O sistema Oneflow é orientado a processos e o processo de Férias inicia com o registro da solicitação das férias. Essa solicitação pode ser feita pelo Portal ou pode ser inserida direto no módulo folha. Logo, a partir do agendamento das férias, tudo será executado de forma automática.
O envio do aviso de Férias por e-mail para o funcionários com 30 dias de antecedência, o lançamento do valor a pagar referente as férias e a execução do processo do recibo e todas as obrigações em decorrência das Férias.
1) CONFIGURAÇÕES
Ao iniciar a empresa, será sugerida a configurações padrão, porém podem ser alteradas, se necessário.
1.1 - Configurar - Férias
Após acessar a empresa, acesse a opção "Configurações", e depois clique na opção: "Definições da folha"
Na tela de "Definições da Folha de pagamento", clique na opção "Tipos de Folha" para que seja feita a configuração para o cálculo dos recibos de Férias.
Configurações:
Horistas | Média salarial: Será apurado a média salarial considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
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Comissionistas | Média salarial: Será apurado a média das comissões considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
Salário fixo: Será calculado conforme o salário base informado no contrato do trabalhador. |
Contagem dos dias | Informe 30 dias fixo, ou conforme o mês calendário: Essa opção permite que ao escolher a contagem dos dias de férias conforme o mês calendário, o cálculo das Férias seja realizado proporcional a quantidade de dias do mês, conforme a competência de concessão das férias. A nossa sugestão padrão é 30 dias fixo. |
Antecipa 13º salário | Aqui você pode optar em antecipar o 13º salário apenas em férias individuais, ou férias individuais e coletivas, ou não antecipar. |
Prazo | Defina o tempo de antecedência do pagamento das férias que você deseja que o sistema faça o processamento do recibo. |
Notificação de Férias vencidas | A partir do período informado nesse campo, você será notificado no Painel de etapas por meio do CARD sobre os períodos de férias que precisam ser agendados, evitando assim o pagamento em dobro. |
Perda do período | Marque as opções para que o sistema deduza as faltas em dias e/ou em horas do período de Férias. Até 5 faltas (30 dias de Férias) De 6 a 14 faltas (24 dias de Férias) De 24 a 32 faltas (12 dias de Férias) |
Não considerar Férias coletivas | Aqui deve ser informado se os dias de véspera de natal e ano novo deven ou não ser considerados no período de Férias. Se for informado para não considerar , os dias marcados nesse parâmetro serão pagos a título de licença remunerada no recibo de pagamento mensal da competência das Férias |
Envio de aviso e recibo de férias | Marque a opção, se deseja que o aviso e recibo de férias seja publicado no Portal e também se deve ser enviado no e-mail do trabalhador. |
1.2 - Quem tem direito ao recebimento das férias ?
Será observado no cadastro de categorias, qual a regra que deve ser aplicada para o cálculo dos recibos de Férias.
Para as categorias definidas como "Regra geral", serão calculados os recibos conforme a regra de férias para empregados em geral .
Para a categoria estagiário, aplica-s e a opção, sem 1/3 das férias.
Vale lembrar que no momento da habilitação da empresa o cadastro de categorias é criado automaticamente com as informações configuradas conforme legislação vigente.
2) PROCESSAR RECIBOS DE FÉRIAS
2.1 - Processar recibos
Para processar o recibo de férias , existem alguns atalhos, um deles é pelo menu da folha de pagamento, opção Férias / Incluir, conforme ilustração abaixo:
O sistema irá apresentar as opções de Férias individuais e coletivas
Você também poderá acessar por meio do CARD "Férias sem agendamento", que será apresentado no painel de etapas, a partir do mês que você indicar que gostaria de ser notificado.
2.1.1 Férias individuais
1 - Selecione o trabalhador, e observe que o sistema já irá apresentar o próximo período aquisitivo em aberto. Caso você queira processar o recibo antes do período concessivo, o sistema irá alertar, porém não irá bloquear.
2 - Clique na opção: Incluir
Para cada período aquisitivo, pode ser informado até 03 períodos de descanso. O sistema fará o controle para que tenha ao menos um perídodo com 14 dias e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias.
3 - Se houver faltas ou afastamentos , o sistema vai apresentar a quantidade total de faltas e afastamentos referentes ao período aquistivo e caso queira ver detalhes, você poderá consultar, clicando na Lupa e o sistema apresentará as informações em uma tela secundária.
Se necessário , você poderá incluir faltas ocorridas em competências anteriores a utilização do OneFlow.
4 - Informe a quantidade de dias e o início de descanso das férias.
Caso já tenha recibos processados referente a esse mesmo período aquisitivo, nesse campo será permitido informar até o limite do saldo residual. Informe a data de início das férias.
Os demais campos: Final das férias, dias em dobro, (se aplicável) e data de pagamento, serão preenchidos automaticamente pelo sistema.
5 - Se houver abono pecuniário, informe os dias de descanso desconsiderando os dias de abono.
Exemplo: 20 dias de descanso + 10 dia abono pecuniário.
Os dias de abono são dias que serão trabalhados, então no sistema, será sugerido sempre um dia após o término do descanso das férias.
O período do abono deve ser equivante a 1/3 do período concedido para o descanso das férias. Mas se houver entendimento que os dias de abono podem ser superior a quantidade de dias de descanso, o sistema aceitará, desde que não ultrapasse a quantidade de dias de saldo de direito.
6 - Clique na opção Salvar: para que o sistema inicie o processo de geração do recibo de férias e as respectivas obrigações.
7 - Status das férias agendado: Se você estiver informando a solicitação de Férias, com data anterior ao dia definido para o processamento, o sistema irá registrar o recibo, com o status "Agendado", e apenas irá processar na data programada em Configurações.
8 - Simular Férias - Você poderá clicar na opção "Simular Férias", para visualizar os valores calculados antes mesmo de efetivar o recibo.
9 - Status das férias processado:
Se a inclusão ocorrer após a data definida para o processamento, o status ficará como "Processado", e as obrigações serão executadas automaticamente.
10 - Etapas dos processos: Observe na Aba resumo, o status das obrigações geradas.
11 - Ver obrigações geradas: Caso você utilize o Omie Financeiro, o lançamento do contas a pagar será realizado automaticamente. Veja o lançamento clicando na opção: Ver obrigações ou " Ver contas a pagar".
A guia de DARF apartir de Maio/2023, foi centralizada com os valores previdenciários e será impressa pela DCTF WEB.
12 - Ver documentos gerados: Ao efetivar o recibo de férias, os documentos relacionados serão enviados no e-mail do funcionário e publicados no portal conforme configuração das Férias. Os documentos também ficarão disponíveis caso seja necessário visualizar ou reenviar para o empregado.
Quais documentos?
Recibo de férias e relatório contendo quais as verbas e os detalhes sobre regras aplicadas para compor a remuneração no cálculo das férias.
Clique duplo sobre os itens para ter acesso aos documentos.
A partir de 30 dias que antecede o início das férias, o aviso de férias será enviado automaticamente no e-mail do funcionário.
2.1.2 Férias coletivas
Acesse pelo Menu folha e clique na opção: Férias coletivas:
Quando se trata de Férias coletivas, o processo é muito semelhante, porém muda o fluxo porque primeiro deve ser informado o período de férias e depois, devem ser informados para quais os trabalhadores o recibo deve ser processado.
1 - Informe a quantidade de dias de Férias e o início das Férias.
Os demais campos: Final das férias e data de pagamento e data de retorno, serão preenchidos automaticamente pelo sistema.
2 - Se houver abono pecuniário, informe os dias de descanso desconsiderando os dias de abono.
O período do abono deve ser equivante a 1/3 do período do descanso das férias.
Clique na opção "Incluir" para vincular os trabalhadores que farão parte do processo de férias coletivas
3 - Selecionar os trabalhadores: Marque quem são os trabalhadores e clique na opção: "Vincular"
4 - Simular Férias: Clique nessa opção para simular os valores do recibo de férias.
Após simular clique na opção "Ver recibo" para visualizar os valores calculados.
5 - Salvar: Ao salvar, sendo a data após o dia definido para o processamento, o status ficará como "Processado", e as obrigações serão executadas automaticamente.
Se for antes, o recibo ficará como "Agendado" e o sistema irá registrar o recibo, com o status "Agendado", e apenas irá processar na data programada em Configurações.
Observações importantes sobre Férias coletivas
A - Dedução dos dias de Natal e ano novo
os dias marcados, não serão computados no recibo de férias e serão pagos no recibo mensal com o nome de Licença remunerada.
B - Funcionário com menos de um ano
Nesse exemplo, o funcionário possui direito a 10 dias de férias em decorrência do tempo de trabalho, porém o período de Férias é de 15 dias.
Observe que nesse caso, será pago os dias de férias no recibo de Férias coletivas e a diferença de 05 dias, será pago com o nome de Licença remunerada, no recibo mensal.
Também haverá alteração no período aquisitivo.
A data do término do período aquisitivo será um dia antes da data de início das férias coletivas, reiniciando um novo período aquisitivo no mesmo dia de início das férias coletivas:
Veja o exemplo:
2.2 Ver recibos
A consulta do recibo, está disponível, logo após a simulação ou processamento do recibo.
O fluxo é o mesmo para férias individuais e coletivas.
Se desejar poderá incluir variáveis .
Para consultar a memória de cálculo, clique duplo sobre a rubrica
Se desejar alterar o valor da composição da remuneração de Férias clique no lápis conforme sinalização abaixo, e o sistema irá considerar o valor informado para calcular as férias.
Para consultar os valores da composição de base de cálculo apurados pelo sistema de forma automática, clique na lupa e serão apresentadas as verbas .
Ao clicar sobre cada remuneração, o sistema apresentará o detalhe de como a média de salários foi realizada e quais as regras adotadas.
2.3 - Integração de Médias Salariais
Caso o trabalhador possua integração de médias salariais, o sistema fará a integração de forma automática, respeitando as regras definidas por meio do cadastro do sindicato.
Os detalhes sobre a integração de médias, consulte o Artigo:
http://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/6704758-como-e-feita-a-composicao-de-medias-salariais
3) eSOCIAL
S-2230 (Afastamento) | Será gerado no momento da efetivação do recibo de Férias |
S-1200 (remuneração) | 1 - Será enviado no fechamento da folha do mês de pagamento contendo as rubricas de férias com a tributação de IRRF
2 - Será enviado com as rubricas de Férias declaradas no recibo mensal, no mês de competência correspondentes aos dias de férias. Essas rubricas possuem tributação para a previdência |
S-1210 (Pagamentos) | Será enviado, com os valores de pagamento das férias, no mês de pagamento das férias |
4) CONSULTAR E ATUALIZAR PERÍODOS AQUISITIVOS
Se deseja apenas consultar os períodos de Férias registrados clique no menu Folha, Opção: Exbir todas e poderá escolher competência inicial e final, conforme exemplo abaixo:
Por meio do contrato do trabalhador, opção: Ver períodos de férias, você poderá consultar e editar, porém a edição do período só será permitida se ainda não houver processado o primeiro recibo de Férias.
Geralmente essa manutenção é feita no mês de início da empresa no OneFlow, caso não tenham os períodos de férias informados no eSocial, nesse caso, é importante informar o último período aquisitivo quitado para que o sistema dê sequência a gestão do próximo período aquisitivo em aberto.
