O fechamento automático é uma funcionalidade do OneFlow que permite programar, de forma simples, a execução dos processos de cálculo de recibos e o fechamento mensal das apurações dos módulos Folha, Fiscal e Contábil, sem a necessidade de intervenção manual.
Com isso, você não precisa acessar o sistema em uma data específica para realizar esses procedimentos, pois o OneFlow executa tudo automaticamente de acordo com as regras e agendamentos definidos.
Na prática, cada módulo realiza uma etapa importante desse processo. No módulo Folha, o sistema calcula os recibos de pagamento e, conforme a configuração, também realiza o fechamento da folha, gerando os lançamentos necessários. No módulo Fiscal, são executadas as apurações e o fechamento das obrigações do período. Já no módulo Contábil, é realizado o encerramento do período contábil, com a geração dos lançamentos de fechamento.
⚠️ Importante
O fechamento automático dos módulos é um recurso importante para trazer mais agilidade e eficiência ao processo. Ainda assim, a conferência das informações continua sendo essencial antes do fechamento das apurações.
No OneFlow, a validação dos dados pelo usuário é o que garante mais segurança no processo, confirmando que:
todas as movimentações foram importadas corretamente;
não há inconsistências nas notas fiscais e nos impostos;
os lançamentos estão configurados corretamente.
Além disso, se houver alguma auditoria ou pendência identificada no OneFlow, o fechamento automático não será realizado até que a situação seja regularizada.
O fechamento automático é processado na data configurada. Caso a data de fechamento corresponda ao dia atual, aguarde o encerramento do dia para verificar se o processamento foi concluído. Somente após o término da data agendada, caso o fechamento não tenha ocorrido e não existam pendências ou auditorias bloqueando o processo, recomenda-se acionar o suporte para análise.
Tópicos do Artigo
Entendendo os campos do agendamento
1) Campos da Folha de Pagamento
1) Campos da Folha de Pagamento
1.1) Prazos
A seção "Prazos" é dividida em três processos da folha:
Calcular recibos
Fechamento da folha
Data de pagamento.
Cada um deles deve ser configurado de acordo com a rotina da empresa, já que podem ocorrer em momentos diferentes. Para cada processo, o OneFlow solicita o preenchimento dos mesmos campos, que definem quando a ação será executada:
⚠️ Importante
Como cada prazo representa uma etapa diferente da folha, é importante configurar esses campos conforme a necessidade de cada processo, garantindo que o cálculo, o fechamento e o pagamento ocorram nas datas corretas.
1.2) Dia
Esse campo corresponde ao dia em que a finalização será executada pelo OneFlow.
Estão disponíveis as opções de 1 a 31 e também a opção "Último", para que o processamento ocorra no último dia do mês.
1.3) Contagem
Esse campo define como o sistema deve interpretar o dia informado no agendamento.
Ao selecionar "Dia Corrido", o OneFlow considera qualquer dia do calendário, incluindo sábados, domingos e feriados.
Ao selecionar "Dia Útil", o sistema passa a considerar apenas os dias úteis.
1.4) Em relação à
Esse campo indica qual será o mês de referência considerado para executar o processo.
As opções disponíveis definem se a finalização ocorrerá no mês da própria apuração ou no mês seguinte.
Mês de Competência: o processamento ocorre dentro do próprio mês da apuração.
Mês Posterior à Competência: o processamento ocorre no mês seguinte ao da apuração.
Exemplos:
Considerando uma apuração com competência 03/2026:
Ao selecionar Mês de Competência, o agendamento será executado em 03/2026.
Ao selecionar Mês Posterior à Competência, o agendamento será executado em 04/2026.
1.5) Em Final de Semana ou Feriado
Esse campo define qual será o comportamento do OneFlow quando a data configurada cair em um dia não útil.
Esse campo é habilitado conforme a configuração escolhida em Contagem e permite definir como o sistema deve reagir nesses casos.
As opções disponíveis são:
Manter: o sistema executa o processo na própria data configurada, mesmo que ela seja um sábado, domingo ou feriado.
Antecipar: o sistema executa o processo no último dia útil anterior ao feriado ou final de semana.
Postergar: o sistema executa o processo no próximo dia útil.
2) Campos do Fiscal e Contábil
2) Campos do Fiscal e Contábil
2.1) Dia
Esse campo corresponde ao dia em que a finalização será executada pelo OneFlow.
Estão disponíveis as opções de 1 a 31 e também a opção "Último", para que o processamento ocorra no último dia do mês.
💡 Ao selecionar Último, o sistema considerará o último dia do mês, independentemente de ser dia 28, 30 ou 31.
