O provisionamento das Férias e do 13º Salário dos trabalhadores possibilita que a empresa faça o planejamento financeiro dos custos dessas verbas e, com isso, possa reservar fundos para cobrir os mesmos, evitando surpresas futuras. É um procedimento contábil que pode ser adotado por empresas de qualquer porte ou regime de tributação.

No OneFlow, o cálculo das provisões será realizado mensalmente no módulo Folha de Pagamento, via card da obrigação 'Provisão de férias e 13º salário:

Enquanto a obrigação estiver em andamento, os valores calculados são provisórios, se tornando oficiais após o fechamento da competência, quando estes serão contabilizados.

O card da obrigação das provisões também poderá ser visualizado por meio do módulo contábil:

Para habilitar a obrigação, acesse a área de 'Configurações da Empresa', por meio do ícone superior direito da tela:

E depois clique no quadro 'Obrigações' do módulo 'Folha':

Será aberta a tela de configuração das obrigações da Folha de Pagamento. Clique em 'Incluir' e, no campo 'Obrigação', selecione a opção 'Provisão de férias e 13º salário', onde será aberta a tela abaixo e clique para 'Salvar' a obrigação:

Note acima que o campo 'Geração' já vem configurado para 'Gerar automaticamente' a obrigação.

Ao clicar sobre o card, será apresentada a tela que contém os cálculos das provisões, com as seguintes informações:

(1) Quadros de totalização: apresenta os totais provisionados na competência, referente férias, 13º salário e os encargos correspondentes.

(2) Aba Resumo: demonstra as informações das provisões (valor provisionado, ajustes e/ou baixas), considerando o saldo anterior e o saldo acumulado até a competência.

(3) Ver detalhes: apresenta a tela que contém a composição da provisão (13º salário ou férias) de cada trabalhador:

(4) Importar valores acumulados: possibilita a importação das provisões referentes competências anteriores, caso tenham sido realizadas em outro sistema.

(5) Recalcular valores: essa opção estará disponível enquanto a competência estiver em aberto, possibilitando que os valores sejam atualizados conforme os recibos processados na Folha de Pagamento.

Apresenta um resumo dos valores calculados referentes às provisões de 13º salário e férias para a competência selecionada, contendo os seguintes dados:

O provisionamento será realizado mensalmente, no momento da emissão do recibo de cada trabalhador, onde será acumulado 1/12 avos aos valores provisionados.

As provisões são calculadas para os trabalhadores que possuírem esse direito e, para isso, são verificados dados cadastrais e históricos dos mesmos, sendo:

Dessa forma, para cada trabalhador, o OneFlow dispõe da memória de cálculo, que possibilita analisar como o sistema obteve os valores provisionados.

A memória de cálculo das provisões pode ser consultada à partir da tela de composição, que contém a relação dos trabalhadores e suas respectivas provisões. Para isso, basta clicar duplo sobre o trabalhador correspondente:

E será apresentada a tela com os detalhes do cálculo (conforme abaixo) contendo as informações:

Os detalhes dos cálculos (memória de cálculo) poderão ser visualizados por meio das abas correspondentes: Férias, 13º salário, Impostos, Ajustes e Baixas.

Memória de cálculo da provisão de férias:

Memória de cálculo dos impostos sobre a provisão de férias:

A aba 'Períodos aquisitivos' será apresentada somente na tela de detalhes do cálculo da provisão de férias, demonstrando os períodos em aberto e a quantidade de dias de direito, que são utilizados para compor a provisão:

Ao habilitar a obrigação das provisões para as empresas que já possuem Folha de Pagamento sendo processada no OneFlow, o sistema irá calcular o saldo anterior acumulado das mesmas, com base no histórico dos trabalhadores (considerando todos os avos de direito até a competência atual, verificando as respectivas datas de admissão, períodos aquisitivos de férias e demais informações históricas do trabalhador).

Então se a obrigação das provisões for habilitada, por exemplo, em 01/2024, o sistema irá calcular o provisionamento acumulado até 12/2023, que será demonstrado em 01/2024, na coluna 'Saldo Anterior':

Com isso, os avos mensais passam a ser calculados e acumulados à partir de 01/2024.

