Confira abaixo todos os procedimentos necessários para poder habilitar e conferir os valores referentes ao Regime de Caixa.

Se a empresa que você quer habilitar no OneFlow for regime de caixa, após incluí-la no sistema (clique aqui para ver como incluir novas empresas) acesse a competência indicada como o mês inicial de apuração fiscal.

Após cadastrar a empresa e acessa-la pela primeira vez, será dado inicio ao processo de OnBoarding do módulo Fiscal com o intuído de preparar a empresa com todas as informações e configurações necessárias para que ela seja apurada e escriturada dentro do OneFlow.

Na tela acima, os seguintes campos são utilizados para o Regime de Caixa:

Ao clicar em "Próximo", o sistema irá dar sequência na configuração pedindo as demais informações conforme o Regime de Tributação da empresa.

Anualmente é possível mudar o regime de apuração de uma empresa. Para fazer a mudança no OneFlow, siga os seguintes passos:

1. Acesse a opção "Configurações" a partir do menu superior do sistema (dentro da empresa desejada):

2. Será aberta a tela de "Configuração da Empresa". Acesse a opção "Geral Configurações da Empresa":

3. Na próxima tela será possível alterar o regime de apuração da empresa. Nessa opção, você deverá criar uma nova vigência para que as apurações anteriores não sejam impactadas (caso você só tenha inicializado a empresa com o regime incorreto, não crie uma nova vigência).

Para criar uma nova vigência, clique na opção "Criar vigência":

Será aberta a tela para que você indique a partir de qual competência a empresa terá um novo regime de caixa:

O sistema irá criar a nova vigência. Será necessário então acessar a empresa na competência indicada (no exemplo acima o mês 06) e alterar o regime de tributação de competência para "Regime de Caixa".

Atenção: essa opção deverá ser utilizada exclusivamente em empresas que já apuraram o regime de competência no OneFlow e estão mudando para o regime de caixa. Se sua empresa estiver apenas configurada errada, basta mudar o regime (sem criar uma nova vigência), selecionar e reprocessar todos os documentos de todas as competências que necessitarem serem atualizadas, desta forma todo o cálculo será refeito.

Quando acessarmos a aba das Etapas de uma empresa configurada como Regime de Caixa, será possível notar que na coluna "2.Escrituração" o OneFlow irá demonstrar todos os documentos daquela competência que foram: pagos/recebidos, faturados e os documentos que ainda estão com parcelas em aberto.

Todos os documentos que estiverem dentro do card sinalizado como "competência" são documentos que foram faturados/emitidos dentro daquela própria competência.

No exemplo acima podemos ver que possuímos 5 notas fiscais de Serviços Prestados que foram faturados/emitidos dentro daquela competência.

Ainda no exemplo acima, é demonstrado o card de "Serviços Prestados", mas poderia ser qualquer outro modelo de documento como: Serviços Tomados (Competência), Entradas (Competência) e Saídas (Competência).

Todos os documentos que estiverem dentro do card sinalizado como "caixa" são documentos que foram recebidos/pagos dentro daquela própria competência.

No exemplo acima podemos ver que possuímos 1 nota fiscal de Serviços Prestados que foi recebida dentro daquela competência.

Ainda no exemplo acima, é demonstrado o card de "Serviços Prestados", mas poderia ser qualquer outro modelo documento como: Serviços Tomados (Caixa), Entradas (Caixa) e Saídas (Caixa).

Esse card será exclusivo para as empresas que utilizam o Omie ERP.

Ele permite visualizar os documentos fiscais existentes que foram emitidos antes da competência inicial de utilização do OneFlow mas que ainda possuem parcelas em aberto.

Exemplo: a empresa passa realizar a escrita fiscal do OneFlow partir de 08/2023, porém ela utiliza o Omie e possui movimentação desde 01/2023, nesse exemplo, os documentos que possuírem parcelas a receber em aberto entre 01/2023 até 07/2023 serão demonstrados nesse card.

Seguindo as regras do regime de caixa, quando houver recebimento de algum desses documentos, automaticamente será gerada a apuração na competência correspondente.

Esse card irá demonstrar todos os documentos (de competências passadas e da própria competência ativa) que possuem parcelas em aberto pendente de recebimento e pagamento.

