A conciliação bancária na contabilidade consiste em comparar os lançamentos do extrato bancário com a conta contábil do banco, assegurando que tudo o que foi registrado no OneFlow aconteceu na conta corrente e, principalmente o contrário: tudo o que de fato aconteceu na conta corrente está devidamente registrado na conta bancária da contabilidade OneFlow.
Com isso, ao término da conciliação, é esperado que você tenha uma equivalência entre os saldos da conta corrente x conta contábil, equalizando os registros de pagamentos e recebimentos, permitindo identificar possíveis erros ou até mesmo fraudes.
Acessando a Conciliação Bancária
Você pode acessar a Conciliação Bancária do OneFlow de duas formas:
1 - Via card da Conciliação Bancária: que será apresentado na etapa de Conferências do painel da empresa:
Card cinza: não há extratos importados
Card amarelo: conciliação em andamento
Caso o card da Conciliação Bancária não esteja sendo apresentado na etapa de 'Conferências' do painel da empresa, acesse o Plano de Contas, selecione a conta contábil do banco e marque a opção 'Os lançamentos dessa conta deverão ser conciliados':
2 - Via card da Conciliação Contábil: que abrirá o 'Resumo da Conciliação' (que também pode ser acessado diretamente pelo Menu/Contábil/Conciliação) para que você selecione a conta contábil do Banco e, na tela da conciliação contábil, clique na opção 'Importar e conciliar extrato bancário':
Conciliação Contábil
Resumo da Conciliação
Clique aqui para mais informações sobre as funcionalidades 'Conciliação Contábil' e 'Resumo da Conciliação'.
Situação e Histórico dos Extratos Importados
Estando na Conciliação Bancária, será apresentada a tela com o histórico dos extratos importados. Nela você pode optar por importar um novo extrato ou, se já tiver conciliação bancária em andamento, selecionar o extrato do período desejado para concluir a mesma.
No histórico são apresentadas informações referentes aos períodos (inicial e final) dos extratos importados, à quantidade de lançamentos (conciliados ou não), à origem do extrato (importado manualmente ou automaticamente) e à situação, sendo:
Conciliado: quando todos os lançamentos do extrato estiverem conciliados.
Em andamento: quando existirem lançamentos NÃO conciliados no extrato.
Pendência: quando existirem lançamentos contábeis marcados como 'Pendentes' para o período correspondente ao extrato bancário.
Ao clicar duplo sobre determinado período do extrato, será apresentada a tela da Conciliação Bancária, com o resultado da conciliação realizada para o respectivo período, entre os lançamentos da conta corrente x lançamentos contábeis.
Conciliação Bancária
A funcionalidade 'Conciliação Bancária' possui os seguintes recursos:
1 - Conta Corrente: se trata da conta corrente que está associada à conta contábil do Banco, no Plano de Contas.
Os lançamentos da conta corrente serão apresentados ao lado esquerdo, contendo as informações: Data, Histórico, Valor, Situação do Lançamento e Saldo.
2 - Conta contábil do banco: os lançamentos contábeis da conta bancária serão apresentados ao lado direito, contendo as principais informações: Situação do lançamento, Data, Documento, Histórico, Valor, Saldo e C/Partida.
3 - Situação: é possível filtrar os lançamentos (do extrato e da contabilidade) pela sua situação de conciliação.
4 - Período (De/Até): será apresentado o mesmo período do extrato importado e/ou selecionado, podendo ser alterado, se necessário.
5 - Quantidade de lançamentos no extrato a conciliar: é apresentada a quantidade de lançamentos a conciliar, em relação ao total existente no extrato.
6 - Ver associações: tendo selecionado um lançamento do extrato (grid esquerda), ao clicar em 'Ver associações' serão filtrados os lançamentos contábeis que estiverem associados ao mesmo.
Para voltar a visualizar todos os lançamentos, clique na opção 'Ver todos' disponível no mesmo local.
