A importação de lançamentos contábeis por meio de planilhas é uma funcionalidade essencial para otimizar rotinas e garantir maior agilidade no processamento das informações contábeis dentro do OneFlow. Em vez de realizar lançamentos manualmente, o usuário pode estruturar as informações em modelos padronizados de planilha e integrá-las diretamente ao módulo contábil, reduzindo erros operacionais e aumentando a produtividade.
Este artigo tem como objetivo apresentar, de forma clara e prática, como funciona o processo de importação de lançamentos via planilhas no OneFlow, detalhando os diferentes modelos disponíveis (partidas simples e partidas múltiplas), os campos obrigatórios para preenchimento e as etapas necessárias para realizar a importação com sucesso. Além disso, serão abordadas as formas de validação, consulta dos lançamentos importados e o tratamento de possíveis inconsistências. 🚀
💡 Dica
O OneFlow também permite importar lançamentos contábeis utilizando modelos flexíveis de planilha, que podem ser gerados a partir de diferentes origens, como o ERP do cliente, extratos bancários, movimentações financeiras, entre outros.
Clique no botão abaixo para mais detalhes sobre essa funcionalidade.
Tópicos do Artigo
Acessando a funcionalidade de importação de lançamentos
⚠️ Importante
Antes de realizar a importação da planilha, o Plano de Contas deve estar cadastrado e ativo na empresa, para que o sistema consiga reconhecer corretamente as contas informadas durante a importação.
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Contábil (1) e clique em "Abrir Contábil" (2) da empresa que realizará a operação.
2) No menu lateral do módulo contábil (1), localize a seção de lançamentos e selecione a opção “Importar lançamentos” (2).
3) Na tela que será exibida, escolha o tipo de importação “Planilha de lançamentos” e faça o download do modelo desejado. O sistema disponibiliza duas opções: partidas múltiplas (1) e partidas simples (2).
Lançamentos – Partidas Múltiplas
Lançamentos – Partidas Múltiplas
💡 Dicas
Esse formato pode ser usado em lançamentos simples e múltiplos.
Para que o sistema reconheça corretamente as partidas do mesmo lançamento, é obrigatório:
usar a mesma Data do Lançamento em todas as partidas
manter o total dos débitos igual ao total dos créditos
Se uma dessas condições não for atendida, o lançamento não será validado corretamente.
Os lançamentos também devem estar agrupados corretamente para que o sistema consiga montar as partidas.
Exemplo de lançamento simples
Valor: 100,00
D – Conta Contábil: 100,00
C – Conta Contábil: 100,00
Exemplo de lançamento múltiplo
Valor: 200,00
D – Conta Contábil: 200,00
C – Conta Contábil: 100,00
C – Conta Contábil: 25,00
C – Conta Contábil: 75,00
1) Ao selecionar o modelo de partidas múltiplas, o sistema fará o download automático da planilha para preenchimento.
2) Nesse modelo, cada linha da planilha não representa um lançamento completo, mas sim uma parte dele (uma partida). Ou seja, um único lançamento contábil pode ser formado por várias linhas, reunindo todas as partidas de débito e crédito do lançamento.
Note que, para cada linha da planilha, é necessário indicar a natureza da partida (se é devedora ou credora). Dessa forma, cada linha passa a representar uma partida dentro dos lançamentos e, no exemplo apresentado, teremos três lançamentos a serem contabilizados.
Lançamentos – Partidas Simples
Lançamentos – Partidas Simples
1) Ao selecionar o modelo de partidas simples, o sistema fará o download automático da planilha para preenchimento.
2) Nesse formato, cada linha da planilha corresponde a um lançamento contábil de partida simples, contendo uma partida devedora e uma credora, conforme demonstrado abaixo:
Nesse modelo de planilha, as colunas das contas devedora e credora estão na mesma linha, compondo o lançamento. No exemplo apresentado, serão gerados dois lançamentos para contabilização. Além da indicação das contas, é necessário preencher também a data do lançamento, o histórico e o valor, pois esses campos são obrigatórios para que a importação da planilha seja realizada corretamente no sistema.
Preenchimento das Planilhas
⚠️ Importante
Somente as planilhas padrão do sistema podem ser importadas no OneFlow. Caso a empresa utilize uma planilha própria, será necessário transferir as informações para o modelo disponibilizado pelo sistema antes de realizar a importação.
As planilhas são protegidas por senha para preservar a estrutura necessária à leitura e ao vínculo com a base de dados do OneFlow. Por esse motivo, não é possível mover, excluir ou adicionar colunas no arquivo.
A planilha pode conter lançamentos de competências diferentes, desde que as competências estejam em aberto e as datas estejam em ordem crescente.
Nenhuma linha pode conter lançamento com valor igual a 0,00.
O preenchimento da planilha é o mesmo nos dois modelos de importação, tanto para partidas simples quanto para partidas múltiplas. Em ambos os casos, as colunas destacadas em laranja com asterisco indicam os campos obrigatórios (1) , enquanto as colunas em branco são opcionais (2).
O preenchimento da planilha é o mesmo nos dois modelos de importação, tanto para partidas simples quanto para partidas múltiplas. Em ambos os casos, as colunas destacadas em laranja com asterisco indicam os campos obrigatórios, enquanto as colunas em branco são opcionais.
Para preencher a planilha corretamente, é importante conhecer o Plano de Contas da empresa, já que será necessário informar as partidas de débito e crédito que compõem cada lançamento.
Além disso, a própria planilha apresenta orientações acima de cada coluna para indicar como os dados devem ser preenchidos, o que ajuda a evitar erros no momento da importação.
Importando a planilha de lançamentos preenchida
1) Após preencher o modelo de planilha, clique na opção “Planilha de lançamentos”.
2) Em seguida, informe o tipo de planilha que será importado: partidas múltiplas (1) ou partidas simples (2).
3) Depois, selecione ou arraste a planilha para a área indicada na tela.
4) A importação será iniciada e, não havendo inconsistências, será concluída com sucesso.
Observação: neste exemplo foi utilizada a planilha de partidas simples, mas o processo é o mesmo para partidas múltiplas.
Consultando os lançamentos importados
1) Os lançamentos importados via planilha ficam disponíveis para consulta no painel de etapas da empresa (1), na coluna de entradas, no card “Importação via Planilha” (2).
2) Ao dar duplo clique no card, é possível visualizar os lançamentos importados. Na parte superior, o campo de origem estará como “Lançamentos origem planilha” (1). Logo abaixo, são exibidas as partidas de cada lançamento; no exemplo, há 4 partidas no total (2 de débito e 2 de crédito), correspondentes a 2 lançamentos (2).
3) Ao clicar em uma das partidas, você pode acessar o detalhamento do lançamento, visualizando o débito e o crédito com todas as informações conforme foram preenchidas na planilha.
Inconsistências na importação
Durante a importação, se for encontrada alguma inconsistência no conteúdo da planilha, o sistema irá exibir a descrição na tela e interromper o processo. Exemplo:
Nesses casos, é necessário corrigir a planilha conforme os apontamentos e realizar a importação novamente. Esse processo deve ser repetido até que todas as inconsistências sejam resolvidas e a importação seja concluída com sucesso.
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