A conciliação bancária na contabilidade consiste em comparar os lançamentos do extrato bancário com a conta contábil do banco, garantindo que tudo registrado no OneFlow aconteceu na conta corrente e, sobretudo, que tudo que ocorreu na conta corrente está devidamente registrado na contabilidade.
Ao término da conciliação, espera-se equivalência entre os saldos da conta corrente e da conta contábil, equalizando pagamentos e recebimentos e permitindo identificar possíveis erros ou fraudes.
⚠️ Atenção
A importação dos extratos bancários só pode ser feita através do arquivo OFX.
Para seguir as orientações desse artigo, primeiro você precisa possuir o plano de contabilização da conciliação bancária configurado, clique aqui para obter mais detalhes.
Também será necessário que você possua a conta corrente devidamente cadastrada na empresa, clique aqui para informações sobre como cadastrar uma conta corrente.
Para o card da Conciliação Bancária ser apresentado na etapa de 'Conferências' do painel da empresa, acesse o Plano de Contas, selecione a conta contábil do banco e marque a opção 'Os lançamentos dessa conta deverão ser conciliados':
Além disso, verifique também se a conta corrente está devidamente informada na aba 'Vínculos' da conta contábil do banco:
Tópicos do Artigo
Acessando a Conciliação Bancária
1) Precisamos acessar a empresa dentro do OneFlow, para isso, acesse o módulo Contábil (1), e depois abrir a empresa que deseja realizar a configuração (2):
2) O card da 'Conciliação Bancária' do banco configurado será apresentado na etapa de Conferências do painel da empresa:
💡 Se o card da Conciliação Bancária não estiver aparecendo na etapa Conferências, realize o passo a passo mencionado na Introdução desse artigo.
3) Ao abrir o card da Conciliação Bancária, será apresentada a tela com o histórico dos extratos importados. Nela você pode optar por importar um novo extrato ou, se já tiver conciliação bancária em andamento, selecionar o extrato do período desejado.
💡 Para importar um novo extrato selecione a opção "Importar novo arquivo":
Então selecione o arquivo OFX do extrato que deseja importar:
Após enviar o mesmo, será apresentada a mensagem "Deseja executar a auto-conciliação dos lançamentos após serem gerados?":
SIM: o OneFlow lê o extrato, associa os lançamentos existentes na contabilidade com os do extrato e cria automaticamente os lançamentos que não tiveram correspondência.
NÃO: apenas importa os lançamentos do extrato, sem conciliação automática.
Após a importação, os lançamentos da conta contábil do banco na Conciliação Contábil serão atualizados com as situações correspondentes às ações realizadas na Conciliação Bancária.
4) Com os extratos importados, será apresentado no histórico as informações referentes aos períodos (inicial e final) dos extratos importados, à quantidade de lançamentos (conciliados ou não), à origem do extrato (importado manualmente ou automaticamente) e à situação, sendo:
Conciliado: todos os lançamentos do extrato estão conciliados.
Em andamento: existem lançamentos não conciliados no extrato.
Pendência: há lançamentos contábeis marcados como Pendentes para o período do extrato
5) Ao clicar duplo sobre determinado período do extrato, será apresentada a tela da Conciliação Bancária, com o resultado da conciliação realizada para o respectivo período, entre os lançamentos da conta corrente x lançamentos contábeis.
💡 Todos os extratos importados e os resultados das conciliações ficam armazenados no sistema, servindo como evidência das transações bancárias.
Funcionalidades da Conciliação Bancária
A tela da Conciliação Bancária exibe os lançamentos da conta corrente (extrato) à esquerda e os lançamentos contábeis da conta contábil à direita, com os seguintes recursos numerados:
Conta Corrente (1): conta corrente associada à conta contábil do banco no Plano de Contas. Os lançamentos do extrato exibem: Data, Histórico, Valor, Situação e Saldo.
Conta contábil do banco (2): lançamentos contábeis exibindo Situação, Data, Documento, Histórico, Valor, Saldo e C/Partida.
Situação (3): filtro de lançamentos por status de conciliação (em ambas as grids).
Período (De/Até) (4): período do extrato importado, podendo ser ajustado.
Quantidade de lançamentos a conciliar (5): total de lançamentos pendentes no extrato.
Adicionar exceção (6): permite excluir históricos do extrato que não devem ser contabilizados.
Ver associações (7): selecionando um lançamento do extrato (grid esquerda), ao clicar em 'Ver associações', são filtrados apenas os lançamentos contábeis associados a ele.
💡 Para voltar a visualizar todos os lançamentos, clique na opção 'Ver todos' disponível no mesmo local.
(8) Ações para os lançamentos contábeis: durante a análise dos lançamentos em conciliação, pode ser que você identifique a necessidade de incluir novos lançamentos para a conta contábil, ou de alterar/excluir os lançamentos existentes. Para isso, você pode acionar as funcionalidades de inclusão, exclusão ou edição que estão disponíveis acima da grid direita.
💡 Dica: Se você selecionar um lançamento do extrato (lado esquerdo) que ainda não esteja conciliado (1) e clicar em 'Incluir lançamento' (acima da grid direita)(2):
A tela de inclusão do lançamento contábil virá pré-preenchida com as informações do lançamento do extrato, bastando complementar com os dados faltantes.
E ao salvar, os lançamentos (extrato e contábil) serão associados e apresentados com a situação 'Conciliado manualmente':
Nesse local também estão disponíveis as seguintes funcionalidades da conciliação:
Conciliar: marque na grid esquerda (extrato) e direita (contábil) os lançamentos que deseja conciliar e clique nessa opção para que a situação dos mesmos seja atualizada para 'Conciliados manualmente'. Você pode selecionar 'N' lançamentos contábeis para um lançamento do extrato.
Importante mencionar que os valores selecionados para a conciliação entre extrato e contabilidade devem ser iguais. Você pode verificar isso por meio do quadro 'Saldos Selecionados', disponível na área de Resumo dos Saldos, abaixo das grids.
⚠️ Importante
A conciliação ocorre na partida do lançamento que é apresentada na conta contábil do banco em processo de conciliação, e não em todas as partidas do lançamento.
Desfazer (conciliação ou pendência): marque os lançamentos conciliados ou pendentes na grid direita e clique em "Desfazer". A situação voltará para "Não conciliado".
Pendência: se durante a análise você identificar um lançamento que requer mais informações antes de ser conciliado, ,selecione-o na grid do lado direito e marque como "Pendente". Será solicitado o motivo da pendência:
Ele ficará nesse status até que a análise seja concluída e a pendência desfeita.
Resumo dos saldos (Extrato x Contabilidade)
O painel exibe os saldos — inicial, final, conciliado, a conciliar, movimento devedor/credor, pendente e selecionado — da conta corrente (extrato, linha superior) e da conta contábil (linha inferior).
As cores dos quadros são atualizadas ao longo da conciliação: vermelho enquanto houver diferenças e verde quando a diferença deixar de existir.
⚠️ Atenção
O conteúdo do Resumo dos saldos pode não ser atualizado quando forem utilizados os filtros dentro das grids de lançamentos.
💡 Dica: além dos quadros do Resumo dos Saldos, você também pode acompanhar o Saldo Final a cada lançamento, por meio da coluna 'Saldo', existente em ambas as grids do extrato (lado esquerdo) e da conta contábil (lado direito).
O Saldo Final do extrato é calculado a partir do Saldo Inicial informado para a conta corrente, somado aos valores dos lançamentos bancários do período.
Como o OneFlow realiza a conciliação automática
Auto-conciliados: lançamentos associados e conciliados automaticamente pelo OneFlow, por correspondência de valor e data, ou criados automaticamente a partir de lançamentos do extrato sem correspondência na contabilidade.
Parcial: essa situação é considerada apenas para os lançamentos do extrato (grid esquerda) associados parcialmente por aproximação de data (Dia +5 ou Dia -5) ou de valor (até 10% de diferença). O lançamento contábil ficará como "Não conciliado" até que você confirme a associação manualmente.
💡 Dica
Use o filtro 'Ver Associações' para visualizar o lançamento contábil que foi parcialmente associado pelo OneFlow ao lançamento do extrato.
Note que os lançamentos (extrato e contabilidade) acima foram parcialmente conciliados porque possuem a mesma data (24/02), porém, há uma pequena diferença no valor.
Com isso, a situação do lançamento contábil estará como 'Não Conciliado', pois é necessário que você confirme se a associação parcial realizada pelo OneFlow pode ser considerada ou não como conciliada.
Não conciliado: lançamentos que o OneFlow não conseguiu associar automaticamente.
Conciliado manualmente: lançamentos associados e conciliados por ação manual.
Pendente: lançamentos contábeis marcados com registro de pendência.
Desconsiderando lançamentos do extrato
Extratos de alguns bancos podem conter lançamentos que não representam movimentação financeira da empresa — como "Saldo do Dia", "Sdo Cta/Apl Automatica" ou "Other" — e que não devem ser importados nem contabilizados.
1) Para excluí-los da importação, selecione o lançamento na tela da Conciliação Bancária (1) e clique em Adicionar exceção (2).
2) O sistema exibirá uma mensagem para confirmar se a exceção deve ser aplicada somente ao banco atual ou a todos os bancos.
3) Após confirmar, o lançamento será removido da tela de conciliação e o histórico correspondente será adicionado automaticamente nas "Exceções por histórico" no Plano de Contabilização com utilização OneFlow - Conciliação Bancária, sendo desconsiderado nas importações seguintes.
Importando extrato para período já existente
Se o período do arquivo coincidir com um extrato já importado, o OneFlow exibirá um aviso e pedirá confirmação para prosseguir.
Excluindo/Reprocessando extrato bancário
Excluindo extratos bancários:
Excluindo extratos bancários:
Você pode excluir extratos bancários por meio da tela que contém o histórico dos extratos importados. Basta selecionar os extratos que deseja excluir (1) e clicar em 'Excluir extratos' (2):
⚠️Atenção
Ao excluir um extrato, todas as conciliações realizadas para aquele período e todos os lançamentos inseridos automaticamente serão excluídos.
Reprocessando extratos bancários
Reprocessando extratos bancários
Use essa opção para refazer o processo de conciliação de um extrato já importado sem precisar importá-lo novamente. Basta selecionar os extratos que deseja reprocessar (1) e clicar em 'Reprocessar extratos' (2):
Ao reprocessar, todas as conciliações anteriores serão desfeitas e os lançamentos importados automaticamente serão excluídos. O sistema solicitará confirmação e perguntará se deseja reprocessar com ou sem conciliação automática.
Cards da Conciliação Bancária no painel da empresa
Etapa de Entradas: exibe o card com os lançamentos incluídos automaticamente pelo OneFlow a partir da Conciliação Bancária.
Etapa de Conferências: exibe um card por conta corrente.
1) O card cinza indica conciliação não iniciada.
2) O card amarelo indica conciliação em andamento.
3) O card vermelho indica lançamentos a conciliar pendentes — o card vermelho bloqueia o fechamento do mês de competência. Resolva os lançamentos pendentes de conciliação antes de avançar.
4) O card verde indica que todos os lançamentos estão conciliados e os saldos finais coincidem.
Exemplificando a conciliação bancária com lançamento de transferência entre contas
Supondo que a empresa tenha contas nos bancos Itaú e Santander e realize uma transferência originada do Itaú para o Santander.
1) Dentro do plano de contabilização da conciliação bancária, no Lançamento a Pagar em Conta Corrente, configure o histórico bancário (transação Despesa) referente à transferência enviada pelo Itaú. A descrição pode ser "Santander", pois é o nome que aparece no extrato do Itaú identificando o banco de destino.
2) Dentro do plano de contabilização da conciliação bancária, no Lançamento a Receber em Conta Corrente, configure o histórico bancário (transação Receita) referente à transferência recebida pelo Santander. A descrição pode ser "Itau", pois é o nome que aparece no extrato do Santander identificando o banco de origem.
3) Após importar o extrato bancário do Itaú, note que o sistema gerou e conciliou automaticamente (com base nas configurações realizadas) o lançamento de transferência para o Santander:
Lançamento gerado:
4) Em seguida, foi importado o extrato do Santander, onde o lançamento de transferência (Itaú para Santander) que já tinha sido gerado à partir do Itaú foi apenas conciliado automaticamente, visto que ele já estava devidamente registrado na conta contábil do Santander:
Partida conciliada:
⚠️ Observação
É válido lembrar que não existe uma ordem para importação dos extratos, ou seja, no nosso exemplo, optamos aleatoriamente por importar primeiro o Itaú, mas também poderíamos ter iniciado pelo Santander.
5) Com isso, ao consultar o razão de ambas as contas contábeis do Itaú e Santander, podemos notar que todos os lançamentos estão devidamente contabilizados e os saldos estão de acordo com os seus respectivos extratos bancários:
Itaú:
Santander:
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