O fechamento automático é uma funcionalidade do OneFlow que permite programar, de forma simples, a execução dos processos de cálculo de recibos e o fechamento mensal das apurações dos módulos Folha, Fiscal e Contábil, sem a necessidade de intervenção manual.
Com isso, você não precisa acessar o sistema em uma data específica para realizar esses procedimentos, pois o OneFlow executa tudo automaticamente de acordo com as regras e agendamentos definidos.
Na prática, cada módulo realiza uma etapa importante desse processo. No módulo Folha, o sistema calcula os recibos de pagamento e, conforme a configuração, também realiza o fechamento da folha, gerando os lançamentos necessários. No módulo Fiscal, são executadas as apurações e o fechamento das obrigações do período. Já no módulo Contábil, é realizado o encerramento do período contábil, com a geração dos lançamentos de fechamento.
⚠️ Importante
A automação da importação é um recurso importante para trazer mais agilidade e eficiência ao processo. Ainda assim, a conferência das informações continua sendo essencial antes do fechamento das apurações. No OneFlow, a validação dos dados pelo usuário é o que garante mais segurança no processo, confirmando que:
todas as movimentações foram importadas corretamente;
não há inconsistências nas notas fiscais e nos impostos;
os lançamentos estão configurados corretamente.
Além disso, se houver alguma auditoria ou pendência identificada no OneFlow, o fechamento automático não será realizado até que a situação seja regularizada.
Tópicos do Artigo
Entendendo os campos do agendamento
1) Campos da Folha de Pagamento:
1.1) Prazos
A seção "Prazos" é dividida em três processos da folha:
Calcular recibos
Fechamento da folha
Data de pagamento.
Cada um deles deve ser configurado de acordo com a rotina da empresa, já que podem ocorrer em momentos diferentes. Para cada processo, o OneFlow solicita o preenchimento dos mesmos campos, que definem quando a ação será executada:
⚠️ Importante
Como cada prazo representa uma etapa diferente da folha, é importante configurar esses campos conforme a necessidade de cada processo, garantindo que o cálculo, o fechamento e o pagamento ocorram nas datas corretas.
1.2) Dia
Esse campo corresponde ao dia em que a finalização será executada pelo OneFlow.
Estão disponíveis as opções de 1 a 31 e também a opção "Último", para que o processamento ocorra no último dia do mês.
1.3) Contagem
Esse campo define como o sistema deve interpretar o dia informado no agendamento.
Ao selecionar "Dia Corrido", o OneFlow considera qualquer dia do calendário, incluindo sábados, domingos e feriados.
Ao selecionar "Dia Útil", o sistema passa a considerar apenas os dias úteis.
1.4) Em relação à
Esse campo indica qual será o mês de referência considerado para executar o processo.
As opções disponíveis definem se a finalização ocorrerá no mês da própria apuração, no mês seguinte ou no mês anterior.
Mês de Competência: o processamento ocorre dentro do próprio mês da apuração.
Mês Posterior à Competência: o processamento ocorre no mês seguinte ao da apuração.
Mês Anterior à Competência: o processamento ocorre no mês anterior ao período de apuração.
Exemplos:
Considerando uma apuração com competência 03/2026:
Ao selecionar Mês de Competência, o agendamento será executado em 03/2026.
Ao selecionar Mês Posterior à Competência, o agendamento será executado em 04/2026.
Ao selecionar Mês Anterior à Competência, o agendamento será executado em 02/2026.
1.5) Em Final de Semana ou Feriado
Esse campo define qual será o comportamento do OneFlow quando a data configurada cair em um dia não útil.
Esse campo é habilitado conforme a configuração escolhida em Contagem e permite definir como o sistema deve reagir nesses casos.
As opções disponíveis são:
Manter: o sistema executa o processo na própria data configurada, mesmo que ela seja um sábado, domingo ou feriado.
Antecipar: o sistema executa o processo no último dia útil anterior ao feriado ou final de semana.
Postergar: o sistema executa o processo no próximo dia útil.
2) Campos do Fiscal e Contábil:
2.1) Dia
Esse campo corresponde ao dia em que a finalização será executada pelo OneFlow.
Estão disponíveis as opções de 1 a 31 e também a opção "Último", para que o processamento ocorra no último dia do mês.