7 - Ações para os lançamentos contábeis: durante a análise dos lançamentos em conciliação, pode ser que você identifique a necessidade de incluir novos lançamentos para a conta contábil, ou de alterar/excluir os lançamentos existentes. Para isso, você pode acionar as funcionalidades de inclusão, exclusão ou edição que estão disponíveis acima da grid direita.
Dica: se você selecionar um lançamento do extrato (lado esquerdo) que ainda não esteja conciliado e clicar em 'Incluir lançamento' (acima da grid direita), a tela de inclusão do lançamento contábil virá pré-preenchida com as informações do lançamento do extrato, bastando complementar com os dados faltantes e, ao salvar, os lançamentos (extrato e contábil) serão associados e apresentados com a situação 'Conciliado manualmente':
Nesse local também estão disponíveis as seguintes funcionalidades da conciliação:
Conciliar: marque nas grids esquerda (extrato) e direita (contábil) os lançamentos que deseja conciliar e clique nessa opção para que a situação dos mesmos seja atualizada para 'Conciliados manualmente'. Você pode selecionar 'N' lançamentos contábeis para um lançamento do extrato.
Importante mencionar que os valores selecionados para a conciliação entre extrato e contabilidade devem ser iguais. Você pode verificar isso por meio do quadro 'Saldos Selecionados', disponível na área de Resumo dos Saldos, abaixo das grids.
É válido lembrar que a conciliação irá ocorrer na partida do lançamento (e não em todas as partidas), que é apresentada na conta contábil do Banco que está em processo de conciliação.
Desfazer (conciliação ou pendência): marque os lançamentos conciliados ou pendentes na grid direita e clique em desfazer. A situação dos mesmos (no extrato e no contábil) voltará para 'Não conciliado'.
Você pode identificar facilmente os lançamentos associados (extrato x contabilidade), selecionando um lançamento do extrato e clicando em 'Ver associações (6)', disponível acima da grid esquerda.
Pendência: se durante a análise da conta bancária, você identificar algum lançamento contábil que gere dúvida sobre a conciliação, necessitando obter mais detalhes, poderá inserir uma pendência para ele, que ficará com esse status até que a análise da pendência seja concluída e desfeita.
Clique aqui para mais informações sobre a rotina de 'Conciliação Contábil', que contém a funcionalidade referente ao registro de pendências.
8 - Situação (da conciliação): é apresentada em ambas as grids esquerda (extrato) e direita (contabilidade) e demonstra o status da conciliação dos lançamentos associados.
Auto-conciliados: são os lançamentos conciliados automaticamente pelo OneFlow, à partir da:
Associação dos lançamentos existentes na conta corrente x contabilidade ou
Criação automática de um novo lançamento contábil, à partir de um lançamento da conta corrente que não teve correspondência com os lançamentos contábeis já existentes.
Parcial: essa situação é considerada apenas na funcionalidade de Conciliação Bancária para os lançamentos do extrato (grid esquerda) e representam os lançamentos da conta corrente que foram associados parcialmente aos lançamentos contábeis, por aproximação de data ou de valor.
Dica: Use o filtro 'Ver Associações' para visualizar o lançamento contábil que foi parcialmente associado pelo OneFlow ao lançamento do extrato.
A situação desse lançamento contábil estará como 'Não Conciliado', pois é necessário que você confirme se a associação parcial realizada pelo OneFlow pode ser considerada ou não como conciliação.
Não conciliado: são os lançamentos que o OneFlow não conseguiu associar automaticamente entre extrato e contabilidade e nem criar/importar automaticamente para a conta contábil.
Conciliado manualmente: são os lançamentos que você marcou como conciliados durante a análise da conta contábil bancária.
Pendente: são os lançamentos contábeis em que você incluiu um registro de pendência, decorrente da necessidade de mais informações para concluir a análise e conciliar o lançamento com o extrato, definitivamente.
