O sistema Oneflow é orientado a processos e o processo de Férias inicia com o registro da solicitação das férias. Essa solicitação pode ser feita pelo Portal ou pode ser inserida direto no módulo folha. Logo, a partir do agendamento das férias, tudo será executado de forma automática.
O envio do aviso de Férias por e-mail para o funcionários com 30 dias de antecedência, o lançamento do valor a pagar referente as férias e a execução do processo do recibo e todas as obrigações em decorrência das Férias.
1) CONFIGURAÇÕES
Ao iniciar a empresa, será sugerida a configurações padrão, porém podem ser alteradas, se necessário.
1.1 - Configurar - Férias
Após acessar a empresa, acesse a opção "Configurações", e depois clique na opção: "Definições da folha".
Na tela de "Definições da Folha de pagamento", clique na opção "Tipos de Folha" para que seja feita a configuração para o cálculo dos recibos de Férias.
Configurações:
Horistas | Média salarial: Será apurado a média salarial considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
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Comissionistas | Média salarial: Será apurado a média das comissões considerando o método de cálculo definido no cadastro de sindicatos
Salário fixo: Será calculado conforme o salário base informado no contrato do trabalhador. |
Contagem dos dias | Informe 30 dias fixo, ou conforme o mês calendário: Essa opção permite que ao escolher a contagem dos dias de férias conforme o mês calendário, o cálculo das Férias seja realizado proporcional a quantidade de dias do mês, conforme a competência de concessão das férias. A nossa sugestão padrão é 30 dias fixo. |
Antecipa 13º salário | Aqui você pode optar em antecipar o 13º salário apenas em férias individuais, ou férias individuais e coletivas, ou não antecipar. |
Prazo | Defina o tempo de antecedência do pagamento das férias que você deseja que o sistema faça o processamento do recibo. |
Notificação de Férias vencidas | A partir do período informado nesse campo, você será notificado no Painel de etapas por meio do CARD sobre os períodos de férias que precisam ser agendados, evitando assim o pagamento em dobro. |
Perda do período | Marque as opções para que o sistema deduza as faltas em dias e/ou em horas do período de Férias. Até 5 faltas (30 dias de Férias) De 6 a 14 faltas (24 dias de Férias) De 24 a 32 faltas (12 dias de Férias) |
Não considerar Férias coletivas | Aqui deve ser informado se os dias de véspera de natal e ano novo deven ou não ser considerados no período de Férias. Se for informado para não considerar , os dias marcados nesse parâmetro serão pagos a título de licença remunerada no recibo de pagamento mensal da competência das Férias |
Envio de aviso e recibo de férias | Marque a opção, se deseja que o aviso e recibo de férias seja publicado no Portal e também se deve ser enviado no e-mail do trabalhador. |
1.2 - Quem tem direito ao recebimento das férias ?
Será observado no cadastro de categorias, qual a regra que deve ser aplicada para o cálculo dos recibos de Férias.
Para as categorias definidas como "Regra geral", serão calculados os recibos conforme a regra de férias para empregados em geral .
Para a categoria estagiário, aplica-s e a opção, sem 1/3 das férias.
Vale lembrar que no momento da habilitação da empresa o cadastro de categorias é criado automaticamente com as informações configuradas conforme legislação vigente.
2) PROCESSAR RECIBOS DE FÉRIAS
2.1 - Processar recibos
Para processar o recibo de férias , existem alguns atalhos, um deles é pelo menu da folha de pagamento, opção Férias / Incluir, conforme ilustração abaixo:
O sistema irá apresentar as opções de Férias individuais e coletivas
Você também poderá acessar por meio do CARD "Férias sem agendamento", que será apresentado no painel de etapas, a partir do mês que você indicar que gostaria de ser notificado.
2.1.1 Férias individuais
1 - Selecione o trabalhador, e observe que o sistema já irá apresentar o próximo período aquisitivo em aberto. Caso você queira processar o recibo antes do período concessivo, o sistema irá alertar, porém não irá bloquear.