2.2) Contagem
Esse campo define como o sistema deve interpretar o dia informado no agendamento.
Ao selecionar "Dia Corrido", o OneFlow considera qualquer dia do calendário, incluindo sábados, domingos e feriados.
Ao selecionar "Dia Útil", o sistema passa a considerar apenas os dias úteis.
Exemplos:
Se o campo Dia estiver configurado como "5º" e a "Contagem" estiver como "Dia Corrido", a finalização será programada para o dia 5, mesmo que essa data caia em um domingo.
Se o campo Dia estiver configurado como "5º" e a "Contagem" estiver como "Dia Útil", o sistema considerará o 5º dia útil do período definido.
2.3) Em relação à
Esse campo indica qual será o mês de referência considerado para executar o processo.
As opções disponíveis definem se a finalização ocorrerá no mês da própria apuração, no mês seguinte ou no mês anterior.
Mês de Competência: o processamento ocorre dentro do próprio mês da apuração.
Mês Posterior à Competência: o processamento ocorre no mês seguinte ao da apuração.
Mês Anterior à Competência: o processamento ocorre no mês anterior ao período de apuração.
Exemplos:
Considerando uma apuração com competência 03/2026:
Ao selecionar Mês de Competência, o agendamento será executado em 03/2026.
Ao selecionar Mês Posterior à Competência, o agendamento será executado em 04/2026.
Ao selecionar Mês Anterior à Competência, o agendamento será executado em 02/2026.
2.4) Em Final de Semana ou Feriado
Esse campo define qual será o comportamento do OneFlow quando a data configurada cair em um dia não útil.
Esse campo é habilitado conforme a configuração escolhida em Contagem e permite definir como o sistema deve reagir nesses casos.
As opções disponíveis são:
Manter: o sistema executa o processo na própria data configurada, mesmo que ela seja um sábado, domingo ou feriado.
Antecipar: o sistema executa o processo no último dia útil anterior ao feriado ou final de semana.
Postergar: o sistema executa o processo no próximo dia útil.
💡Dica
Nos módulos Fiscal, Contábil e Folha de Pagamento, o sistema exibe uma lupa (🔍) ao lado dos campos de agendamento.
Ao acessar esse recurso, você pode consultar a data exata em que o agendamento configurado será executado pelo OneFlow.
⚠️ Importante: configure as datas antes dos prazos legais
Um fechamento agendado depois dos prazos legais causa atraso na entrega das obrigações e pode gerar multa. Considere:
eSocial, evento S-1299: até o dia 15 do mês seguinte à competência;
Guias previdenciária e guia do FGTS Digital: vencimento no dia 20 do mês seguinte;
Entrega da DCTFWeb: até o último dia útil do mês seguinte, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.248/2025;
Fiscal: considere o vencimento do DAS, no dia 20 do mês seguinte, e o prazo da EFD-Reinf, até o dia 15 do mês seguinte.
Ativando o fechamento automático da Folha de Pagamento.
A configuração do fechamento automático é realizada de forma individual em cada módulo. A seguir, veja como configurar em cada um deles.
1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo Folha da empresa.
2) Ao abrir a empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
3) Na tela Configurações da empresa, clique em "Definições da Folha":
4) Em seguida, vá em "Tipos de folha" (1) e clique duas vezes no tipo de folha que deseja configurar (2).
Caso deseje finalizar automaticamente os demais tipos de folha, basta abrir e realizar o mesmo processo de configuração.
5) Na aba "Configurações" (1), localize o campo "Cálculo e Fechamento" (2). Nesse campo, estarão disponíveis as seguintes opções:
Cálculo Automático: o OneFlow realiza automaticamente apenas o cálculo dos recibos de pagamento na data programada. Nesse cenário, os valores da folha são processados pelo sistema, mas o fechamento da folha deve ser realizado manualmente pelo usuário.
Cálculo e Fechamento Automático: o sistema executa o processo completo de forma automática. Além de calcular os recibos de pagamento, o sistema também realiza o fechamento da folha e gera os lançamentos relacionados, de acordo com a configuração da empresa.
Tudo Manual: nenhuma etapa será executada automaticamente. Tanto o cálculo dos recibos de pagamento quanto o fechamento da folha deverão ser realizados manualmente pelo usuário no sistema.
⚠️ Importante
É importante observar que a disponibilidade dos campos varia conforme a opção escolhida no campo "Cálculo e fechamento".
6) Ao selecionar “Cálculo e fechamento automático”, todos os campos de prazos serão liberados, permitindo configurar tanto o cálculo (1), quanto o fechamento da folha (2) e a data de pagamento (3) de forma automática:
7) Após realizar a parametrização, clique em “Salvar” para que o OneFlow registre as informações e passe a aplicar a automatização conforme as configurações definidas.
Ativando o fechamento automático do Fiscal
1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo Fiscal
da empresa.
2) Ao abrir a empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
3) Na tela Configurações da empresa, clique em "Definições Fiscais":
4) Em seguida, acesse "Fechamento Automático" (1). No campo "Fechamento" (2), estarão disponíveis as seguintes opções:
Fechamento Automático: o sistema realiza automaticamente o fechamento das apurações fiscais, de acordo com os prazos configurados nos campos abaixo.
Manual: o fechamento das apurações fiscais não será executado automaticamente. Nesse caso, o processo deverá ser realizado manualmente pelo usuário.
5) Após configurar todas as informações, clique em “Salvar” para que o OneFlow registre os dados e passe a executar o fechamento fiscal automaticamente, bem como a geração das obrigações, quando estiverem devidamente parametrizadas.
⚠️ Importante
O OneFlow realiza a geração das obrigações fiscais conforme as parametrizações definidas no sistema, porém é importante entender como cada tipo funciona:
Obrigações como SPED, entre outras que geram arquivo (.txt) são geradas pelo sistema, mas exigem validação e transmissão pelo usuário nos órgãos competentes.
Já obrigações como DAS, EFD-Reinf, DARFs, podem ser geradas automaticamente pelo sistema, desde que estejam corretamente parametrizadas, sem necessidade de geração de arquivo manual.
Ativando o fechamento automático do Contábil
1) No OneFlow, acesse o dashboard "Minhas Empresas" e entre no módulo
Contábil da empresa.
2) Ao abrir a empresa, clique na "Engrenagem" (⚙️) no canto superior direito:
3) Na tela Configurações da empresa, clique em "Definições Contábeis":
4) Em seguida, acesse "Fechamento Automático" (1). No campo "Fechamento" (2), estarão disponíveis as seguintes opções:
Fechamento Automático: o sistema realiza automaticamente o fechamento contábil, de acordo com os prazos configurados nos campos abaixo.
Manual: o fechamento contábil não será executado automaticamente. Nesse caso, o processo deverá ser realizado manualmente pelo usuário.
5) Após configurar todas as informações, clique em “Salvar” para que o OneFlow registre os dados e passe a executar o fechamento contábil automaticamente, bem como a geração dos relatórios e demonstrativos e o envio ao cliente, quando devidamente parametrizados.
Como consultar os processos realizados
Os cards das obrigações e os indicadores no painel das empresas indicam o status de cada etapa das obrigações, permitindo identificar com mais facilidade se o processo foi finalizado, ainda está em andamento ou exige atenção do usuário.
Verde | indica que a obrigação foi finalizada com sucesso. |
Amarelo | indica que o processo ainda não foi concluído e permanece em andamento. Isso pode ocorrer tanto por definição da configuração quanto pela existência de alguma etapa que ainda precisa ser concluída pelo usuário. |
Vermelho | indica a ocorrência de erros ou situações que precisam ser verificadas pelo usuário. Nesse caso, basta abrir o card da obrigação desejada e acessar a aba "Erros e Alertas" para consultar os detalhes. |
Para conferência você pode acessar o módulo e seguir os passos correspondentes a cada módulo:
1) Módulo Folha
1.1) Acesse o módulo "Folha de Pagamento" (1) e clique na tela de "Etapas" (2). Nela, você poderá acompanhar o andamento dos processos por meio dos cards. Além disso, na aba Entregas, é possível consultar todas as obrigações e recibos já geradas e entregues no período:
2) Módulo Fiscal
2.1) Acesse o módulo "Fiscal" (1) e clique na tela de "Etapas" (2). Nela, você poderá acompanhar o andamento dos processos por meio dos cards. Além disso, na aba Entregas, é possível consultar todas as obrigações e Guias/DARFs já geradas e entregues no período:
3) Módulo Contábil
3.1) Acesse o módulo "Contábil" (1) e clique na tela de "Etapas" (2). Nela, você poderá acompanhar o andamento dos processos por meio dos cards. Além disso, na aba Entregas, é possível consultar todos os relatórios/livros contábeis e obrigações já geradas e entregues no período:
⚠️ Importante
Dentro dos módulos Fiscal e Contábil, é possível acompanhar as informações do processo de fechamento pela aba Ocorrências, disponível nas apurações fiscais.
Nessa aba, ficam registradas as situações identificadas para a empresa durante o processo de fechamento, além do histórico das rotinas de reabertura e fechamento realizadas no sistema.
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