Resumo dos Saldos (Extrato x Contabilidade)
Aqui você pode acompanhar os saldos - inicial, final, conciliado, a conciliar, movimento (devedor/credor), pendente e selecionado - da conta corrente (extrato - linha superior) e da conta contábil (linha inferior) referentes ao período que está em conciliação.
As cores dos quadros referentes aos Saldos do Período e da Conciliação podem ser modificadas ao longo da conciliação, sendo apresentados em vermelho enquanto houver diferenças e em verde quando a diferença deixar de existir.
OBS.: Os conteúdos do resumo dos saldos podem não ser atualizados quando utilizados os filtros que ficam dentro de cada grid dos lançamentos (extrato e contábil).
Dica: Além dos quadros do Resumo dos Saldos, você também pode acompanhar o Saldo Final a cada lançamento, por meio da coluna 'Saldo', existente em ambas as grids do extrato (lado esquerdo) e da conta contábil (lado direito).
A composição do Saldo Final do extrato (lado esquerdo) é realizada à partir do valor do Saldo Inicial informado para a respectiva conta corrente, que será totalizado com os valores dos lançamentos bancários do período.
OBS.: Se na aba 'Saldo Inicial' for informada apenas a data, o OneFlow irá entender que o saldo inicial é R$ 0,00.
OBS.: É válido lembrar que, ao informar ou alterar o Saldo Inicial de uma conta corrente que já possui extratos importados, a data do mesmo não poderá ser posterior à data do primeiro extrato existente, porque isso impacta na recomposição de todos os saldos finais já calculados para a Conciliação Bancária, portanto, caso isso seja realmente necessário, terá que excluir os extratos já importados.
Como o OneFlow compara o extrato com a contabilidade e faz a conciliação automática?
Auto-conciliados: os lançamentos serão conciliados automaticamente quando for encontrado um lançamento contábil com o mesmo valor e data do lançamento do extrato.
Ou ainda quando o lançamento existente no extrato não for encontrado na contabilidade e estiver configurado para ser criado automaticamente e conciliado pelo OneFlow.
Parcial: os lançamentos do extrato serão associados parcialmente aos lançamentos contábeis quando possuírem datas iguais e valores aproximados (em até 10% para mais ou para menos) ou valores iguais e datas aproximadas (em D+5 ou D-5).
Como o OneFlow cria automaticamente os lançamentos contábeis à partir da importação do extrato bancário?
Esses lançamentos serão criados automaticamente na contabilidade do Oneflow, à partir de um lançamento existente no extrato bancário, que não teve associação com um lançamento contábil.
Para isso, é necessário ter um Plano de Contabilização com utilização 'OneFlow - Conciliação Bancária' previamente configurado:
Na aba 'Lançamentos' do Plano de Contabilização, serão apresentados apenas dois tipos de lançamentos de contabilização, não havendo a necessidade de alterar ou criar outros:
Lançamento a Pagar em Conta Corrente
Lançamento a Receber em Conta Corrente
Clique duplo sobre o tipo de lançamento (a pagar ou a receber) que será configurado para a conciliação bancária:
Na tela que será aberta, observe que já estão definidas as transações que serão utilizadas para a geração das partidas devedora e credora:
Transação Despesa ou Receita: ao gerar o lançamento, a partida correspondente à essa transação será substituída pela conta contábil vinculada ao histórico do extrato bancário.
Transação Conta Corrente: ao gerar o lançamento, a partida correspondente à essa transação será substituída pela conta contábil vinculada à conta corrente.
Isso significa que você pode usar o mesmo Plano de Contabilização para bancos diferentes.
Clique duplo sobre a transação 'Despesa' ou 'Receita' para que seja apresentada a tela (abaixo) para você informar a descrição do histórico bancário existente no extrato, à partir do qual o OneFlow irá gerar automaticamente o lançamento contábil:
A configuração da descrição do Histórico Bancário pode ser exatamente igual consta no extrato ou também pode ser uma parte dela. Exemplo:
Descrição no Extrato | Histórico Bancário |
SISPAG PIX Transferência | SISPAG PIX |
Tarifa Mensalidade Pacote de Serviços SETEMBRO / 2022 | Tarifa Mensalidade |
Lembrando que o sistema irá consistir a configuração de Históricos Bancários iguais ou semelhantes para evitar informação dúbia no momento da importação.
Exemplo: tendo o histórico bancário 'Tarifa Mensalidade' já cadastrado e tentar cadastrar outro histórico somente como 'Tarifa', será apresentada a mensagem abaixo:
Em seguida, informe a conta e o histórico contábeis que irão compor a partida do lançamento a ser contabilizado:
O histórico contábil deverá estar cadastrado no Plano de Históricos com a utilização 'OneFlow - Conciliação Bancária':
Você pode utilizar os itens abaixo para complementar o histórico bancário:
Ao utilizar o complemento 'Descrição do histórico no extrato bancário', o histórico do lançamento contábil gerado será complementado com a descrição existente no lançamento do extrato, que deu origem ao mesmo.
E para finalizar a configuração do Histórico Bancário, você também pode informar opcionalmente, o Banco, restringindo a criação do lançamento contábil ao extrato do banco especificado.
Caso o Banco não seja informado, o Histórico Bancário configurado será utilizado na importação do extrato de qualquer banco.
E se o histórico bancário não estiver parametrizado no Plano de Contabilização?
O lançamento será criado mesmo assim, porém, com a situação 'Não Conciliado' e com auditoria de erro, uma vez que será composto apenas da partida correspondente à conta corrente, faltando a partida da despesa ou da receita.
Você pode alterá-lo, incluindo a partida que estiver faltando e depois associá-lo ao lançamento do extrato e fazer a conciliação manual. Ou também poderá excluí-lo, se entender que já existe outro lançamento contábil que pode ser conciliado manualmente com o lançamento do extrato.
Como desconsiderar determinados lançamentos do extrato para a importação e contabilização?
Nos extratos de alguns bancos, podem existir informações que não se tratam especificamente da movimentação financeira da empresa, que são identificadas com descrições como: 'Saldo do Dia', 'Sdo Cta/Apl Automatica', 'Other', etc e que não devem ser importadas e contabilizadas.
Nesse caso, estando na 'Conciliação Bancária', você pode selecionar o lançamento do extrato que não deve ser importado/contabilizado e clicar em 'Adicionar exceção' para que o histórico seja adicionado à lista de exceções da conciliação, passando a ser ignorado da importação/contabilização (atual e posteriores).
Usando como exemplo os dados da imagem acima, foi selecionado um lançamento cujo histórico é 'SALDO DIARIO'. Ao clicar em 'Adicionar exceção', será apresentada a mensagem:
Para confirmar, você poderá selecionar se deseja adicionar esse histórico como exceção somente do banco atual (cuja conciliação está em andamento) ou para todos os bancos.
Após isso, o lançamento que contém esse histórico será eliminado da tela da conciliação:
E o histórico será adicionado automaticamente ao Plano de Contabilização com utilização 'OneFlow - Conciliação Bancária', para que seja desconsiderado dos próximos extratos que serão importados:
Importando um novo extrato bancário
Existem duas formas de importação do extrato bancário, sendo:
Automática: onde o OneFlow irá capturar os extratos diretamente do Internet Banking, importar e conciliar automaticamente.
Clique aqui para mais informações sobre a busca e importação automática de extratos.
Manual: por meio da opção 'Importar novo arquivo', disponível na tela de histórico dos extratos importados:
Ao clicar em 'Importar novo arquivo', será solicitado o upload do extrato bancário - no formato OFX - e após enviar o mesmo, será apresentada a mensagem:
Responda SIM para que o OneFlow faça a leitura do mesmo, comparando a movimentação da conta corrente com os lançamentos existentes na conta contábil e conciliando automaticamente aqueles que puderem ser associados, assim como também importando para a conta contábil, os lançamentos da conta corrente que não puderam ser associados.