Para consultar a memória de cálculo do saldo anterior acumulado, existirá um card da obrigação na competência anterior (Ex.: 12/2023), contendo os respectivos cálculos acumulados realizados para cada funcionário:

OBS.: Note nas imagens acima (referente competência DEZ/23) que o conteúdo da coluna 'Saldo Anterior' está em branco, justamente porque os valores calculados nessa competência se referem ao saldo anterior acumulado.

Conforme já explicamos no tópico acima, o saldo anterior acumulado das provisões será calculado automaticamente pelo sistema. No entanto, há cenários em que pode existir a necessidade de importar tais valores, como por exemplo:

Para isso, clique na opção 'Importar valores acumulados' da funcionalidade 'Provisões de férias e 13º salário':

Será aberta a tela de importação das provisões, demonstrando a competência anterior, onde será gravado o saldo anterior acumulado. Clique no link para fazer o download da planilha modelo:

Preencha as informações solicitadas na planilha, seguindo às orientações descritas em cada coluna:

Após o preenchimento, clique na opção 'Planilha' e selecione a mesma para iniciar a importação:

Após a importação, os valores serão apresentados como 'Saldo anterior'.

Essa consulta pode ser acionada de duas formas:

1 - À partir da tela de composição das provisões, possibilitando visualizar os valores provisionados mensalmente, considerando a totalização de todos os trabalhadores:

2 - Ou à partir da tela de detalhes do cálculo da provisão, considerando as provisões mensais apenas do trabalhador selecionado:

Os valores das baixas são originados das movimentações realizadas na Folha de Pagamento, ou seja, à partir dos recibos de férias, 13º salário ou desligamento.

Vamos ver o exemplo de um trabalhador com baixa de 13º salário por desligamento:

No recibo de desligamento é possível identificar as rubricas relacionadas à baixa do 13º salário, que estão compondo a coluna 'Baixa provisão' (imagem acima):

E também à baixa dos impostos sobre 13º salário:

Agora vamos ver outro exemplo, de um trabalhador com baixa de férias:

No recibo de férias é possível identificar as rubricas relacionadas à baixa das mesmas, que estão compondo a coluna 'Baixa provisão' (imagem acima):

E os impostos são obtidos do recibo mensal, pois a sua tributação ocorre na Folha de Pagamento. Como demonstrado abaixo, para o FGTS:

Os valores de ajustes podem ser positivos ou negativos e existirão em decorrência de alterações nas remunerações dos trabalhadores, por exemplo:

No exemplo abaixo, o trabalhador foi admitido em 04/2024 e teve reajuste salarial em 06/2024, com isso, existe a necessidade de ajustar os valores já provisionados conforme a nova remuneração.

Nesse caso, os ajustes positivos são aplicados sobre a quantidade de meses que já foram provisionados até a competência anterior, conforme demonstrado na memória de cálculo:

Nesse outro exemplo, o sistema aplicou ajustes positivos à partir da baixa da provisão:

Podemos observar na memória de cálculo que o trabalhador teve R$ 3.000,00 provisionados referente 13º Salário (de 01 a 03/2024) e, em 04/2024 ocorreu a baixa (desligamento) no valor de R$ 4.000,00, com isso, há uma diferença (entre provisão e baixa) de R$ 1.000,00 que foi registrada como ajuste positivo:

Para realizar a contabilização das provisões, primeiramente é necessário configurar o Plano de Contabilização.

Acesse o Menu Contábil / Planos de Contabilização e clique em Incluir:

Na tela que será aberta, selecione a opção 'Quero criar um plano de contabilização do zero' e clique em 'Continuar' para que seja apresentada a tela de configuração do Plano.

No campo 'Utilização' do Plano de Contabilização, selecione a opção 'OneFlow - Provisões de Férias e 13º Salário', informe uma descrição que identifique o mesmo e indique os planos de contas e de históricos que serão utilizados na configuração:

Em seguida, clique em 'Salvar' para que seja carregada a estrutura padrão de lançamentos de contabilização das provisões:

Clique duplo sobre os lançamentos de contabilização apresentados na grid, para configurar as respectivas contas contábeis.

Observe que são apresentadas as transações padrões relacionadas ao lançamento de contabilização selecionado:

Após informar as contas contábeis para as transações das partidas de cada lançamento de contabilização existente no plano, já é possível fazer a contabilização das provisões.