Ao selecionar Último, o sistema considerará o último dia do mês, independentemente de ser dia 28, 30 ou 31.
2.2) Contagem
Esse campo define como o sistema deve interpretar o dia informado no agendamento.
Ao selecionar "Dia Corrido", o OneFlow considera qualquer dia do calendário, incluindo sábados, domingos e feriados.
Ao selecionar "Dia Útil", o sistema passa a considerar apenas os dias úteis.
Exemplos:
Se o campo Dia estiver configurado como "5º" e a "Contagem" estiver como "Dia Corrido", a finalização será programada para o dia 5, mesmo que essa data caia em um domingo.
Se o campo Dia estiver configurado como "5º" e a "Contagem" estiver como "Dia Útil", o sistema considerará o 5º dia útil do período definido.
2.3) Em relação à
Esse campo indica qual será o mês de referência considerado para executar o processo.
As opções disponíveis definem se a finalização ocorrerá no mês da própria apuração, no mês seguinte ou no mês anterior.
Mês de Competência: o processamento ocorre dentro do próprio mês da apuração.
Mês Posterior à Competência: o processamento ocorre no mês seguinte ao da apuração.
Mês Anterior à Competência: o processamento ocorre no mês anterior ao período de apuração.
Exemplos:
Considerando uma apuração com competência 03/2026:
Ao selecionar Mês de Competência, o agendamento será executado em 03/2026.
Ao selecionar Mês Posterior à Competência, o agendamento será executado em 04/2026.
Ao selecionar Mês Anterior à Competência, o agendamento será executado em 02/2026.
2.4) Em Final de Semana ou Feriado
Esse campo define qual será o comportamento do OneFlow quando a data configurada cair em um dia não útil.
Esse campo é habilitado conforme a configuração escolhida em Contagem e permite definir como o sistema deve reagir nesses casos.
As opções disponíveis são:
Manter: o sistema executa o processo na própria data configurada, mesmo que ela seja um sábado, domingo ou feriado.
Antecipar: o sistema executa o processo no último dia útil anterior ao feriado ou final de semana.
Postergar: o sistema executa o processo no próximo dia útil.
💡Dica
Nos módulos Fiscal, Contábil e Folha de Pagamento, o sistema exibe uma lupa (🔍) ao lado dos campos de agendamento.
Ao acessar esse recurso, você pode consultar a data exata em que o agendamento configurado será executado pelo OneFlow.
Ativando o fechamento automático da Folha de Pagamento.
A configuração do fechamento automático é realizada de forma individual em cada módulo. A seguir, veja como configurar em cada um deles.
1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo Folha da empresa.
2) Ao abrir a empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
3) Na tela Configurações da empresa, clique em "Definições da Folha":
4) Em seguida, vá em "Tipos de folha" (1) e clique duas vezes no tipo de folha que deseja configurar (2).
Caso deseje finalizar automaticamente os demais tipos de folha, basta abrir e realizar o mesmo processo de configuração.
5) Na aba "Configurações" (1), localize o campo "Cálculo e Fechamento" (2). Nesse campo, estarão disponíveis as seguintes opções:
Cálculo Automático: o OneFlow realiza automaticamente apenas o cálculo dos recibos de pagamento na data programada. Nesse cenário, os valores da folha são processados pelo sistema, mas o fechamento da folha deve ser realizado manualmente pelo usuário.
Cálculo e Fechamento Automático: o sistema executa o processo completo de forma automática. Além de calcular os recibos de pagamento, o sistema também realiza o fechamento da folha e gera os lançamentos relacionados, de acordo com a configuração da empresa.
Tudo Manual: nenhuma etapa será executada automaticamente. Tanto o cálculo dos recibos de pagamento quanto o fechamento da folha deverão ser realizados manualmente pelo usuário no sistema.
⚠️ Importante
É importante observar que a disponibilidade dos campos varia conforme a opção escolhida no campo "Cálculo e fechamento".
6) Ao selecionar “Cálculo e fechamento automático”, todos os campos de prazos serão liberados, permitindo configurar tanto o cálculo (1), quanto o fechamento da folha (2) e a data de pagamento (3) de forma automática:
7) Após realizar a parametrização, clique em “Salvar” para que o OneFlow registre as informações e passe a aplicar a automatização conforme as configurações definidas.
Ativando o fechamento automático do Fiscal
1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo Fiscal
da empresa.
2) Ao abrir a empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
3) Na tela Configurações da empresa, clique em "Definições Fiscais":
4) Em seguida, acesse "Fechamento Automático" (1). No campo "Fechamento" (2), estarão disponíveis as seguintes opções:
Fechamento Automático: o sistema realiza automaticamente o fechamento das apurações fiscais, de acordo com os prazos configurados nos campos abaixo.
Manual: o fechamento das apurações fiscais não será executado automaticamente. Nesse caso, o processo deverá ser realizado manualmente pelo usuário.
5) Após configurar todas as informações, clique em “Salvar” para que o OneFlow registre os dados e passe a executar o fechamento fiscal automaticamente, bem como a geração das obrigações, quando estiverem devidamente parametrizadas.
⚠️ Importante
O OneFlow realiza a geração das obrigações fiscais conforme as parametrizações definidas no sistema, porém é importante entender como cada tipo funciona:
Obrigações como SPED, MIT, entre outras que geram arquivo (.txt) são geradas pelo sistema, mas exigem validação e transmissão pelo usuário nos órgãos competentes
Já obrigações como DAS, REINF, DARFS, podem ser geradas automaticamente pelo sistema, desde que estejam corretamente parametrizadas, sem necessidade de geração de arquivo manual
Ativando o fechamento automático do Contábil
1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo
Contábil da empresa.
2) Ao abrir a empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
3) Na tela Configurações da empresa, clique em "Definições Contábeis":
4) Em seguida, acesse "Fechamento Automático" (1). No campo "Fechamento" (2), estarão disponíveis as seguintes opções:
Fechamento Automático: o sistema realiza automaticamente o fechamento contábil, de acordo com os prazos configurados nos campos abaixo.
Manual: o fechamento das apurações fiscais não será executado automaticamente. Nesse caso, o processo deverá ser realizado manualmente pelo usuário.
5) Após configurar todas as informações, clique em “Salvar” para que o OneFlow registre os dados e passe a executar o fechamento contábil automaticamente, bem como a geração dos relatórios e demonstrativos e o envio ao cliente, quando devidamente parametrizados.
Como consultar os processos realizados
Os cards das obrigações e os indicadores no painel das empresas indicam o status de cada etapa das obrigações, permitindo identificar com mais facilidade se o processo foi finalizado, ainda está em andamento ou exige atenção do usuário.
Verde | indica que a obrigação foi finalizada com sucesso. |
Amarelo | indica que o processo ainda não foi concluído e permanece em andamento. Isso pode ocorrer tanto por definição da configuração quanto pela existência de alguma etapa que ainda precisa ser concluída pelo usuário. |
Vermelho | indica a ocorrência de erros ou situações que precisam ser verificadas pelo usuário. Nesse caso, basta abrir o card da obrigação desejada e acessar a aba "Erros e Alertas" para consultar os detalhes. |
Para conferência você pode acessar o módulo e seguir os passos correspondentes a cada módulo:
1) Módulo Folha
1.1) Acesse o módulo "Folha de Pagamento" (1) e clique na tela de "Etapas" (2). Nela, você poderá acompanhar o andamento dos processos por meio dos cards. Além disso, na aba Entregas, é possível consultar todas as obrigações e recibos já geradas e entregues no período:
2) Módulo Fiscal
2.1) Acesse o módulo "Fiscal" (1) e clique na tela de "Etapas" (2). Nela, você poderá acompanhar o andamento dos processos por meio dos cards. Além disso, na aba Entregas, é possível consultar todas as obrigações e Guias/DARFS já geradas e entregues no período:
3) Módulo Contábil
3.1) Acesse o módulo "Contábil" (1) e clique na tela de "Etapas" (2). Nela, você poderá acompanhar o andamento dos processos por meio dos cards. Além disso, na aba Entregas, é possível consultar todos os relatórios/livros contábeis e obrigações já geradas e entregues no período:
⚠️ Importante
Dentro dos módulos Fiscal e Contábil, é possível acompanhar as informações do processo de fechamento pela aba Ocorrências, disponível nas apurações fiscais.
Nessa aba, ficam registradas as situações identificadas para a empresa durante o processo de fechamento, além do histórico das rotinas de reabertura e fechamento realizadas no sistema.
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