Ao longo do processo de escrituração dos lançamentos na contabilidade, podem ocorrer erros que se não forem identificados e corrigidos, impactarão nas demonstrações, que poderão não refletir a real situação patrimonial das empresas. Com isso, para garantir a precisão das informações, utiliza-se a conciliação contábil.
Conciliação contábil é a ação de comparar os valores debitados e creditados nas contas da empresa, verificando e corrigindo falhas e distorções, de forma a assegurar a integridade da informação.
Algumas diferenças encontradas na conciliação são aceitáveis devido ao tempo decorrido entre os pagamentos e recebimentos. No entanto, podem existir outras discrepâncias que, se não justificadas, servem de alertas à respeito de fraudes ou adulteração dos livros.
Alguns exemplos de erros comuns que podem ser encontrados durante a conciliação são:
valores lançados a menos ou a mais
troca / inversão de contas
duplicidade nos lançamentos
omissões de lançamentos
Todas as contas contábeis movimentadas podem ser passíveis de conciliação, sendo que as mais comuns e utilizadas são:
CONTAS BANCÁRIAS: confrontando se tudo o que entrou/saiu dos bancos foi devidamente registrado na contabilidade.
CLIENTES, FORNECEDORES E OBRIGAÇÕES EM GERAL: confrontando os lançamentos contábeis de provisões e de baixas e identificando se os valores provisionados conferem com os valores efetivamente pagos/recebidos.
A periodicidade da conciliação depende do volume de informação movimentada pela empresa, podendo ser diária, semanal, mensal, etc.
No OneFlow, a conciliação pode ser realizada por conta contábil, onde os lançamentos a serem conciliados são apresentados na mesma estrutura do razão, contendo os recursos adicionais de conciliação e os atalhos para a manutenção (inclusão, alteração, exclusão) dos lançamentos.
Acessando a Conciliação
As funcionalidades da conciliação poderão ser acessadas à partir do card da Conciliação Contábil, apresentado na etapa de Conferências do painel, sendo que:
Conciliação não iniciada (card cinza): será apresentado quando a empresa não tiver contas contábeis definidas para requerer conciliação.
Conciliação em andamento (card amarelo): indica a quantidade de contas definidas para requerer conciliação e que ainda não foram conferidas.
Ao clicar sobre o card, será aberta a tela com o Resumo da Conciliação, que apresenta a relação das contas contábeis movimentadas para o período selecionado, com seus respectivos saldos resultantes da conciliação, assim como os saldos inicial, devedor, credor, movimento e final. Basta clicar duplo sobre a conta que deseja conciliar:
Também é possível acessar as funcionalidades da conciliação à partir do Balancete de Verificação no formato 'Consulta', que possibilita a verificação dos dados em camadas (drilldown), até chegar no lançamento contábil.
Com isso, por meio da opção 'Padrão de visualização dos lançamentos', você pode definir se, ao clicar duplo sobre a conta contábil do Balancete, deseja visualizar os lançamentos pelo modo de conciliação:
Conciliando os Lançamentos
Após verificar a situação das contas contábeis apresentadas no Resumo da Conciliação ou via Balancete de Verificação, clique duplo sobre a conta que deseja conciliar para que seja apresentada a tela da conciliação:
1 - Aba Lançamentos: observe que essa tela tem as mesmas características do razão contábil, apresentando os lançamentos relacionados à conta em uma grid, com suas respectivas c/partidas e saldos, mas considerando também os recursos adicionais da conciliação.
2 - Filtros: você pode filtrar os lançamentos da conta conforme a origem e conforme a situação, sendo:
Não conciliados: são os lançamentos que ainda não foram marcados como conciliados.
Conciliados manualmente: são os lançamentos que você marcou como conciliados durante a análise da conta contábil.
Auto-conciliados: são os lançamentos que foram conciliados automaticamente pelo OneFlow, por meio de duas formas:
Conciliação Bancária: à partir da comparação dos lançamentos contábeis (na conta do Banco) com os lançamentos do extrato bancário.
