicaremos a seguir. 😉
Configurando a busca automática de extratos bancários
Clique no ícone demonstrado abaixo para acessar a área de Configuração da Empresa:
Em seguida, clique na opção 'Importações Automáticas' da área contábil:
Se a empresa possuir conta corrente cadastrada para alguma(s) das Instituições Bancárias atendidas pelo OneFlow, que são: Bradesco, Caixa Econômica, Itaú, Safra e Santander, será apresentada uma lista com as mesmas, para a configuração da busca automática de extratos bancários.
Na coluna 'Situação' (acima) serão demonstradas as instituições que já possuem ou não contas correntes configuradas e ativadas para a busca automática.
Clicando duplo sobre uma instituição, serão apresentadas as contas correntes correspondentes, assim como a situação das mesmas:
Clique em 'Ativar' sobre a conta corrente desejada para ativar a busca automática dos extratos.
Caso ainda não tenha sido informado um Saldo Inicial para a Conta Corrente, o OneFlow irá solicitar o mesmo, pois ele é necessário para que seja feita a composição do Saldo Final do extrato bancário.
Se na aba 'Saldo Inicial' for informada apenas a data, o OneFlow irá entender que o saldo inicial da c/corrente é de R$ 0,00.
OBS.: É válido lembrar que, ao informar o Saldo Inicial para uma conta corrente que já possui extratos importados, a data do mesmo não poderá ser posterior à data do primeiro extrato existente, porque isso impacta na recomposição de todos os saldos finais já calculados para a Conciliação Bancária, portanto, caso isso seja realmente necessário, terá que excluir os extratos já importados.
Caso ainda não exista uma conta contábil de banco associada à essa conta corrente, responda 'Sim' para a mensagem que será apresentada:
E informe a respectiva conta contábil:
Que passará a ser apresentada na aba 'Contas Contábeis':
Caso as credenciais (código e senha do usuário) ainda não estejam configuradas, responda 'Sim' na mensagem que será apresentada:
Será aberto o cadastro da Conta Corrente, onde é necessário informar, na aba 'Integração com o Banco', as credenciais de acesso ao extrato bancário:
Recomendamos que essas credenciais (código e senha do usuário) correspondam à um perfil limitado, ou seja, criado no internet banking exclusivamente para a consulta de extratos.
A opção 'Importar automaticamente o extrato da minha conta corrente' deve estar habilitada (em cor laranja, com ícone = check), caso isso não aconteça (estiver em cor azul, com ícone = X), clique sobre ela para habilitar e, em seguida, clique em 'Salvar'.
Nesse momento, o OneFlow irá executar a integração automática com o banco, apresentando essa mensagem:
O resultado imediato do processamento, assim como das próximas integrações automáticas, poderá ser consultado por meio do link disponível ao lado do campo 'Senha do Usuário', que abrirá uma tela com o histórico dos processamentos:
Caso ocorram falhas, como por exemplo devido à configuração incorreta das credenciais, ao corrigir as mesmas, poderá processar novamente a integração por meio da opção 'Verificar se existem atualizações agora'.
Após realizar a ativação da busca automática e o resultado do processamento for igual a 'Processado', significa que está tudo certo com a configuração e, à partir de agora, o OneFlow diariamente vai verificar se existem movimentações na conta corrente, capturar o extrato, importá-lo e conciliá-lo, tudo de forma automática!
O acompanhamento dos extratos importados e conciliados poderá ser consultado diretamente na contabilidade (Painel de Etapas), com isso, você só precisará voltar na área das importações automáticas, caso precise alterar/corrigir as configurações.
Qual será o período do extrato capturado após a ativação?
O período dos extratos depende se o cliente usa o Omie ou não e, em caso positivo, se lá no financeiro já está configurada a busca automática:
Busca automática já configurada no Omie: nesse caso o OneFlow irá utilizar os mesmos extratos já capturados pelo Omie. Logo, ao ativar a busca automática no OneFlow, serão importados automaticamente todos os extratos do mês de competência da ativação (que já existirem no Omie):
Busca automática ainda NÃO configurada no Omie: nesse caso, ao ativar a busca automática à partir do OneFlow, ela também será ativada no Omie, que irá acessar o internet banking do cliente e capturar os extratos correspondentes aos três últimos dias anteriores à data em que ocorreu a ativação, dentro do mês de competência.
Exemplo: ao ativar a importação automática em 21/10/2022, o extrato capturado terá o período de 18 a 20/10.
E caso a ativação ocorra, por exemplo, em 02/11, o extrato será capturado somente no dia 01/11, porque os outros dois dias anteriores correspondem à outro mês de competência.
No exemplo acima a ativação ocorreu em 18/10/2022, com isso, foi capturado apenas o extrato do dia 17/10, visto que os dias 16 e 15/10 não tiveram expediente bancário.
Já os próximos extratos serão capturados diariamente, no término do expediente bancário (normalmente à noite), com exceção dos dias em que não houver expediente, como por exemplo aos finais de semana.
Clientes que não usam o Omie: para os clientes que usam outros ERPs, o processo de ativação e busca automática dos extratos irá ocorrer exatamente conforme explicado acima, sendo que o OneFlow irá utilizar internamente os mecanismos do Omie para a captura dos extratos.
Importação e Conciliação Automática
Todos os extratos capturados são importados e conciliados automaticamente, com isso, você só precisa se preocupar com o resultado da conciliação e interferir nas situações específicas em que o OneFlow precisará da sua avaliação.
Para visualizar as importações/conciliações realizadas de forma automática, clique duplo sobre o card da Conciliação Bancária da respectiva conta corrente:
Será apresentada a tela com a lista de extratos importados e a situação da conciliação:
Você poderá clicar em 'Sincronizar agora com o banco', para que o OneFlow capture novos extratos ou clicar duplo sobre determinado período com extrato já importado, para que seja apresentada a tela da Conciliação Bancária, podendo acompanhar o resultado da conciliação e importação automáticas, realizada para o respectivo período, entre os lançamentos da conta corrente x lançamentos contábeis.
Clique Aqui, para saber como o OneFlow realiza a importação e conciliação de lançamentos à partir do extrato bancário.
Desativando a busca automática de extratos bancários
Para desativar o mecanismo de busca e importação automática de extratos bancários no OneFlow, basta selecionar a conta corrente que está ativa e clicar em 'Desativar':
É importante lembrar que, ao desabilitar o link 'Importar automaticamente o Extrato da minha conta corrente' (ficando este em azul, com ícone 'X') a busca automática estará sendo desabilitada também no Omie, logo, os extratos deixarão de ser capturados no financeiro:
