A conciliação contábil é o processo de verificar a consistência dos lançamentos registrados, por meio da comparação entre os valores debitados e creditados nas contas da empresa. Esse procedimento é essencial para assegurar que as informações contábeis estejam corretas e representem fielmente a realidade patrimonial, permitindo identificar e corrigir eventuais divergências ao longo da escrituração.

Nem todas as diferenças identificadas representam erros. Em muitos casos, variações são esperadas devido ao intervalo entre o registro contábil e a efetivação de pagamentos ou recebimentos. Ainda assim, divergências não justificadas devem ser analisadas com atenção.

No OneFlow, a conciliação contábil é realizada de forma estruturada, possibilitando a análise dos lançamentos por conta contábil, a verificação de inconsistências e o acompanhamento de pendências, além de oferecer recursos que apoiam a manutenção e o ajuste dos registros.

A conciliação pode ser aplicada a todas as contas com movimentação, sendo mais recorrente em cenários como conciliações bancárias e de clientes e fornecedores.

Neste artigo, você verá como realizar a conciliação contábil no OneFlow, desde a configuração das contas que requerem conciliação, o acesso à funcionalidade e a análise das contas por meio do Resumo da Conciliação, até a utilização dos recursos disponíveis para conciliar lançamentos, tratar pendências e acompanhar o status da conciliação ao longo do processo.

Tópicos do Artigo

Configurando a conciliação contábil
Acessando a conciliação contábil
Resumo da conciliação
Conciliação de lançamentos e suas funcionalidades
Acompanhando os lançamentos conciliados

Configurando a conciliação contábil

Antes de iniciar a conciliação no OneFlow, é necessário configurar as contas contábeis que irão exigir esse controle. Sem essa definição, a funcionalidade não ficará disponível.

1) Acesse o OneFlow, entre no módulo Contábil (1) e clique em “Abrir Contábil” (2) da empresa desejada.

2) Ao entrar na tela de etapas (1), você verá que, na coluna de conferências, o card de Conciliação Contábil estará em cinza (2), indicando que ainda não foram definidas contas que requerem conciliação.

Definindo as contábeis a serem conciliadas:

No card em destaque (cinza), é possível filtrar todas as contas com movimentação (1), selecionar a conta desejada (2) e clicar na opção “Definir que requer conciliação” (3).

💡 Essa configuração também pode ser realizada diretamente pelo plano de contas.

1) Acesse o Passo a passo (1) e clique em Plano de contas (2).

2) Abra o plano de contas utilizado pela empresa.

3) Selecione a conta que deseja conciliar.

4) Marque a opção “Os lançamentos dessa conta deverão ser conciliados” (1) e clique em Salvar (2).

Após essa configuração, ao retornar para a tela de etapas (1), o card de Conciliação Contábil passará a aparecer como em andamento (2), liberando o acesso à funcionalidade.

Acessando a conciliação contábil

Após configurar, no plano de contas, as contas que requerem conciliação, o card de Conciliação Contábil passa a ser exibido como em andamento (card amarelo), indicando a quantidade de contas definidas que ainda não foram conferidas, conforme mostrado na imagem acima.

Ao clicar sobre o card, será aberta a tela com o Resumo da Conciliação, que apresenta a relação das contas contábeis movimentadas para o período selecionado, com seus respectivos saldos resultantes da conciliação, assim como os saldos inicial, devedor, credor, movimento e final. A partir dessa tela, você pode dar duplo clique sobre a conta desejada para acessar os lançamentos e realizar a conciliação.

💡 Dica

O Resumo da Conciliação também pode ser acessado pelo Menu Contábil (1), tópico 'Conciliação' : Resumo da conciliação (2).

Para mais detalhes sobre o Resumo da Conciliação, clique aqui.

Também é possível acessar as funcionalidades da conciliação a partir do Balancete de Verificação no formato Consulta, que permite analisar os dados em camadas (drilldown), até chegar ao lançamento contábil. Clique no botão abaixo para ver como gerar um balancete.

Como emitir o Balancete de Verificação

Ao acessar o Balancete de Verificação (1), você pode utilizar a opção “Padrão de visualização dos lançamentos” para definir se, ao dar duplo clique sobre uma conta contábil, os lançamentos serão exibidos no modo de conciliação (2).

Resumo da Conciliação

Nesta tela, na parte superior, é possível aplicar filtros por situação (1) e por período (2). De acordo com os filtros selecionados, as contas serão exibidas abaixo.

O filtro de situação é refletido no grid, na coluna Situação (3), enquanto o filtro de período escolhido aparece na coluna Competência (4).

Por padrão, é apresentado o mês de competência atualmente trabalhado pela empresa no sistema, mas é possível ampliar para períodos maiores. Nesses casos, serão exibidas as contas que tiveram movimentação dentro do intervalo selecionado, organizadas conforme a classificação do Plano de Contas.

Assim, você pode acompanhar a situação de cada conta em suas respectivas competências, além de verificar se cada período está em aberto ou já foi finalizado (5).

A situação pode ser classificada da seguinte forma:

Contas conferidas: contas que foram marcadas como conferidas no período de competência, ou seja, cujos lançamentos já foram analisados e conciliados.

Contas não conferidas: contas que ainda não foram marcadas como conferidas no período de competência, indicando que os lançamentos seguem em análise, com a conciliação em andamento.
Contas com pendência: contas que possuem lançamentos com registros de pendências na conciliação, dentro do período de competência selecionado.

Contas que requerem conciliação: contas configuradas para exigir controle de conciliação, conforme definido no painel de Etapas da empresa.

Contas que NÃO requerem conciliação: contas que não estão configuradas para exigir controle de conciliação.

Diferença entre as contas que requerem ou não conciliação

Ao definir que uma conta requer conciliação, você indica ao sistema que deseja realizar a conferência e análise dos seus lançamentos antes do fechamento do mês. Com isso, o sistema passa a sinalizar, na etapa de Conferências do painel, a existência de contas com lançamentos a serem conciliados.

A conferência de uma conta contábil consiste na análise dos lançamentos nela registrados, conciliando aqueles que possuem correspondência e mantendo como Não conciliados os que não possuem. Após essa análise, é possível marcar a conta como Conferida, indicando que ela já foi revisada naquele período.

Mesmo que existam lançamentos que não possam ser conciliados no mês (o que é comum devido ao intervalo entre pagamentos e recebimentos) a conta ainda pode ser marcada como Conferida. Isso porque esse status apenas confirma que os lançamentos foram analisados e que o resultado da conciliação está correto, independentemente de haver itens pendentes.

Já as contas que não requerem conciliação não são controladas por meio do card no Painel de Etapas. Ainda assim, seus lançamentos podem ser conciliados normalmente, e a conta também pode ser marcada como Conferida.

💡 Em resumo: a principal diferença é que as contas que requerem conciliação são acompanhadas e controladas pelo Painel de Etapas, enquanto as que não requerem não passam por esse controle.

Todas as Contas com Movimento: contas que tiveram movimentação no período, independentemente de exigirem conciliação ou de estarem conferidas.
Todas as Contas sem Movimento: contas que não apresentaram movimentação no período, independentemente de exigirem conciliação ou de estarem conferidas.

Além disso, há o menu lateral com outras funcionalidades:

(1) Marcar a conta como conferida

Define a situação da conta como Conferida para o período de competência, indicando que todos os lançamentos foram analisados e conferidos.

⚠️ Importante

Ao marcar a conta como Conferida, ela fica bloqueada para desfazer conciliações e para realizar manutenções de lançamentos (inclusão, alteração ou exclusão).

Ou seja, com a situação Conferida, será possível apenas conciliar os lançamentos que permaneceram como Não conciliados naquela competência.

A conta pode ser marcada como Conferida mesmo que existam lançamentos não conciliados, já que é comum que alguns só possam ser conciliados futuramente, devido ao intervalo entre pagamentos e recebimentos.

(2) Marcar a conta como não conferida

Retorna a situação da conta para Não conferida, liberando novamente as ações de conciliação e de manutenção dos lançamentos.

(3 e 4) Definir que requer (ou não) conciliação

Ao definir que uma conta requer conciliação, você poderá acompanhá-la no Painel de Etapas da empresa, na etapa de Conferências. Nessa etapa, o sistema informa a quantidade de contas a conferir, bem como os lançamentos conciliados e pendentes. Além disso, o mês de competência só poderá ser finalizado após essas contas serem marcadas como Conferidas.

As contas que requerem conciliação possuem, no Plano de Contas, o parâmetro “Os lançamentos dessa conta deverão ser conciliados” ativado, conforme explicado nas configurações.

💡 Dicas:

Se você não quiser controlar a conciliação pelo Painel de Etapas, basta definir que a conta não requer conciliação.
Ao realizar o fechamento do mês, caso existam contas que requerem conciliação ainda como Não conferidas, será exibida uma mensagem permitindo que você as marque automaticamente como Conferidas.

(5) Conciliar provisões e baixas

Opção que permite ao sistema realizar automaticamente a conciliação entre lançamentos de provisão (como compras ou vendas de fornecedores e clientes) e suas respectivas baixas (pagamentos ou recebimentos). Saiba mais clicando no botão abaixo:

Conciliar provisões e baixas

Essa funcionalidade também está disponível na tela de conciliação dos lançamentos.

Conciliação de lançamentos e suas funcionalidades

Após verificar a situação das contas contábeis no Resumo da Conciliação ou no Balancete de Verificação, dê duplo clique sobre a conta que deseja analisar para acessar a tela de conciliação:

Nela, é possível visualizar:

(1) Lançamentos

Essa tela possui estrutura semelhante ao razão contábil, apresentando os lançamentos relacionados à conta em uma grid, com suas respectivas contrapartidas e saldos, além dos recursos específicos da conciliação.

(2) Situação

Os lançamentos podem ser filtrados conforme sua origem e status de conciliação:

Não conciliados: lançamentos ainda não marcados como conciliados.
Conciliados manualmente: lançamentos conciliados durante a análise.
Auto-conciliados: lançamentos conciliados automaticamente pelo OneFlow, por meio de:
- Conciliação bancária: comparação entre lançamentos da conta bancária e o extrato bancário.
- Conciliação automática de clientes e fornecedores: comparação entre provisões e suas respectivas baixas (pagamentos ou recebimentos).
Com pendências: lançamentos com pendências, que exigem informações adicionais para conclusão da conciliação.

(3) Período

O período exibido segue a origem da consulta (Resumo da Conciliação ou Balancete de Verificação), podendo ser ajustado para abranger intervalos maiores, inclusive com mais de um exercício.

Resumo da Conciliação: quando a conta selecionada corresponde a uma competência específica (ex.: 06/2022), o período será exibido de 01/06/2022 a 30/06/2022.
Balancete de Verificação: quando o balancete é gerado para um intervalo (ex.: 01 a 03/2022), o período da conciliação será exibido de 01/01/2022 a 31/03/2022.

(4) Ações para os lançamentos

Durante a análise, pode ser necessário incluir, alterar ou excluir lançamentos da conta contábil. Essas ações podem ser realizadas por meio das funcionalidades disponíveis acima da grid, incluindo operações em lote.

(5) Resumo dos Saldos e Lançamentos

Nesta área é possível acompanhar os saldos de movimentação da conta contábil (inicial, devedor, credor, movimento e final) além dos saldos relacionados ao status da conciliação (conciliados, a conciliar e pendentes), bem como a quantidade de lançamentos em cada situação no período conciliado.

Saldos e lançamentos selecionados: ao marcar lançamentos no grid, o sistema atualiza automaticamente o total selecionado e a quantidade de lançamentos correspondente.
Cores dos indicadores: os quadros do resumo podem variar de cor conforme a análise:
- vermelho: saldo contrário à natureza da conta
- verde: saldo compatível com a natureza
- amarelo: existência de lançamentos com pendência
- cinza: ausência de valores
- azul: existência de valores diferentes de zero

Observação: Os valores do resumo não são atualizados quando são aplicados filtros diretamente no grid de lançamentos.

Além da visualização dos lançamentos, a tela de conciliação também disponibiliza, no menu lateral, funcionalidades que auxiliam no processo de conciliação:

O Menu possui as seguintes opções:

(1) Conciliar

1) Selecione os lançamentos (1) e clique na opção Conciliar (2) para que sua situação seja atualizada para “Conciliados manualmente”.

⚠️ Importante

A conciliação ocorre na partida do lançamento, e não em todas as suas partidas, sendo aplicada especificamente na conta contábil que está em processo de conciliação. Dessa forma, um lançamento só será considerado conciliado quando todas as suas partidas estiverem conciliadas.

2) Quando a conciliação for realizada em contas dos grupos de clientes ou fornecedores, o sistema verifica se a soma entre débitos e créditos resulta em 0,00. Caso contrário, será exibida uma mensagem de alerta.

(2) Inserir Pendência

1) Durante a análise da conta contábil, caso seja identificado algum lançamento que gere dúvida sobre a conciliação e necessite de mais informações, é possível inserir uma pendência. Para isso, selecione o lançamento (1) e clique em “Incluir pendência” (2).

2) Em seguida, informe o motivo (1) e clique em Salvar (2).

3) A pendência registrada é aplicada a todo o lançamento contábil, considerando todas as suas partidas. Ela pode ser visualizada no próprio lançamento, onde o campo Conciliação aparecerá como “Pendente” (1), inclusive nas respectivas partidas (2).

4) Também é possível acessar a aba “Pendências da conciliação” (1) para visualizar e conferir o motivo registrado da pendência (2).

5) Além disso, será exibido um card na etapa de conferências do painel da empresa indicando a existência de pendências a serem tratadas.

⚠️ Importante

Lançamentos conciliados ou com pendência não podem ser alterados, reprocessados ou excluídos. Para isso, é necessário primeiro desfazer a conciliação ou a pendência.

(3) Desfazer conciliação ou pendência

1) Selecione, no grid, os lançamentos conciliados ou com pendência (1) e clique em “Desfazer conciliação ou pendência” (2).

2) Clique em "Fechar" e situação será atualizada para “Não conciliado”.

(4) Reprocessar

Caso seja necessário reprocessar os lançamentos da conta contábil, devido a ajustes no plano de contabilização ou nos documentos de origem, selecione-os na grid (1) e execute a opção de reprocessamento (2).

(5) Importar e conciliar extrato bancário

Essa opção é exibida apenas quando a conta contábil em conciliação for do tipo Banco (1). Ao utilizá-la, é possível importar um extrato OFX e realizar a conciliação automática dos lançamentos na contabilidade (2).

Clique no botão abaixo para mais detalhes de como importar o extrato OFX

Importar extrato bancário (OFX)

Além de todas essas opções, você também pode acessar a aba Análise da Conta (1), que apresenta os seguintes dados (2):

% de Análise Horizontal: variação do movimento da conta em relação ao período anterior.
% de Análise Vertical: participação do movimento da conta em relação à sua conta superior principal.
Quantidade de lançamentos a débito e a crédito.
Média da movimentação: valor médio movimentado na conta no período selecionado.
Contas de contrapartida mais utilizadas: gráfico com a distribuição das contrapartidas mais recorrentes na conta analisada.
Evolução da conta: gráfico com a evolução do movimento da conta ao longo dos últimos doze meses.

Acompanhando os lançamentos conciliados

Neste tópico, você pode visualizar os lançamentos contábeis e acompanhar a situação da conciliação de cada um deles. Também é possível consultar o histórico das ações realizadas e acessar os detalhes para análise e conferência, quando necessário.

Logs da Conciliação

O histórico das ações realizadas durante a conciliação fica registrado na aba Logs dos lançamentos contábeis.

Painel de Lançamentos Contábeis

Nesse painel, também é possível acompanhar o status da conciliação dos lançamentos.

1 - Filtro da conciliação: permite filtrar os lançamentos conforme o tipo (não conciliados, conciliados manualmente, auto conciliados ou com pendências).

2 - Grid de lançamentos: na coluna “Conciliação”, é possível verificar se a partida está conciliada ou se possui pendência.

3 - Resumo dos lançamentos: exibido abaixo da grid, apresenta a quantidade de lançamentos conciliados, não conciliados e com pendências.

Detalhes dos Lançamentos

1) Ao acessar um lançamento, o status da conciliação é exibido no cabeçalho (1).