Caso o documento não possua nenhuma parcela atrelada, o mesmo não será demonstrado nesse card.

Ao dar um duplo clique em cada um dos cards apresentados acima, o OneFlow automaticamente irá filtrar os documentos que correspondem a cada uma das situações.

Na consulta de documentos escriturados, na opção "Situação" há duas opções que deverão ser utilizadas para conferência dos documentos regime de caixa:

Para você realizar a consulta das parcelas de um documento fiscal, basta você acessar a aba "Parcelas" de um documento selecionado:

Ainda dentro da aba das Parcelas, você notará ao lado do Grid, um resumo que irá demonstrar os valores referente ao recebimento/pagamento e ao saldo remanescente a pagar ou receber do documento selecionado.

Para os clientes que utilizam o Omie ERP, todo o processo de pagamento e recebimento das parcelas dos documentos deverá ser realizado por dentro do próprio Omie.

Sabemos que o Omie é responsável por toda a gestão financeira dos clientes que o utilizam, por esse motivo o OneFlow irá apenas demonstrar todas as parcelas que forem pagas e recebidas.

Pelo campo "Origem" você irá conseguir identificar que a parcela selecionada foi originada do Omie ERP.

Para acessa-la basta clicar no campo "Ver Financeiro" que aparece ao lado, com isso você terá acesso a parcela para fazer a consulta da movimentação financeira e eventualmente realizar algum tipo de manutenção necessária.

Para os clientes que utilizam outro ERP de gestão, é possível realizar as baixas de pagamentos e recebimentos diretamente dentro do OneFlow de forma individual por documento fiscal ou em lote selecionando várias notas ao mesmo tempo.

Para isso, basta você acessar o documento desejado, ir até a aba das Parcelas e selecionar a parcela que deseja dar baixa e dar um duplo clique para abri-la ou clicar no botão de Editar.

Atenção! Caso o seu documento não possuir nenhuma parcela, você pode estar inserindo de forma manual, clicando em "Inserir".

Ao selecionar a parcela, abrirá a tela da baixa, onde você poderá informar a data de recebimento ou pagamento, o valor recebido e se há valores de desconto, juros e multa.

Você pode realizar várias baixas de pagamento/recebimento para a mesma parcela. Exemplo: uma parcela de R$ 1.000,00 ser recebida em dois pagamentos de R$ 500,00 com datas diferentes como ilustra a imagem abaixo:

Após realizado a baixa, voltando no documento fiscal dentro da aba "Parcelas", você poderá consultar se a parcela foi baixada de forma total, ou parcialmente dependendo do valor recebido ou pago.

Em situações aonde os pagamentos/recebimentos são efetuados no valor total do documento em um período específico, você pode estar selecionando vários documentos e informar apenas a data no qual o sistema deve considerar a baixa deles.

Para isso, basta acessar o Painel de documentos escriturados, selecionar todos os documentos que deseja, e clicar na opção "Pagar ou Receber valor total"

Será solicitado qual a data que você deseja considerar o pagamento ou recebimento de todos.

Ao salvar, o sistema realizara a baixa total do documento conforme a data selecionada.

O OneFlow faz a apuração dos impostos item-a-item e documento-a-documento.

Sabendo que é comum em uma empresa do Regime de Caixa um mesmo item possuir mais de uma apuração (por ter mais de uma parcela), ao visualizar os detalhes do mesmo o sistema permitirá que o usuário visualize cada uma das apurações.

Para isso, acesse o documento fiscal e dê um duplo clique sobre o item:

Será aberta a tela dos detalhes do item. Nela, ao acessar a aba "Simples Nacional" (1) estarão disponíveis as apurações correspondentes a cada parcela recebida em competências diferentes (2):

Para os demais impostos que não são do Simples Nacional, como IRPJ/CSLL, PIS/COFINS, CPRB e Retenções, serão demonstrados na aba "Outras apurações".

As empresas do Regime de Caixa precisam manter atualizado um relatório com as parcelas recebidas e a receber baseado na escrituração fiscal.

Para emitir esse relatório, acesse a opção "Valores a receber" a partir do menu do sistema:

O sistema então solicitará as seguintes informações:

Ao clicar em "Imprimir" o sistema irá gerar o relatório em questão.