O OneFlow permite importar movimentações financeiras originadas de diferentes fontes, como outros ERPs utilizados pelo cliente, planilhas financeiras, extratos bancários e movimentações digitadas manualmente, transformando essas informações em lançamentos contábeis de forma automatizada dentro do módulo Contábil.
A integração é realizada por meio da importação de planilhas em Excel, utilizando um processo de mapeamento De/Para entre as colunas da planilha e as informações contábeis necessárias para geração dos lançamentos. Após a configuração inicial, o modelo poderá ser reutilizado de forma recorrente, proporcionando mais agilidade na escrituração e reduzindo inconsistências causadas por digitação manual.
Além da importação dos dados financeiros, o OneFlow também permite configurar regras de contabilização, definir origens das informações complementares e automatizar a geração dos lançamentos contábeis conforme a estrutura utilizada pelo escritório.
Neste artigo, você aprenderá como configurar a importação de movimentações financeiras de outros ERPs no OneFlow, realizar o mapeamento das informações da planilha, importar os dados financeiros e gerar automaticamente os lançamentos contábeis correspondentes.
💡 Dica
A planilha utilizada na importação deve conter, no mínimo, as informações de Categoria, Valor e Data da transação. Campos adicionais, como participante, conta corrente, histórico e data de provisão, podem ser importados diretamente da planilha ou definidos posteriormente nas configurações do Plano de Contabilização.
Tópicos do Artigo
Importando e contabilizando a planilha
1) Abra o OneFlow, acesse o módulo Contábil (1) e clique em "Abrir Contábil" (2) da empresa que realizará a operação.
2) Acesse o menu Contábil (1), localize o tópico Lançamentos e clique em Importar Lançamentos (2).
3) Na tela exibida, clique em Planilha de Outro ERP para que o sistema solicite o upload da planilha.
4) É possível importar a planilha no formato extraído do sistema do cliente (ERP, banco, digitação) ou utilizar o modelo padrão OneFlow, disponível para download na própria tela de importação.
5) Após o upload, o OneFlow verificará automaticamente se já existe uma configuração De/Para para aquele modelo. Se sim, a importação será iniciada automaticamente.
Caso não exista configuração prévia, será necessário selecionar ou confirmar o Plano de Contabilização com utilização Outros ERPs - Financeiro que será utilizado na importação (1), ou iniciar a configuração de um novo modelo (2) e clicar em Continuar (3).
6) Na tela seguinte, será exibido um resumo das etapas de configuração. Após lê-las, clique em Continuar.
Configurando um novo modelo de planilha
A estrutura do modelo da planilha extraída da solução financeira utilizada pelo cliente será configurada por meio do Plano de Contabilização com a utilização 'Outros ERPs - Financeiro'. Nesse processo, será realizado o De/Para entre as informações financeiras presentes na planilha e os dados necessários para a contabilização no sistema.
Para que a importação seja possível, a planilha de movimentações financeiras deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
Categoria: identificação da transação financeira;
Valor: valor principal ou original da movimentação;
Data: data da transação financeira.
Outras informações, como participante, histórico, dados da conta corrente e data da provisão, não precisam obrigatoriamente constar na planilha. Esses detalhes poderão ser definidos posteriormente durante a configuração, conforme será demonstrado ao longo deste artigo.
💡 Dica
A configuração do modelo da planilha precisa ser realizada apenas uma vez. Após isso, as importações das movimentações financeiras poderão ser executadas de forma recorrente utilizando o mesmo modelo.
Dados iniciais do Plano de Contabilização
Descrição (1): identifica o modelo de planilha a ser importado.
Plano de Contas (2): plano a ser utilizado na importação.
Plano de Históricos (3): plano a ser utilizado na importação.
Modelo de planilha (4): define se é um Modelo específico (extraído do banco ou do ERP do cliente) ou o Modelo padrão OneFlow.
Tipo de contabilização:
Somente Baixa: para cada lançamento da planilha, será gerado um lançamento de baixa com as partidas Despesa ou Receita x Banco.
Provisão e Baixa: para cada lançamento, serão gerados dois lançamentos, um de provisão (Despesa ou Receita x Fornecedor ou Cliente) e um de baixa (Fornecedor ou Cliente x Banco). Exige que a planilha contenha uma coluna com a data de provisão da transação.
⚠️ Importante
Uma vez definido o tipo de contabilização e havendo lançamentos já importados para o modelo, não é mais possível alterar essa configuração. Para alterar, os lançamentos importados devem ser excluídos previamente.
Aba Planilha
Esta aba é exibida apenas ao configurar um modelo específico. Nela é feito o De/Para das colunas da planilha do cliente com as informações necessárias para a contabilização.
Exemplo de modelo de planilha com dados financeiros:
1) Indique em qual coluna (1) e qual linha (2) o cabeçalho está posicionado.
2) Informe em qual coluna estão as informações que identificam a categoria (ou classificação) da transação financeira.
3) Faça o upload da planilha para que o OneFlow carregue os dados das colunas.
4) Após o upload, associe as colunas da planilha (lado direito) com as informações necessárias para a contabilização (lado esquerdo).
Basta clicar duplo sobre o item a parametrizar.
💡 Dica
Se a planilha não tiver uma coluna de categoria (por exemplo, quando todas as transações são receitas), selecione a opção Usar conta da transação Receita no campo correspondente. Nesse caso, a conta contábil da partida de receita será obtida diretamente do lançamento de contabilização (aba Operações).
Aba Categorias
Nesta aba são carregadas as categorias identificadas na planilha, conforme a coluna parametrizada no campo Coluna ref. a Categoria Financeira da aba Planilha.
Para cada categoria, clique duplo (ou clique em Editar) para definir:
Tipo: Pagamento ou Recebimento.
Conta contábil correspondente à partida do lançamento contábil importado.
É possível incluir novas categorias ou excluir as que não estejam mais em uso.
💡 Dica
É possível informar uma conta contábil de exceção para clientes ou fornecedores.
Essa configuração é opcional e pode ser utilizada quando o lançamento contábil possuir partidas vinculadas ao cliente ou fornecedor. Nesses casos, ao gerar a contabilização, o sistema substituirá o cliente ou fornecedor pela conta contábil informada como exceção na categoria correspondente.
Exemplo de configuração do lançamento contábil
Transação (partida do lançamento contábil) | Configuração da Conta Contábil | Natureza da partida | Contas contábeis associadas ao tipo de transação | Conta contábil definida como exceção à transação ref. ao Fornecedor |
Despesa | Usar a conta contábil referente à Categoria da Despesa | Débito | Despesa com FGTS | ---------- |
Fornecedor | Usar a conta contábil referente ao Fornecedor | Crédito | Caixa Econômica Federal | FGTS a Recolher |
Como o lançamento contábil será gerado
D – Despesa com FGTS (Conta Contábil de Resultado)
C – FGTS a Recolher (Conta Contábil do Passivo)
Conforme ilustrado acima, na categoria FGTS, a conta contábil vinculada ao fornecedor (Caixa Econômica Federal) foi substituída pela conta definida como exceção (FGTS a Recolher).
Aba Contas Correntes
Lista as contas correntes do cliente e suas associações com as respectivas contas contábeis.
1) Se a conta contábil ainda não estiver associada, clique em Editar a conta contábil, informe a conta (1) e clique em Salvar (2).
⚠️ Importante:
Para que as contas correntes apareçam nesta aba, elas precisam estar cadastradas previamente.
1) Para cadastrar, acesse o Menu Contábil (1), em Contas Correntes clique em Exibir Todas (2).
2) Clique em Incluir
3) Informe os dados básicos (1): Tipo de Conta Corrente, Instituição, Nome da Conta, Agência, Número da Conta Corrente, Saldo Inicial (valor e data) e clique em Salvar (2).
Aba Operações
Nesta aba são configurados os lançamentos conforme o tipo de contabilização definido para o modelo.
Provisão e Baixa: são exibidos dois lançamentos de provisão (Despesa ou Receita x Participante) e dois de baixa (Participante x Conta Corrente).
Os lançamentos de provisão já vêm com as partidas devedoras e credoras configuradas, não é necessário informar contas contábeis para eles.
Para os lançamentos de baixa, é necessário configurar as contas contábeis das transações de juros, multa e descontos pagos e recebidos.
Somente Baixa: são exibidos apenas os dois lançamentos de baixa, com as categorias da despesa ou receita lançadas diretamente contra a conta corrente.
Nesse modo, também é necessário configurar apenas as contas contábeis das transações de juros, multa e descontos pagos e recebidos.
Descrição do histórico das partidas dos lançamentos
O OneFlow cria automaticamente os históricos das partidas com os padrões:
Provisão ref. + complemento 1 + complemento 2
Pagamento ref. + complemento 1 + complemento 2
Recebimento ref. + complemento 1 + complemento 2
Essas descrições são geradas no Plano de Históricos da empresa com utilização Outros ERPs - Financeiro e podem ser alteradas quando necessário.
Ao gerar o lançamento, o Complemento 1 é substituído pela descrição da categoria de origem do lançamento. Exemplo: para a categoria "Energia Elétrica", o histórico ficará como "Pagamento ref. Energia Elétrica".
Como os lançamentos contábeis são gerados
Durante a importação, cada transação financeira da planilha é transformada em lançamento contábil com base no De/Para configurado. A tabela abaixo resume a origem de cada informação:
Dado do Lançamento Contábil | Origem na Planilha |
Data da Baixa | Coluna configurada para "Data da Baixa" |
Data da Provisão | Coluna configurada para "Data da Provisão" |
Conta da Despesa ou Receita | Coluna da Categoria Financeira (aba Categorias) |
Conta do Participante (Cliente/Fornecedor) | Coluna CNPJ/CPF do Participante |
Conta Corrente (Banco) | Coluna Conta Corrente (aba Contas Correntes) |
Juros, Multa, Desconto | Colunas configuradas para cada item (aba Planilha) |
Histórico | Definido no lançamento de contabilização (aba Operações) |
Valor Principal | Coluna configurada para "Valor Principal" |
Valor Baixado | Coluna configurada para "Valor Baixado" |
Valor Específico | Coluna(s) configurada(s) para "Valor Específico" |
Se durante a importação o OneFlow identificar informações ainda não configuradas, apresentará uma tela para configuração antes de prosseguir.
Clique duplo sobre o item com Situação em vermelho para configurar os dados faltantes.
É possível optar por continuar a importação mesmo com itens pendentes. O OneFlow exibirá uma mensagem de alerta para ciência.
Consultando os lançamentos gerados
Os lançamentos gerados terão a origem identificada como Financeiro (Outro ERP) e poderão ser consultados no painel contábil da empresa, na etapa Entradas, por meio de duplo clique no card correspondente.
A opção Ver Origem exibe os detalhes dos dados financeiros da planilha que originaram o lançamento.
Exemplos de configuração de modelos de planilha
Extrato bancário — somente baixas na mesma conta corrente
Planilha com lançamentos de baixa referentes a uma única conta corrente.
Configuração De/Para das colunas da planilha com as informações de contabilização:
Nesse modelo, foram configuradas apenas as colunas de Categoria financeira (coluna do histórico bancário), Data da Baixa e Valor Principal. Como todos os lançamentos pertencem à mesma conta corrente, a conta contábil do Banco foi configurada diretamente na partida da transação Conta Corrente na aba Operações, sem necessidade de coluna na planilha.
Planilha com valores específicos
Os itens de 'Valores Específicos' correspondem à personalização de valores adicionais presentes na planilha financeira.
Exemplo de planilha
Observe, no exemplo abaixo, que as movimentações financeiras de baixa referem-se a receitas de locação de box. Além dos valores padrão da movimentação (valor original, valor baixado, juros, multa e desconto), existem também valores específicos (como 'Seguro' e 'Gateway') que impactam diretamente o valor efetivamente recebido pela empresa.
Nesse cenário, as movimentações financeiras serão contabilizadas com as seguintes partidas:
Partida | Conta Contábil | Valor |
Débito | 01.1.1.02.007 - Banco Itaú S/A | 441,05 |
Débito | 04.2.3.02.004 - Gateway | 9,26 |
Crédito | 03.1.3.02.004 - Seguros (recebidos) | 10,40 |
Crédito | 03.1.1.03.005 - Receitas de Aluguel | 439,91 |
Dessa forma, os valores específicos foram previamente configurados na aba 'Planilha' do Plano de Contabilização:
Na aba 'Operações', as transações relacionadas a esses valores específicos ficam disponíveis para configuração das respectivas contas contábeis utilizadas na contabilização:
Já a categoria correspondente à receita foi configurada na aba 'Categorias':
Planilha com juros e desconto na mesma coluna
Observe, na planilha exemplo, que os valores de juros recebidos e descontos concedidos são apresentados em uma mesma coluna, denominada 'Diferença'.
Nesse cenário, a mesma coluna poderá ser utilizada tanto para a contabilização de 'Juros' quanto de 'Desconto'. Além disso, também será necessário configurar as colunas correspondentes ao 'Valor Principal' e ao 'Valor Baixado':
Na aba 'Operações', deverão ser definidas as contas contábeis referentes às transações de 'Descontos' e 'Juros' dos respectivos lançamentos de contabilização:
Com essas configurações, os lançamentos poderão ser contabilizados da seguinte forma:
Número do lançamento | Partida | Conta Contábil | Valor |
1 | Débito | 01.1.1.02.006 - Santander | 800,00 |
1 | Débito | 04.2.3.02.004 - Descontos Fornecidos | 83,09 |
1 | Crédito | 03.1.1.03.003 - Serviços Prestados ADM | 883,09 |
2 | Débito | 01.1.1.02.006 - Santander | 2.121,58 |
2 | Crédito | 03.1.3.02.003 - Juros Ativos | 44,30 |
2 | Crédito | 03.1.1.03.003 - Serviços Prestados ADM | 2.077,28 |
Planilha com categoria associada ao participante -
Exemplo de planilha:
Observe na planilha exemplo que as categorias financeiras podem ser identificadas por meio da coluna 'Conta' (destacada em amarelo). Nessa coluna, existem movimentações cuja categoria está definida como 'Fornecedor', indicando que a provisão da despesa já foi realizada anteriormente (por exemplo, por meio da escrituração da Nota Fiscal) e que, neste momento, deverá ser efetuada apenas a baixa na conta do fornecedor.
Para esse cenário, basta configurar a opção 'Usar conta contábil do fornecedor' para a respectiva categoria:
E manter a configuração da partida 'Despesa' no lançamento de contabilização (aba Operações) conforme a categoria definida:
Dessa forma, ao gerar o lançamento contábil, a partida referente à Despesa será substituída automaticamente pela conta contábil vinculada ao fornecedor.
OBS.: Esse mesmo procedimento também pode ser aplicado para ambos os tipos de participantes: Fornecedor e Cliente.
Planilha com categorias rateadas por centro de custos
Exemplo de planilha:
Observe na planilha exemplo que os valores das movimentações financeiras foram rateados por centros de custo. Para isso, a estrutura da planilha possui colunas responsáveis por identificar a descrição de cada centro de custo, o percentual de participação e o respectivo valor rateado.
Para contabilizar os lançamentos no OneFlow considerando os rateios informados na planilha, é necessário realizar a configuração da aba 'Centros de Custo' no plano de contabilização com utilização 'Outros ERPs - Financeiro':
⚠️ Essa aba será disponibilizada somente para empresas que possuírem um Plano de Centro de Custo previamente configurado.
Na aba 'Centros de Custo', serão apresentadas linhas denominadas 'Rateio por Centro de Custo', onde deverão ser associadas as colunas da planilha responsáveis por identificar os dados do rateio.
Para configurar, basta clicar duas vezes sobre cada linha disponível e informar os seguintes campos:
1 - Descrição do Centro de Custo
Informar qual coluna da planilha contém o nome ou a identificação do centro de custo.
2 - % de Participação
Informar qual coluna da planilha contém o percentual de participação aplicado ao rateio de cada centro de custo.
3 - Valor de Participação
Informar qual coluna da planilha contém o valor correspondente ao rateio aplicado para cada centro de custo.
OBS.: Esse campo é opcional. Caso não seja configurado, o sistema realizará o cálculo automaticamente com base no percentual de participação informado na planilha.
Se a quantidade de centros de custo rateados na planilha for inferior à quantidade de linhas disponíveis na aba 'Centros de Custo', as linhas excedentes poderão permanecer sem configuração.
Como os lançamentos com rateio serão contabilizados
Os rateios serão aplicados nas partidas das contas contábeis que possuírem o indicador 'Rateio por C/Custo' habilitado no Plano de Contas:
Vale lembrar que essas contas contábeis serão identificadas por meio do relacionamento configurado entre as categorias financeiras da planilha e as contas contábeis, na aba 'Categorias':
💡 Caso a conta contábil vinculada à categoria financeira não possua o indicador de rateio habilitado no Plano de Contas, mas a planilha contenha informações de rateio para aquela movimentação, o lançamento será contabilizado com auditoria.
Durante a contabilização, os dados de rateio serão obtidos conforme as configurações realizadas na aba 'Centros de Custo', conforme detalhado abaixo:
Dados do Rateio no Lançamento Contábil | Origem da Informação na Planilha |
Centro de Custo | Coluna configurada na aba 'Centros de Custo' para identificar a descrição do centro de custo. O sistema localizará o centro de custo no Plano de C/Custo do OneFlow com base nessa descrição. Por isso, é importante que o nome informado na planilha seja exatamente igual ao cadastro existente no OneFlow. |
% de Participação | Coluna configurada para identificar o percentual de participação do centro de custo. Esse percentual será aplicado sobre o valor total do lançamento contabilizado e associado ao respectivo centro de custo. No OneFlow, o percentual possui limite de até quatro casas decimais. Caso a planilha contenha mais casas decimais, o valor será arredondado durante a importação. |
Valor de Participação (opcional) | Coluna configurada para identificar o valor correspondente ao rateio do centro de custo. Quando essa configuração for realizada, o valor informado na planilha será gravado diretamente no lançamento contábil. Caso contrário, o sistema calculará automaticamente o valor com base no percentual de participação informado. No OneFlow, o valor de rateio possui limite de duas casas decimais. Caso a planilha contenha mais casas decimais, o valor será arredondado no momento da importação. |
Planilha com transferências entre contas correntes da mesma empresa
Exemplo de planilha:
Observe no exemplo acima que a planilha possui duas linhas referentes à mesma transação bancária realizada pela empresa: uma transferência PIX do Banco Santander para o Banco Itaú.
A primeira linha representa a entrada do valor na conta do Banco Itaú, enquanto a segunda linha representa a saída do valor da conta do Banco Santander.
Inicialmente, foi realizada a configuração da aba 'Planilha', indicando de quais colunas serão obtidas as informações necessárias para a contabilização. Nesse cenário, destaca-se o campo 'Conta Corrente', responsável por identificar o banco relacionado à movimentação (Itaú ou Santander):
Para que cada linha da planilha (que representa uma parte da mesma transação bancária) seja contabilizada corretamente e sem gerar duplicidade nos lançamentos contábeis, é necessário utilizar uma conta transitória na configuração das categorias financeiras, conforme o exemplo abaixo:
Após a importação da planilha, o resultado da contabilização será o seguinte:
Observe que foi contabilizada a baixa de recebimento (a débito) na conta do Itaú e a baixa de pagamento (a crédito) na conta do Santander, ambas utilizando como contrapartida a conta transitória configurada (destacada em vermelho).
Dessa forma, a transferência entre as contas bancárias da empresa (Santander → Itaú) é representada corretamente na contabilidade e o saldo final da conta transitória permanece zerado, garantindo o fechamento contábil adequado.
Com a configuração adequada do modelo de planilha e das regras de contabilização, o OneFlow permite automatizar a escrituração de movimentações financeiras originadas de diferentes sistemas e controles operacionais, reduzindo retrabalho e garantindo maior padronização nos lançamentos contábeis gerados.