2 - Clique na opção: Incluir
Para cada período aquisitivo, pode ser informado até 03 períodos de descanso. O sistema fará o controle para que tenha ao menos um perídodo com 14 dias e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias.
3 - Se houver faltas ou afastamentos , o sistema vai apresentar a quantidade total de faltas e afastamentos referentes ao período aquistivo e caso queira ver detalhes, você poderá consultar, clicando na Lupa e o sistema apresentará as informações em uma tela secundária.
Se necessário , você poderá incluir faltas ocorridas em competências anteriores a utilização do OneFlow.
4 - Informe a quantidade de dias e o início de descanso das férias.
Caso já tenha recibos processados referente a esse mesmo período aquisitivo, nesse campo será permitido informar até o limite do saldo residual. Informe a data de início das férias.
Os demais campos: Final das férias, dias em dobro, (se aplicável) e data de pagamento, serão preenchidos automaticamente pelo sistema.
5 - Se houver abono pecuniário, informe os dias de descanso desconsiderando os dias de abono.
Exemplo: 20 dias de descanso + 10 dia abono pecuniário.
Os dias de abono são dias que serão trabalhados, então no sistema, será sugerido sempre um dia após o término do descanso das férias.
O período do abono deve ser equivante a 1/3 do período concedido para o descanso das férias. Mas se houver entendimento que os dias de abono podem ser superior a quantidade de dias de descanso, o sistema aceitará, desde que não ultrapasse a quantidade de dias de saldo de direito.
6 - Clique na opção Salvar: para que o sistema inicie o processo de geração do recibo de férias e as respectivas obrigações.
7 - Status das férias agendado: Se você estiver informando a solicitação de Férias, com data anterior a 30 dias do início do descanso, o sistema irá registrar o recibo, com o status "Agendado", e apenas irá processar na data programada em Configurações.
8 - Simular Férias - Você poderá clicar na opção "Simular Férias", para visualizar os valores calculados antes mesmo de efetivar o recibo.
9 - Status das férias processado:
Se a inclusão ocorrer após a data definida para o processamento, o status ficará como "Processado", e as obrigações serão executadas automaticamente.
10 - Etapas dos processos: Observe na Aba resumo, o status das obrigações geradas.
11 - Ver obrigações geradas: Caso você utilize o Omie Financeiro, o lançamento do contas a pagar será realizado automaticamente. Veja o lançamento clicando na opção: Ver obrigações ou " Ver contas a pagar".
12 - Ver documentos gerados: Ao efetivar o recibo de férias, os documentos relacionados serão enviados no e-mail do funcionário e publicados no portal conforme configuração das Férias. Os documentos também ficarão disponíveis caso seja necessário visualizar ou reenviar para o empregado.
Quais documentos?
Recibo de férias e relatório contendo quais as verbas e os detalhes sobre regras aplicadas para compor a remuneração no cálculo das férias.
Clique duplo sobre os itens para ter acesso aos documentos.
A partir de 30 dias que antecede o início das férias, o aviso de férias será enviado automaticamente no e-mail do funcionário.
2.1.2 Férias coletivas
Acesse pelo Menu folha e clique na opção: Férias coletivas:
Quando se trata de Férias coletivas, o processo é muito semelhante, porém muda o fluxo porque primeiro deve ser informado o período de férias e depois, devem ser informados para quais os trabalhadores o recibo deve ser processado.
1 - Informe a quantidade de dias de Férias e o início das Férias.
Os demais campos: Final das férias e data de pagamento e data de retorno, serão preenchidos automaticamente pelo sistema.
2 - Se houver abono pecuniário, informe os dias de descanso desconsiderando os dias de abono.
O período do abono deve ser equivante a 1/3 do período do descanso das férias.
Clique na opção "Incluir" para vincular os trabalhadores que farão parte do processo de férias coletivas
3 - Selecionar os trabalhadores: Marque quem são os trabalhadores e clique na opção: "Vincular".
