Pensando na otimização dos processos, o OneFlow permite realizar o Fechamento em Lote de empresas nos módulos Fiscal, Contábil e Folha, garantindo mais agilidade na rotina. Esse recurso possibilita concluir as apurações de várias empresas ao mesmo tempo, dentro do módulo e da competência selecionados.
O Fechamento em Lote é recomendado quando há necessidade de realizar esse processo para diversas empresas na mesma competência, otimizando o tempo operacional e evitando execuções individuais.
Na sequência, será apresentado o passo a passo para realização do Fechamento em Lote, utilizando o módulo Fiscal como exemplo. O fluxo é o mesmo para os módulos Contábil e Folha, sendo que, no módulo Folha, também existe a opção de processamento em lote das folhas. Também serão demonstradas as formas de acompanhamento dos lotes e verificação dos resultados.
Tópicos do Artigo
Realizando o Fechamento em Lote
⚠️ Importante
Apenas empresas sem pendências terão o fechamento concluído com sucesso.
Recomenda-se verificar inconsistências antes de executar o lote para evitar retrabalho.
O acompanhamento pode ser feito tanto pelo painel de Fechamento em Lote quanto pelo painel das Minhas Empresas.
O e-mail enviado ao final do processamento auxilia no controle e registro da execução.
O exemplo demonstra o fechamento pelo módulo Fiscal, porém o fluxo é o mesmo para os demais módulos.
1) Após realizar o login no portal, acesse o aplicativo OneFlow e clique no módulo Fiscal, na Folha de Pagamento ou no Contábil.
2) Clique no menu lateral do módulo de sua preferência (1), localize o tópico Fechamento em Lote e clique em "Exibir Todos" (2):
3) Ao abrir a tela de Fechamento em Lote, selecione o módulo (1) e a competência desejada (2), depois clique em Atualizar (3) para que seja exibida a lista de empresas que possuem o módulo ativo.
4) Na aba Minhas Empresas (1) serão apresentadas apenas as empresas às quais o usuário logado possui acesso.
Selecione as empresas que farão parte do lote (2) e clique em Finalizar em Lote (3).
💡Dica! Ao selecionar o módulo Folha (1), você terá a opção de Processar em Lote (2) e Finalizar em Lote (3)
5) O sistema irá apresentar a mensagem: "O sistema irá finalizar as apurações da competência MM/AAAA das empresas que não possuírem pendências e iniciará a geração em lote das obrigações de cada empresa. Confirma?". Após a confirmação da mensagem (1), o sistema realizará o fechamento das apurações que não possuem pendências, bem como o envio das respectivas obrigações.
6) O sistema iniciará o processamento do fechamento das apurações e, ao final, será enviado um e-mail ao usuário que executou a ação, conforme exemplo abaixo (1).
Processamento da folha de pagamento em lote
Processamento da folha de pagamento em lote
1) Selecione o módulo Folha (1), a competência (2), clique em Atualizar (3) para apresentar as empresas. Depois indique as empresas que deseja processar (4).
Em seguida, clique em Processar em lote (5).
2) Escolha o tipo de folha (1) e clique em Processar (2).
3) O sistema apresentará a mensagem abaixo, avisando sobre o envio do e-mail que informará sobre a finalização do processo.
"O processamento das folhas foram solicitadas. Você receberá um e-mail avisando quando o sistema terminar o processamento das empresas selecionadas, porém você pode acompanhar pelo painel de execuções em lote o andamento do processamento."
Conferindo o Fechamento em Lote
1) No painel de Fechamento em Lote, os cards apresentam a totalização das empresas organizadas por status: Não iniciadas, Em aberto, Em andamento, Pendentes e Finalizadas.
Não exibir empresas que estão em execução em algum lote na competência (1): opção que oculta da listagem as empresas que já estão sendo processadas em algum lote da competência selecionada.
Exibir também as empresas com apurações finalizadas (2): opção que inclui na grade as empresas cuja apuração da competência já foi concluída.
Total (3): card que mostra a quantidade total de empresas retornadas na consulta da competência selecionada.
Não iniciados (4): card que apresenta quantas empresas ainda não tiveram nenhum processo fiscal, contábil ou de folha de pagamento iniciado na competência.
Em aberto (5): card que indica a quantidade de empresas com processo disponível, mas ainda sem andamento efetivo.
Em andamento (6): card que informa quantas empresas estão com o processamento ou fechamento em execução.
Pendentes (7): card que exibe a quantidade de empresas que possuem alguma pendência que impede a conclusão do processo.
Finalizados (8): card que mostra quantas empresas já tiveram o processamento ou fechamento concluído com sucesso. Serão apresentadas na listagem se o indicador "Exibir também as empresas com apurações finalizadas" (2) estiver ativo.
Status da competência (9): coluna da grade que identifica a situação de cada empresa na competência consultada, como em andamento ou pendente.
2) Ao clicar em um dos totalizadores de status (1), o sistema exibe automaticamente a lista de empresas correspondentes àquele status (2).
3) Ao dar duplo clique sobre uma empresa, você é direcionado automaticamente para o ambiente correspondente, Fiscal, Contábil ou Flha de pagamento, conforme o módulo indicado, já na competência selecionada.
Isso permite acesso imediato às ações necessárias.
4) Neste exemplo, o usuário é direcionado ao módulo fiscal, onde existem erros de escrituração.
Esses erros precisam ser corrigidos para que a apuração seja concluída e o sistema possa finalizá-la corretamente.
💡 Dica
Também é possível acompanhar os status pelo painel Minhas Empresas (1). Quando houver pendências, a empresa será destacada com o card na cor vermelha (2).
Clique para abrir o módulo desejado (3) para identificar o processo pendente.
Consultando os lotes
1) Acesse o aplicativo OneFlow e, no painel Minhas Empresas, clique no menu do módulo em que deseja realizar o Fechamento em Lote (1).
Em seguida, selecione a opção Fechamento em Lote, e clique em Exibir Todos (2).
2) Acesse a aba Lotes (1) para visualizar os lotes em execução e já executados na competência.
Clique sobre o lote desejado, na listagem, para visualizar os detalhes (2).
3) Na tela de Detalhes do lote, o sistema apresenta, por meio de cards, o resultado das execuções do lote, incluindo a quantidade de empresas em execução, executadas e não executadas (1).
Ao lado, é exibida a situação das empresas na competência do módulo, indicando quais não foram iniciadas, estão em andamento, possuem pendências ou já foram finalizadas (2).
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