Ou responda NÃO se quiser apenas importar os lançamentos do extrato, mas não conciliá-los automaticamente.
OBS.: Caso ainda não tenha sido informado um Saldo Inicial para a Conta Corrente, no momento da importação o OneFlow irá solicitar o mesmo, pois ele é necessário para que seja feita a composição do Saldo Final do extrato bancário.
Após ter importado um extrato bancário e acessar a conta contábil do Banco via tela da conciliação contábil padrão, a situação dos lançamentos estará devidamente atualizada conforme as ações realizadas na Conciliação Bancária:
Importando um novo extrato para um período já existente no histórico da Conciliação Bancária
Se isso acontecer, o OneFlow irá avisar que já existe um extrato importado para esse intervalo de datas, lhe dando a opção de continuar ou não:
Excluindo extrato bancário
Você pode excluir extratos bancários por meio da tela que contém o histórico dos extratos importados. Basta selecionar os mesmos e clicar em 'Excluir extratos'.
Mas fique atento! Porque ao confirmar essa ação, todas as conciliações realizadas para o período do extrato, assim como todos os lançamentos inseridos automaticamente serão perdidos.
Reprocessando extratos
Essa opção pode ser utilizada caso você queira refazer o processo de conciliação do extrato já importado, sem ter que importá-lo novamente.
Selecione o(s) período(s) que deseja reprocessar e clique sobre a opção correspondente. Será apresentada uma mensagem avisando que as conciliações já realizadas anteriormente serão desfeitas, assim como os lançamentos contábeis que haviam sido importados, serão excluídos.
Nessa mensagem você também poderá decidir se deseja reprocessar o extrato contabilizando e conciliando automaticamente os lançamentos ou se deseja apenas fazer a contabilização, sem a conciliação automática.
Sincronizando a conta corrente com o banco (via internet banking)
A opção 'Sincronizar agora com o banco' é apresentada somente para as contas bancárias que possuem a funcionalidade de Importação Automática ativada.
Ao clicar nessa opção, o OneFlow irá conectar no internet banking da conta corrente, verificar se há movimentações bancárias realizadas, capturar os extratos, importar e conciliar automaticamente.
Clique aqui para mais informações sobre a busca e importação automática de extratos.
CARDs da Conciliação Bancária no Painel de Etapas da Empresa
Etapa de Entradas: é apresentado o card com os lançamentos que foram incluídos automaticamente pelo OneFlow à partir da Conciliação Bancária.
Etapa de Conferências: é apresentado um card para cada conta corrente que possuir a Conciliação Bancária não iniciada (sem extratos importados):
Ou conciliação em andamento (à partir do momento em que for realizada a importação de um extrato bancário):
Se o card estiver vermelho, significa que há extrato(s) importado(s) que ainda possui(em) lançamento(s) a conciliar com a contabilidade e isso impedirá o fechamento do mês de competência.
Quando todos os lançamentos do(s) extrato(s) importado(s) estiver(em) conciliado(s), mas houver diferença na comparação do 'Saldo Final' do extrato com o 'Saldo Final' da conta contábil, o card será apresentado em amarelo, o que não impede o fechamento do mês:
Quando todos os lançamentos do(s) extrato(s) importado(s) estiver(em) conciliado(s) e não houverem diferenças entre o saldo final do extrato e da conta contábil, o card será atualizado para a cor verde.
Ressincronizando lançamentos contábeis gerados à partir do Extrato Bancário
Caso sejam realizadas alterações nas contas contábeis configuradas no Plano de Contabilização com utilização 'Conciliação Bancária' e você queira que as mesmas reflitam nos lançamentos contábeis que já foram gerados, use a opção 'Extratos bancários' da funcionalidade 'Ressincronizar lançamentos'.
Essa opção tem a finalidade de refazer os lançamentos contábeis originados da Conciliação Bancária, ajustando as partidas devedoras e credoras, conforme as novas configurações do Plano de Contabilização.