Conciliação automática de Clientes e Fornecedores (provisões x baixas): à partir da comparação das provisões de compras ou de vendas (ex.: em fornecedores e clientes) com suas respectivas baixas (pagamentos ou recebimentos).
Com pendências: são os lançamentos que possuem alguma pendência decorrente da necessidade de mais informações para efetivar a conciliação do lançamento.
3 - Período: será apresentado conforme a origem consultada (resumo da conciliação ou balancete de verificação), no entanto, é possível ampliá-lo para melhor atender ao cenário da conciliação, inclusive compreendendo dois anos diferentes.
Resumo da Conciliação: se a conta selecionada na grid corresponde à competência 06/2022, então o período da conciliação será apresentado de 01/06/2022 a 30/06/2022.
Balancete de Verificação: se o Balancete foi gerado de 01 a 03/2022, então o período da conciliação será apresentado de 01/01/2022 a 31/03/2022.
4 - Ações para os lançamentos: durante a análise dos lançamentos em conciliação, pode ser que você identifique a necessidade de incluir novos lançamentos para a conta contábil, ou de alterar/excluir os lançamentos existentes. Para isso, você pode acionar as funcionalidades de inclusão, exclusão, edição e/ou alteração em lote que estão disponíveis acima da grid.
5 - Funcionalidades da conciliação:
Conciliar: basta marcar na grid os lançamentos que deseja conciliar e clicar nessa opção para que a situação dos mesmos seja atualizada para 'Conciliados manualmente'.
É válido lembrar que a conciliação irá ocorrer na partida do lançamento (e não em todas as partidas), que é apresentada na conta contábil que está em processo de conciliação. Com isso, um lançamento será considerado conciliado quando todas as suas partidas estiverem conciliadas.Se você estiver conciliando contas que pertençam aos grupos de clientes ou de fornecedores, ao marcar lançamentos para a conciliação, o sistema irá verificar se o resultado da soma entre os débitos e créditos é igual a 0,00 e, em caso negativo, apresentará uma mensagem de alerta:
Inserir Pendência: se durante a análise da conta contábil, você identificar algum lançamento que gere dúvida sobre a conciliação, necessitando obter mais detalhes, poderá inserir uma pendência para ele, que ficará com esse status até que a análise da pendência seja concluída.
A pendência registrada é válida para todo o lançamento contábil (considerando todas as suas partidas) e também poderá ser visualizada no mesmo, por meio da aba 'Pendências da conciliação':
Além disso, será apresentado um card na etapa de conferências do painel da empresa, indicando que há pendências a serem resolvidas:
Importante: Os lançamentos que estiverem conciliados ou pendentes não poderão ser alterados, reprocessados ou excluídos. Para isso, será necessário desfazer a conciliação ou pendência.
Desfazer conciliação ou pendência: marque os lançamentos conciliados ou pendentes na grid e clique em desfazer. A situação dos mesmos voltará para 'Não conciliado'.
A pendência também poderá ser desfeita à partir do próprio lançamento, aba 'Pendências da Conciliação':
Reprocessar: havendo a necessidade de reprocessar os lançamentos da conta contábil, por conta de ajustes nos planos de contabilização ou nos documentos de origem, basta marcar os mesmos na grid e executar essa funcionalidade.
Conciliar provisões e baixas: opção para que o OneFlow concilie automaticamente os lançamentos de provisão (compra ou venda, de fornecedores e clientes, por exemplo) com suas respectivas baixas (pagamento ou recebimento).
Importar e conciliar extrato bancário: essa opção será apresentada somente se a conta contábil que está sendo conciliada for de Banco.
Ao selecioná-la, você poderá importar e conciliar automaticamente os lançamentos de um extrato OFX para a contabilidade.
6 - Resumo dos Saldos e Lançamentos: aqui você pode acompanhar os saldos de movimentação da conta contábil - inicial, devedor, credor, movimento e final - e os saldos relacionados ao andamento da conciliação - conciliados, a conciliar e pendentes - assim como as quantidades totais de lançamentos em cada situação, para o período que está sendo conciliado.
Saldos e Lançamentos Selecionados: conforme você for marcando os lançamentos na grid, observe que o sistema vai atualizando o saldo total 'Selecionado' e a quantidade de lançamentos nos quadros correspondentes.
Cores dos quadros do resumo: você vai perceber que as cores dos quadros de cada item do resumo podem ser modificadas ao longo das análises das contas.
Por exemplo: os quadros correspondentes aos saldos, serão apresentados em vermelho quando o saldo correspondente estiver contrário à natureza da conta e, em verde, quando estiver de acordo com a natureza.
Os quadros em amarelo representam a existência de lançamentos com pendência. Os quadros em cinza indicam que o conteúdo dos mesmos está zerado e os quadros em azul indicam a existência de conteúdo diferente de zero.
OBS.: Os conteúdos do resumo não serão atualizados quando utilizados os filtros que ficam dentro da grid dos lançamentos.
7 - Aba Análise da Conta:
Apresenta os seguintes dados:
% da Análise Horizontal: que é a variação do movimento da conta em relação ao período anterior.
% da Análise Vertical: que é a participação do movimento da conta em relação à sua conta superior principal.
Média da Movimentação: que é o valor médio movimentado na conta para o período selecionado.
Contas de contrapartida mais utilizadas: representação gráfica com a distribuição das c/partidas mais utilizadas contra a conta contábil analisada.
Evolução da conta: representação gráfica com a evolução do movimento da conta ao longo dos doze meses.
Lançamentos Contábeis conciliados
Logs da Conciliação
O histórico das ações realizadas pela conciliação, ficarão gravados na aba 'Logs' dos lançamentos contábeis:
Painel de Lançamentos Contábeis
Aqui você também poderá acompanhar os status da conciliação dos lançamentos:
1 - Filtro da conciliação: é possível filtrar os lançamentos conforme os tipos de conciliação - não conciliados, conciliados manualmente, auto conciliados ou com pendências.
2 - Grid de lançamentos: na coluna 'Conciliação' é possível verificar se a partida está ou não conciliada ou ainda se possui pendência.
3 - Resumo dos lançamentos: é apresentado abaixo da grid, contendo as quantidades de lançamentos conciliados, não conciliados ou com pendências decorrentes da conciliação.
Detalhes dos Lançamentos
É possível verificar o status da conciliação de cada partida do lançamento e, clicando na lupa correspondente, o sistema abre a tela da conciliação para a respectiva conta contábil e seu lançamento:
Observe que no cabeçalho do lançamento, o sistema também apresenta o status da conciliação. Nesse caso, um lançamento será considerado conciliado, somente se todas as suas partidas estiverem conciliadas:
Funcionalidades do Resumo da Conciliação
(1) Situação das Contas:
Contas conferidas: são as contas que foram marcadas como conferidas no período de competência. Ou seja, cujos lançamentos já foram analisados/conciliados.
Contas não conferidas: são as contas que não foram marcadas como conferidas no período de competência. Ou seja, cujos lançamentos ainda estão sendo analisados, com a conciliação em andamento.
Contas com pendência: são as contas que possuem lançamentos com registros de pendências na conciliação, para o período de competência selecionado.
Contas que requerem conciliação: são as contas que foram definidas para requerer o controle da conciliação, via Painel de Etapas da empresa.
Contas que NÃO requerem conciliação: são as contas que NÃO foram definidas para requerer o controle da conciliação, via Painel de Etapas da empresa.
Todas as Contas com Movimento: são as contas que possuem movimento no período, independentemente de requererem ou não conciliação ou de estarem ou não conferidas.
Todas as Contas sem Movimento: são as contas que não possuem movimento no período, independentemente de requererem ou não conciliação ou de estarem ou não conferidas.
Qual a diferença entre as contas que requerem ou não conciliação?
Ao definir que uma conta requer conciliação, você estará dizendo para o OneFlow que deseja fazer a conferência/análise da mesma antes do fechamento do mês. Com isso, o sistema passará a notificar na etapa de 'Conferências' do painel, a existências de contas com lançamentos a conciliar.
A etapa de conferência da conta contábil, consiste na análise dos lançamentos nela existentes, conciliando aqueles que tiverem correspondência ou mantendo como 'Não Conciliados' os que não tiverem correspondência. E ao concluir essa análise, pode-se marcar a conta como 'Conferida', indicando que ela já está analisada naquele mês.
Mesmo que a conta tenha lançamentos que não puderem ser conciliados no mês (o que é comum acontecer devido ao tempo decorrido entre os pagamentos e recebimentos), ela pode ser marcada como Conferida, pois esse status tem a finalidade apenas de testificar que os lançamentos da mesma foram analisados e o resultado final da conciliação (com lançamentos conciliados ou não) está correto.
Em relação às contas que não requerem conciliação, o OneFlow não fará o controle por meio do card no Painel de Etapas, no entanto, os lançamentos dessas contas também poderão ser conciliados, assim como a situação delas também poderá ser atualizada normalmente para 'Conferida'.
Em resumo, a diferença entre as contas que requerem ou não a conciliação, é o fato das mesmas serem controladas ou não via card no Painel de Etapas da empresa.
(2) Marcar a conta como conferida:
A situação da conta será definida como 'Conferida' para o período de competência, o que indica que todos os lançamentos foram analisados/conferidos.
Ao marcar a conta como conferida, ela ficará bloqueada para desfazer a conciliação e/ou realizar a manutenção de lançamentos (inclusão, alteração e exclusão).
Ou seja, estando com a situação 'Conferida' apenas será possível conciliar os lançamentos que tenham ficado como 'Não conciliados' naquela competência.
A conta pode ser marcada como conferida independentemente dos seus lançamentos terem sido conciliados ou não, uma vez que é comum existirem lançamentos que só poderão ser conciliados no futuro, por conta do tempo decorrido entre os pagamentos e recebimentos.
(3) Marcar a conta como não conferida (3):
A situação da conta voltará para 'Não conferida' e serão liberadas as ações de conciliação e de manutenção de lançamentos.
(4) Definir que requer (ou não) conciliação:
Ao definir que uma conta requer conciliação, você poderá acompanhá-la pelo painel da empresa, na etapa de 'Conferências', onde o OneFlow irá indicar a quantidade de contas a conferir e de lançamentos conciliados ou a conciliar, sendo que o mês de competência só poderá ser finalizado se tais contas forem marcadas como 'Conferidas'.
As contas que requerem conciliação terão o seguinte parâmetro 'Os lançamentos dessa conta deverão ser conciliados' marcado no Plano de Contas:
DICAS
Caso você não queira controlar a conciliação das contas pelo painel de etapas, basta definir que as mesmas não 'requerem conciliação'.
Ao realizar o fechamento do mês, caso existam contas que requerem conciliação e que ainda estejam com a situação como 'Não Conferida', será apresentada uma mensagem para que você confirme se deseja alterá-las automaticamente para 'Conferidas'.
(5) Período - De/Até:
Será disponibilizado o mês de competência que está sendo trabalhado pela empresa no OneFlow, podendo ser alterado para períodos maiores, onde serão apresentadas as contas que tiveram movimento para os meses compreendidos dentro desse período, ordenadas conforme a classificação do Plano de Contas, possibilitando que você acompanhe a situação das mesmas para cada uma das competências existentes, assim como também verifique se tal competência está em aberto ou se já foi finalizada.