4 - Simular Férias: Clique nessa opção para simular os valores do recibo de férias.
Após simular clique na opção "Ver recibo" para visualizar os valores calculados.
5 - Salvar: Ao salvar, sendo a data após o dia definido para o processamento, o status ficará como "Processado", e as obrigações serão executadas automaticamente.
Se for antes, o recibo ficará como "Agendado" e o sistema irá registrar o recibo, com o status "Agendado", e apenas irá processar na data programada em Configurações.
Observações importantes sobre Férias coletivas
A - Dedução dos dias de Natal e ano novo
os dias marcados, não serão computados no recibo de férias e serão pagos no recibo mensal com o nome de Licença remunerada.
B - Funcionário com menos de um ano
Nesse exemplo, o funcionário possui direito a 10 dias de férias em decorrência do tempo de trabalho, porém o período de Férias é de 15 dias.
Observe que nesse caso, será pago os dias de férias no recibo de Férias coletivas e a diferença de 05 dias, será pago com o nome de Licença remunerada, no recibo mensal.
Também haverá alteração no período aquisitivo.
A data do término do período aquisitivo será um dia antes da data de início das férias coletivas, reiniciando um novo período aquisitivo no mesmo dia de início das férias coletivas:
Veja o exemplo:
2.2 Ver recibos
A consulta do recibo, está disponível, logo após a simulação ou processamento do recibo.
O fluxo é o mesmo para férias individuais e coletivas.
Se desejar poderá incluir variáveis .
Para consultar a memória de cálculo, clique duplo sobre a rubrica
Se desejar alterar o valor da composição da remuneração de Férias clique no lápis conforme sinalização abaixo, e o sistema irá considerar o valor informado para calcular as férias.
Para consultar os valores da composição de base de cálculo apurados pelo sistema de forma automática, clique na lupa e serão apresentadas as verbas .
Ao clicar sobre cada remuneração, o sistema apresentará o detalhe de como a média de salários foi realizada e quais as regras adotadas.
2.3 - Integração de Médias Salariais
Caso o trabalhador possua integração de médias salariais, o sistema fará a integração de forma automática, respeitando as regras definidas por meio do cadastro do sindicato.
Os detalhes sobre a integração de médias, consulte o Artigo:
http://ajuda.omie.com.br/pt-BR/articles/6704758-como-e-feita-a-composicao-de-medias-salariais
3) eSOCIAL
S-2230 (Afastamento) | Será gerado no momento da efetivação do recibo de Férias |
S-1200 (remuneração) | 1 - Será enviado no fechamento da folha do mês de pagamento contendo as rubricas de férias com a tributação de IRRF
2 - Será enviado com as rubricas de Férias declaradas no recibo mensal, no mês de competência correspondentes aos dias de férias. Essas rubricas possuem tributação para a previdência |
S-1210 (Pagamentos) | Será enviado, com os valores de pagamento das férias, no mês de pagamento das férias |
4) CONSULTAR E ATUALIZAR PERÍODOS AQUISITIVOS
Se deseja apenas consultar os períodos de Férias registrados clique no menu Folha, Opção: Exbir todas e poderá escolher competência inicial e final, conforme exemplo abaixo:
Por meio do contrato do trabalhador, opção: Ver períodos de férias, você poderá consultar e editar, porém a edição do período só será permitida se ainda não houver processado o primeiro recibo de Férias.
Geralmente essa manutenção é feita no mês de início da empresa no OneFlow, caso não tenham os períodos de férias informados no eSocial, nesse caso, é importante informar o último período aquisitivo quitado para que o sistema dê sequência a gestão do próximo período aquisitivo em aberto.
5) TELA DE RESUMO
Na tela de resumo são apresentados os períodos de Férias do período informado, agrupados por:
Ao clicar duplo em cada CARD , o sistema direciona para ver os detalhes
Em Férias na competência
Períodos de Férias cedidos
Pagamento em dobro em 60 dias
Períodos de Férias agendados
Férias vencidas sem agendamento
Pagamento em dobro