A contabilização da provisão será realizada automaticamente, no momento do fechamento da Folha de Pagamento.

Caso queira gerar lançamentos de provisão das folhas de competências anteriores (que já estavam finalizadas), realize a ressincronização de lançamentos da Folha de Pagamento. Essa funcionalidade pode ser acessada por meio no Menu Contábil / Planos de Contabilização:

Os lançamentos serão contabilizados no último dia do mês de competência, considerando o valor de provisão de todos os trabalhadores.

E terão a origem identificada como 'Prov. Férias e 13º Salário', sendo apresentados no card da etapa de 'Entradas' do painel contábil da empresa:

Ao clicar duplo sobre a partida do lançamento, é possível visualizar a sua composição:

A opção 'Ver Origem' do lançamento contábil, possibilita a consulta e/ou conferência das informações referentes às provisões:

A falta de configuração de informações do plano de contabilização, podem impactar na geração de lançamentos com auditoria de erro.

Isso acontece porque o OneFlow vai contabilizar todos os valores que foram calculados nas provisões, mesmo que estes ainda não estejam devidamente configurados no Plano de Contabilização.

Quando um lançamento for gerado com erro, ele será sinalizado na cor vermelha e, ao clicar na aba 'Erros e Alertas', é possível verificar as auditorias realizadas:

Ao clicar duplo sobre a auditoria referente à configuração da composição das partidas, existirá um link 'Clique aqui' que irá direcionar para os detalhes da configuração:

Observe acima que a auditoria está indicando que existem vários lançamentos de contabilização, cujas transações estão sem a configuração da conta contábil.

As colunas 'Lançamento' e 'Transação' da tela da auditoria indicam onde se encontra o tipo de composição (Ex.: Valor da provisão) dentro do Plano de Contabilização, bastando informar a conta contábil correspondente, por meio de duplo clique, para que a auditoria seja resolvida.

A conferência pode ser feita de duas formas:

2. Comparando os cálculos acumulados de provisão com o Balancete de Verificação, conforme abaixo:

Conforme já exemplificado em tópicos anteriores, as baixas das provisões são originadas da Folha de Pagamento (recibos de férias, 13º Salário ou desligamento).

Com isso, a configuração da contabilização deve ser realizada no Plano de Contabilização da Folha de Pagamento para as transações referentes às baixas das provisões:

Essas transações são apresentadas somente para as empresas que tiverem a obrigação das provisões configurada e você irá encontrá-las nos seguintes lançamentos de contabilização:

A contabilização das baixas irá ocorrer na ocasião do fechamento da competência da Folha de Pagamento, juntamente com os demais lançamentos que não estejam relacionados às provisões.

Vamos ver um exemplo:

Temos os seguintes valores provisionados referente 13º Salário, cujas baixas ocorreram em Nov/23 (1ª parcela) e em DEZ/23 (2ª parcela):

Esses são os recibos de 13º Salário - 1ª e 2ª parcelas:

O lançamento de contabilização de 13º Salário foi devidamente configurado no plano de contabilização da Folha de Pagamento, tanto para as transações referentes à baixa da provisão, como também para as demais transações:

Esses são os lançamentos referente 13º Salário, contabilizados em NOV (1a parcela) e DEZ/2023 (2a parcela):

Com as baixas contabilizadas, podemos identificar que o saldo final da conta contábil de provisão de 13º Salário ficou devidamente zerado no Balancete:

E o detalhamento dos lançamentos no razão da conta contábil de provisão de 13º Salário, com destaque para os lançamentos de baixa:

O OneFlow irá identificar os itens das provisões que deverão ser considerados para o lançamento contábil a ser gerado, por meio da configuração já existente na aba 'Composição' do lançamento de contabilização:

A descrição do histórico de todas as transações das partidas dos lançamentos já estarão previamente configuradas pelo OneFlow como:

Essa descrição padrão é criada pelo OneFlow dentro do Plano de Históricos da empresa, com a utilização 'OneFlow - Folha de Pagamento', podendo ser alterada quando necessário:

Sendo que, ao contabilizar o lançamento de provisão, os complementos da descrição do histórico ficarão como: