A conciliação automática consiste em conciliar os lançamentos contábeis de provisões (principalmente os contabilizados nas contas de clientes/fornecedores e/ou contas de obrigações do Passivo) com os respectivos lançamentos de baixas (pagamentos).
Para fazer a auto-conciliação, são aplicadas regras de comparação entre os lançamentos de provisão e de baixa e, havendo correspondência entre as informações, os lançamentos são associados e marcados como 'Auto-conciliados'.
Exemplos
Abaixo temos a tela da conciliação da conta contábil de um participante (fornecedor 080572 - Conselho Regional). Note que nela existe uma provisão (à crédito) contabilizada em 01/05 e a respectiva baixa (à débito) em 07/05. Os lançamentos são do mesmo participante e os valores de provisão e de baixa são iguais, com isso, os mesmos foram associados e marcados como 'Auto-conciliados'.
Para os casos em que houver baixas parceladas, o sistema irá considerar a soma das mesmas para fazer a auto-conciliação com a respectiva provisão.
Em outro exemplo abaixo temos a conta de um cliente (080412 - Kalunga) que possui uma provisão contabilizada à débito (em 17/05) e duas baixas contabilizadas à crédito (em 30/05 e 09/06) que, totalizadas, possuem o mesmo valor da provisão, com isso, todos os lançamentos foram associados e 'Auto-conciliados':
Como o OneFlow realiza a Conciliação Automática
A conciliação automática poderá ser realizada de duas formas:
1 - Na Contabilização da Baixa
Ao contabilizar uma baixa, o OneFlow verifica os dados do documento origem (do Omie, Linker, Fiscal, Outros ERPs, Extratos Bancários) e, à partir do mesmo, identifica a provisão correspondente e então faz a associação (da provisão e da baixa) e a auto-conciliação.
O resultado da conciliação poderá ser verificado por meio da funcionalidade da 'Conciliação Contábil', cujas informações detalhadas você pode acessar aqui.
2 - Via opção 'Conciliar Provisões e Baixas'
Essa opção está disponível nas funcionalidades 'Conciliação Contábil' e 'Resumo da Conciliação' e, por meio dela, o sistema irá verificar os lançamentos de provisão e de baixa (ainda não conciliados) existentes para a(s) conta(s) contábil(eis) e período(s) selecionado(s) e, havendo correspondência entre eles, associá-los por meio da auto-conciliação.
Você poderá acioná-la quando precisar executar a conciliação automática dos lançamentos de provisões e baixas (ainda não conciliados), referentes à uma conta contábil específica ou à um lote de contas, sendo que:
Conciliação de Contas Contábeis: a conciliação das provisões e baixas será realizada especificamente para os lançamentos da conta contábil e período selecionados:
Resumo da Conciliação: a conciliação das provisões e baixas será realizada para um lote de contas que for previamente selecionado:
Ver associações
Após realizada a auto-conciliação, você poderá visualizar os lançamentos de provisões e baixas que foram associados, selecionando os mesmos (com status 'Auto-conciliado') na grid da conciliação e clicando em 'Ver associação':
Após ver as associações, clique na opção 'Ver todos' para visualizar novamente todos os lançamentos da grid da conciliação:
Quais contas serão conciliadas automaticamente pelo OneFlow?
O OneFlow irá conciliar automaticamente os lançamentos que forem contabilizados nas seguintes contas contábeis:
Clientes e Fornecedores: independentemente de estarem definidas ou não para 'Requerer Conciliação'
Demais contas: que pertençam ao grupo PASSIVO (ex.: obrigações tributárias) E estejam definidas para requerer conciliação:
É válido lembrar que o OneFlow irá identificar as contas de Clientes e de Fornecedores (sejam eles agrupados ou não) do Plano de Contas, por meio da configuração da opção abaixo:
Como o OneFlow identifica os lançamentos que podem ser auto-conciliados
As baixas contabilizadas são identificadas por meio do lançamento de contabilização que deu origem às mesmas, ou seja:
Origem | Lançamento de Contabilização da Baixa |
Financeiro Omie (integração) | Baixa ou Liquidação de Conta a Pagar |
Financeiro Omie (integração) | Baixa ou Liquidação de Conta a Receber |
Banco Linker (integração) | Baixa de Pagamento |
Banco Linker (integração) | Baixa de Recebimento |
Conciliação Bancária (import. extrato) | Lançamento a Pagar em C/Corrente |
Conciliação Bancária (import. extrato) | Lançamento a Receber em C/Corrente |
Outros ERPs (importação planilhas) | Baixa de Pagamento |
Outros ERPs (importação planilhas) | Baixa de Recebimento |
E para associá-las com as provisões, são feitas essas verificações:
Baixas com Provisões da mesma origem: se a(s) baixa(s) e a(s) provisão(ões) tiverem sido contabilizadas à partir da mesma origem (ex.: Financeiro Omie), então o OneFlow faz o reconhecimento dos lançamentos que foram originados do mesmo documento e, constatando que o valor total deles (provisão e baixa) são iguais, é feita a associação e a auto-conciliação.
Baixas e Provisões de origens diferentes: se a(s) baixa(s) e a(s) provisão(ões) tiverem sido contabilizadas à partir de origens diferentes, então o OneFlow irá comparar as seguintes informações dos lançamentos:
DATA: se a data da(s) baixa(s) contabilizada(s) é igual ou maior que a data da(s) provisão(ões).
VALOR: se o valor total da(s) baixa(s) é igual ao valor total da provisão.
PARTICIPANTE: se o CNPJ do participante é o mesmo entre os lançamentos de provisão e de baixa, principalmente na conciliação das contas de Clientes e Fornecedores.
Essa informação será verificada conforme a origem de cada lançamento.
Por exemplo: abaixo temos a conciliação da conta de um fornecedor, cuja provisão originou da Fiscal e a baixa originou do Banco Linker:
Para fazer a auto-conciliação, o sistema reconheceu o participante da baixa à partir do comprovante gerado via contabilização do Banco Linker:
Enquanto que na provisão, foi reconhecido o CNPJ do mesmo à partir da NF escriturada na Fiscal:
Após a comparação, havendo correspondência entre as informações do(s) lançamento(s) de baixa com o(s) lançamento(s) de provisão, então os mesmos são associados e auto-conciliados.
Pendências Automáticas da Conciliação
Se o OneFlow identificar lançamentos de provisão e de baixa que possuem características para serem associados e auto-conciliados, porém, houver divergência na conta contábil que seria auto-conciliada, será gerada uma pendência automática para que você possa analisar e corrigir. Vamos ver um exemplo:
Abaixo no Painel de Lançamentos, temos dois lançamentos, sendo um de provisão e outro de baixa, que foram associados à mesma pendência automática.
O OneFlow identificou que ambos possuem as características para serem associados, no entanto, note que na provisão consta a conta 'LV' do grupo ativo (cliente) e na baixa, apesar da conta ter o mesmo nome ('LV'), se trata de um fornecedor (passivo), logo, entendemos que houve uma falha na contabilização de uma das partidas:
Com isso, ao consultar o 'Resumo da Conciliação', está evidenciada a pendência para todas as contas envolvidas nos dois lançamentos citados:
E ao abrir a conciliação contábil de uma das contas com pendência e visualizar o lançamento pendente, na aba 'Pendências da conciliação' é possível ler os detalhes da pendência:
E para corrigir o problema, primeiramente é necessário 'Desfazer a pendência', que será desfeita para todos os lançamentos associados e, em seguida, corrigir a conta contábil que estiver incorreta na partida.